Secondo recenti dati del settore, quasi 2% di una società le fatture sono duplicate, addebitate per l'importo errato o contengono una qualche forma di errore. Il Indagine 2022 sulla criminalità economica e sulla frode di PwC afferma inoltre che, a partire da quest'anno, quasi 50% di aziende hanno segnalato frodi sulle fatture.
Pre-pandemia, frode di pagamento e smarrimento hanno raggiunto una perdita globale di dollari di $12 miliardi; tuttavia, a soli tre mesi dall'inizio dell'epidemia di COVID-19 del 2020, tale importo è aumentato di uno sbalorditivo 75%.
Tale frode ad alto rischio rappresenta un vero incubo per i CFO e i professionisti della finanza. Poiché i dipartimenti di contabilità fornitori lavorano per gestire il flusso di fatture dei fornitori, questa statistica minaccia il sostentamento stesso del settore dell'ospitalità, in particolare per casinò e organizzazioni di gioco.
Fortunatamente, è lì Abbinamento fattura a 3 vie e entrano in gioco i conti pagabili a 3 vie. Le organizzazioni del settore dei casinò e dei giochi si stanno rivolgendo a questa pratica, che riduce i rischi di frode, appropriazione indebita ed errore umano. Inoltre, è un'alternativa conveniente all'evasione e alla gestione manuale delle fatture.
L'abbinamento a tre vie assicura semplicemente che la tua azienda paghi esclusivamente per i beni e i servizi ricevuti.
Ecco tutto ciò che devi sapere sul passaggio all'abbinamento di fatturazione a 3 vie e ai conti pagabili a 3 vie e come ciò può avvantaggiare il tuo casinò o la tua attività di gioco.
Che cos'è l'abbinamento fattura a 3 vie AP?
L'obiettivo dell'abbinamento a 3 vie è garantire che la fattura, l'ordine di acquisto e il rapporto di ricezione contengano tutti i dettagli dell'elemento pubblicitario coerenti. Questo processo di approvazione verifica che i prodotti e l'importo ordinato corrispondano ai prodotti consegnati al reparto ricevente.
In sostanza, il metodo di corrispondenza a 3 vie conferma che ciò che la tua attività ha ordinato è ciò che è stato consegnato e pagato.
Manualmente, ciò comporterebbe l'incrocio fisico delle fatture con gli ordini di acquisto e le ricevute di consegna; tuttavia, l'abbinamento a 3 vie consente l'abbinamento automatico, che identifica rapidamente e facilmente fatture e ordini falsi o duplicati e confronta le ricevute corrette in base a standard personalizzati in base al tuo casinò o attività di gioco.
Che cosa trarrà vantaggio dalla tua attività di casinò o gioco d'azzardo dall'abbinamento a 3 vie?
Se c'è una cosa che il COVID ha insegnato alle aziende, è che non possiamo mai essere troppo sicuri dei nostri processi di verifica dei pagamenti. Nel 2020, il potente Amazon ha fatalmente soddisfatto oltre $19 milioni di fatture false a truffatori. Nel 2021, Google e Facebook è stato anche vittima di frodi su fatture, pagando collettivamente quasi $123 milioni a un singolo truffatore in Lituania.
Il modo in cui si è riusciti a portare a termine una finzione di quelle dimensioni e status è inquietante, ma dimostra solo che nessuna azienda, piccola o grande che sia, è al sicuro.
Ecco perché le aziende, in particolare quelle del settore dei casinò e dei giochi, stanno adottando processi di abbinamento delle fatture a 3 vie nei loro dipartimenti AP.
L'abbinamento a tre serve come forma di difesa dai truffatori che si infiltrano nelle risorse della tua azienda. Il riferimento incrociato di fatture, ordini di acquisto e rapporti di ricezione garantisce che ogni aspetto sia legittimo e la tua azienda può mantenere la fiducia in ogni pagamento.
