ホスピタリティ業界のどの分野で事業を行っているかに関係なく、請求書管理よりも重要なタスクがいくつかあります。適切な請求書発行により、ホテル (またはその他の施設) は、ビジネスの運営に関連する多くの定期的なコストに対処するのに十分な現金準備を確保できます。人員配置、飲食物の調達、施設の保守、その他の必要な製品やサービスの入手などの費用は、すぐに積み重なっていきます。
健全な請求書管理の慣行がなければ、会社はすぐにキャッシュ フローの管理に重大な問題を抱えていることに気付く可能性があります。これは、通常、大企業ほど多額の現金準備金を持たない小規模なホスピタリティ ビジネスにとって特に厄介な問題になる可能性があります。
BirchStreet Pay を使用すると、実証済みの請求書管理手法を実装して、ホテルの財政的安定性をより確実にすることができます。特定の週、月、または年にサービスを提供するゲストの数に関係なく、請求書の処理方法を改善すると、施設に大きな利益がもたらされます。
1. 可能な限り自動化する
多くのホスピタリティ ビジネスでは、月単位または週単位で処理できるさまざまな経常費用があります。非常に多くの請求書が毎日届くため、請求書の管理を完全に手動処理に任せると、人為的ミスが発生する大きなリスクがあります。
請求書が複雑になるほど、重大なエラーが発生する可能性が高くなります。医療請求業界は確かにホスピタリティとかなりの違いがありますが、その業界の請求書を分析すると、 40～80% の請求書にエラーがあります。
ホスピタリティ業界での請求は幸いなことにそれほど複雑ではありませんが、この統計は、特に手動処理が含まれる場合に、請求エラーが請求書に反映されやすいことを示しています。請求書の重複や未払いなどのエラーは、ホスピタリティ組織のキャッシュ フローを管理する上で特に厄介な問題になる可能性があります。
1 つの請求書で必要とされる「タッチ」が多ければ多いほど、デジタルで配信および処理されるものであっても、エラーが発生する可能性が高くなります。データ入力の間違いは、過払いや過少支払い、不正確な税計算、さらには請求書の紛失の可能性につながる可能性があります。このような問題は、サプライヤーが延滞料金やその他の罰則を課したときに、後で大きな問題を引き起こす可能性があります。
2. さまざまなドキュメント タイプのサポートを保証する
ホスピタリティ ビジネスでは、受け取った商品またはサービスの請求書を受け取る前に、多くの場合、発注書を提出する必要があります。注文書 (PO) を使用すると、ホスピタリティ ビジネスはベンダーに対して明確な期待を設定できます。購入する製品またはサービス、その数量、単位あたりの価格、さらには配達日や場所 (該当する場合) などの情報も記載されています。
注文書は、特に大量の注文がある場合、社内チームにとって非常に貴重です。注文書は基本的に、価格合意を明確にする紙の証跡を作成するため、コストの超過や重複した要求を避けることができます。これらのドキュメントは、食品や洗濯用品など、在庫をより効果的に管理するのに役立つ在庫の可視性も提供します。
高品質の在庫管理システムを使用すると、PO 請求書、および規制された調達および承認プロセスを必要としない小規模な事業費の非 PO 請求書およびクレジット メモを作成および追跡することもできます。
ベンダーが発注書を受け入れた後、合意された条件に従ってその注文を履行する義務があります。ビジネスがベンダーから請求書を受け取ったら、元の発注書と慎重に比較して、すべてが一致していることを確認する必要があります。
会社がこのデータを追跡するのに役立つ在庫管理システムにより、ビジネスは経費の予算を立て、良好なキャッシュ フローを維持することがはるかに容易になります。
3. デジタル ツールを使用して請求書データを活用する
健全な請求書管理は、ホスピタリティ ビジネスがそのお金をどのように使用しているか、またどのようにそれをより効果的に行うことができるかについての重要な洞察を提供できます (そしてそうすべきです)。
というタイトルの最近の BirchStreet Systems セミナー ホスピタリティ業界は 2022 年にデジタル請求に移行 は、デジタル請求書管理がホテルやホスピタリティ業界の他の企業にどれだけ役立つかを強調しました。紙が約 80%、電子が約 20% のシステムから、紙が約 20%、電子が約 80% のシステムに移行することで、平均的な 250 室のホテルでは、請求書の管理にかかる年間費用を $81,250 から $6,500 に削減できます。
これの多くは、デジタル請求書管理システムの合理化された性質によるものです。 BirchStreet Pay などのツールを使用してデジタル化すると、請求書の処理時間を大幅に短縮できます。これにより、ビジネスはサプライヤーの支払い条件を改善し、ベンダーからの早期支払い割引へのアクセスを増やすことができます。これにより、少ないリソースでもより多くのトランザクションを完了できるようになり、人件費と処理コストが大幅に削減されます。
