Se fai affari, gestisci le fatture. La gestione delle fatture è fondamentale per mantenere un registro finanziario organizzato, mantenere i soldi in entrata nella tua attività ed essere preparati per la stagione fiscale.
Con solo pochi clienti, la gestione delle fatture è relativamente semplice, ma una volta che inizi ad espandere la tua attività, può diventare rapidamente complicata. Senza strategie adeguate, le fatture possono andare perse, essere archiviate in modo errato o pagate troppo tardi...
Anche se fai tutto meticolosamente a mano, i tempi di consegna si allungheranno finché non saranno insoddisfacenti per i tuoi partner commerciali. Ciò potrebbe influire sulla reputazione generale della tua attività. BirchStreet Systems conosce i pericoli della gestione manuale delle fatture ed è in grado di porre rimedio al problema. La risposta: automazione.
Che cos'è l'elaborazione automatizzata delle fatture?
informazioni sulla fattura e sul pagamento e la riscossione di denaro. Consente alle aziende di avere un maggiore controllo e poiché le informazioni nei sistemi automatizzati sono archiviate nel cloud, previene la perdita di file importanti a causa di disastri naturali come inondazioni o incendi (o persino errori umani).
L'automazione della gestione delle fatture ti aiuterà a migliorare i tempi di consegna, evitare errori, organizzare il tuo sistema di archiviazione e migliorare le relazioni con i partner commerciali. Ti farà risparmiare tempo e manodopera.
Innanzitutto, parleremo del processo di invio delle fatture alle persone che devono pagarti.
1. Come si creano le fatture?
Quando crei le fatture, lo fai a mano ogni volta o hai un template? Se non utilizzi già un modello, considera il passaggio in quanto i modelli sono più rapidi, più accurati e assicurati di non perdere nessuna informazione importante.
C'è un sacco di software là fuori che può aiutarti a scegliere un modello o persino a crearne uno tuo. Le informazioni necessarie per compilare questi modelli includono:
- numero di fattura
- Tabella per le informazioni sul cliente (nome, indirizzo, informazioni di contatto, ecc…)
- Scontrino dettagliato comprensivo di quantità
- Eventuali osservazioni
Assicurati di specificare le condizioni di approvazione quando crei una fattura includendo termini e condizioni. Inoltre, impagina le istruzioni dettagliate per eventuali ulteriori azioni che potrebbero dover essere eseguite.
2. Come stai inviando le tue fatture?
Non tutti i sistemi di invio delle fatture sono uguali. Se invii fatture cartacee per posta, c'è molto margine di miglioramento. Questo è il modo più lento per farlo. Ti apre anche al rischio di perdita nel sistema postale.
Un modo più veloce sarebbe tramite e-mail. In questo modo, c'è una traccia elettronica della fattura che può essere facilmente salvata in un sistema di archiviazione elettronico. La fattura arriverà istantaneamente nella casella di posta del destinatario. Assicurati di convertire la fattura in un PDF per una maggiore sicurezza.
Un modo ancora migliore per inviare una fattura è tramite il software di fatturazione. Il software di fatturazione può aiutarti a progettare la fattura, contrassegnarla e inviarla in pochi minuti. Quando un cliente vede una fattura inviata tramite un software di fatturazione, vedrà contemporaneamente un collegamento a dove può pagare. Questo è più rapido e conveniente per il destinatario della fattura e potrebbe comportare un pagamento più rapido.
Ora per l'elaborazione delle fatture che ricevi.
3. Com'è il tuo processo di contabilità fornitori?
Il processo di contabilità fornitori (AP) non consiste semplicemente nel pagamento delle fatture. Ci sono molte cose che vanno in un processo AP completo e sicuro perché è un luogo vulnerabile alla perdita di molti soldi.
Per esempio, Google e Facebook ha perso rispettivamente $23 milioni e $100 milioni a causa di un cyber truffatore che ha creato una società falsa attraverso la quale inviava fatture fraudolente alle società. Sebbene alla fine sia stato recuperato (una rarità nella maggior parte dei casi di frode su fattura), le società hanno perso molti soldi pagando le fatture di una "società" senza verificarne accuratamente la legittimità.
Per tenere traccia delle tue finanze ed evitare potenziali truffe, segui un processo AP completo.
Innanzitutto, abbina la fattura a un ordine di acquisto (PO). Un PO viene emesso all'acquirente dopo la conclusione dell'affare, specificando cosa è stato ordinato, quanto, da chi, da chi e la data di consegna. Ha anche un numero PO univoco, senza il quale non è completo. Dovrai risolvere eventuali irregolarità come PO mancanti o numeri di PO non corrispondenti prima di procedere al passaggio successivo.
Dopo che l'ordine di acquisto è stato individuato e abbinato alla fattura, inviarlo a un manager oa un membro senior del personale per l'approvazione. Si spera che abbiano una buona idea di con chi l'azienda intrattiene regolarmente affari e possano segnalare qualsiasi cosa sospetta che potrebbe essere sfuggita. Successivamente, aggiorna il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) per riflettere la ricezione e il pagamento imminente della fattura.