Inoltre, consente di risparmiare denaro aziendale che altrimenti verrebbe sprecato con fornitori falsi. Automatizzando l'abbinamento a 3 vie, il tuo dipartimento AP può rilevare eventuali discrepanze prima di evadere i pagamenti. In caso contrario, la tua azienda potrebbe rischiare di pagare in eccesso o di sottopagare i fornitori o di pagare completamente il fornitore sbagliato.
L'adozione di questo metodo influenza direttamente anche la stabilità delle relazioni con i fornitori. Una partnership di fiducia si forma quando un fornitore invia costantemente fatture prive di errori, il che consente alla tua azienda di evadere i pagamenti in modo immediato e accurato.
Inoltre, l'abbinamento a 3 vie funge da eccellente risorsa per gli audit interni ed esterni. Avere a disposizione dati migliori e più accurati consentirà alla tua azienda di preparare le proprie finanze per i revisori dei conti che cercano eventuali incongruenze tra fatture, ordini di acquisto o ricezione di rapporti.
Perché automatizzare l'abbinamento a 3 vie?
Molte aziende scelgono di condurre manualmente l'elaborazione di abbinamento a 3 vie per evitare costi elevati e rilevare le incoerenze in prima persona. Tuttavia, a lungo termine, farlo può essere molto più costoso.
Quasi 75% delle organizzazioni non hanno un sistema di acquisto completamente automatizzato; tentando di evitare di pagare in eccesso, finiscono con costi di elaborazione maggiori.
Inoltre, la convinzione che avere un processo manuale per catturare le attività illegali sia efficace solo quanto la capacità dell'individuo di farlo; le possibilità che un errore umano ostacoli questa capacità sono più probabili.
E queste informazioni non si basano solo sulla nostra opinione, sono dati dimostrabili.
Secondo tendenze e statistiche del settore, il costo medio delle fatture cartacee varia da $12 a $40 ciascuna. Errori come duplicati o pagamenti errati possono costare fino a $54 da correggere. La fatturazione tramite AP cartaceo può comportare un costo di archiviazione aggiuntivo di $4 e poiché quasi 40% di aziende archiviano record per più di un decennio, tale costo si somma rapidamente.
Ora confrontiamo questi costi con i risparmi derivanti dall'automazione dei processi di abbinamento a 3 vie.
Le aziende con processi completamente automatizzati a 3 vie per la contabilità fornitori hanno registrato risparmi AP fino a 90%. I costi di AR (crediti attivi) sono stati a loro volta dimezzati. Le possibilità di errore sono state ridotte di 37%. In media, l'automazione ha ridotto le spese di elaborazione delle fatture di quasi 30%. E le aziende più grandi che hanno prodotto più di 10.000 fatture al mese hanno risparmiato circa $300.000 automatizzando l'abbinamento delle fatture a 3 vie.
I fatti parlano da soli; automatizzare parzialmente la corrispondenza a 3 vie non è sufficiente. Per vedere qualsiasi miglioramento operativo reale, riduzione degli errori o risparmi significativi, automatizzare completamente la fattura a 3 vie e la corrispondenza AP è la strada da percorrere per il tuo casinò o attività di gioco.
Proteggi le tue risorse e ottimizza le operazioni aziendali
Nel settore dei casinò e dei giochi, ogni secondo conta e il tempo è letteralmente denaro. Situazioni come fatture fraudolente o abbinamento errato delle fatture possono far tornare indietro la tua attività.
Se eseguiti correttamente, i metodi di corrispondenza fattura a 3 vie e contabilità fornitori di corrispondenza a 3 vie possono fungere da sistema infallibile. Sfortunatamente, troppe aziende lo fanno manualmente, il che fa solo sprecare tempo e denaro, forse più di quanto si rendano conto.
La scelta di automatizzare questi processi può far risparmiare alla tua azienda così tanto tempo, denaro e seccature che non ci sono buone ragioni per non farlo; non solo gli esperti hanno dimostrato che è l'opzione più efficace, ma migliaia di organizzazioni globali nel settore dei casinò e dei giochi hanno notato una maggiore efficienza, spese operative ridotte e operazioni aziendali semplificate.