Ardent Partners의 2021 AP 지표 보고서에 따르면 "동급 최고의 기업은 핵심 프로세스에 중점을 두고 매우 높은 속도로 ePayables 솔루션을 활용하여 송장 처리 비용이 80% 낮아졌습니다."라고 명시되어 있습니다.
이전 블로그에서에서 eProcurement 기술이 어떻게 효과적인 공급망 관리의 필수 구성 요소인지 논의했습니다. 오늘은 P2P 프로세스의 다음 단계인 송장 처리에 대해 집중적으로 살펴보겠습니다.
인보이스 처리
업계 조사에 따르면 재무 및 운영 리더들은 송장 디지털화를 통해 상당한 효율성을 얻을 수 있다는 것을 알고 있습니다. 송장 처리 자동화와 관련된 최종 비용 절감을 설명하기 위해 연간 6,500개의 수신 송장을 관리하는 풀 서비스 250개 객실 호텔을 예로 들어 보겠습니다.
인보이스당 평균 비용을 $12.50으로 보수적으로 가정하면 예시 호텔의 인보이스 처리에 드는 총 비용은 연간 $81,250입니다. 이 부동산이 비슷한 규모의 호텔 20개를 보유한 관리 회사의 일부인 경우 결과 비용은 $1,625,000에 달합니다. 동급 최고의 도구를 채택하고 송장 처리 모범 사례에 맞춰 조정하면 그 수를 80% 이상으로 줄일 수 있습니다. 위의 예를 사용하면 이는 다음을 의미합니다. 자산당 절감액은 $68,250, 관리 회사 포트폴리오 전반에 걸쳐 $1,365,000입니다.
이것이 어떻게 가능한지? 전체 P2P 프로세스를 디지털화함으로써 많은 노동력과 시간 집약적인 작업이 자동화되고, 향상된 가시성과 제어 기능으로 송장 초과 지불로 인한 누출도 제거됩니다. 동급 최고의 P2P 소프트웨어는 강력한 기업 리더십과 결합하여 직접적인 송장 처리 속도를 80%+로 끌어올릴 수 있습니다. 즉, 구매 주문서, 송장, 수령 기록이 모두 수량, 가격 및 기타 헤더 수준 세부 사항에 대해 사전 설정된 허용 한도 내에서 일치하기 때문에 송장 5개 중 4개는 직원의 수동 개입이 필요하지 않다는 의미입니다. 최근 10개의 풀 서비스 호텔과 리조트가 포함된 포트폴리오를 보유한 Northwood Hospitality는 P2P 프로세스를 디지털화하여 백오피스 시간을 2,000시간 이상 절약했습니다.
추가적으로, 송장 관리 솔루션 송장을 디지털화하는 작업을 수행하므로 더 이상 자산이나 기업 자원이 수동으로 정보를 입력하고 많은 양의 종이를 처리할 필요가 없습니다. 이렇게 디지털화되고 자동화된 환경에서 직원은 예외 사항만 검토하면 됩니다. AP 팀은 자동화된 송장 예외 보고서와 같은 도구를 사용하여 가격 불일치, 초과/미만 수령 품목 또는 대체품 등으로 인해 문서가 일치하지 않는 이유를 신속하게 식별할 수 있습니다. 이러한 모든 도구를 사용하면 송장 처리에 소요되는 시간을 며칠에서 몇 시간으로 단축할 수 있으며 송장 처리 비용을 보수적으로 $2/송장으로 줄일 수 있습니다. 궁극적으로 백오피스의 자동화는 비용을 절감하고, 팀이 더 적은 비용으로 더 많은 작업을 수행할 수 있게 하며, 리소스가 불필요한 AP 처리 서류 작업보다는 게스트 경험에 집중할 수 있게 해줍니다.
통찰력: 평균 250개 객실을 보유한 호텔은 동급 최고의 송장 자동화 프로세스 및 기술을 채택하여 $68,250의 순 비용 절감을 실현할 수 있습니다.