A prima vista si potrebbe supporre che la gestione dell'inventario alberghiero sia focalizzata esclusivamente sulla principale tipologia di “inventario” offerta dagli hotel: le camere disponibili. Dopotutto, l'esperienza di un ospite in hotel dipende molto più dal semplice fatto che una camera sia disponibile.
Sebbene le camere prenotate dagli ospiti possano essere l'inventario principale dell'hotel, le operazioni di ospitalità di successo dipendono fortemente da ciò che è considerato l'inventario secondario dell'hotel. Ciò include tutti i prodotti e le materie prime aggiuntivi che verranno utilizzati dagli ospiti, come forniture per la camera, articoli venduti in un negozio di articoli da regalo in loco o un minimarket o il cibo e le bevande venduti presso il ristorante o il bar dell'hotel.
Questo inventario secondario può variare in modo significativo da un hotel all'altro. In termini di servizi alimentari, alcuni hotel possono offrire poco più di un distributore automatico, mentre altri offrono più ristoranti in loco.
Indipendentemente dalla portata dei servizi di un hotel, tuttavia, una gestione solida e affidabile dell'inventario dell'hotel è essenziale per migliorare i profitti e offrire un'esperienza positiva (e coerente) agli ospiti. In effetti, la ricerca di Cornell trovato quello “la coerenza operativa è fondamentale nella valutazione complessiva di un hotel; evitare i nodi operativi è più importante che cercare il fattore "wow" occasionale".
In altre parole, fornire un'esperienza coerente è uno degli aspetti più importanti dell'esperienza dell'hotel per gli ospiti, indipendentemente dal fatto che soggiornino in un motel economico o in un resort di lusso. E la gestione dell'inventario dell'hotel può farlo accadere.
Quali categorie di prodotti devi considerare nella gestione dell'inventario degli hotel?
Quando si tratta dell'inventario secondario di un hotel, gran parte dell'attenzione tende a concentrarsi sulle forniture che non possono essere riutilizzate. Ad esempio, il ristorante dell'hotel richiederà una gestione significativa degli ingredienti utilizzati nelle sue ricette. Le camere d'albergo devono essere rifornite di sapone e shampoo freschi dopo ogni visita.
Tuttavia, la gestione dell'inventario dell'hotel dovrebbe anche tenere conto delle forniture che verranno riutilizzate ripetutamente prima di dover eventualmente essere sostituite. Questo potrebbe includere asciugamani, lenzuola e coperte. Comprenderebbe anche arredi come un televisore o un letto.
Anche se tali articoli possono avere diversi anni di utilizzo, alla fine dovranno essere sostituiti. Se non hai un modo per tenere traccia dell'età e delle condizioni di tali articoli, gli ospiti potrebbero iniziare a lamentarsi di letti scomodi o TV scadute.
Poi, naturalmente, ci sono le forniture con cui gli ospiti non interagiscono mai direttamente, ma che svolgono comunque un ruolo di primo piano nel fornire un soggiorno di qualità in hotel. I prodotti per la pulizia sono essenziali per disinfettare le stanze dopo il check-out di un ospite. Quando si tratta di operazioni di lavanderia, un hotel potrebbe esternalizzare la maggior parte della lavanderia per ridurre le spese per l'acqua, oppure potrebbe avere una propria lavanderia commerciale in loco (che richiederebbe molto detersivo, candeggina e così via).
Inutile dire che ciascuna di queste categorie di prodotti avrà requisiti di rifornimento molto diversi. Gli ingredienti freschi per il ristorante dell'hotel possono avere una durata di conservazione di pochi giorni, mentre altri tipi di inventario avranno una durata di diversi anni.
La gestione degli ordini ti aiuterà a evitare ordini eccessivi o lasciare che gli articoli esauriscano le scorte o oltre la loro vita utile. Alcuni sistemi offrono anche l'auto-approvvigionamento in modo che gli ordini di rifornimento vengano effettuati quando le scorte di un articolo raggiungono un livello prestabilito.
Un solido sistema di gestione dell'inventario dell'hotel fornisce un luogo unico e completo in cui puoi tenere traccia di tutto l'inventario rilevante per i tuoi profitti. La visibilità completa sui livelli di inventario e sui requisiti di rifornimento consente al tuo team di inviare richieste ai fornitori non appena sono necessarie, il che rende molto più semplice garantire che tutte le camere non prenotate siano pronte e disponibili per l'uso da parte degli ospiti.
Capire cosa vogliono davvero i tuoi ospiti
Un affidabile sistema di gestione dell'inventario alberghiero può darti informazioni dirette su quali dei tuoi servizi vengono effettivamente utilizzati dai tuoi ospiti e quali stanno aiutando o danneggiando i tuoi profitti. La ricerca di Gallup rivela alcune tendenze degne di nota che possono avere un impatto diretto sulle scelte di gestione dell'inventario:
"Quando è stato chiesto a quali prodotti dell'hotel i clienti rinuncerebbero a costi inferiori, più della metà degli ospiti è fermamente d'accordo sul fatto che potrebbe fare a meno del bar in camera [e] degli accappatoi […] Circa la metà degli ospiti in generale concorda fermamente sul fatto che sarebbe disposta a paga di più per la televisione in camera, il sapone per il bagno e Internet gratuito notevolmente migliorati. I clienti del lusso concordano fermamente sul fatto che pagherebbero di più per migliorare i prodotti del sapone da bagno; i clienti di fascia alta e di fascia alta migliorerebbero la connessione Internet gratuita; e i clienti di fascia medio-alta, media ed economica vorrebbero un televisore più bello e sarebbero disposti a pagarne uno.
