Niewiele rzeczy jest ważniejszych dla biznesu hotelarskiego niż właściwe zarządzanie zobowiązaniami. W końcu hotele i firmy współpracują z wieloma dostawcami, aby zapewnić swoim klientom wysokiej jakości wrażenia.
Rzetelny nadzór nad niezbędnymi wydatkami na gościnność jest kluczem do utrzymania dodatnich przepływów pieniężnych i dobrych relacji z dostawcami. Jednak ręczne śledzenie zobowiązań może być czasochłonne i pełne nieefektywności. W dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku biznesowym automatyzacja rozliczeń z dostawcami jest kluczem do zapewnienia płynnego działania.
Chociaż koncepcja automatyzacji może sprawiać wrażenie, że rezygnujesz z kontroli, jest odwrotnie. Korzystanie z automatyzacji rozliczeń z dostawcami zapewni większą kontrolę finansową nad działalnością hotelarską, zapewniając kilka cennych korzyści.
1. Wyeliminuj błąd człowieka
Jedną z najbardziej oczywistych korzyści każdego rodzaju systemu automatyki jest to, że zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego. Nawet przy wysoko wyszkolonym i doświadczonym zespole ręczna obróbka często prowadzi do błędów.
Możesz pomyśleć, że narzędzia takie jak arkusze kalkulacyjne Microsoft Excel już pomagają Twojemu zespołowi być bardziej wydajnym i mniej podatnym na błędy. Ale nawet przy tych zasobach technologicznych błąd ludzki jest nadal dość powszechny.
W rzeczywistości badanie przeprowadzone wśród 1000 pracowników biurowych w Wielkiej Brytanii wykazało, że 98 procent widział błąd w programie Microsoft Excel, który spowodował utratę pieniędzy przez firmę. Inne badania wykazały, że 88 procent takich arkuszy kalkulacyjnych zawierało „istotne błędy”.
Czy ci się to podoba, czy nie, zbyt łatwo jest wprowadzić nieprawidłowe dane, aby zrzucić swoje zobowiązania. Prostą literówkę można skopiować i wkleić, aż znalezienie miejsca, w którym coś poszło nie tak, stanie się prawie niemożliwe.
Dzięki automatyzacji rozliczeń z dostawcami, faktury są digitalizowane. Nie musisz polegać na ręcznym wprowadzaniu danych, co zapewnia, że informacje wprowadzone do Twojego systemu są dokładne i rzeczywiście odzwierciedlają otrzymaną fakturę. Szczegółowe dane z faktur mogą nawet pomóc w tworzeniu raportów analitycznych na podstawie szczegółów faktury, aby pomóc w podejmowaniu decyzji dotyczących przyszłych zamówień dostawców.
2. Większa przejrzystość
Jednym z kluczowych powodów, dla których automatyzacja rozliczeń z dostawcami pomaga wyeliminować błędy ludzkie, jest to, że wprowadza większą przejrzystość w całym procesie. Ponieważ wszystko jest zarządzane cyfrowo, dane są łatwo dostępne dla każdego, kto może potrzebować przejrzeć dane dotyczące płatności i faktur. Zamiast tracić czas na wprowadzanie danych, członkowie zespołu finansowego mogą skupić się na ich przeglądaniu.
Dzięki większej liczbie pracowników, którzy będą mogli przeglądać dane dotyczące faktur i płatności, będą oni lepiej przygotowani do weryfikacji informacji i identyfikowania wszelkich potencjalnych błędów lub anomalii, które należy poprawić.
Automatyzacja rozliczeń z dostawcami zapewnia jasny wgląd w każdy etap procesu. Zyskujesz pełną widoczność statusu płatności. Możesz dokładnie sprawdzić, kiedy płatność została wysłana i ile pieniędzy zostało wysłanych. Możesz zobaczyć, dokąd trafiają Twoje pieniądze, i potencjalnie zidentyfikować możliwości obniżenia kosztów. Zautomatyzowane systemy mogą wysyłać alerty i weryfikację po zakończeniu płatności lub konieczności wypełnienia podpisu cyfrowego.
