Uno degli aspetti più importanti delle attività basate su articoli è il loro inventario. Poiché l'inventario è essenzialmente la loro principale fonte di reddito, queste aziende devono assicurarsi di disporre di processi efficienti per tenere traccia di quanto inventario hanno, quanto devono immagazzinare e quanto deve essere rifornito.
Tuttavia, questa può essere una sfida per alcune organizzazioni, in quanto molte di loro possono mantenere l'inventario in eccesso. Che sia accidentale o intenzionale, i processi di inventario disorganizzati, le catene di approvvigionamento deboli e l'errore umano in genere portano a scorte in eccesso.
Sebbene questa possa sembrare una tattica di scorta di sicurezza innocua, avere troppe scorte può limitare il flusso di cassa di un'azienda, sprecare costi preziosi e avere un grave impatto negativo sull'intera operazione.
Fortunatamente, l'adozione del software di gestione dell'inventario aiuta le aziende a evitare scorte in eccesso e tenere traccia accuratamente dei livelli di inventario, degli ordini, delle vendite e delle consegne.
Che cos'è l'eccesso di scorte?
Inevitabilmente, un prodotto potrebbe non essere venduto così rapidamente come previsto. Alcuni articoli rimangono sugli scaffali per troppo tempo, generalmente a causa della mancanza di interesse da parte dei consumatori. Questi prodotti alla fine diventano scorte obsolete che non hanno più alcun valore commerciabile. E poiché l'azienda deve in qualche modo generare entrate, le aziende sono costrette a rimuovere le scorte obsolete dagli scaffali.
Questa, in sostanza, è una definizione informale di scorte in eccesso.
Per definizione formale, l'eccesso di inventario è quando un prodotto supera la domanda prevista del consumatore, lasciando molti articoli rimanenti invenduti. Ciò può spesso portare a costi operativi elevati e implicazioni finanziarie, mettendo le aziende a rischio di debiti in sospeso e, infine, di fallimento.
Forse l'esempio più recente e diffuso di scorte in eccesso è stato visto all'inizio del COVID-19, in cui molti negozi sono stati costretti a chiudere temporaneamente, le fabbriche sono state costrette a chiudere e sia le aziende che i consumatori hanno subito lunghi ritardi nelle spedizioni.
Ciò ha causato problemi di inventario in eccesso per molte aziende; e poiché non potevano generare entrate sufficienti per mantenersi, questi marchi sono stati costretti a chiudere definitivamente i battenti. Mentre, a volte, l'inventario in eccesso può essere utilizzato come riserva contro l'esaurimento delle scorte, molte aziende fanno tutto il possibile per evitare l'inventario in eccesso nei loro magazzini.
Come si verifica l'eccesso di scorte?
Possono esserci diverse cause per scorte in eccesso, ma la causa principale è una scarsa previsione della domanda. Nella nostra attuale economia altamente competitiva, una previsione imprecisa della domanda è praticamente una garanzia di eventuale fallimento per un'azienda. E mentre molte aziende fanno il possibile per assicurarsi di ottenere previsioni accurate della domanda, questo problema affligge ancora le organizzazioni.
Calcoli imprecisi possono spesso portare a trasportare troppo poco o, in caso di scorte in eccesso, troppe scorte. Nell'effettuare questi calcoli, le aziende devono tenere conto di tutti i fattori attuali e potenziali che potrebbero influenzare la domanda. Si considerano fattori interni quelli che influenzano direttamente l'interesse dei consumatori per il prodotto, come il cambiamento delle tendenze stagionali.
I fattori esterni sono più difficili da prevedere poiché influenzano l'interesse dei consumatori per il prodotto indirettamente. Tornando alla pandemia, questo sarebbe un ottimo esempio di un fattore esterno imprevisto.
Un'altra causa comune di inventario in eccesso è la scarsa gestione dell'inventario. Qualsiasi azienda di successo deve disporre di un processo in atto per gestire efficacemente il proprio inventario. Gestione dell'inventario significa essere responsabili di varie attività relative alle vendite, come effettuare transazioni, ordinare e acquistare.
Tuttavia, quando c'è una mancanza di coordinamento e organizzazione all'interno del team di gestione dell'inventario, è probabile che si verifichino scorte in eccesso. Le catene di approvvigionamento deboli sono anche un altro motivo per cui si verificano scorte in eccesso, ed è un problema che la nostra economia ha recentemente imparato a conoscere fin troppo bene.
Nel 2020 e nel 2021, centinaia di aziende sono state costrette a rivalutare i propri sistemi di gestione della catena di approvvigionamento in un periodo di crisi. Dai processi disorganizzati alla bassa resilienza ai vincoli dei fornitori, le aziende hanno dovuto far fronte a dozzine di difetti nascosti nella loro catena di approvvigionamento.
E mentre molte organizzazioni sono state costrette a trovare rapidamente soluzioni ai problemi, quei difetti nascosti avevano già messo molte aziende in una posizione di scorte in eccesso, un problema difficile da invertire.
I rischi dell'eccesso di scorte
L'eccesso di scorte è un problema riscontrato in tutti i settori e, sebbene per alcuni possa essere considerato un vantaggio, il livello dei rischi è molto più considerevole. Negli anni '90, l'inventario in eccesso era a fattore significativo nel mettere fuori mercato alcune delle più grandi aziende del paese. Oggi, il mondo ha una maggiore consapevolezza del problema delle scorte in eccesso, ma non tutti si rendono conto di quanto rischio rappresenti.
In primo luogo, le scorte in eccesso possono avere un enorme impatto negativo sulla redditività di un'azienda. Poiché lo scopo dell'inventario è quello di essere acquistato e rivenduto per realizzare un profitto, avere un eccesso può comportare il deprezzamento delle merci e la perdita di entrate.
