Niezależnie od tego, w jakim obszarze branży hotelarskiej działasz, kilka zadań jest ważniejszych niż zarządzanie fakturami. Właściwe fakturowanie zapewnia, że Twój hotel (lub inne placówki) ma wystarczające rezerwy gotówkowe, aby sprostać wielu powtarzającym się kosztom związanym z prowadzeniem firmy. Wydatki, takie jak personel, zaopatrzenie w żywność i napoje, utrzymanie obiektów oraz zakup innych potrzebnych produktów i usług, mogą się szybko sumować.
Bez solidnych praktyk zarządzania fakturami Twoja firma może wkrótce mieć poważne problemy z zarządzaniem przepływem środków pieniężnych. Może to być szczególnie kłopotliwe dla mniejszych firm hotelarskich, które zazwyczaj nie mają tak dużej rezerwy gotówkowej jak większe przedsiębiorstwa.
Dzięki BirchStreet Pay możesz wdrożyć sprawdzone praktyki zarządzania fakturami, aby lepiej zapewnić stabilność finansową swojego hotelu. Bez względu na to, ilu gości obsługujesz w danym tygodniu, miesiącu czy roku, usprawnienie sposobu przetwarzania faktur przyniesie znaczne korzyści Twojemu obiektowi.
1. Automatyzuj, kiedy tylko jest to możliwe
Wiele firm hotelarskich ma różne powtarzające się wydatki, które mogą być przetwarzane co miesiąc lub nawet co tydzień. Przy tak wielu fakturach napływających dzień po dniu istnieje znaczne ryzyko błędu ludzkiego, gdy zarządzanie fakturami jest całkowicie pozostawione ręcznemu przetwarzaniu.
Im bardziej skomplikowana faktura, tym większe prawdopodobieństwo wystąpienia poważnych błędów. Chociaż branża rozliczeń medycznych z pewnością ma sprawiedliwy udział w różnicach od gościnności, analizy rachunków w tej branży szacują, że od 40 do 80 procent faktur zawiera błędy.
Fakturowanie w branży hotelarskiej na szczęście nie jest aż tak skomplikowane, ale ta statystyka pokazuje, jak łatwo błędy w rozliczeniach trafiają na faktury, szczególnie w przypadku przetwarzania ręcznego. Błędy, takie jak duplikaty rachunków i brakujące płatności, mogą być szczególnie kłopotliwe w zarządzaniu przepływami pieniężnymi organizacji hotelarskiej.
Im więcej „dotyku” jest wymagane w pojedynczej fakturze — nawet takiej, która jest dostarczana i przetwarzana cyfrowo — tym większa szansa na popełnienie błędu. Błędy przy wprowadzaniu danych mogą skutkować nadpłatami lub niedopłatami, a także niedokładnymi obliczeniami podatkowymi, a nawet możliwością zagubienia faktury. Takie problemy mogą powodować poważne problemy w późniejszym okresie, gdy dostawcy będą wprowadzać opłaty za opóźnienia w płatnościach lub inne kary.
2. Zapewnij obsługę różnych typów dokumentów
Przed otrzymaniem faktury za otrzymane towary lub usługi firmy z branży hotelarskiej często muszą złożyć zamówienie. Zamówienia zakupu (PO) umożliwiają firmom hotelarskim ustalenie jasnych oczekiwań wobec dostawców. Określają kupowane produkty lub usługi, ich ilość, cenę jednostkową, a nawet informacje, takie jak data dostawy i lokalizacja (jeśli dotyczy).
Zamówienie zakupu jest nieocenione dla Twojego wewnętrznego zespołu, zwłaszcza jeśli masz dużą liczbę zamówień. Zamówienia zakupu zasadniczo tworzą papierowy ślad, który wyjaśnia umowy cenowe, dzięki czemu można uniknąć przekroczenia kosztów i powielania żądań. Dokumenty te zapewniają również widoczność zapasów, aby pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu zapasami — czy to żywność, czy zapasy do prania.
System zarządzania zapasami wysokiej jakości umożliwia również tworzenie i śledzenie faktur PO, a także faktur niezwiązanych z PO oraz not kredytowych dla mniejszych wydatków biznesowych, które nie wymagają regulowanego procesu zamówień i zatwierdzania.
