Jeśli chodzi o utrzymanie dochodowej restauracji, niewiele rzeczy jest ważniejszych niż zarządzanie recepturami. Twój system zarządzania recepturami pozwala kontrolować koszty żywności i napojów, a także umożliwia utrzymanie odpowiedniego poziomu zapasów.
Zarządzanie recepturami pomaga również pracownikom zapewniać spójne doznania kulinarne klientom, zapewniając, że wielkość porcji i użycie składników są spójne z każdą porcją.
Dzięki spójnemu i efektywnemu procesowi zarządzania recepturami możesz zwiększyć rentowność i zapewnić jakość, której klienci oczekują przy każdej wizycie.
Oczywiście pomyślne wdrożenie procesu zarządzania recepturami jest czasami łatwiejsze do powiedzenia niż do wykonania. Skupiając się na kluczowych najlepszych praktykach, możesz usprawnić operacje, nawet jeśli zarządzasz wieloma lokalizacjami restauracji.
1. Użyj oprogramowania do zarządzania recepturami
Jedną z największych wad wdrażania systemu zarządzania recepturami jest próba zrobienia tego ręcznie. Ręczne podejście do zarządzania recepturami może być dość czasochłonne. Wymaga wyszczególnienia wszystkich składników użytych w przepisie, obliczenia ilości i cen oraz uwzględnienia innych kosztów, takich jak robocizna i odpady.
Aby to osiągnąć, musisz ręcznie wprowadzić dane z faktur papierowych, które łatwo można zgubić lub zniszczyć. W czasy inflacji, ceny związane z określonymi składnikami mogą się szybko zmieniać — nawet z dnia na dzień.
Nie trzeba dodawać, że obliczanie kosztów receptury może być skomplikowanym (i podatnym na błędy) procesem. Na szczęście można to łatwo rozwiązać za pomocą oprogramowania do zarządzania recepturami. Dzięki narzędziom ułatwiającym otrzymywanie i przetwarzanie faktur od dostawców można zautomatyzować kalkulację kosztów składników. Możesz szybko oszacować koszty składników, a nawet porównać dostawców, aby podejmować bardziej opłacalne decyzje zakupowe.
Dzięki dokładnym danym możesz mieć pewność przy wyborze dostawców lub dostosowywaniu receptur zgodnie z potrzebami, aby poprawić wynik finansowy. Możliwość szybkiego wprowadzenia tych zmian pomoże Ci dostosować się do stale zmieniającego się rynku.
2. Dystrybuuj przepisy cyfrowo
Inną kluczową kwestią, która pojawia się w zarządzaniu recepturami, jest zapewnienie wszystkim pracownikom łatwego dostępu do standardowych receptur. Po raz kolejny jest to obszar, w którym poleganie na ręcznej dystrybucji może prowadzić do niespójności i błędów. Bardzo łatwo jest zgubić odręcznie napisaną kartę z przepisami.
Z drugiej strony, dzięki dystrybucji cyfrowej możesz zapewnić spójność w wielu lokalizacjach, zapewniając, że wszystkie przepisy są łatwo dostępne za jednym dotknięciem lub kliknięciem. Centralny pulpit nawigacyjny ułatwia kucharzom wyszukanie przepisu, którego potrzebują.
Innym cennym aspektem dystrybucji cyfrowej jest to, że w razie potrzeby znacznie łatwiej jest wprowadzać zmiany w przepisach. Niezależnie od tego, czy jest to wynik opinii klientów, zmieniających się dostawców, czy sezonowych problemów związanych z łańcuchem dostaw, aktualizacja receptur na centralnym panelu zapewni natychmiastowe udostępnienie zmiany w każdym zakładzie.
Gwarantuje to, że każda lokalizacja natychmiast wdraża niezbędne aktualizacje, pomagając w utrzymaniu spójnego doświadczenia klienta. Spójność receptury zmniejszy również ilość odpadów i obniży koszty operacyjne. Nawet coś tak prostego, jak upewnienie się, że każda płyta ma taką samą wielkość porcji, może pomóc w zmniejszeniu wydatków na zapasy i poprawie marż operacyjnych.