Infine, e solo dopo aver completato i passaggi precedenti, emettere il pagamento.
4. Come stai effettivamente pagando i tuoi fornitori?
Hai completato il processo AP fino all'ultimo passaggio. Ora è il momento di emettere effettivamente il pagamento al tuo fornitore. Come si fa? Stai ancora scrivendo assegni?
Se lo sei, forse non sei a conoscenza del tempo, del denaro e della sicurezza che questa forma di pagamento ti sta costando. Gli assegni, anche se stampati anziché scritti a mano, richiedono più tempo rispetto ad altri tipi di pagamento. Non solo la scrittura e l'imbottitura delle buste, ma i viaggi all'ufficio postale per spedirli e i viaggi in banca per ottenerli, ti costano tempo.
Inoltre, gli assegni sono più costosi dei metodi di pagamento alternativi. Mentre gli assegni costano circa $1.22 a pop, il pagamento medio ACH (Automated Clearing House) costa solo $0.29. Se stai effettuando elevati volumi di pagamenti, questo divario di costo può davvero intaccare le tue finanze nel tempo.
BirchStreet Pay è un software di fatturazione che può aiutarti a evitare i soldi, il tempo extra e i rischi associati alla scrittura di assegni. Non solo ti semplificherà la vita, ma ti consentirà di guadagnare premi in denaro per qualcosa di semplice come pagare i tuoi fornitori.
Funziona sostituendo le carte virtuali con gli assegni e, poiché queste carte vengono utilizzate, puoi accumulare premi in denaro. BirchStreet Pay può aiutarti a effettuare rapidamente pagamenti sicuri e gratificanti.
5. Come stai archiviando le fatture?
Un sistema di archiviazione organizzato è fondamentale per qualsiasi attività operativa. Inizia conoscendo la differenza tra i vari tipi di fatture. Questi includono una fattura proposta, una fattura provvisoria, una fattura ricorrente, una fattura scaduta e una fattura finale.
Forse prendi in considerazione la codifica a colori di questi in base ai rispettivi tipi. Un modo semplice per farlo è quello di prendere delle etichette adesive colorate in un negozio di forniture per ufficio locale e contrassegnare le fatture man mano che vengono prodotte e ricevute.
Se conservi file fisici, dedica a questo scopo uno schedario, un cassetto o un cestino. Tuttavia, come accennato in precedenza, ciò potrebbe renderti soggetto a inondazioni, incendi o errori umani. Il modo migliore per archiviare le fatture è spostarle nel cloud utilizzando l'archiviazione automatica delle fatture.
In passato, le aziende avrebbero spesso bisogno di assumere un contabile a tempo pieno per generare, classificare, pagare e archiviare le fatture. Si tratta di un sacco di manodopera per un compito piuttosto ripetitivo. Al giorno d'oggi, c'è un software che può fare la stessa cosa di un contabile pagato. Questo software può fare qualsiasi cosa, dalla generazione di modelli di fattura all'archiviazione corretta delle fatture, all'esecuzione di pagamenti in tempo.
Il software di fatturazione può archiviare i tuoi documenti in modo organizzato, intuitivo e completo in modo che anche un controllo non ti crei stress. Tutto sarà archiviato, organizzato e recuperato in modo sicuro dal cloud.
6. Stai digitalizzando le tue fatture?
Per utilizzare il software di fatturazione, dovrai digitalizzare le fatture in modo che possano essere archiviate nel cloud. Se hai un armadietto pieno di fatture cartacee, sfortunatamente dovrai eseguire l'attività iniziale di scansionarle e caricarle sul cloud. Dopo averlo fatto, puoi iniziare a trattare esclusivamente in fatture digitali che alla fine ti semplificheranno la vita.
Una volta, o anche prima, che tutti i documenti fisici sono stati caricati sul cloud, puoi iniziare a spostare le tue fatture correnti da fisiche a digitali. Usa la posta elettronica, o meglio ancora, software di fatturazione come BirchStreet Pay per emettere fatture e pagare quelle emesse a te. Niente più scansioni, niente più tagli di carta, solo una semplice gestione delle fatture tramite tecnologia cloud.
Spostare la tua attività verso un software di fatturazione online ha enormi e numerosi vantaggi.
Tutto è archiviato nel cloud. Ciò significa che non devi preoccuparti di perdere copie fisiche o di perdere copie digitali in caso di arresto anomalo del computer o perdita di chiavetta USB. Il software di fatturazione ti consente anche di personalizzare i documenti per promuovere l'identità del tuo marchio.
Inoltre, il software di fatturazione ti consente di trattare in molte lingue e valute, quindi fare affari internazionali è un gioco da ragazzi. Il software di fatturazione vanta anche un servizio più rapido, consente di risparmiare sui costi di inchiostro e carta e di accedere ovunque e in qualsiasi momento.
Se stai ancora eseguendo manualmente la gestione delle fatture, considera questo il tuo punto di partenza per andare online per un'esperienza di fatturazione più semplice, più sicura e più accurata.