끝났다 호텔 및 모텔 91,000개 2019년 현재 미국에서만 절반 이상이 호텔입니다. 전 세계적으로 400만 개 이상의 예약 가능한 객실이 있습니다. 환대는 여러 하위 산업으로 구성된 거대한 산업입니다.
우리가 이야기 할 때 환대 산업, 우리는 호텔 객실뿐만 아니라 식음료, 레크리에이션, 여행, 관광, 회의 및 이벤트 산업에 대해서도 이야기하고 있습니다. 이 모든 것이 거대한 환대 단지에 추가됩니다. 매년 수천억 달러가 움직입니다.
너무 많은 돈이 관련되고 너무 많은 위치, 기업, 직원 및 이동 부품으로 인해 환대 산업 내의 조달 프로세스는 최소한 복잡합니다.
많은 접객업 회사가 여러 위치와 백오피스를 가지고 있기 때문에 불량 지출과 이상한 조달 시스템 및 파일링 시스템이 많습니다. 이 기사에서는 업계 내 조달 및 전자 조달에 대해 논의하여 능률적이고 효율적인 비즈니스를 위해 알아야 할 모든 것을 제공합니다.
조달 대 구매
우선, 이 "조달"이란 무엇입니까? 구매를 위한 멋진 단어인가요?
그것은 단지 동의어가 아닙니다. 조달은 생산 환경 전용 프로세스인 반면 구매는 도매 환경 전용 프로세스입니다. 조달에는 요구 식별, 정보 공유, 소싱, 입찰, 경매 및 제품 주문의 전체 프로세스가 포함됩니다.
조달은 능동적으로 니즈를 식별하고 충족시키는 반면 구매는 반동적인 내부 니즈 충족입니다. 마지막으로 조달은 회사가 대량으로 자주 구매하는 공급업체와의 장기적인 관계에 초점을 맞추는 반면 구매는 일반적으로 일회성 거래에 불과합니다.
조달 담당자는 지불을 위한 상품 및 서비스의 지속적인 교환을 위해 공급업체와 계약을 협상합니다. 호텔에는 비누와 샴푸, 화장지, 수건, 세탁기, 진공청소기, 다목적 세제, 민트에 대한 계약이 필요합니다.
기업은 Lysol이 더 필요할 때마다 전체 연구 및 구매 프로세스를 거치지 않고 Lysol 벤더와 맺은 계약 및 관계에 의존할 것입니다.
B2B 대 B2C
구매에는 B2B(Business-to-Business) 거래와 B2C(Business-to-Costumer) 거래가 포함됩니다. B2C 거래는 항공편, 호텔 객실 또는 마사지를 예약할 때 관여하는 것입니다.
고객으로서 귀하는 귀하 자신의 조사뿐만 아니라 광고, 인플루언서 및 가족이나 친구의 추천을 기반으로 귀하 또는 귀하의 가족만을 위해 구매하고 있습니다. 당신은 당신이 구매하는 사업체와의 관계가 아니라 당신이 얻고 있는 제품이나 서비스에 더 관심이 있습니다.
B2B 거래에서는 구매 비즈니스와 벤더 비즈니스 간의 관계가 핵심입니다. B2B 거래는 일반적으로 금액이 높고 판매 주기가 더 길고 복잡한 대규모 구매입니다.
B2C 구매는 충동적이거나 강박적일 수 있지만 B2B 거래는 장기 목표 및 비즈니스 전략과 같은 여러 요소를 기반으로 계산된 결정입니다.
조달 단계
조달은 비즈니스를 위한 상품 및 서비스를 획득하는 전체 프로세스입니다. 여기에는 여러 단계가 있으며 각 단계에는 특별한 주의와 주의가 필요합니다.
- 니즈 인식. 이것은 기업이 연구를 시작하는 조달의 첫 번째 단계입니다. 호텔이나 카지노를 운영하려면 무엇이 필요합니까? 우리는 조명, 의자, 침구, 샤워 커튼, 냉장고, 포커 칩에 대해 이야기하고 있습니다. 얼마나? 얼마나 빨리? 얼마나 좋은 가격을 얻을 수 있습니까?
