Słyszałeś o outsourcingu rozliczeń z dostawcami i jesteś ciekawy, co to za sobą pociąga; rozliczenia i inne księgi rachunkowe są niezbędne dla Twojej firmy, ale są również czasochłonne.
Byłoby dużo łatwiej, gdyby te zadania zostały usunięte z twojego talerza, ale jak to działa? Czy można mu zaufać? Czy to będzie drogie? Ponieważ rozliczenia są tak ważną częścią każdej firmy, pojawiają się plotki i mity. Tutaj zajmiemy się tymi mitami i uporządkowamy je na podstawie faktów, abyś mógł zdecydować, co jest najlepsze dla Twojej firmy.
Co to są rachunki płatne?
Zdefiniujmy o czym mówimy, rozrachunki z dostawcami to termin używany do opisania tego, co wynika z zakupu towarów lub usług od dostawców na kredyt. Zobowiązania są czasami nazywane zobowiązaniami handlowymi. Jest wykazywany jako zobowiązanie w bilansie firmy.
Dział ds. rozrachunków z dostawcami dokonuje przeglądu transakcji między firmą a jej dostawcami, aby upewnić się, że zostały one zatwierdzone, przetworzone i opłacone. Przetwarzanie obejmuje wprowadzanie odpowiednich informacji do systemu księgowego firmy.
Co to jest outsourcing rozliczeń zobowiązań?
Outsourcing rozliczeń z dostawcami to proces zatrudniania strony trzeciej do elektronicznego rozliczania i przetwarzania faktur, płatności i rozliczeń między przedsiębiorstwem a jego dostawcami i dostawcami.
Zamiast zatrudniać wewnętrznego księgowego, któremu musisz zapewnić pełne godziny pracy i świadczenia, możesz zatrudnić kogoś z zewnątrz, aby zajmował się Twoimi procesami finansowymi i prowadzeniem dokumentacji. Wokół outsourcingu rozliczeń krąży wiele mitów, ale czytaj dalej, a przekonasz się, że korzyści znacznie przewyższają ryzyko.
Mit #1: Outsourcing rozliczeń z dostawcami nie jest bezpieczny
Outsourcing działu finansowego oznacza przekazanie wrażliwych danych stronie trzeciej. Będziesz zlecał rozliczenia, płace, rozliczanie podatków i zarządzanie, sprawozdania finansowe, faktury od dostawców i płatności. Wraz z tym przychodzą informacje o płatnościach i inne wrażliwe dane finansowe.
Oczywiście krążą plotki, że jest to scenariusz, który sprzyja oszustwom i oszustwom. Być może strona trzecia stworzy fałszywe faktury, które będą w jakiś sposób łączyć się z jej własnymi kontami i obciążą Cię bez Twojej wiedzy. Być może sprzedadzą twoje informacje. Jest się czym denerwować.
Prawda: Zobowiązania z tytułu outsourcingu mogą w rzeczywistości pomóc w ograniczeniu oszustw. Wielu zewnętrznych księgowych jest przeszkolonych w zakresie wykrywania oszustw i potencjalnie niebezpiecznych sytuacji. Dobry księgowy wie, jak wykryć, czy coś zostało naruszone lub sfałszowane. Zamiast działać jako sami oszuści, księgowi mogą być twoją pierwszą linią obrony w wykrywaniu i unikaniu tych, którzy chcą cię oszukać z ciężko zarobionych pieniędzy.
Co więcej, ci zewnętrzni księgowi mają szkolenie, które pomoże Ci przestrzegać globalnych przepisów prawnych, dzięki czemu możesz mieć pewność, że działasz legalnie, ale bez czasochłonnego i kosztownego szkolenia potrzebnego do poznania tych przepisów.
Mit #2: Outsourcing jest kosztowny
Zwłaszcza dla małych i średnich firm i start-upów nie ma dużego pola manewru finansowego. Czy Twoja firma naprawdę może sobie pozwolić na zatrudnienie kogoś innego, aby zrobił coś takiego, jak dbanie o Twoje konta płatnicze i płace? Z pewnością ci wysoko wykwalifikowani księgowi mają dość wysoką cenę. Z finansowego punktu widzenia bardziej opłacalne byłoby zrobienie tego wszystkiego samemu.
