Ci sono oltre 91.000 hotel e motel solo negli Stati Uniti a partire dal 2019, con oltre la metà di hotel. In tutto il mondo, ci sono oltre 4 milioni di camere disponibili per la prenotazione. L'ospitalità è un'industria enorme composta da diverse sottoindustrie.
Quando si parla di settore dell'ospitalità, non stiamo parlando solo di camere d'albergo, ma anche di settore alimentare, delle bevande, del tempo libero, dei viaggi, del turismo, dei meeting e degli eventi. Tutto questo si aggiunge a un colossale complesso di ospitalità. Ogni anno sposta centinaia di miliardi di dollari.
Con così tanti soldi coinvolti e così tante sedi, aziende, dipendenti e parti mobili, il processo di approvvigionamento all'interno del settore dell'ospitalità è a dir poco complicato.
Con molte società di ospitalità che hanno più sedi e back office, abbondano spese canaglia e sistemi strani di approvvigionamento e archiviazione. In questo articolo parleremo degli appalti e dell'eProcurement nel settore, fornendoti tutto ciò che devi sapere per un'attività snella ed efficiente.
Appalti vs. Acquisti
Innanzitutto, cos'è questo “appalto”? È una parola di fantasia per l'acquisto?
Si scopre che non è solo un sinonimo. L'approvvigionamento è un processo esclusivo per gli ambienti di produzione, mentre l'acquisto è esclusivo per gli ambienti all'ingrosso. L'approvvigionamento coinvolge l'intero processo di identificazione delle esigenze, condivisione delle informazioni, approvvigionamento, gara d'appalto, vendita all'asta e ordinazione dei prodotti.
L'approvvigionamento identifica e soddisfa in modo proattivo i bisogni, mentre l'acquisto è un adempimento interno reazionario. Infine, l'approvvigionamento si concentra su relazioni a lungo termine con i fornitori, dai quali l'azienda acquisterà volumi elevati e frequenti, mentre l'acquisto è generalmente solo una transazione a termine.
Il personale addetto all'approvvigionamento negozia contratti con i fornitori per scambi continui di beni e servizi a pagamento. Un hotel avrà bisogno di contratti per sapone e shampoo, carta igienica e asciugamani, nonché lavatrici, aspirapolvere, detersivo multiuso e mentine.
L'azienda non eseguirà l'intero processo di ricerca e acquisto ogni volta che avrà bisogno di più Lysol, ma farà affidamento sui contratti e sui rapporti che ha stretto con un fornitore di Lysol.
B2B contro B2C
L'approvvigionamento prevede transazioni business-to-business (B2B) e business-to-costumer (B2C). Le transazioni B2C sono ciò in cui sei coinvolto quando prenoti un volo, una camera d'albergo o un massaggio.
In qualità di cliente, stai effettuando un acquisto solo per te o per la tua famiglia, forse sulla base delle tue ricerche, ma anche su pubblicità, influencer e consigli di familiari o amici. Sei più preoccupato per il prodotto o servizio che stai ricevendo e non per il rapporto che hai con l'azienda da cui stai acquistando.
Nelle transazioni B2B, le relazioni tra l'attività di acquisto e l'attività di fornitore sono fondamentali. Le transazioni B2B sono generalmente acquisti di grandi dimensioni con importi elevati in dollari e cicli di vendita più lunghi e complicati.
Mentre un acquisto B2C può essere spontaneo o compulsivo, le transazioni B2B sono decisioni calcolate in base a molti fattori, come obiettivi a lungo termine e strategie aziendali.
Le fasi degli appalti
L'approvvigionamento è l'intero processo di ottenimento di beni e servizi per un'azienda. Ha diversi passaggi, ognuno dei quali richiede cure e attenzioni speciali.
- Riconoscimento dei bisogni. Questo è il primo passo dell'approvvigionamento, in cui l'azienda inizia la sua ricerca. Di cosa ha bisogno un hotel o un casinò per essere operativo? Stiamo parlando di luci, sedie, lenzuola, tende da doccia, frigoriferi, fiches da poker. Quanti? Quanto velocemente? Quanto puoi ottenere un buon prezzo?
