귀하가 운영하는 환대 산업 분야에 관계없이 송장 관리보다 더 중요한 몇 가지 작업이 있습니다. 적절한 인보이스 발행을 통해 호텔(또는 기타 시설)이 비즈니스 운영과 관련된 많은 반복 비용을 처리할 수 있는 충분한 현금을 확보할 수 있습니다. 인력 충원, 식음료 조달, 시설 유지 관리, 기타 필요한 제품 및 서비스 확보와 같은 비용은 빠르게 증가할 수 있습니다.
건전한 송장 관리 관행이 없다면 회사는 곧 현금 흐름 관리에 심각한 문제를 겪게 될 것입니다. 이는 일반적으로 대기업과 동일한 대규모 현금 보유고가 없는 소규모 접객업 비즈니스에 특히 문제가 될 수 있습니다.
BirchStreet Pay를 사용하면 입증된 송장 관리 방식을 구현하여 호텔의 재정적 안정성을 더 잘 보장할 수 있습니다. 주어진 주, 월 또는 연도에 서비스를 제공하는 손님의 수에 관계없이 송장 처리 방법을 개선하면 시설에 상당한 이익을 가져다 줄 것입니다.
1. 가능할 때마다 자동화
많은 접객업에는 매월 또는 심지어 매주 처리할 수 있는 다양한 반복 비용이 있습니다. 너무 많은 인보이스가 날마다 도착하기 때문에 인보이스 관리를 전적으로 수동 처리에 맡기면 인적 오류가 발생할 위험이 큽니다.
송장이 복잡할수록 심각한 오류가 있을 가능성이 높아집니다. 의료 청구 업계는 확실히 환대와 상당한 차이가 있지만 해당 업계의 청구서 분석에 따르면 40~80퍼센트 인보이스에 오류가 있습니다.
환대 산업의 인보이스 발행은 다행스럽게도 그다지 복잡하지는 않지만, 이 통계는 특히 수동 처리가 관련된 경우 청구 오류가 인보이스에 반영되기가 얼마나 쉬운지를 보여줍니다. 중복 청구서 및 지불 누락과 같은 오류는 환대 조직의 현금 흐름을 관리하는 데 특히 골칫거리가 될 수 있습니다.
하나의 인보이스(심지어 디지털 방식으로 전달 및 처리되는 인보이스)에 더 많은 "터치"가 필요할수록 오류 가능성이 커집니다. 데이터 입력 오류로 인해 초과 지불 또는 미달 지불은 물론 부정확한 세금 계산 또는 송장 분실 가능성이 발생할 수 있습니다. 이러한 문제는 나중에 공급업체가 연체료나 기타 벌금을 부과할 때 큰 문제를 일으킬 수 있습니다.
2. 다양한 문서 유형 지원 보장
받은 상품이나 서비스에 대한 송장을 받기 전에 접객업체는 종종 구매 주문서를 작성해야 합니다. 구매 주문서(PO)를 통해 환대 기업은 공급업체와 명확한 기대치를 설정할 수 있습니다. 구매하는 제품 또는 서비스, 수량, 단위당 가격, 배송 날짜 및 위치(해당되는 경우)와 같은 정보까지 설명합니다.
구매 주문서는 특히 주문량이 많은 경우 내부 팀에게 매우 중요합니다. 구매 주문은 기본적으로 비용 초과 및 중복 요청을 방지할 수 있도록 가격 책정 계약을 명확히 하는 문서 추적을 생성합니다. 이러한 문서는 재고 가시성을 제공하여 식품이든 세탁 용품이든 재고를 보다 효과적으로 관리하는 데 도움이 됩니다.
품질 재고 관리 시스템을 사용하면 규제된 조달 및 승인 프로세스가 필요하지 않은 소기업 비용에 대한 비 PO 송장 및 신용 메모뿐만 아니라 PO 송장을 생성하고 추적할 수 있습니다.
