Kiedy większość ludzi słyszy termin „zarządzanie zapasami”, prawdopodobnie pomyślą o magazynach wysyłających produkty do konsumentów lub zakładach produkcyjnych, które muszą śledzić różne części i sprzęt używany w ich pracy. Ale zarządzanie zapasami jest równie przydatne w branży hotelarskiej.
Dotyczy to w szczególności hoteli, restauracji, barów, kasyn i innych obiektów, które oferują swoim patronom jedzenie i napoje. Zarządzanie zapasami może już być wyzwaniem w przypadku mundurów i innych materiałów eksploatacyjnych; może stać się prawdziwym bólem głowy, gdy mamy do czynienia z łatwo psującymi się produktami spożywczymi.
Współpracując z wysokiej jakości partnerem w zakresie zarządzania zapasami, możesz mieć większą pewność, że będziesz w stanie zarządzać tymi niezbędnymi przedmiotami w sposób, który zmniejszy ilość odpadów i zapewni zadowolenie klientów.
1. Brak widoczności cen
Żywność jest jednym z głównych obszarów dotkniętych inflacją, a ostatnie raporty ujawniają 8,8 procent wzrost cen z roku na rok od 2021 do 2022 r. Problemy z łańcuchem dostaw, rosnące koszty pracy, zakłócenia zbiorów i inne czynniki zwiększają koszty różnych artykułów spożywczych i napojów używanych do gotowania w domu i w firmach hotelarskich.
Praktyki zarządzania zapasami, które koncentrują się tylko na ilości potrzebnych artykułów, mogą nieodpowiednio uwzględniać wzrost cen mięsa, mleka, świeżych owoców i warzyw oraz innych podstawowych artykułów spożywczych. Bez wiedzy o tym, jak twoi dostawcy podnoszą ceny, możesz łatwo zacząć dostrzegać znaczną redukcję zysków.
Widoczność cen wymaga określenia, czy dostawcy zmieniają wysokość opłat za różne przedmioty i oceny opcji. Znajdujesz innego dostawcę lub zwiększasz opłaty dla własnych klientów? Oceniając trendy cenowe w systemie zarządzania zapasami, możesz proaktywnie uwzględnić ten powszechny wzrost kosztów.
2. Odpady inwentaryzacyjne
Marnotrawstwo inwentarza to jeden z największych problemów, z jakimi musi się zmierzyć firma hotelarska. Na przykład szacuje się, że od czterech do 10 procent zakupów żywności w restauracjach marnuje się, zanim dotrze do klienta – a to nawet nie uwzględnia żywności, której klient nie spożywa po jej podaniu.
Jednym z najczęstszych powodów marnowania tej żywności jest to, że nie jest ona używana przed upływem daty ważności. Złe planowanie zapasów może spowodować, że łatwo psujące się produkty spożywcze będą nieużywane przez kilka dni, a nawet tygodni – a do czasu, gdy będą potrzebne, nie można ich już podawać.
Podczas gdy część odpadów jest nieunikniona z powodu nieprzewidywalnych klientów lub błędów popełnionych przez osoby przygotowujące żywność, partner w zarządzaniu zapasami wysokiej jakości może pomóc w ograniczeniu odpadów poprzez optymalizację uzupełniania zapasów. Uwzględniając okres przydatności produktów i zgłaszając zapotrzebowania tylko w razie potrzeby, można znacznie ograniczyć ilość odpadów.
3. Niewykorzystane zapasy
Psucie się żywności to nie jedyny sposób na marnowanie zapasów. Zbyt często firmy hotelarskie wydają pieniądze na przedmioty, których w rzeczywistości nie używają. Menu zmienia się z biegiem czasu — a co za tym idzie, zmieniają się również składniki, których potrzebuje Twoja placówka do przygotowania potraw.
Bez regularnej oceny zamówień zapotrzebowania restauracja mogłaby z łatwością kontynuować zamawianie produktów, które nie są już używane, ponieważ dania, do których pierwotnie były potrzebne, zostały wycofane. Te niepotrzebne elementy nie tylko zwiększają całkowity koszt każdego zapotrzebowania. Zajmują również cenne miejsce w Twoim magazynie.