- Richiesta di acquisto e revisione. La richiesta di acquisto è un documento scritto formale per richiedere l'autorizzazione a sostenere la spesa. Include il prodotto che desideri acquistare, la quantità e il prezzo, il reparto a cui si rivolge e qualsiasi altro dato chiave. I manager e i capi dipartimento esamineranno quindi la richiesta e verificheranno che rientri nel budget stabilito. Dopo l'approvazione, la richiesta diventa un ordine di acquisto (PO).
- Processo di sollecitazione. Una volta che l'OP è in mano, è il momento di un piano di appalto e di un processo di sollecitazione. In poche parole, la sollecitazione è il processo di richiesta di offerte da potenziali fornitori. Stai cercando le migliori forniture al miglior prezzo e affidabilità.
- Valutazione e negoziazione del contratto. Successivamente, il processo di richiesta viene chiuso poiché il team di approvvigionamento valuta il prezzo e l'adattamento migliori in base alle prestazioni del fornitore, ai referral e ai preventivi. Quando il venditore viene scelto e prende atto e accetta l'OP, viene attivato un contratto legalmente vincolante.
- Gestione ordini e corrispondenza PO. I beni o servizi verranno quindi consegnati nei tempi concordati. L'acquirente confronterà quanto ricevuto con l'ordine di acquisto, la ricevuta e la fattura. Quindi la fattura viene inviata per l'approvazione.
- Conservazione dei registri. Se non ci sono controversie sulla fattura, la società contabilizza la transazione. Le registrazioni vengono conservate per riferimento futuro e per eventuali controlli da parte dell'IRS.
Che cos'è l'e-Procurement?
Sappiamo cos'è l'approvvigionamento, quindi cos'è tutto questo sull'eProcurement? appalti elettronici è il processo di richiesta, ordinazione e acquisto di beni e servizi online.
A differenza dell'e-commerce, che è una transazione B2C, l'eProcurement è un processo B2B. Facilita interazioni come la valutazione e la selezione dei fornitori, la gestione dei contratti e la gestione delle fatture. E utilizza un'interfaccia web per farlo
L'obiettivo di eProcurement, proprio come quello del suo fratello maggiore Procurement, piuttosto obsoleto, è quello di acquisire beni e servizi al miglior prezzo e nel miglior tempo.
Ma invece di richiedere manodopera - ricerche pesanti, compiti e tempo, utilizza Internet e software per farlo. L'eProcurement si occupa di compiti laboriosi come lo scambio di contratti con i fornitori e la compilazione di questionari di inserimento che altrimenti dovrebbero essere completati da un dipendente impegnato.
Soluzioni per gli appalti elettronici
L'approvvigionamento manuale è il modo più lento, più costoso e che richiede manodopera per fare affari. Se stai ancora utilizzando un sistema cartaceo manuale, probabilmente hai a che fare con costi di elaborazione più elevati, lunghi cicli di approvvigionamento e mancanza di visibilità. Con il software di eProcurement, come quello su BirchStreet Systems, puoi automatizzare completamente il tuo processo di approvvigionamento.
Il software di eProcurement può semplificare e rafforzare tutte le fasi dell'approvvigionamento. Ti collegherà a tutti i tuoi fornitori, grandi e piccoli, su un'unica interfaccia. Con tutti i tuoi fornitori in un unico posto, sarà facile avviare la ricerca per individuare le tue esigenze.
La richiesta di acquisto e la revisione verranno effettuate tutte digitalmente, risparmiando carta e tempi di consegna ad altri uffici o dipartimenti. L'ordine di acquisto approvato sarà quindi pronto per essere soddisfatto dai fornitori di offerte. Tutto questo sarà digitalizzato e sarà più facile tenere traccia, confrontare e delineare. Scegliere il miglior fornitore al miglior prezzo non è mai stato così facile.