Po zaakceptowaniu zamówienia przez sprzedawcę jest on zobowiązany do realizacji tego zamówienia zgodnie z ustalonymi warunkami. Gdy Twoja firma otrzymuje fakturę od dostawcy, należy ją dokładnie porównać z pierwotnym zamówieniem zakupu, aby upewnić się, że wszystko pasuje.
System zarządzania zapasami, który pomaga Twojej firmie śledzić te dane, znacznie ułatwi Twojej firmie planowanie wydatków i utrzymanie dobrego przepływu środków pieniężnych.
3. Użyj narzędzi cyfrowych do wykorzystania danych z faktur
Prawidłowe zarządzanie fakturami może (i powinno) dostarczyć kluczowych informacji na temat tego, w jaki sposób Twoja firma hotelarska wykorzystuje swoje pieniądze – i jak może to robić bardziej efektywnie.
Niedawne seminarium BirchStreet Systems zatytułowane Przejście hotelarstwa na fakturowanie cyfrowe w 2022 r. podkreślił, jak bardzo cyfrowe zarządzanie fakturami może pomóc hotelom i innym podmiotom z branży hotelarskiej. Przechodząc z systemu, który jest w około 80% papierowy iw 20% elektroniczny na papierowy iw 80% elektroniczny, przeciętny hotel z 250 pokojami może zmniejszyć swoje roczne wydatki na zarządzanie fakturami z $81250 do $6500.
Wiele z tego wynika z uproszczonego charakteru cyfrowego systemu zarządzania fakturami. Cyfryzacja dzięki narzędziom takim jak BirchStreet Pay może znacznie skrócić czas przetwarzania faktur, co może pomóc Twojej firmie poprawić warunki płatności od dostawców i uzyskać lepszy dostęp do rabatów za wczesne płatności od dostawców. Pozwala to na realizację większej liczby transakcji, nawet przy mniejszych zasobach, co znacznie zmniejsza koszty pracy i przetwarzania.
Co być może nawet ważniejsze, dzięki dokładnym danym w czasie rzeczywistym za pośrednictwem cyfrowego systemu fakturowania, interesariusze mogą dostarczać kierownikom działów wiarygodnych informacji na temat działań związanych z wydatkami.
Umożliwia to podejmowanie świadomych decyzji i głębszy wgląd w relacje hotelu z poszczególnymi dostawcami. Może łatwo ujawnić obszary, w których hotel wydaje zbyt dużo lub gdzie budżet nie jest odpowiednio przydzielany. Informacje w czasie rzeczywistym umożliwiają kierownictwu szybkie działanie w celu rozwiązania takich problemów finansowych w celu poprawy przepływu środków pieniężnych.
4. Dopasuj terminy wystawiania faktur do potrzeb w zakresie przepływów pieniężnych
Ostatnią rzeczą, jakiej potrzebuje Twoja firma, jest solidna faktura od dostawcy, która ma dotrzeć w porze miesiąca, kiedy przepływ środków pieniężnych jest już napięty — szczególnie jeśli ta faktura wymaga natychmiastowej płatności. Liderzy branży hotelarskiej powinni pracować nad ustaleniem terminów faktur z dostawcami, które będą korzystne dla potrzeb ich firmy w zakresie przepływu środków pieniężnych.
W przypadku bieżących zamówień może to wiązać się z ustaleniem regularnych interwałów rozliczeń, na przykład co drugi tydzień lub na koniec miesiąca. W przypadku dużych projektów (takich jak remont lobby hotelowego) ustal, czy dla celów związanych z przepływami pieniężnymi lepiej będzie dokonać pełnej płatności po zakończeniu prac, czy też dokonać płatności częściowych po zakończeniu niektórych etapów projektu.
Moment, w którym należy zaplanować płatności za faktury, powinien być określony zgodnie z własnymi potrzebami w zakresie przepływu środków pieniężnych. Niektóre hotele mogą uważać, że najłatwiej jest płacić faktury według stałej stawki przez cały miesiąc. Inni mogą uznać, że lepiej będzie dokonywać wszystkich płatności pod koniec miesiąca, kiedy ich własne faktury zostaną wypełnione.