Automatyzacja rozliczeń z dostawcami może nawet zwiększyć przejrzystość dla Twoich dostawców. Zapewniając im po prostu opcję podglądu statusu ich faktur, dostawcy mogą mieć pewność, że ich faktura została przetworzona i że płatność jest w drodze. Ten poziom przejrzystości może zwiększyć zaufanie i zapewnić, że dostawcy nie będą musieli nękać Twojego zespołu w celu aktualizacji statusu płatności.
3. Zwiększ produktywność
Automatyzacja rozliczeń z dostawcami może znacznie zwiększyć wydajność i produktywność całego zespołu. Gdy Twój zespół finansowy nie musi poświęcać czasu na ręczne wprowadzanie danych, może skupić się na zadaniach wyższego poziomu. Powolna, powtarzalna i podatna na błędy praca jest teraz obsługiwana w mgnieniu oka przez oprogramowanie do obsługi płatności.
Może to również zwiększyć produktywność innych zespołów w firmie, które potrzebują pomocy przy składaniu zamówień zakupu. Automatyzacja upraszcza te procesy osobom z mniejszym doświadczeniem w finansach, dzięki czemu dział finansowy nie musi spędzać tyle czasu na przeprowadzaniu innych przez podstawy.
Większa produktywność zespołu back-office umożliwi mu wykonywanie większej ilości pracy, która bezpośrednio wpływa na wyniki finansowe — po części poprzez pomoc w oszczędzaniu pieniędzy. Nawet prosty fakt, że automatyzacja zapewni terminowe regulowanie faktur od dostawców, może prowadzić do znacznych oszczędności kosztów.
Rozważ te dane z Instytutu Finansów i Zarządzania 2021 światowej klasy wydajność AP raport: wśród firm, które ręcznie przetwarzają mniej niż 20 000 płatności rocznie, tylko 24% terminowo płaci wszystkie faktury za zamówienia. W przypadku płatności nie opartych na zamówieniach liczby nie są dużo lepsze: tylko 26 procent płaci na czas.
Wielu sprzedawców i dostawców stosuje spóźnione opłaty i inne opłaty, gdy faktura nie jest zapłacona na czas. Badanie wykazało, że koszt na fakturę w przypadku płatności przetwarzanych ręcznie wynosił $15,97, podczas gdy firmy, które korzystały z automatyzacji rozliczeń z dostawcami, zmniejszyły tę kwotę do $12,98. Oszczędności w wysokości $2,99 na fakturę skutkują oszczędnościami prawie $30 000 na każde 10 000 faktur przetwarzanych przez firmę.
4. Lepiej zarządzaj wyjątkami
Nietypowe sytuacje płatnicze mogą nie występować przez cały czas na zobowiązaniach, ale zdarzają się na tyle często, że stanowią potencjalną przyczynę strat finansowych. Na przykład jednym z typowych przykładów wyjątku jest zduplikowana płatność, gdy dostawca wysyła drugą fakturę, ponieważ pierwsza faktura nie została zapłacona na czas. Zbyt łatwo jest zapłacić dostawcy za obie faktury — co oznacza, że zasadniczo płacisz podwójnie za jedno zamówienie.
Inne wyjątki obejmują przedwczesne płatności, gdy płatność ma zostać dokonana przed dostarczeniem produktu lub usługi. Wreszcie wyjątki dotyczące faktury mogą wystąpić, gdy informacje na fakturze nie są zgodne z zamówieniem zakupu lub innymi dokumentami uzupełniającymi. Może to wiązać się z niezgodnością liczby zamówionych produktów lub rozbieżnością w podanej wcześniej cenie.
Te wyjątki wymagają dodatkowej uwagi poza typowym przetwarzaniem większości faktur. Jednak przy tak wielu fakturach, które trzeba zapłacić, takie problemy mogą łatwo prześlizgnąć się przez pęknięcia, gdy rozliczenia są wykonywane ręcznie. Podczas gdy niektóre odchylenia mogą mieścić się we wcześniej ustalonych „dopuszczalnych granicach”, pozwolenie na prześlizgiwanie się dużych wyjątków przez pęknięcia może stać się głównym źródłem strat.