- 구매 요청 및 검토. 구매 요청서는 비용 지불 허가를 요청하는 공식 서면 문서입니다. 여기에는 구매하려는 제품, 수량 및 가격, 해당 부서 및 기타 주요 데이터가 포함됩니다. 그런 다음 관리자와 부서장은 요청을 검토하고 설정된 예산 내에 있는지 확인합니다. 승인되면 요청이 구매 주문서(PO)가 됩니다.
- 권유 프로세스. PO가 접수되면 조달 계획 및 권유 프로세스를 시작할 때입니다. 간단히 말해서 권유는 잠재적 공급자에게 입찰을 요청하는 과정입니다. 당신은 최고의 가격과 신뢰성으로 최고의 공급품을 찾고 있습니다.
- 평가 및 계약 협상. 다음으로 조달 팀이 공급업체 성과, 추천 및 견적을 기반으로 최적의 가격과 적합성을 평가함에 따라 권유 프로세스가 종료됩니다. 공급업체가 선택되고 PO를 인정하고 수락하면 법적 구속력이 있는 계약이 활성화됩니다.
- 주문 관리 및 PO 매칭. 상품 또는 서비스는 합의된 기간 내에 배송됩니다. 구매자는 수령한 내용을 PO, 영수증 및 송장과 비교합니다. 그런 다음 승인을 위해 송장이 전송됩니다.
- 기록 보관. 송장에 대해 분쟁이 없는 경우 회사에서 거래를 처리합니다. 기록은 향후 참조 및 IRS의 잠재적인 감사를 위해 보관됩니다.
전자 조달이란 무엇입니까?
우리는 조달이 무엇인지 알고 있습니다. 그렇다면 eProcurement에 대한 이 모든 것이 무엇일까요? 전자 조달 온라인으로 상품 및 서비스를 요청, 주문 및 구매하는 프로세스입니다.
B2C 거래인 전자 상거래와 달리 eProcurement는 B2B 프로세스입니다. 공급업체 평가 및 선택, 계약 관리, 송장 관리와 같은 상호 작용을 용이하게 합니다. 그리고 이를 위해 웹 인터페이스를 사용합니다.
eProcurement의 목표는 다소 구식인 Procurement와 마찬가지로 최적의 가격과 최적의 시간표로 상품과 서비스를 획득하는 것입니다.
그러나 많은 연구, 작업 및 시간과 같은 인력을 요구하는 대신 인터넷과 소프트웨어를 사용합니다. eProcurement는 공급업체 계약 교환 및 온보딩 설문지 작성과 같이 바쁜 직원이 완료해야 하는 번거로운 작업을 처리합니다.
전자 조달 솔루션
수동 조달은 더 느리고 비용이 많이 들며 인력을 많이 소모하는 비즈니스 방식입니다. 여전히 수동 종이 기반 시스템을 사용하고 있다면 더 높은 처리 비용, 긴 조달 주기 및 가시성 부족 문제를 겪고 있을 가능성이 높습니다. 다음과 같은 eProcurement 소프트웨어를 사용하여 BirchStreet 시스템, 조달 프로세스를 완전히 자동화할 수 있습니다.
eProcurement 소프트웨어는 조달의 모든 단계를 간소화하고 강화할 수 있습니다. 하나의 인터페이스에서 크고 작은 모든 공급업체에 연결할 수 있습니다. 모든 공급업체가 한곳에 있으므로 귀하의 요구 사항을 정확히 파악하기 위한 조사를 쉽게 시작할 수 있습니다.
구매 요청 및 검토는 모두 디지털 방식으로 수행되어 종이 및 다른 사무실이나 부서로의 배송 시간을 절약할 수 있습니다. 그러면 승인된 PO가 입찰 공급업체에 의해 이행될 준비가 됩니다. 이 모든 것이 디지털화되어 더 쉽게 추적, 비교 및 설명할 수 있습니다. 최고의 가격으로 최고의 공급업체를 선택하는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다.