Inoltre, l'inventario in eccesso ha un impatto fisico e non positivo. Con la crescente consapevolezza globale della sostenibilità, i rivenditori sono alla ricerca di standard più etici nello sviluppo, nell'acquisto, nell'imballaggio e nella spedizione dei prodotti. Tuttavia, avere un eccesso di scorte di merci porta a un notevole spreco ambientale, che sarà solo allontanare i clienti e investitori.
Nell'industria alimentare, l'eccesso di scorte di cibo deperibile ha contribuito allo spreco sia finanziario che ambientale. Secondo Stop allo spreco alimentare oggi, oltre 30% di tutto il cibo prodotto e 45% di radici, frutta e verdura vengono sprecati ogni anno. Dal punto di vista finanziario, gli Stati Uniti spendono di più $160 miliardi sul cibo sprecato, con una famiglia americana media di quattro persone che spreca $1.500 di cibo all'anno.
Allo stesso modo, questa piaga dell'eccesso di inventario è individuata in tutti i settori della bellezza e della moda, entrambi in trend con livelli crescenti di inventario invenduto e prodotti sprecati.
Sfortunatamente, questa è solo la punta dell'iceberg quando si tratta dei rischi di scorte in eccesso. Gli sprechi finanziari e materiali sono i principali svantaggi, ma le aziende dovrebbero anche essere consapevoli dei problemi di stoccaggio, della diminuzione della flessibilità aziendale, dei vincoli del capitale circolante necessario, dell'aumento dei costi di gestione e di altri rischi che minacciano la sopravvivenza di qualsiasi attività.
Software di gestione dell'inventario: come funziona?
Ci sono misure che le aziende possono adottare per non ridurre le possibilità di scorte in eccesso, e inizia con la creazione di un software di gestione delle scorte. Software per la gestione dell'inventario è uno strumento di automazione che preprogramma gli aspetti del monitoraggio dell'inventario e della gestione del magazzino.
Invece di gestire tutte le attività manualmente, il software di gestione semplifica le attività e offre una maggiore visibilità su ciò che sta accadendo alle tue scorte, comprese le possibilità di scorte in eccesso.
Poiché la maggior parte dei sistemi di gestione dell'inventario sono basati su cloud, le aziende non sono obbligate a mantenere server o personale IT, rendendola una soluzione più conveniente per tenere traccia dell'inventario, aggiornare i dati contabili e gestire il riordino. Ciò consente all'azienda di ricevere aggiornamenti in tempo reale e prendere decisioni di gestione migliori e più accurate.
Alcune aziende più grandi scelgono di aggiungere lettori di codici a barre o dispositivi di tracciamento al loro software di gestione dell'inventario, il che semplifica il processo di tracciamento di grandi quantità di stock.
Vantaggi dell'utilizzo del software di gestione dell'inventario
L'utilizzo di un sistema di gestione dell'inventario offre numerosi vantaggi per un'azienda, ma i vantaggi esatti dipenderanno dalle dimensioni e dal tipo di azienda che gestisci. Ad esempio, le aziende più grandi che operano nel settore alimentare hanno probabilmente una quantità più significativa di articoli deperibili che potrebbero avere un impatto finanziario e ambientale. Fortunatamente, l'utilizzo del software di gestione dell'inventario riduce i costi e riduce il potenziale di spreco di merci.
Quando si tratta di scorte in eccesso, il software di gestione delle scorte può aiutare le aziende a ridurre i costi derivanti dalle scorte in eccesso offrendo una previsione più accurata della quantità di ogni prodotto necessaria. È noto che le operazioni manuali rallentano e causano intoppi nella gestione dell'inventario, ma l'utilizzo di software di automazione può evitare l'errore umano e fornire previsioni precise della domanda in modo da non doversi preoccupare di trasportare troppe scorte.
Inoltre, l'utilizzo del software di gestione dell'inventario consente ai team di pianificare. Semplificare il processo di gestione dell'inventario significa ottenere visibilità end-to-end nel sistema della catena di approvvigionamento. L'utilizzo del software di gestione per eseguire analisi in tempo reale sull'inventario può aiutare la tua azienda a prendere decisioni future migliori.
E parlando di pianificazione, puoi ridurre i costi di archiviazione ma ottenere dati e previsioni di inventario accurati. L'eccesso di scorte aumenta i costi di magazzino e personale. Tuttavia, utilizzando il software di gestione dell'inventario, le aziende possono mantenere una quantità ottimale di inventario senza sprecare spazio di magazzino.
Questa riduzione dei costi significa che questo denaro può essere utilizzato per altri aspetti importanti dell'attività, sia che si tratti di assumere nuovi dipendenti o di migliorare lo sviluppo del prodotto.
Migliora i processi di gestione dell'inventario con BirchStreet
L'eccesso di inventario è un problema che molte aziende devono affrontare, ma ci sono soluzioni che puoi utilizzare per evitare un problema del genere. La gestione efficace dell'inventario in eccesso si basa sulla disponibilità di un software di gestione dell'inventario reattivo e affidabile. L'adozione di questo software può aiutarti a ricevere previsioni della domanda e delle scorte in tempo reale, nonché costi inferiori e impatti ambientali negativi.
Gestione dell'inventario di BirchStreet con di AccuBar il software offre conteggi accurati dell'inventario in qualsiasi posizione del magazzino, in modo da poter tenere traccia dell'inventario perpetuo. Utilizzando dati e analisi high-tech, le aziende possono raggiungere una maggiore efficienza, flussi di lavoro semplificati e redditività a lungo termine.