Automatyzacja rozrachunków z dostawcami zapewnia zespołowi lepsze przygotowanie do identyfikowania tych i innych wyjątków dzięki dostosowanym regułom dopasowania, które porównują rachunki i inną dokumentację. Pozwala to na szybkie i dokładne oznaczanie wyjątków, które wykraczają poza ustalone wcześniej dopuszczalne limity. Twój zespół może szybko ocenić rozbieżności i wprowadzić poprawki, aby Twoja firma nie przepłacała.
5. Czeki i salda
Czeki i salda mają kluczowe znaczenie dla zapobiegania oszustwom i innym stratom na rachunkach płatniczych. Dzięki rozwiązaniu do automatyzacji rozliczeń z dostawcami znacznie łatwiej jest zwiększyć bezpieczeństwo płatności i zapobiegać stratom finansowym.
Zaczyna się od podstaw: sprawdzenia, czy rzeczywiście istnieje obowiązek zapłaty. Automatyzacja rozrachunków z dostawcami pomaga w zapewnieniu większej kontroli nad wnioskami o płatność (w tym zapewnia uzyskanie odpowiednich zatwierdzeń) przed wysłaniem płatności. Segregacja obowiązków pociąga za sobą odpowiedzialność całego działu, dzięki czemu obowiązek zatwierdzania płatności nie spada tylko na jedną osobę.
Gdy działania dotyczące zobowiązań muszą być przeglądane przez wiele osób (w tym poprzez uzyskanie podpisów cyfrowych), znacznie zmniejsza to ryzyko wystąpienia oszustwa. Tworzy to również cyfrowy „szlak” dla każdej płatności, który usprawni proces dochodzenia, jeśli płatność zostanie zakwestionowana po fakcie.
Dzięki raportowaniu w czasie rzeczywistym zyskujesz lepszy wgląd w inne, mniej nikczemne problemy. System ten pozwala zidentyfikować osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy procesu zatwierdzania, pomagając w wykryciu opóźnień w przetwarzaniu płatności.
Rozwiązanie tych problemów może zapewnić terminowe regulowanie większej liczby faktur. Możesz nawet ulepszyć swoje procesy do punktu, w którym będziesz w stanie dokonywać płatności przed terminem, co daje możliwość potencjalnego negocjowania rabatów za wcześniejszą płatność. Jest to o wiele bardziej efektywne niż wymaganie od pracowników przesiewania stosów papieru w celu potwierdzenia i weryfikacji działań płatniczych.
Przejmij kontrolę dzięki automatyzacji rozliczeń BirchStreet
Automatyzacja rozliczeń z dostawcami może znacznie poprawić sposób kontrolowania finansów firmy hotelarskiej. Dzięki większej widoczności zakupów i digitalizacji paragonów możesz wyeliminować błędy i inne zagrożenia, które mogą spowodować utratę pieniędzy.
Brzozowej ulicy AP 3-Way Auto-Match jest wyjątkowo odpowiedni, aby pomóc Ci zautomatyzować przetwarzanie faktur w celu zmniejszenia kosztów i zwiększenia dokładności. Dostosowane dopasowywanie PO, faktur i paragonów umożliwia ustawienie niestandardowych reguł dopasowywania, aby automatycznie porównywać paragony, ułatwiając pracownikom rozwiązywanie wyjątków.
Faktury elektroniczne, podpisy cyfrowe i bezpośrednia integracja z istniejącymi systemami ERP/księgowymi zapewniają pełną widoczność statusu płatności. Nasza automatyzacja rozliczeń z dostawcami umożliwia nawet zastosowanie kalkulatora podatkowego, który pomoże Ci zachować zgodność z przepisami międzynarodowymi.
Użytkownicy AP 3-Way Auto-Match odnotowali 90-procentowy spadek w ręcznych procesach przy jednoczesnym zmniejszeniu o połowę kosztów robocizny – a wszystko to przy pomyślnym przetwarzaniu 100% płatności dostawców.
Mając pełną widoczność i kontrolę nad swoimi zobowiązaniami, będziesz mieć prawdziwą kontrolę nad swoimi finansami i będziesz w lepszej pozycji, aby zwiększyć swoje marże.