Allo stesso modo, la negoziazione e l'attivazione del contratto sarà online e sarà facile ricevere le firme necessarie. I contratti, come le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto, verranno archiviati in modo sicuro nel cloud. Lì saranno organizzati in modo ordinato e intuitivo, di facile accesso e al sicuro da inondazioni, incendi e arresti anomali del computer.
Con l'eProcurement, tutta la gestione degli ordini e l'abbinamento degli ordini verranno effettuati dal software. Ciò garantisce un processo di revisione e abbinamento rapido e accurato. Eventuali discrepanze verranno rilevate e segnalate dal software.
La gestione delle fatture è un gioco da ragazzi con il software di eProcurement. Potrai ricevere, rivedere, pagare e archiviare fatture in un'unica interfaccia. Se stai ancora scrivendo assegni, questo software ti darà il sollievo tanto necessario.
Gli assegni sono costosi, richiedono più tempo per essere elaborati e sono più soggetti a frode rispetto ai pagamenti ACH. I pagamenti automatizzati Clearing House sono veloci, economici e sicuri. Servizi come BirchStreet Pay ti consente di pagare i fornitori con un clic di un pulsante e guadagnare premi in denaro mentre ci sei.
Vantaggi dell'eProcurement Trasparenza delle informazioni
I vantaggi del passaggio all'eProcurement sono notevoli e numerosi. Nel mondo di oggi, o sei automatizzato o sei lasciato indietro. 81% di persone che viaggiano desiderano un maggiore servizio clienti digitale dai loro hotel.
Se cose come le richieste di più asciugamani vengono gestite da sistemi automatizzati online, allora qualcosa di così essenziale come l'approvvigionamento non dovrebbe essere lasciato a sistemi manuali lenti e soggetti a errori. E i vantaggi non sono nulla di cui starnutire.
L'eProcurement crea trasparenza delle informazioni. Man mano che vengono trasferiti da un'azienda all'altra, i dati sono resi più visibili a entrambe le parti tramite il software di eProcurement. Questo modo semplificato di visualizzare i dati può aiutare a riconoscere i comportamenti di acquisto, ridurre le spese non autorizzate e sfruttare il potere d'acquisto.
L'eProcurement aiuta i profitti delle aziende
L'eProcurement aiuta le aziende a risparmiare denaro. I sistemi manuali spesso si traducono in spese trascurate, con costi elevati alle aziende e spesso in tempi molto lunghi. Il software di eProcurement può eliminare queste sviste ed errori, facendo risparmiare denaro all'azienda che può essere utilizzato per altre pratiche di aumento del business come la pubblicità.
L'eProcurement fa risparmiare tempo ed energia ai dipendenti
I dipendenti si sentono apprezzati e realizzati quando svolgono un lavoro che richiede loro di essere creativi e imparare cose nuove. L'immissione dei dati e l'analisi non rientrano in questo ombrello. L'eProcurement può far risparmiare ai dipendenti il tempo e la noia associati a queste attività monotone.
eProcurement accorcia i cicli di approvvigionamento
I processi manuali richiedono tempo. Il tempo che non vuoi necessariamente dedicare e il tempo che potrebbe causare problemi alle relazioni con i tuoi fornitori. Con i processi automatizzati, sarai in grado di abbreviare i cicli di processo e aumentare la produttività, risparmiare sui costi e generare un profitto maggiore.
eProcurement migliora la gestione dell'inventario
Le aziende devono sempre avere una comprensione cristallina dello stato del proprio inventario. I sistemi automatizzati possono tenere traccia, in tempo reale, di ciò che entra ed esce dalle tue sedi e dai tuoi magazzini. Avere questa migliore comprensione dell'inventario può aiutare la tua azienda a prendere decisioni più informate.
Non importa quanto grande o piccola sia la tua attività di ospitalità, trarrà vantaggio dal passaggio all'eProcurement. Fai i primi passi oggi ricercando il servizio e il software più adatti alle esigenze della tua azienda, quindi preparati a migliorare l'accuratezza, i tempi, i costi e le relazioni con i fornitori.