3. Zaplanuj wyjątki
Mniej więcej 30 procent Amerykanów unika glutenu w swojej diecie. Dziesięć procent dorosłych Amerykanów jest weganami lub wegetarianami. I oczywiście miliony doświadczają alergii pokarmowych. Nie trzeba dodawać, że istnieje duża szansa, że Twoja restauracja będzie okresowo otrzymywać prośby o użycie składników zastępczych w przepisie.
Aby lepiej dostosować się do swoich klientów, coraz więcej restauracji stwierdziło, że akceptacja tych próśb jest koniecznością – ale jeśli nie będziesz ostrożny, może to zakłócić praktyki zarządzania recepturami.
To nie jedyny sposób, w jaki składniki zastępcze mogą stać się problemem. Zakłócenia łańcucha dostaw mogą czasami wymagać użycia składników zastępczych do przepisu lub złożenia specjalnego zamówienia u innego dostawcy niż ten, którego zwykle używasz.
Procesy prawidłowego zarządzania recepturami muszą uwzględniać obsługę tych wyjątków. Może to obejmować dodanie szczegółowych instrukcji, jak uwzględnić żądanie dietetyczne (takie jak dieta bezglutenowa), a także zapewnienie, że każdy zakład ma odpowiedni zapas niestandardowych składników w razie potrzeby.
We wszystkich sytuacjach ze składnikami zastępczymi należy obchodzić się ostrożnie, szczególnie w odniesieniu do alergenów i innych norm bezpieczeństwa. Alternatywni dostawcy powinni zostać zweryfikowani, aby upewnić się, że spełniają poziom jakości, jakiego oczekują Twoi klienci.
4. Szkolenie personelu w zakresie standardów zarządzania recepturami
Choć może się to wydawać proste, kompleksowe szkolenie personelu jest koniecznością, jeśli chcesz skutecznie wdrożyć system zarządzania recepturami. To szkolenie powinno być zawsze prowadzone dla nowych pracowników, ale nawet członkowie personelu, którzy są w Twojej organizacji od dłuższego czasu, mogą skorzystać z okresowych przeglądów Twoich standardów. Nie trzeba dodawać, że przy wprowadzaniu nowego systemu zarządzania recepturami należy zapewnić kompleksowe szkolenie całego personelu.
Szkolenie powinno koncentrować się zarówno na „co”, jak i „dlaczego”. „Co” może obejmować podstawowe kroki, które będą potrzebne do śledzenia procesu zarządzania recepturami, takie jak wiedza o tym, gdzie uzyskać dostęp do standardowych receptur lub jak przetwarzać wyjątki.
„Dlaczego” pomaga im zrozumieć rozumowanie kryjące się za rozwiązaniami, z których korzystasz. Pomóż im zrozumieć, że te systemy są na miejscu, aby pomóc im w osiąganiu jak najlepszych wyników.
Takie szkolenie będzie prawdopodobnie potrzebne częściej, niż można by się spodziewać. Stawki rezygnacji z restauracji hit 6,9 procent na początku 2022 r. — co oznacza, że na każde 100 pracowników restauracji, w danym miesiącu odejdzie siedmiu. Oznacza to, że w ciągu jednego roku obroty restauracji mogą przekroczyć 70 procent.
Wielu z tych pracowników przechodzi migrację z jednej restauracji do drugiej?, co oznacza, że mogą być wykorzystywane do sposobu działania innej placówki. Konsekwentne szkolenie zapewnia zgodność wszystkich ze standardowymi praktykami Twojej organizacji.
5. Standaryzuj naczynia do gotowania
Kolejna wskazówka dotycząca zarządzania recepturami, która jest zwodniczo prosta, ale może znacznie pomóc w zapewnieniu jej skuteczności: ustandaryzuj przybory używane w każdym przepisie.
