사업을 하고 있다면 인보이스를 관리하고 있는 것입니다. 인보이스 관리는 체계적인 재무 원장을 유지하고 비즈니스에 자금이 유입되도록 유지하며 세금 시즌에 대비하는 데 매우 중요합니다.
소수의 고객만 있으면 인보이스 관리가 비교적 간단하지만 일단 비즈니스를 확장하기 시작하면 빠르게 복잡해질 수 있습니다. 적절한 전략이 없으면 인보이스가 분실되거나 잘못 접수되거나 너무 늦게 지불될 수 있습니다.
모든 것을 손으로 꼼꼼하게 처리하더라도 처리 시간이 길어져 비즈니스 파트너가 만족하지 못할 정도입니다. 이는 비즈니스의 전반적인 평판에 영향을 미칠 수 있습니다. BirchStreet 시스템 수동 송장 관리의 위험성에 대해 알고 있으며 문제를 해결할 수 있습니다. 답은 자동화입니다.
자동 송장 처리란 무엇입니까?
인보이스 정보 및 결제, 금액 징수. 이를 통해 기업은 더 많은 통제력을 가질 수 있으며 자동화 시스템의 정보는 클라우드에 저장되기 때문에 홍수나 화재와 같은 자연 재해(또는 사람의 실수)로 인해 중요한 파일이 손실되는 것을 방지할 수 있습니다.
송장 관리를 자동화하면 처리 시간을 단축하고, 실수를 방지하고, 서류 정리 시스템을 구성하고, 비즈니스 파트너와의 관계를 개선하는 데 도움이 됩니다. 시간과 인력을 절약할 수 있습니다.
먼저 지불해야 하는 사람들에게 인보이스를 보내는 과정에 대해 이야기하겠습니다.
1. 송장을 어떻게 만드나요?
송장을 작성할 때 매번 손으로 작성합니까, 아니면 템플릿이 있습니까? 템플릿을 아직 사용하지 않는 경우 템플릿이 더 빠르고 정확하며 중요한 정보를 놓치지 않도록 전환하는 것이 좋습니다.
템플릿을 선택하거나 자신만의 템플릿을 만드는 데 도움이 되는 소프트웨어가 많이 있습니다. 이러한 템플릿을 작성하는 데 필요한 정보는 다음과 같습니다.
- 송장 번호
- 클라이언트 정보 테이블(이름, 주소, 연락처 정보 등…)
- 수량을 포함한 항목별 영수증
- 모든 비고
인보이스 작성 시 약관을 포함하여 승인 조건을 지정하십시오. 또한 수행해야 할 수 있는 추가 작업에 대한 단계별 지침을 배치합니다.
2. 송장을 어떻게 보내십니까?
모든 인보이스 전송 시스템이 동일하게 만들어지는 것은 아닙니다. 하드카피 송장을 우편으로 보내는 경우 개선의 여지가 많습니다. 이것이 가장 느린 방법입니다. 또한 우편 시스템의 분실 위험에 노출됩니다.
더 빠른 방법은 이메일입니다. 이렇게 하면 전자 파일링 시스템에 쉽게 저장할 수 있는 인보이스의 전자 추적이 있습니다. 인보이스는 받는 사람의 받은 편지함에 즉시 도착합니다. 추가 보안을 위해 송장을 PDF로 변환해야 합니다.
인보이스를 보내는 더 좋은 방법은 인보이스 발행 소프트웨어를 이용하는 것입니다. 인보이스 발행 소프트웨어는 인보이스를 디자인하고 브랜드를 지정하고 몇 분 안에 발송할 수 있도록 도와줍니다. 고객이 인보이스 발행 소프트웨어를 통해 전송된 인보이스를 볼 때 동시에 지불할 수 있는 링크를 보게 됩니다. 이는 인보이스 수신자에게 더 빠르고 편리하며 더 빨리 지급받을 수 있습니다.
이제 받은 인보이스를 처리합니다.
3. 미지급금 프로세스는 어떻게 됩니까?
AP(Account Payable) 프로세스는 단순히 인보이스를 지불하는 것이 아닙니다. 많은 돈을 잃을 위험이 있는 곳이기 때문에 철저하고 안전한 AP 과정에 들어가는 것이 많습니다.
예를 들어, 구글과 페이스북 사기 송장을 회사에 보내는 가짜 회사를 만든 사이버 사기꾼에게 각각 $23 백만과 $100 백만을 잃었습니다. 결국 회수되었지만(대부분의 인보이스 사기 사건에서 드문 일임) 회사는 적법성을 철저히 확인하지 않고 "회사" 인보이스를 지불함으로써 많은 돈을 잃었습니다.
재정 상태를 추적하고 잠재적인 사기를 피하려면 철저한 AP 프로세스를 따르십시오.
먼저 송장을 구매 주문서(PO)와 일치시킵니다. 거래가 성사된 후 구매자에게 PO가 발급되며, 주문한 항목, 금액, 누구, 누구, 배달 날짜를 지정합니다. 또한 고유한 PO 번호가 있으며 이것이 없으면 완전하지 않습니다. 다음 단계를 진행하기 전에 PO 누락 또는 PO 번호 불일치와 같은 모든 불규칙성을 해결해야 합니다.
PO를 찾아 송장과 일치시킨 후 승인을 위해 관리자 또는 고위 직원에게 보냅니다. 바라건대 그들은 회사가 정기적으로 거래하는 사람에 대해 잘 알고 과거에 지나쳤을 수 있는 의심스러운 것을 표시할 수 있기를 바랍니다. 다음으로 ERP(Enterprise Resource Planning) 시스템을 업데이트하여 송장의 수령 및 임박한 지불을 반영하십시오.
