통계에 따르면 29.11인보이스의 TP3T 팬데믹 이후의 미국에서는 제때 지급되며, 이미 난잡한 인보이스 세계는 더욱 복잡해졌습니다.
그러나 아무리 복잡하더라도 인보이스는 조달-지불(P2P) 프로세스의 기본적인 부분입니다. 먼저 경영진과 바로 뒤를 잇는 관련 직원은 능률적인 P2P 프로세스를 위해 송장 관리 문제를 식별하고 수정하는 방법을 알아야 합니다.
인보이스 관리가 필요한 이유
C-Suite Hospitality 임원으로서 당신은 할 일이 많습니다. 전체 회사를 운영해야 합니다. 협상할 계약, 조달할 공급품, 관리할 브랜드, 육성할 직장 문화, 감탄할 고객, 높이거나 높이 유지해야 할 등급. 인보이스 관리에 대해 왜 갑자기 소란을 피웠습니까? 영원히 존재해 왔고 확실히 이미 프로세스가 마련되어 있는 것입니다.
먼저 전자세금계산서입니다. 전자세금계산서는 엄청난 속도로 성장하고 있으며, 80%로 예상되는 성장 2027년까지. 송장 관리 프로세스에서 아직 전자 방식을 사용하고 있지 않다면 변경해야 하며 신속하게 변경해야 합니다. 전자 인보이스 발행은 더 빠르고 저렴하며 실수할 가능성이 적습니다. 이 문서의 뒷부분에서 구현 방법과 이유에 대해 자세히 설명합니다.
둘째, 편재하는 유령: 세금. 인보이스를 체계적이고 철저하게 관리하면 세금 납부가 쉬워질 뿐만 아니라 감사를 받지 않도록 방지할 수 있습니다. 그리고 감사를 받은 적이 있다면 잘 고려된 시스템을 통해 중요한 문서를 쉽게 찾을 수 있으므로 프로세스가 훨씬 덜 고통스러울 것입니다.
셋째, 인보이스 지불 지연으로 인한 문제를 피하십시오. 여기에는 서비스 중단, 징수 시합(및 임박한 수수료), 신용 점수 차감 또는 귀하에 대한 법적 조치가 포함될 수 있습니다. 대유행이 만연한 세상에서 연체료가 일반적인 것처럼 보이지만 그 결과는 사라지지 않았습니다.
문제 1: 공포
송장은 두 당사자 간의 판매에 대한 물리적 표시입니다. 판매자가 제공하는 제품 또는 서비스와 구매자에게 부과되는 가격을 항목별로 분류합니다. 그들은 비즈니스 거래에서 배치, 처리, 배송 및 최종 지불을 돕습니다. 그러나 그 모든 것을 차치하고 수신된 청구서가 실제로 청구서로 귀결되는 것을 무시할 수 없습니다.
메일 더미를 파헤쳐 본 적이 있다면 정크 메일, 중요한 정보 또는 알림, 개인 메일 및 보관하고 싶은 항목, 청구서 등 발생하는 정렬 프로세스에 익숙합니다. 너무 자주 청구서는 "나중에 처리"되도록 옆으로 설정됩니다.
성공적인 회사에서는 이러한 사고방식을 가질 수 없습니다. 인보이스는 비즈니스의 건전성에 매우 중요하며 신속하게 구성하고 처리해야 합니다. "청구서 공포"가 직장에 스며들지 않도록 하십시오.
문제 2: 잘못된 송장 분류
불행하게도 다행스럽게도 어떻게 보느냐에 따라 여러 종류의 청구서가 있습니다. 일부는 즉각적인 지불이 필요하고 일부는 그렇지 않지만 모두 세심한 주의가 필요합니다. 다음은 귀하가 받을 수 있는 몇 가지 기본 청구서 유형입니다.
- 제안 송장. 이를 통해 프로젝트나 제품이 최종적으로 비용이 얼마나 들게 될지 제안할 수 있습니다.
- 임시 송장. 이들은 종종 현재 요금을 상기시키기 위해 장기 프로젝트 중에 전송됩니다.
- 반복 송장. 이들은 종종 일반 또는 반복 고객에게 사용됩니다.
- 기한이 지난 송장. 제때 지불하지 않은 결과로 발생한 추가 비용이 있을 수도 있지만 이름에서 알 수 있는 것입니다.
- 최종 송장. 이것은 프로젝트가 끝날 때, 아마도 제안 송장 및 중간 송장 이후에 전송됩니다.
인보이스 관리 시스템에는 이를 서로 별도로 분류하는 방법이 있어야 합니다. 읽으면서 일부는 즉각적인 지불이 필요하고 일부는 그렇지 않다는 것을 알게 될 것입니다. 받은 인보이스는 적어도 이 메트릭으로 분류됩니다.
이를 구성하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 별도의 프로젝트 내에서 각 유형의 인보이스 및 하위 부문에 대한 파일을 가질 수 있지만, 프로젝트별로 파일링하고 인보이스를 받은 순서대로 보관하고 즉각적인 지불이 필요한 항목에 플래그를 지정하고 적시에 처리하는 것이 더 쉬울 수 있습니다.
중간 및 최종 송장을 받을 때 제안 송장을 편리하게 보관하면 실제 비용이 예측 및 합의된 비용을 얼마나 가깝게 반영하는지 추적할 수 있으므로 적절한 경우 질문하고 문제를 제기할 수 있습니다.
