지난 수십 년 동안 우리는 특히 서비스 조달 프로세스와 관련하여 자동화 기술의 지속적인 발전을 보아왔습니다. 제품 소싱, 입찰, 경매, 주문과 같은 절차가 모두 자동화 시스템에 채택되었습니다. 이러한 발전으로 인해 비교할 수 없는 수준의 일관성, 효율성 및 편의성이 창출되었지만 특히 이러한 자동화에서 종종 제외되는 영역이 하나 있습니다. 바로 결제입니다.
수년 동안 조직은 종이 수표, 수동 구매 추적, 송장 일치, 재고 관리와 같은 기존 결제 프로세스에 의존해 왔습니다. 많은 사람들이 이러한 구식 결제 방법이 수명이 길기 때문에 더 편리하다고 주장하지만, 수동 결제 시스템은 점점 더 비싸지고 보안 수준이 떨어지며 사이버 도둑의 공격에 더 취약해졌습니다.
우리가 자동화의 새로운 시대로 진입하는 동안 다양한 조달 프로세스뿐만 아니라 주로 결제에서도 이 기술의 사용을 인정하는 것이 중요합니다. 전체 조달 프로세스의 마지막 단계로, 결제 단계 하나가 잘못되면 전체 조달 시스템이 중단될 수 있습니다.
자동 결제로 백오피스 업무 부담 감소
수동 시스템에서 자동화 시스템으로 전환하는 과정은 의심할 여지 없이 호텔 업계의 많은 사람들에게 어려운 일이었습니다. 조달 관리, 올바른 제품 선택 및 구매, 송장 관리 등 고려해야 할 주요 영역이 많이 있습니다. 기업들이 이러한 영역에 대해 고도로 전문화된 자동화 시스템을 구축하고 구현하기 위해 노력함에 따라 많은 기업이 결제의 마지막 중요한 단계를 간과했습니다.
크리스 헤린,결제 총괄 관리자BirchStreet Systems에서는 e-pay와 관련된 이러한 현상을 설명하면서 이를 "마지막 마일"이라고 명명했습니다.최근 인터뷰. “방금 이 모든 훌륭한 자동화를 구축했으며 마지막에는 기존 결제 프로세스로 돌아가게 됩니다…이것이 마지막 마일입니다…마지막 마일이 무너지면 부동산과 백오피스에 많은 골칫거리가 됩니다. .”
그러나 Herrin은 이것이 기업에 자동화를 한 단계 더 발전시킬 수 있는 기회를 제공한다고 말합니다. “지불은 이 과정의 마지막 단계입니다. 귀하는 자동화에 있어 이 모든 훌륭한 작업을 수행했으며 공급업체와 공급업체에 비용을 지불하고 그들이 돈을 받고 이를 귀하의 계정에 적용하도록 해야 하는 마지막 단계에 도달했습니다.”
와자동화된 전자결제 시스템, 백오피스에서는 더 빠르고 원활한 송장 처리 주기의 이점을 누릴 수 있습니다. 더 이상 공급업체나 공급업체가 제때에 대금을 받는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 이 시스템을 사용하면 결제가 처리되는 시기를 정확히 알 수 있으므로 전체 거래 프로세스를 모니터링할 수 있으므로 현금 흐름을 유지하고 미리 계획을 세울 수 있습니다.
사기 방지 강화 및 오류 발생 가능성 감소
수동 청구 시스템의 가장 큰 단점 중 하나는 사기 및 오류의 위험이 증가한다는 것입니다.
숙박업계에서 금융사기가 점점 더 만연해지고 있습니다. 의심하지 않는 피해자를 유인하여 은행 계좌 데이터, 주민등록번호, 신용 카드 정보를 넘겨주는 공격이 늘어나고 있으므로 조직, 고객 및 공급업체를 위한 안전한 결제 시스템을 확보하는 것이 중요합니다.
전자결제 소프트웨어와 같은 자동 시스템을 사용하면 민감한 금융 데이터를 암호화하여 보다 높은 수준의 결제 보안을 확보할 수 있어 안전한 결제 옵션이 될 수 있습니다. 또한 대부분의 전자 결제 시스템은 잠재적인 사기와 같은 의심스러운 활동에 대해 경고하므로 위험 징후가 가장 빨리 나타나는 즉시 공격으로부터 결제를 보호할 수 있습니다.
마찬가지로, 수동 결제 프로세스로 인해 사람의 실수가 발생할 여지가 생기고 이를 해결하는 데 회사에서 수천 달러와 시간이 소요될 수 있습니다.
전자 결제 시스템은 수동으로 데이터를 입력하거나, 대량의 공급업체 송장을 직접 결제하거나, 결제 세부정보가 포함된 물리적 문서를 전송할 필요성을 없애 이러한 위험을 최소화합니다. 대신 전체 결제 프로세스를 처음부터 끝까지 디지털화하여 직원의 귀중한 시간을 절약할 뿐만 아니라 인적 오류로 인해 비용이 많이 드는 가능성도 줄일 수 있습니다.
원활한 전자결제로 공급업체 관계 개선
조달의 마지막 단계인 결제 프로세스는 생각보다 더 중요합니다. 조달 프로세스의 모든 것은 귀하의 지불 방법이 얼마나 잘 실행되는지에 달려 있습니다. Herrin이 앞서 지적한 것처럼 이 최종 프로세스에서 한 번의 실수로 인해 전체 조달 시스템이 크게 붕괴될 수 있습니다.
이는 회사 내부 작업 흐름의 중요한 측면일 뿐만 아니라 강력한 공급업체 관계를 유지하는 데에도 중요합니다.
잘 갖춰진 전자 결제 시스템을 통해 공급업체와 공급업체는 적시에 올바른 방식으로 결제를 받고 있다는 사실을 쉽게 알 수 있습니다. 그러나 수동 결제 시스템이 사기성 수표, 결제 지연 또는 잘못된 결제 또는 기타 중단이 발생하기 쉬운 경우 공급업체는 귀하를 신뢰할 수 있는 비즈니스 파트너로 신뢰할 수 없다고 느낄 것이며 귀하의 서비스를 다른 곳에서 찾을 가능성이 더 높을 수 있습니다.
전자 지불을 사용하면 공급자에게 지불 및 거래 세부 사항에 대한 완전한 가시성을 제공하여 지속적으로 제때에 지불을 받고 있다는 확신을 가질 수 있습니다. 공급업체가 귀하를 신뢰할 수 있다고 느낄 때 전략적 관계가 형성되고 그러한 강력한 유대감은 혼란이 발생하거나 예상치 못한 위기가 발생할 때 모든 변화를 가져올 수 있습니다.
BirchStreet의 자동 결제 시스템 살펴보기
BirchStreet Systems에서는 자동화의 미래를 위한 결제와 같은 조달 프로세스를 발전시키는 데 열정을 쏟고 있습니다.
구현함으로써버치스트리트 페이전자 결제 솔루션을 사용하면 거래 프로세스를 처음부터 끝까지 단순화하고 신속하게 처리하여 오류 마진과 백오피스 문제를 줄일 수 있습니다. ACH, 수표, vCard 등 다양한 보안 결제 옵션을 통해 회사는 스마트 결제 기술을 활용하여 다양한 부서와 위치에서 조달을 단순화할 수 있습니다.
또한 이 솔루션은 지출 및 규정 준수 프로세스에 대한 완전한 통찰력을 제공하므로 모든 거래 세부 정보가 정확하고 공급업체에 빠르고 안전하게 대금이 지급되는지 확인할 수 있습니다.