공급업체가 구매 주문을 수락한 후에는 합의된 조건에 따라 해당 주문을 이행해야 합니다. 귀사가 공급업체로부터 송장을 받으면 원래 구매 주문서와 주의 깊게 비교하여 모든 것이 일치하는지 확인해야 합니다.
회사에서 이 데이터를 추적하는 데 도움이 되는 재고 관리 시스템을 사용하면 비용을 훨씬 쉽게 책정하고 양호한 현금 흐름을 유지할 수 있습니다.
3. 디지털 도구를 사용하여 인보이스 데이터 활용
건전한 송장 관리는 환대 사업이 자금을 사용하는 방법과 이를 보다 효과적으로 수행할 수 있는 방법에 대한 핵심 통찰력을 제공할 수 있으며 제공해야 합니다.
최근 BirchStreet Systems 세미나 제목 2022년에 Hospitality의 디지털 인보이스로의 전환 디지털 송장 관리가 환대 업계의 호텔 및 기타 업체에 얼마나 많은 도움이 될 수 있는지 강조했습니다. 약 80%가 종이이고 20%가 전자인 시스템에서 종이가 20%, 전자가 80%인 시스템으로 전환함으로써 객실이 평균 250개인 호텔은 연간 송장 관리 비용을 $81,250에서 $6,500로 줄일 수 있습니다.
이 중 대부분은 디지털 인보이스 관리 시스템의 간소화된 특성에서 비롯됩니다. BirchStreet Pay와 같은 도구를 사용하여 디지털화하면 송장 처리 시간을 크게 단축할 수 있으므로 비즈니스가 공급업체 결제 조건을 개선하고 공급업체의 조기 결제 할인에 더 많이 액세스할 수 있습니다. 이를 통해 더 적은 리소스로도 더 많은 트랜잭션을 완료할 수 있으므로 인건비와 처리 비용이 크게 절감됩니다.
아마도 더 중요한 것은 디지털 인보이스 발행 시스템을 통한 정확한 실시간 데이터를 통해 이해 관계자가 지출 활동과 관련하여 부서장에게 신뢰할 수 있는 정보를 제공할 수 있다는 것입니다.
이를 통해 정보에 입각한 의사 결정을 내리고 호텔과 개별 공급업체의 관계에 대한 더 깊은 통찰력을 얻을 수 있습니다. 호텔이 너무 많이 지출하거나 예산이 적절하게 할당되지 않은 영역을 쉽게 파악할 수 있습니다. 실시간 정보를 통해 경영진은 현금 흐름을 개선하기 위해 이러한 재정적 문제를 신속하게 해결할 수 있습니다.
4. 인보이스 타이밍을 현금 흐름 요구 사항에 맞추십시오.
비즈니스에 마지막으로 필요한 것은 공급업체로부터 현금 흐름이 이미 빡빡한 시점에 도착하는 막대한 송장입니다. 특히 해당 송장에 즉각적인 지불이 필요한 경우 더욱 그렇습니다. 접객업 리더는 회사의 현금 흐름 요구에 도움이 될 공급업체와 송장 타이밍을 설정하기 위해 노력해야 합니다.
진행 중인 주문의 경우 격주 또는 월말과 같이 정기적인 청구 간격을 설정해야 할 수 있습니다. 대규모 프로젝트(예: 호텔 로비 리노베이션)의 경우 작업 완료 시 전액을 지불하는 것이 현금 흐름 목적에 더 나은지 또는 프로젝트의 특정 단계가 완료될 때 부분적으로 지불하는 것이 더 나은지 결정하십시오.
이러한 인보이스 지불을 예약하는 시기는 귀하의 현금 흐름 요구 사항에 따라 결정해야 합니다. 일부 호텔에서는 한 달 동안 일관된 요율로 인보이스를 지불하는 것이 가장 쉬울 수 있습니다. 다른 사람들은 자신의 인보이스가 채워지는 월말에 모든 지불을 하는 것이 더 나을 수도 있습니다.