종이로 작업하는 경우 별도의 범주가 명확하게 표시된 전용 바구니, 폴더 또는 파일을 만드십시오. 하지만 가장 잘 정리된 종이 시스템도 어수선하게 느껴지기 시작할 수 있습니다.
전자 파일링 시스템을 사용하는 것이 좋습니다. 하드카피 문서를 받으면 스캔하여 업로드할 수 있으며 전자 파일을 전자적으로 허가를 받으면 여러 직원이 액세스할 수 있는 무료 시스템인 Google 문서와 같은 장소로 전자 파일을 쉽게 옮길 수 있습니다.
Google 문서에서 표를 만들면 자동으로 Google 드라이브에 업로드되므로 사무실 컴퓨터 충돌 및 모든 전자 파일 손실(또는 홍수, 화재 또는 기타 손실로 인해 종이 시스템이 손상될 염려가 없습니다. ).
문제 3: 부진한(또는 누락된) 원장 시스템
한 학자에 따르면 몬태나 대학교, “총계정원장 시스템은 회계 시스템의 핵심입니다.” "… 사업 내 각 계정의 잔액 기록"으로서 일상적인 기능에 필수적일 뿐만 아니라 세금 시즌에 있어 기본이 됩니다. 수익, 비용 및 기타 모든 재무 정보를 원장 내에 정리하십시오.
앞서 언급한 이유로 이 원장을 온라인에 두는 것도 좋은 생각입니다.
문제 4: 지정된 시간이나 사람이 없음
송장을 잘 관리하려면 송장을 담당할 사람을 지정해야 합니다. 많은 회사에서와 같이 이 작업을 전담하는 사람이 한 명도 없는 경우 책임자가 누구인지, 문서 작업을 언제 해야 하는지 명확하게 확인하십시오.
청구서 지불 및 송장 구성이 처리되는 특정 날짜를 예약하십시오. 일정을 철저히 지키십시오. 한 번 미루어지면 그 일이 몇 번이고 그 사이에 어떤 기한을 놓칠지 누가 알겠는가. 임명된 사람은 또한 접수 및 지불된 청구서의 상태에 대한 기록을 유지해야 합니다.
문제 5: 여전히 수표를 쓰고 있습니다.
2022년입니다. 현실을 직시합시다: 수표를 쓰는 시대는 우리 뒤에 있습니다. 필기에서 인쇄로 업그레이드했다고 해서 결제의 진화는 끝나지 않았습니다. 첫 번째 이유: 수표가 비싸다. ACH를 통해 지불하는 것보다 수표로 지불하는 것이 평균적으로 약 3배 더 비쌉니다. ACH는 또한 더 안전한 그리고 더 빠르게.
수표는 ACH 결제와 달리 사기에 취약합니다. 또한 처리 시간이 최대 5일(영업일 기준)이므로 급변하는 세상에서 비즈니스 속도가 느려집니다. 여전히 수표를 사용하고 있다면 더 안전하고 빠르며 비용 효율적인 옵션으로 전환하라는 신호입니다.
결제를 처리하는 가장 좋은 방법은 버치스트리트 페이, 에서 사용할 수 있는 도구 버치스트리트. BirchStreet Pay는 결제를 수표에서 가상 카드로 전환하는 데 도움이 됩니다. 수표와 관련된 비용을 없애 비용을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 BirchStreet Pay의 보상으로 캐쉬백을 받을 수 있습니다.
이 도구는 설정 및 사용이 간편합니다. 간단한 인터페이스를 통해 버튼을 눌러 결제할 수 있습니다. 또한 높은 수준의 보안 기능과 우수하고 접근하기 쉬운 고객 서비스를 제공합니다. 수표의 날을 죽게하십시오.
문제 6: 우편으로 인보이스를 받고 있습니다.
가능하면 우편으로 청구서를 받지 마십시오. 이메일로 송장을 받으면 우편물을 분류하고 문서를 전자 시스템으로 스캔하는 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 종이와 사무실 보관 공간도 절약할 수 있습니다.
거래하는 사람에게 이메일을 통해 인보이스를 보내달라고 요청하세요. 이는 거래의 양쪽 끝에서 리소스를 절약하므로 어려운 판매가 아닙니다.
문제 7: OCR 기술을 활용하지 않고 있습니다.
현대화가 진행되는 동안 OCR(광학 문자 인식) 소프트웨어에 대해 이야기해 보겠습니다. 이 소프트웨어는 디지털 문서 내의 텍스트 문자를 인식합니다.
이렇게 하면 인보이스의 정보가 자동으로 회계 시스템에 입력되어 동일한 작업을 수동으로 수행하는 데 시간을 할애할 필요가 없습니다. 이렇게 하면 인보이스당 평균 약 5분을 절약할 수 있으며 회사에서 일반적으로 처리하는 인보이스 수에 따라 최대 하루의 시간이 추가될 수 있습니다.
바쁘고 회복 중인 세상에서 어떤 것들은 균열 사이에 떨어질 여유가 없습니다. 인보이스 관리도 그 중 하나입니다. 비즈니스를 번창하게 하려면 송장 관리 내에서 일반적인 문제를 해결하고 있는지 확인하십시오.
- 조직, 조직, 조직.
- 시간을 지정하고 따로 설정하고 소프트웨어를 구현합니다.
귀하가 귀하의 회사를 능동적으로 찾고 있을 때 귀하를 돌보기 위해 더 잘 설정될 것입니다.