마찬가지로 계약 협상 및 활성화는 온라인으로 이루어지며 필요한 서명을 쉽게 받을 수 있습니다. 구매 요청 및 PO와 같은 계약은 클라우드에 안전하게 저장됩니다. 깔끔하고 직관적으로 구성되어 있고 접근하기 쉬우며 홍수, 화재 및 컴퓨터 충돌로부터 안전합니다.
eProcurement를 사용하면 모든 주문 관리 및 PO 매칭이 소프트웨어에서 수행됩니다. 이를 통해 빠르고 정확한 검토 및 매칭 프로세스를 보장합니다. 모든 불일치는 소프트웨어에 의해 선택되고 표시됩니다.
인보이스 관리는 eProcurement 소프트웨어를 사용하면 간단합니다. 하나의 인터페이스에서 인보이스를 수신, 검토, 지불 및 제출할 수 있습니다. 아직 수표를 쓰고 있다면 이 소프트웨어가 도움이 될 것입니다.
수표는 비싸고 처리하는 데 시간이 오래 걸리며 ACH 지불보다 사기에 더 취약합니다. 자동 클리어링 하우스 결제는 빠르고 저렴하며 안전합니다. 다음과 같은 서비스 버치스트리트 페이 버튼 클릭으로 벤더에게 지불하고 현금 보상을 받을 수 있습니다.
전자 조달 혜택 정보 투명성
eProcurement로 전환하면 얻을 수 있는 이점은 엄청나고 다양합니다. 오늘날의 세계에서 당신은 자동화되거나 뒤쳐져 있습니다. 여행하는 사람들의 81% 호텔에서 더 나은 디지털 고객 서비스를 원합니다.
더 많은 타월 요청과 같은 일이 자동화된 온라인 시스템에 의해 처리되는 경우 조달과 같은 필수적인 일을 느리고 오류가 발생하기 쉬운 수동 시스템에 맡겨서는 안 됩니다. 그리고 이점은 재채기 할 것이 없습니다.
eProcurement는 정보 투명성을 창출합니다. 데이터가 한 비즈니스에서 다른 비즈니스로 전송될 때 eProcurement 소프트웨어를 통해 양 당사자가 데이터를 더 잘 볼 수 있습니다. 데이터를 쉽게 볼 수 있는 이 방법은 구매 행동을 인식하고 불량 지출을 줄이며 구매력을 활용하는 데 도움이 될 수 있습니다.
eProcurement는 회사의 수익을 돕습니다.
eProcurement는 기업이 비용을 절감할 수 있도록 도와줍니다. 수동 시스템은 종종 비용을 간과하고 회사에 많은 비용을 초래하며 종종 매우 오랜 시간이 걸립니다. eProcurement 소프트웨어는 이러한 실수와 오류를 제거하여 광고와 같은 다른 비즈니스 강화 관행에 사용할 수 있는 회사 비용을 절약할 수 있습니다.
eProcurement로 직원의 시간과 에너지 절약
직원들은 창의적이고 새로운 것을 배워야 하는 업무를 수행할 때 가치와 성취감을 느낍니다. 데이터 입력 및 분석은 이 범주에 속하지 않습니다. eProcurement는 직원들이 이러한 단조로운 작업과 관련된 시간과 지루함을 줄여줄 수 있습니다.
eProcurement로 조달 주기 단축
수동 프로세스에는 시간이 걸립니다. 제공하고 싶지 않은 시간과 공급업체 관계에 문제를 일으킬 수 있는 시간입니다. 자동화된 프로세스를 통해 프로세스 주기를 단축하고 생산성을 높이며 비용을 절감하고 더 큰 수익을 창출할 수 있습니다.
eProcurement는 재고 관리를 향상시킵니다.
회사는 항상 재고 상태를 명확하게 이해해야 합니다. 자동화된 시스템은 위치 및 창고에 들어오고 나가는 항목을 실시간으로 추적할 수 있습니다. 인벤토리에 대한 이해가 향상되면 비즈니스에서 더 나은 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.
환대 사업의 규모에 관계없이 eProcurement로 전환하면 도움이 됩니다. 회사의 요구 사항에 가장 적합한 서비스와 소프트웨어를 조사하여 오늘 첫 단계를 수행한 다음 정확성, 시간표, 비용 및 공급업체 관계를 개선할 준비를 하십시오.