Prawda: Outsourcing działu rozliczeń z dostawcami może w rzeczywistości zaoszczędzić dużo pieniędzy, podczas gdy zatrudnienie kogoś w firmie do zarządzania finansami obejmuje kosztowny płatny czas wolny, ubezpieczenie i podatki od wynagrodzeń. Wynajęcie osoby trzeciej pomija wszystkie te wydatki.
Z firmą trzecią możesz płacić godzinowo i tylko wtedy, gdy musisz wykonać pracę. Nie musisz zatrudniać pracownika na pełen etat, możesz po prostu zlecić pracę finansową według stawki godzinowej. W ten sposób, jeśli nie ma dużo pracy do wykonania lub praca jest wykonywana szybko, nie musisz marnować pieniędzy, płacąc komuś za 40 godzin tygodniowo.
Mit #3: Outsourcing jest tylko dla dużych firm
Kiedy słyszysz termin „outsourcing”, możesz pomyśleć o dużych firmach technologicznych zatrudniających brygady pracowników wsparcia technicznego za granicą, budujących duże budynki na swoje biura i dodających potencjalnie setki osób do listy płac firmy.
Możesz też pomyśleć o produkcji konglomeratów wysyłających komponenty i gotowe produkty na cały świat. Tylko duże firmy dysponują kapitałem początkowym na zawieranie umów z osobami trzecimi. Możesz przeczytać nagłówki takie jak „Nasz klient uratował $14 000 000 outsourcingu do Indii!” i zastanawiasz się, ile pieniędzy faktycznie przenoszą…
Moja firma nie jest jeszcze na taką skalę — nie musi tak być!
Prawda: Outsourcing jest dla każdej firmy, dużej, małej lub dopiero rozpoczynającej działalność. Jeśli duża firma może zaoszczędzić pieniądze dzięki outsourcingowi do strony trzeciej, Ty też możesz. Podstawowy model finansowy nadal istnieje.
Po co płacić pełnoetatowemu pracownikowi, skoro można płacić ekspertowi za godzinę, aby płacić tylko wtedy, gdy trzeba wykonać pracę. I nie martw się o świadczenia pracownicze, dodatki, ubezpieczenie i płatne dni wolne. Nie musisz przenosić milionów dolarów, aby móc zaoszczędzić znaczną ilość pieniędzy dzięki outsourcingowi.
Mit #4: Outsourcing zajmie więcej czasu
Jesteś zajętym operatorem biznesowym. Masz dostawców, z którymi musisz utrzymywać relacje, klientów, których należy zadowolić, pracowników, którymi trzeba się zająć, codzienne zadania do wykonania. Zwłaszcza w branży hotelarskiej cykle biznesowe nie mogą być długie.
Klienci dziś wieczorem potrzebują pokoi hotelowych, chcą teraz coś zjeść, kiedy rozmawiamy, ustawiają się w kolejce do kasyna lub parku rozrywki. Musisz upewnić się, że wszystkie Twoje systemy zaopatrzenia i finansowe są czyste, wydajne i terminowe.
Może to skłonić Cię do rozważenia prowadzenia swoich rozliczeń i innych finansów we własnym zakresie, abyś mógł uważnie obserwować proces. Kto wie, ile czasu zajmie strona trzecia i kto ją nadzoruje? Z pewnością nie masz czasu, aby wysłać pracę do innego biura, zlecić jej wykonanie tam i odesłanie z powrotem w sprawny sposób. Tutaj możesz się mylić.
Prawda: Zlecanie na zewnątrz zobowiązań i innych zadań i działów finansowych nie kosztuje czasu. W rzeczywistości może faktycznie zagwarantować, że zadania zostaną wykonane na czas. Rachunkowość wewnętrzna jest żmudna i czasochłonna.
Jest to szczególnie kłopotliwe, jeśli prowadzisz małą firmę lub nie masz działu księgowości ani wyznaczonego pracownika. W jaki sposób możesz zagwarantować, że dopasujesz zobowiązania i inne zadania do swojego napiętego harmonogramu? Dlatego dobrym pomysłem jest strona trzecia.