Załóżmy na przykład, że Twoja restauracja serwuje zupę jako przystawkę. Przepis może dyktować, że miski powinny być napełnione jedną miarką z kadzi, ale co, jeśli szef kuchni złapie kadzi o niewłaściwej wielkości?
Mogą skończyć serwować zbyt dużo zupy swoim klientom – w takim przypadku Twoja restauracja poniosłaby straty, szybciej przeglądając składniki. Lub, jeśli zrobią się zbyt małe, Twoi klienci mogą być niezadowoleni, gdy zorientują się, że nie dostają tyle zupy, ile powinni.
Z tego powodu proces zarządzania przepisami musi również uwzględniać przybory kuchenne używane w każdym przepisie. Nawet coś tak prostego, jak numerowanie kadzi o różnych rozmiarach, może pomóc w zapewnieniu każdemu klientowi podania odpowiednich porcji.
Receptura może być przygotowana z dużą dokładnością, ale jeśli rozmiary porcji są różne, korzyści z procesu zarządzania recepturami są całkowicie podważone. Nie chcesz, aby klienci denerwowali się, ponieważ ich wielkość porcji zmieniała się z tygodnia na tydzień.
6. Rutynowo dokładnie sprawdzaj przepisy
System zarządzania recepturami, który usprawnia przetwarzanie faktur i tworzenie receptur, jest nieoceniony — ale tylko wtedy, gdy używasz go do regularnej oceny receptur i dostawców.
Po pierwsze, dobrze jest dwukrotnie sprawdzić wszystkie informacje w systemie zarządzania recepturami, aby zapewnić ich dokładność. Upewnij się, że ilości składników i instrukcje dotyczące przepisów są dokładne, ponieważ nawet błędna pisownia może przyczynić się do marnotrawstwa lub mniej pożądanego dania. Zbyt łatwo jest przypadkowo wstawić duże „T” dla łyżki stołowej, gdy chcesz wpisać małą literę „t” dla łyżeczki.
Oprócz podwójnego sprawdzania poprawności samych receptur, należy używać elektronicznego systemu zarządzania recepturami do podwójnego sprawdzania cen dostawców i wysyłek. Dostawca, który wprowadził znaczny wzrost cen, może szybko obniżyć Twoje marże operacyjne, szczególnie jeśli używasz ich do składnika o dużej objętości.
Regularna ocena kosztu na talerz może pomóc w identyfikacji potraw, które nie przynoszą już zysku. W takich okolicznościach może być konieczne podniesienie ceny dania lub przejście do innego dostawcy, który oferuje niższe ceny. Jednak nie uzyskasz tych kluczowych informacji, jeśli nie będziesz rutynowo sprawdzać danych udostępnianych za pośrednictwem elektronicznego systemu śledzenia.
Używaj systemów BirchStreet do lepszego zarządzania recepturami
Efektywne zarządzanie recepturami zależy od kilku czynników, w szczególności od zapewnienia, że Twoi pracownicy rozumieją, co i dlaczego dotyczą Twoich standardów receptur oraz że mają narzędzia, których potrzebują do ich przestrzegania.
Z systemami BirchStreet Rozwiązanie do zarządzania recepturami, dajesz zespołowi duży krok naprzód, pomagając zapewnić spójność w każdej kuchni, za którą odpowiada Twoja organizacja. Dzięki takim funkcjom, jak otrzymywanie faktur od dostawców, systematyczne procesy kontroli jakości, obsługa wyjątków i wiele innych, masz wszystko, czego potrzebujesz do kontrolowania składników receptury i kosztów.
Nasz dokładny system widoczności kosztów żywności pomaga organizacjom osiągnąć do pięciu procent oszczędności w kosztach żywności, jednocześnie zapewniając pełną widoczność całego procesu receptury. Możesz pozyskiwać składniki od dostawców, tworzyć menu według przepisów, a nawet tworzyć przepisy według składników, aby opracować opłacalne (i przyjemne) menu, które spodoba się klientom i obniży koszty operacyjne.
Dzięki silnemu zarządzaniu recepturami Twoja organizacja będzie dobrze przygotowana do długoterminowego sukcesu.