Sebbene queste tendenze di ricerca possano fungere da buon punto di partenza per decidere a cosa dare la priorità alle esigenze di gestione dell'inventario dell'hotel, la capacità di acquisire una comprensione approfondita di ciò che i tuoi clienti effettivi utilizzano e desiderano può essere ancora più preziosa.
Ad esempio, monitorando il consumo di inventario presso il ristorante dell'hotel, puoi evitare i poveri previsione della domanda che porta a scorte in eccesso di ingredienti deperibili che vengono usati raramente e spesso vanno sprecati perché usati per ricette meno popolari. Tali informazioni potrebbero persino aiutare il tuo ristorante a semplificare le operazioni eliminando dal menu piatti non redditizi e impopolari.
Naturalmente, gli hotel dovrebbero anche raccogliere regolarmente feedback dagli ospiti per valutare se mancano arredi o servizi. Mentre la gestione dell'inventario dell'hotel può aiutarti a tenere traccia di quando articoli come lenzuola o asciugamani devono essere sostituiti, non dovresti mai ignorare i reclami dei clienti che qualcosa non è all'altezza delle aspettative degli ospiti.
Gli hotel che offrono ciò che i loro ospiti desiderano miglioreranno notevolmente la fidelizzazione dei clienti e la fidelizzazione degli ospiti. È più probabile che gli ospiti soddisfatti diventino clienti abituali, lascino recensioni positive o utilizzino il passaparola positivo per condividere la loro esperienza con gli altri, tutto ciò può aiutare i tuoi profitti.
Migliorare le relazioni con i fornitori
Un altro aspetto chiave di un solido sistema di gestione dell'inventario alberghiero è che ti aiuterà a navigare meglio nelle relazioni con i fornitori. Gli hotel lavorano con un'ampia gamma di fornitori e, molto spesso, la scelta del fornitore giusto può fare la differenza nell'offrire un'esperienza di qualità agli ospiti e nel mantenere la redditività.
Come gestione alberghiera rapporti, “La gestione quotidiana del fornitore dovrebbe essere completa e continua per garantire prezzi accurati, prodotti di alta qualità e livelli di servizio costanti. Idealmente, gli albergatori avranno il potere di ritenere i fornitori responsabili e di disporre di un processo per risolvere con successo e rapidamente eventuali problemi che possono sorgere. Oltre a costi, qualità e servizio, è imperativo che l'hotel gestisca e controlli diligentemente l'intera catena di fornitura, misurando le prestazioni di ciascun fornitore con audit e standard coerenti rispetto ai quali tali fornitori devono esibirsi.
Un solido sistema di gestione dell'inventario alberghiero rende molto più facile per i gestori degli hotel controllare e valutare le relazioni con i fornitori. Ciò può essere particolarmente importante durante i periodi di inflazione, quando gli aumenti di prezzo di un fornitore potrebbero richiedere il passaggio a un nuovo fornitore. In alternativa, i problemi della catena di approvvigionamento potrebbero richiedere la collaborazione con un fornitore alternativo quando il fornitore principale non è in grado di evadere un ordine.
La gestione dell'inventario dell'hotel consente di monitorare le prestazioni dei fornitori in aree chiave come la velocità di evasione degli ordini, il costo degli articoli e l'accuratezza e la qualità della consegna. Tali sistemi aiutano a ritenere i fornitori responsabili del loro lavoro. Se un fornitore aumenta notevolmente i prezzi o riscontra frequenti problemi di accuratezza e qualità degli ordini, è possibile utilizzare le informazioni quantitative per identificare che è il momento di cambiare.
Una maggiore responsabilità incoraggia i fornitori a concentrarsi sulla creazione di una partnership commerciale vantaggiosa per tutti con il tuo hotel, piuttosto che cercare di tagliare semplicemente le proprie spese operative. Anche la fatturazione e le richieste digitalizzate, gli ordini automatizzati e altri aspetti di un solido sistema di gestione alberghiera possono semplificare la vita ai fornitori fornendo una relazione quotidiana coerente e affidabile.
Con te e i tuoi fornitori meglio allineati, puoi evitare insidie comuni come consegne mancate o spedizioni di bassa qualità che non solo danneggiano queste relazioni commerciali, ma alla fine danneggiano anche l'esperienza degli ospiti.
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Sebbene i processi di approvvigionamento dell'ospitalità possano essere complessi, ciò non significa che un sistema affidabile di gestione dell'inventario alberghiero sia fuori portata. Basato su cloud di BirchStreet Sistema di automazione Procure-to-Pay è particolarmente adatto per gli hotel e il settore dell'ospitalità.
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Se gestisci più proprietà, funzionalità come il conteggio istantaneo dell'inventario e la gestione delle ricette per distribuire le ricette tra le proprietà possono semplificare ulteriormente le tue operazioni. Approfondimenti e report accurati ti consentono di promuovere le giuste relazioni con i fornitori in modo da poter controllare i costi e non doverti preoccupare di interruzioni della catena di approvvigionamento che danneggiano l'esperienza degli ospiti.
Con l'automazione Procure-to-Pay, puoi portare la gestione dell'inventario del tuo hotel a un livello superiore ottenendo informazioni più approfondite sulle tue spese operative in modo da poter prendere decisioni più informate che migliorano le entrate.