リゾート マネージャーとして、あなたはたくさんの仕事を抱えています。部屋を清潔に保ち、経理を整理し、調達プロセスを厳しくし、従業員を十分に訓練して満足させ、そして何よりも、お客様に最高の時間を過ごしてもらう必要があります。
つまり、石鹸、リネン、飲み物、食べ物の注文と支払い、数と予算の順守または調整、請求書の作成と処理、トレーニングの実施、給与計算の作成、苦情、質問、コメントがあることを意味します。する傾向があります。
このすべてが進行しているため、請求書、小切手、マネーオーダー、領収書の山は、あなたにストレスを与え、貴重な時間を支配するのを待っています.幸いなことに、この現実に甘んじる必要はありません。現在、請求書と支払いの処理を自動化して、時間、お金、人員、ストレスを節約する方法があります。
T手動の請求書および支払い処理の危険性
請求書と支払いの処理は、請求書と支払いが行われて以来、存在しています。ホスピタリティ ビジネスを成功させるには、ビジネスに使用する製品やサービスを調達し、これらの製品やサービスに伴う支払いを処理する必要があります。リゾートに出入りするお金の効率的な流れは、それを成功または失敗させる可能性があります。
何十年もの間、企業は領収書を作成して配布するだけでなく、紙の請求書を作成して受け取ってきました。財務慣行の記録を持つことは重要ですが、物理的な文書は、火災や洪水などの自然災害で紛失したり、混乱したり、破壊されたりする危険があります。
さらに、手動の請求書および支払い処理は、計算の誤り、分類の誤り、さらには判読不能な手書きなど、人的ミスが発生しやすくなります。これらのタスクを手動で、またはワード プロセッサを使用して手動で完了すると、時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。
多くの場合、これらの問題を処理するために、指定された従業員または部門全体が必要です。また、雇用する各従業員には、トレーニング、給与、保険、および休日や有給休暇などの福利厚生が必要です。
請求書と支払い処理には何が含まれますか?
請求書の処理は重要なプロセスです。リゾートの在庫を維持し、帳簿を整頓し、企業間の関係を強化するために、請求書をタイムリーに処理して支払う必要があります。
請求書の処理もやや複雑なプロセスです。最初のステップは、請求書の受領または取得です。請求書は、郵送、ファックス、電子メール、または PDF、Word、Excel、または Google ドキュメントの紙のドキュメントとして送信される場合があります。
請求書を手動で処理している場合、誰か (または複数の人) が各請求書を見て、ベンダー ID 番号や合計金額などの関連データを、会社が使用している元帳システムに入力する必要があります。これには時間がかかり、非常にエラーが発生しやすくなります。また、記録する必要がある情報が多ければ多いほど、間違いが発生する可能性が高くなります。
次のステップは、請求書を承認のために適切な従業員に転送することです。たとえば、電気技師の訪問の請求書は施設管理者に送られ、フリーランスのソフトウェア エンジニアの請求書は CTO に送られます。手動で行う場合、ルーティングには多くの部門、細部への注意、および時間が含まれます。
次のステップは、支払いを承認して送信することです。承認者は、請求金額と請求対象のサービスまたは商品を確認し、不一致があればメモします。明らかな誤りがある場合、承認者は請求書を関連する利害関係者に送り返し、調整を行います。
エラーがなければ、承認者は支払いのために請求部門に送信します。このステップは簡単に思えるかもしれませんが、承認者が不在であったり、請求書の承認に時間がかかりすぎたりすると、遅延料金が発生したり、ビジネス関係が損なわれたりする可能性があります。
次のステップは、支払いを処理することです。これは、手動処理列車に乗っている場合は小切手を書くことを意味する場合もあれば、支払いアプリのボタンをクリックすることを意味する場合もあります。いずれにせよ、遅延料金を回避し、強力なビジネス関係を維持するためには、時間通りに行う必要があります。
最後に、取引の記録を残す必要があります。これは、物理的なノートブック、Word または Google 文書、または Excel スプレッドシートにある場合があります。このステップは、予算分析だけでなく税目的にも重要です。
自動化された請求書および支払い処理の利点
ご覧のとおり、請求書処理には多くのステップがあります。残念ながら、これは多くの時間と多くの潜在的なエラーにつながります。幸いなことに、 企業 請求書処理を処理できるソフトウェアを提供します。