이를 위해서는 공급업체와 일정 수준의 협상이 필요할 수 있습니다. 인보이스가 얼마나 자주 전달되고 지불 조건이 어떻게 되는지와 같은 세부 사항을 포함하여 모든 지불 조건은 비즈니스 관계가 시작될 때 합의되어야 합니다. 일부 공급업체는 조기 지불 또는 유연한 납기일에 대한 인센티브를 기꺼이 제공하지만 이러한 세부 사항은 사전에 충분히 해결해야 합니다.
5. 전자 결제 활성화
가상 전자 지불은 종이 수표를 쓰는 것보다 훨씬 효율적입니다. 이러한 거래는 신속하고 안전하게 완료될 수 있으므로 공급업체가 적시에 대금을 받을 수 있습니다.
특히, 많은 전자 결제 솔루션은 이제 연중무휴로 전송될 수 있는 실시간 결제를 가능하게 합니다. ㅏ 조사 ABA Banking Journal에 게재된 보고서에 따르면 비즈니스 리더의 81%는 "즉시 사용 가능한" 디지털 결제의 확산이 비즈니스 수행 방식을 획기적으로 변화시킬 것으로 예상합니다.
설문 조사에서 52%는 현금 흐름 관리 개선을 위한 가치 있는 솔루션으로 실시간 결제를 언급했으며, 46%는 일반 계정 지불 활동을 개선하는 데 도움이 될 것이라고 말했습니다. 조사 대상자의 3분의 2는 실시간 결제가 가능해짐에 따라 현금 및 종이 수표 결제를 중단할 것으로 예상한다고 말했습니다.
이 최종 통계는 인보이스 관리 시스템 업데이트를 꺼리는 사람들에게 매우 중요합니다. 귀하의 조직이 전자 결제 솔루션으로 전환하는 것에 대해 현재 어떻게 생각하고 있는지에 관계없이 공급업체가 전환할 준비가 되어 있을 가능성이 높습니다.
환대 브랜드가 원활하게 운영되는 데 도움이 되는 선호하는 공급업체와 강력한 관계를 유지하려면 내부 팀의 선호도에 관계없이 이러한 전환이 필요할 수 있습니다.
BirchStreet Pay로 인보이스 관리를 혁신하십시오
접객업체는 매주 수많은 송장과 구매 주문서를 보내고 받습니다. 건전한 송장 관리 시스템을 통해 팀은 송장을 보다 효과적으로 생성, 추적 및 제출할 수 있으며 동시에 비즈니스를 위한 강력한 현금 흐름을 보장할 수 있습니다.
와 함께 버치스트리트 페이, 종이 수표를 쓰거나 환대 사업이 신용 카드 사기에 노출되는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 이 혁신적인 시스템은 구매할 때마다 캐쉬백을 받는 가상 카드를 사용하여 결제를 관리하는 단일 솔루션을 제공합니다.
BirchStreet Pay는 현대적인 보안 조치로 보호되고 컨시어지 수준의 지원을 받는 모든 거래와 함께 버튼을 눌러 결제할 수 있는 사용하기 쉬운 인터페이스를 제공합니다.
유연한 워크플로 및 상세 보고를 통해 회계/ERP 시스템과의 통합을 간소화하는 동시에 결제에 대한 완전한 가시성을 제공합니다. 공급업체 온보딩 팀은 공급업체가 가상 카드 결제를 수락하도록 전환하는 데 도움을 줄 수도 있습니다.
BirchStreet Pay를 사용하면 캐쉬백을 받는 동시에 종이 수표, 규정 준수 비용 및 기타 비용을 줄일 수 있습니다. 비용 절감에서 구매 투명성에 이르기까지 조직은 비용 및 송장 관리 요구 사항을 더 잘 이해하여 향후 더 나은 재무 관행으로 이어질 수 있습니다.