おそらくさらに重要なのは、デジタル請求システムによる正確なリアルタイム データにより、利害関係者が支出活動に関する信頼できる情報を部門長に提供できることです。
これにより、ホテルと個々のベンダーとの関係について、情報に基づいた意思決定とより深い洞察が可能になります。ホテルが支出しすぎている領域や、予算が適切に割り当てられていない領域を簡単に明らかにすることができます。リアルタイムの情報により、経営陣はこのような財務上の懸念に迅速に対応し、キャッシュ フローを改善できます。
4. 請求のタイミングをキャッシュフローのニーズに合わせる
ビジネスで最も避けたいのは、毎月のキャッシュ フローがすでに逼迫している時期にサプライヤーから多額の請求書が届くことです。特に、その請求書が即時の支払いを必要とする場合はなおさらです。ホスピタリティ リーダーは、会社のキャッシュ フローのニーズにとって有益なサプライヤーとの請求のタイミングを確立するように努める必要があります。
進行中の注文の場合、隔週や月末など、定期的な請求間隔の設定が必要になる場合があります。大規模なプロジェクト (ホテルのロビーの改修など) の場合、キャッシュ フローの目的で、作業の完了時に全額を支払うか、プロジェクトの特定の段階が完了したときに部分的に支払う方がよいかを判断します。
これらの請求書の支払いをスケジュールするタイミングは、独自のキャッシュ フローのニーズに従って決定する必要があります。一部のホテルでは、請求書を 1 か月を通して一定のレートで支払うのが最も簡単な場合があります。他の人は、自分の請求書がいっぱいになった月末にすべての支払いを行う方が良いと思うかもしれません.
これには、サプライヤーとのある程度の交渉が必要になる場合があります。ビジネス関係の開始時に、請求書の送付頻度や支払い条件などの詳細を含め、すべての支払い条件について合意する必要があります。一部のサプライヤーは、早期支払いまたは柔軟な期日に対するインセンティブを喜んで提供しますが、そのような詳細は事前に十分に検討する必要があります.
5. 電子決済を有効にする
仮想電子決済は、紙の小切手を書くよりもはるかに効率的です。このような取引は迅速かつ安全に完了することができ、サプライヤーはタイムリーに支払いを受けることができます。
特に、多くの電子決済ソリューションは現在、24 時間 365 日送信できるリアルタイム決済を可能にしています。あ 調査 ABA Banking Journal に掲載された調査によると、ビジネス リーダーの 81% が、「即時利用可能」なデジタル決済の普及により、ビジネスのやり方が劇的に変化すると予想しています。
この調査では、52% がキャッシュ フロー管理を改善するための価値あるソリューションとしてリアルタイムの支払いを挙げ、46% が一般会計の買掛金業務の改善に役立つと述べています。調査対象者の 3 分の 2 は、リアルタイムの支払いが利用可能になった場合、現金と紙の小切手の支払いの受取りをやめるだろうと予想していると述べました。
この最終的な統計は、請求書管理システムの更新をためらう人にとって非常に重要です。組織が現在、完全電子決済ソリューションへの移行についてどのように考えているかに関係なく、サプライヤーが切り替えを行う準備ができている可能性は高くなります。
ホスピタリティ ブランドの円滑な運営を支援する優先サプライヤーとの強力な関係を維持するには、社内チームの好みに関係なく、この移行が必要になる可能性があります。
BirchStreet Pay で請求書管理に革命を起こしましょう
ホスピタリティ ビジネスでは、毎週数え切れないほどの請求書や注文書が送受信されます。健全な請求書管理システムにより、チームは請求書をより効果的に作成、追跡、提出することができ、ビジネスの強力なキャッシュ フローを確保できます。
と BirchStreet Pay、紙の小切手を書いたり、ホスピタリティ ビジネスがクレジット カード詐欺の対象になることを心配する必要はありません。この革新的なシステムは、購入ごとにキャッシュバックを獲得する仮想カードを使用して、支払いを管理するための単一のソリューションを提供します。
BirchStreet Pay は使いやすいインターフェイスを提供し、ボタンを押すだけで支払いを行うことができます。すべての取引は最新のセキュリティ対策によって保護され、コンシェルジュ レベルのサポートによって支えられています。
柔軟なワークフローと詳細なレポートにより、会計/ERP システムとの合理的な統合が可能になると同時に、支払いを完全に可視化できます。サプライヤー オンボーディング チームは、サプライヤーが仮想カード決済を受け入れるように移行するのにも役立ちます。
BirchStreet Pay を使用すると、紙の小切手、コンプライアンス費用、その他の費用を削減しながら、キャッシュバックを得ることができます。コスト削減から購入の透明性まで、組織は経費と請求書管理のニーズをよりよく理解することができ、将来のより良い財務慣行につながります。