と 自動請求書処理を使用すると、受信した請求書を共通の電子メール ID で合理化できます。このように、普通郵便や複数の従業員の電子メール アドレスを並べ替える代わりに、すべての請求書が同じ場所に送られ、整理と処理が容易になります。
また、請求書の自動処理により、請求書の 4 分の 3 以上をタッチレスで処理できます。これは、入力エラー、過払いまたは過少支払いのリスク、請求書の紛失、および不正確な納税または計算の機会をスキップすることを意味します。
タッチレス請求書は、データ入力の労力と時間、承認者への転送と承認を待つこと、承認者のオフィスと請求部門の間の待ち時間がないことに相当します。請求書の多くは、受領から支払い、提出まで、ほとんどまたはまったく時間がかからないことがあります。
自動化された請求書処理を使用すると、トレーニング、フルタイムの給与、および福利厚生を必要とするフルタイムの従業員の代わりに、ソフトウェアを使用して作業を行うことで、労力とお金を節約できます。
支払い処理の種類
支払い処理にはさまざまな種類があり、新しいものもあれば、便利で費用対効果の高いものもあります。企業間調達プロセスで別の企業から請求書を受け取りました。これは、新しいベッド リネンの出荷の請求書またはサード パーティのクリーニング サービスの請求書である可能性があります。
それは受領され、適切な承認者に転送され、請求部門に送信されました。または、請求書ソフトウェアによって受信され、これらの手順を自動的に通過します。いよいよ請求書の支払いです。
頭に浮かぶかもしれない最初の支払いオプションは、「古い信頼できる」紙の小切手です。人々は何十年も小切手を書いてきました。多分それはあなたの母親が成長して請求書を支払うのを見た方法です.安定していて賢いようです。
ただし、この支払い方法は「古い」とはいえ、思ったほど「信頼できる」ものではないかもしれません。紙の小切手は、横行する詐欺の影響を受けやすいです。さらに、処理に数日かかり、1 回のトランザクションあたりのコストが、たとえば、 ACH支払い.
別の支払いオプションは、ACH (自動手形交換所) 支払いです。これは電子 銀行間支払い.小切手、現金、クレジットカード、または配線をスキップできます。小切手を使用するよりも高速で安価です。
支払いを処理する最善の方法は、次のような安全で高速なインセンティブ アプリケーションを使用することです。 BirchStreet Pay.このソリューションを使用すると、すべての部門の支払いを 1 か所で行うことができます。 100% の支払いを一元化することで、調達プロセスが簡素化されます。異なる場所や部門で行われた場合でも同様です。
不正使用や詐欺からお金を守るための安全機能が強化されています。小切手を書く代わりに、シンプルなインターフェイスを使用して、ボタンをタップするだけで支払いを行うことができます。また、完全なレポートおよび分析機能を備えているため、会計およびコンプライアンスの目的で資金をリアルタイムで表示できます.
さらに、BirchStreet Pay が支払います あなた 彼らのサービスを使用するため。最初の支払いから、ビジネスを維持するためにすでに費やしているお金から、キャッシュバックの報酬を獲得し始めることができます。
結論は…
自動化された請求書と支払い処理により、リゾートのプロセスが改善されます。外部のメールボックスやさまざまな従業員の電子メールの受信ボックスから請求書を収集する代わりに、自動化された請求書処理ツールがすべての請求書を 1 つの共通の中央電子メール アドレスに送信します。紙の請求書は既にオンラインになっているため、スキャンしてオンライン ファイリング システムにアップロードする必要はありません。
手動の請求書処理では、請求書を請求部門に送信する前に、各請求書を収集して正しい部門に転送し、承認を受ける必要がありました。請求書の自動処理により、80% 以上の請求書をタッチレスで処理できます。これは、部門間のラグや待ち時間をスキップすることを意味します。それだけでなく、ソフトウェアは人間が陥りがちな間違いを犯しません。
実際に請求書を支払う時が来ると、自動化されたシステムが再びトップに立ちます。使いやすい決済アプリを利用することで、紙の小切手、現金、またはクレジット カードをスキップできます。
リゾートの運営を維持するために必要な多くの支払いのそれぞれに貴重な時間を費やす代わりに、ボタンを押すだけでこれらの支払いを行うか、自動的に支払われるように設定することができます.
自動化された請求書と支払い処理により、時間、手間、労力、および費用を節約できます。これらのタスクを処理する適切な製品を選択することで、サプライヤーへの支払いに対してキャッシュバックを獲得することもできます.