Może to wymagać pewnego poziomu negocjacji z dostawcami. Wszystkie warunki płatności powinny zostać uzgodnione na początku relacji biznesowej, w tym szczegóły, takie jak częstotliwość dostarczania faktur i wygląd warunków płatności. Niektórzy dostawcy są skłonni oferować zachęty za wcześniejsze płatności lub elastyczne terminy płatności – ale takie szczegóły muszą być ustalone z dużym wyprzedzeniem.
5. Włącz płatności elektroniczne
Wirtualne płatności elektroniczne są o wiele bardziej wydajne niż wypisywanie czeków papierowych. Takie transakcje można realizować szybko i bezpiecznie, zapewniając dostawcom terminowe otrzymywanie płatności.
Warto zauważyć, że wiele rozwiązań w zakresie płatności elektronicznych umożliwia obecnie płatności w czasie rzeczywistym, które można przesyłać 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. A ankieta opublikowane w ABA Banking Journal wykazały, że 81 procent liderów biznesu spodziewa się, że wzrost liczby płatności cyfrowych „natychmiastowej dostępności” radykalnie zmieni sposób, w jaki prowadzą działalność.
W ankiecie 52 proc. wskazało płatności w czasie rzeczywistym jako cenne rozwiązanie poprawiające zarządzanie przepływami pieniężnymi, a 46 proc. stwierdziło, że pomogłoby to w usprawnieniu działań związanych z rachunkami płatniczymi. Dwie trzecie ankietowanych stwierdziło, że spodziewa się, iż dzięki dostępności płatności w czasie rzeczywistym przestaną dokonywać i akceptować płatności gotówkowych i czekiem papierowym.
Ta końcowa statystyka ma ogromne znaczenie dla tych, którzy niechętnie aktualizują swoje systemy zarządzania fakturami. Niezależnie od tego, jak Twoja organizacja myśli obecnie o przejściu na całkowicie elektroniczne rozwiązanie płatnicze, istnieje duże prawdopodobieństwo, że Twoi dostawcy są gotowi do zmiany.
Utrzymanie silnych relacji z preferowanymi dostawcami, którzy pomagają Twojej marce hotelarskiej działać sprawnie, prawdopodobnie będzie wymagało dokonania tego przejścia, niezależnie od preferencji Twojego zespołu wewnętrznego.
Pozwól BirchStreet Pay zrewolucjonizować zarządzanie fakturami
Firmy z branży hotelarskiej co tydzień wysyłają i odbierają niezliczone faktury i zamówienia. Rozsądny system zarządzania fakturami umożliwia Twojemu zespołowi bardziej efektywne tworzenie, śledzenie i archiwizowanie faktur, a wszystko to przy jednoczesnym zapewnieniu silnego przepływu środków pieniężnych dla firmy.
Z Birch Street Pay, nie musisz się martwić wypisywaniem papierowych czeków lub narażaniem swojej firmy hotelarskiej na oszustwa związane z kartami kredytowymi. Ten innowacyjny system zapewnia jedno rozwiązanie do zarządzania płatnościami za pomocą wirtualnych kart, które zarabiają cashback przy każdym zakupie.
BirchStreet Pay zapewnia łatwy w użyciu interfejs, który umożliwia dokonywanie płatności za naciśnięciem jednego przycisku, a wszystkie transakcje są chronione nowoczesnymi środkami bezpieczeństwa i wspierane przez obsługę na poziomie konsjerża.
Elastyczne przepływy pracy i szczegółowe raportowanie umożliwiają usprawnioną integrację z systemami księgowymi/ERP, zapewniając jednocześnie pełny wgląd w płatności. Zespół ds. wdrażania dostawców może nawet pomóc w przestawieniu dostawców na akceptację płatności kartą wirtualną.
Dzięki BirchStreet Pay możesz ograniczyć czeki papierowe, koszty przestrzegania przepisów i inne wydatki, a jednocześnie uzyskać zwrot gotówki. Od oszczędności kosztów po przejrzystość zakupów, Twoja organizacja może lepiej zrozumieć swoje wydatki i potrzeby w zakresie zarządzania fakturami, co prowadzi do jeszcze lepszych praktyk finansowych w przyszłości.