Cała praca strony trzeciej polega na opiece nad Twoimi zobowiązaniami i innymi zadaniami finansowymi. Nie są zajęci budowaniem zespołu, codziennym zarządzaniem, biznesplanami i aktualizacjami, planowaniem i zawieraniem umów z dostawcami i sprzedawcami. Cała ich praca polega na wykonywaniu zadań, które im zlecasz.
Eksperci ci są wydajni i mniej podatni na błędy niż pracownik przeszkolony do szerokiego zakresu zadań i obowiązków. Są na bieżąco z przepisami dotyczącymi zgodności i bardzo dobrze znają zasady finansów.
Pliki można im natychmiast udostępniać za pośrednictwem udostępnianych plików online lub poczty e-mail. Mogą wykonywać zadania za Ciebie, gdy Ty pracujesz nad innymi ważnymi aspektami prowadzenia Twojej firmy.
Mit #5: Potrafię lepiej prowadzić księgowość
Bardzo kusząca jest chęć samodzielnego zarządzania wszystkim. Ten biznes wiele dla ciebie znaczy i chcesz trzymać go na krótkiej smyczy i nadzorować jak najwięcej. Jesteś osobą odpowiedzialną i skrupulatną, a być może masz nawet doświadczenie w księgowości. Na pewno jesteś tym, który wykonuje tę pracę.
Prawda: Niestety, to po prostu niemożliwe. Nadzorowanie i wykonywanie każdego zadania w każdym aspekcie działalności to po prostu zbyt dużo pracy i siły mózgu dla jednej osoby lub kilku partnerów.
Mając wszystko, co masz na talerzu, możesz mieć trudności z nadążaniem za najnowszymi przepisami dotyczącymi zgodności i zasadami finansowymi. A ponieważ wykonujesz tak wiele różnych obowiązków, jest bardziej prawdopodobne, że popełnisz błędy w księgowości.
Uznani, zewnętrzni specjaliści mogą skoncentrować się na wykonywanej pracy i wykonać ją w sposób terminowy i dokładny. Częściej mają czas na pracę i rzadziej popełniają błędy. Naprawdę lepiej będzie powierzyć te zadania komuś poza sobą.
Mit #6: Trudno znaleźć partnera odpowiedzialnego za zobowiązania
Być może jesteś przekonany, że outsourcing rozliczeń z dostawcami to sprytne posunięcie dla Twojej firmy. Ale od czego zacząć w poszukiwaniu partnera do outsourcingu? Jak znaleźć partnera, któremu ufasz i który spełnia wszystkie Twoje specjalistyczne potrzeby?
Prawda: Na szczęście są firmy takie jak Brzozowe systemy uliczne. BirchStreet Systems to niezawodna firma, której zaufały najlepsze marki hotelarskie, która zapewnia kompleksową pomoc we wszystkich Twoich potrzebach związanych z zakupami — w tym w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ich Dział finansowy obejmuje usługi takie jak Birch Street Pay co pozwala na dokonywanie wszystkich płatności z jednego łatwego, bezpiecznego, zautomatyzowanego interfejsu.
Ich dział finansowy dostarcza również szczegółowe raporty na temat finansów firmy, gromadząc łatwo dostępne informacje, które mogą pomóc w monitorowaniu i dostosowywaniu modeli biznesowych i zamówień w razie potrzeby. Te zautomatyzowane raporty również oszczędzają komuś w Twojej firmie konieczności samodzielnego wyszukiwania, kompilowania i prezentowania informacji.
Teraz, gdy już uporaliśmy się z niektórymi powszechnymi mitami dotyczącymi outsourcingu rozliczeń z dostawcami, mamy nadzieję, że poczujesz się pewniej, dokonując właściwego wyboru dla swojej firmy.
Pamiętaj, że outsourcing finansów i księgowości może zaoszczędzić czas, pieniądze i zasoby pracowników, a także jest mniej podatny na błędy niż próba robienia wszystkiego we własnym zakresie. Pozwól, aby partner outsourcingowy znacznie ułatwił Ci pracę.