마지막으로 이전 단계가 완료된 후에만 지불을 발행하십시오.
4. 실제로 공급자에게 어떻게 지불하고 있습니까?
마지막 단계까지 AP 프로세스를 완료했습니다. 이제 공급업체에 대금을 실제로 지급할 때입니다. 어떻게 하시겠습니까? 아직도 수표를 쓰십니까?
그렇다면 이 지불 방법이 비용이 드는 시간, 비용 및 보안을 모를 수 있습니다. 수표는 손으로 쓴 것이 아니라 인쇄된 것이라 하더라도 다른 유형의 결제보다 시간이 많이 걸립니다. 편지를 쓰고 봉투를 채우는 것뿐만 아니라 그것들을 보내기 위해 우체국에 가고 그것들을 얻기 위해 은행에 가려면 시간이 걸립니다.
게다가 수표는 대체 지불 방법보다 더 비쌉니다. 수표 비용은 팝당 약 $1.22이지만 평균 ACH(자동 교환소) 지불 비용은 $0.29에 불과합니다. 많은 양의 지불을 하는 경우 이 비용 격차는 시간이 지남에 따라 재정에 실제로 영향을 미칠 수 있습니다.
버치스트리트 페이 수표 작성과 관련된 비용, 추가 시간 및 위험을 피하는 데 도움이 되는 인보이스 발행 소프트웨어 중 하나입니다. 그것은 당신의 삶을 더 쉽게 만들어 줄 뿐만 아니라 당신의 공급자에게 돈을 지불하는 것과 같은 간단한 일에 대해 현금 보상을 받을 수 있게 해줄 것입니다.
가상 카드를 수표로 전환하여 작동하며, 이 카드를 사용하면 캐쉬백 보상을 받을 수 있습니다. BirchStreet Pay를 사용하면 안전하고 보람 있는 결제를 신속하게 할 수 있습니다.
5. 인보이스를 어떻게 제출하고 있습니까?
체계적인 파일링 시스템은 모든 운영 비즈니스에 매우 중요합니다. 다양한 유형의 인보이스 간의 차이점을 아는 것부터 시작하십시오. 여기에는 제안 송장, 임시 송장, 반복 송장, 연체 송장 및 최종 송장이 포함됩니다.
아마도 각각의 유형별로 색상 코딩을 고려하십시오. 이를 수행하는 쉬운 방법은 지역 사무용품점에서 색이 있는 스티커 탭을 집어 송장이 생성되고 수신되는 대로 표시하는 것입니다.
실제 파일을 보관하는 경우 전용 파일 캐비닛, 서랍 또는 바구니를 이 용도로 사용하십시오. 그러나 앞서 언급한 바와 같이 이로 인해 홍수, 화재 또는 인적 오류에 취약해질 수 있습니다. 송장을 제출하는 가장 좋은 방법은 자동 송장 제출을 사용하여 송장을 클라우드로 옮기는 것입니다.
과거에는 회사에서 인보이스를 생성, 분류, 지불 및 보관하기 위해 상근 장부 담당자를 고용해야 하는 경우가 많았습니다. 이것은 다소 반복적인 작업에 많은 인력이 필요합니다. 요즘에는 유료 장부와 같은 일을 할 수 있는 소프트웨어가 있습니다. 이 소프트웨어는 송장 템플릿 생성에서 송장을 올바르게 제출하고 정시에 지불하는 것까지 모든 작업을 수행할 수 있습니다.
인보이스 소프트웨어는 조직적이고 직관적이며 철저한 방식으로 문서를 정리할 수 있으므로 감사를 받는 경우에도 스트레스를 받지 않습니다. 모든 것이 안전하게 저장되고 구성되며 클라우드에서 검색할 수 있습니다.
6. 인보이스를 디지털화하고 있습니까?
인보이스 소프트웨어를 사용하려면 클라우드에 저장할 수 있도록 인보이스를 디지털화해야 합니다. 종이 송장으로 가득 찬 캐비닛이 있는 경우 불행하게도 이를 스캔하여 클라우드에 업로드하는 초기 작업을 거쳐야 합니다. 일단 그렇게 하면 궁극적으로 삶을 훨씬 더 쉽게 만들어 줄 디지털 인보이스로만 거래를 시작할 수 있습니다.
일단 또는 그 이전에 모든 물리적 서류를 클라우드에 업로드하면 현재 인보이스를 물리적에서 디지털로 이동할 수 있습니다. 이메일 또는 BirchStreet Pay와 같은 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하여 인보이스를 발행하고 발행된 인보이스를 지불하십시오. 더 이상 스캔하거나 종이를 자르지 않고 클라우드 기술을 통해 간편하게 송장을 관리할 수 있습니다.
비즈니스를 온라인 인보이스 발행 소프트웨어로 이전하면 엄청난 이점이 있습니다.
모든 것은 클라우드에 저장됩니다. 즉, 컴퓨터 충돌이나 썸 드라이브 분실로 인해 실제 복사본이 손실되거나 디지털 복사본이 손실되는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하면 브랜드 아이덴티티를 강화하기 위해 문서를 사용자 정의할 수도 있습니다.
또한 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하면 다양한 언어와 통화로 처리할 수 있으므로 국제 비즈니스를 쉽게 수행할 수 있습니다. 인보이스 소프트웨어는 또한 더 빠른 서비스를 자랑하고 잉크 및 종이 비용을 절약하며 언제 어디서나 액세스할 수 있습니다.
여전히 인보이스 관리를 수동으로 수행하고 있다면 보다 쉽고 안전하며 정확한 인보이스 발행 경험을 위해 온라인으로 전환하는 시작점이라고 생각하십시오.