System zarządzania zapasami wysokiej jakości pozwoli Ci śledzić poziomy zapasów w czasie z historycznymi licznikami. Składniki, które są często przenoszone, należy poddać dalszej ocenie, aby ustalić, dlaczego nadal są zamawiane i czy są nadal używane. Pozycje, które nie są już używane w recepturach, należy całkowicie wyeliminować z zamówień zapotrzebowania. Zmniejszenie ilości zamówień i ścisłe monitorowanie wykorzystania rzadko używanych przedmiotów może jeszcze bardziej zmniejszyć ilość odpadów.
Zautomatyzowane zapotrzebowania mogą również zapewnić, że nie będziesz zamawiać zapasów, które nie są często używane. Gdy towary są uzupełniane dopiero po osiągnięciu określonego poziomu, nowe zamówienia będą składane tylko w miarę wykorzystania zapasów.
4. Brak wglądu w wzorce klientów
Kiedy zrozumiesz swoich gości zachowania zakupowe, można odpowiednio przydzielić zapasy. Na przykład podczas turnieju NCAA March Madness niektóre restauracje mogą zauważyć wzrost popytu na pozycje menu, takie jak skrzydełka lub nachos. Popyt na inne przedmioty może się różnić w zależności od sezonu lub wydarzeń regionalnych.
Zmiany sezonowe mogą nawet wpłynąć na liczbę gości, którzy każdego dnia odwiedzają Twój obiekt — kolejna ważna kwestia przy planowaniu zapasów. Nie chcesz, aby zabrakło popularnego produktu, ponieważ nie zamówiłeś wystarczającej ilości zapasów, ani nie chcesz, aby nadwyżka zapasów została zmarnowana, ponieważ źle obliczyłeś popyt.
Bez silnego systemu zarządzania zapasami takie różnice często pozostawia się domysłom. Z drugiej strony, odpowiedni system pozwoli Ci zebrać szczegółowe dane, dzięki czemu będziesz mógł zidentyfikować konkretne trendy wśród Twojej bazy klientów.
Zapotrzebowanie na niektóre artykuły może się nawet różnić w zależności od dnia tygodnia. Analiza tych wzorców pozwoli Ci prognozować popyt, dzięki czemu możesz odpowiednio alokować zapasy. W ten sposób zawsze będziesz mieć odpowiednią ilość każdego przedmiotu, którego potrzebuje Twoja placówka.
5. Stracony czas na ręczne inwentaryzacje
Zarządzanie zapasami jest niezbędne do zrozumienia poziomów dostaw w zakładzie. Niestety, wiele osób w branży hotelarskiej nadal polega na czasochłonnych arkuszach inwentaryzacyjnych, które należy wypełnić ręcznie. Wymaga to nie tylko ogromnego zaangażowania czasu, ale może być również niepokojąco niedokładne.
W końcu przeciętny pracownik nie będzie chciał spędzać dodatkowej godziny lub dwóch na liczeniu zapasów po zamknięciu i posprzątaniu. Badania Stowarzyszenia Nauk Psychologicznych ujawnia że ludzie podejmują mniej trafne decyzje później w ciągu dnia. Chęć po prostu wykonania przyziemnych zadań może spowodować, że pracownik po prostu użyje numerów zapotrzebowań z zeszłego tygodnia, zamiast przechodzić przez czasochłonny proces inwentaryzacji.
Narzędzia takie jak skanowanie kodów kreskowych, aplikacje mobilne i automatyczne śledzenie zapasów mogą znacznie zmniejszyć obciążenie Twoich pracowników. Zapewnia to dokładniejsze poziomy zapasów, zmniejszając ryzyko błędu ludzkiego — i ułatwia życie Tobie i Twoim pracownikom.
6. Nieprzestrzeganie wytycznych dotyczących porcjowania
W branży restauracyjnej wytyczne dotyczące porcjowania mają kluczowe znaczenie dla utrzymania prawidłowego zarządzania zapasami. Nawet drobne zmiany w przepisie (takie jak dodatkowy kawałek sera) lub zbyt wysokie napełnianie szklanek do napojów mogą zepsuć kalkulacje kosztów i poziomy zapasów. To, co wydaje się drobnym błędem młodszego szefa kuchni, może w końcu stać się stałym problemem kosztowym, jeśli nie zostanie naprawione.
Aby to złagodzić, firmy z branży hotelarskiej muszą ustalić standardowe przepisy, które jasno określają procedurę przygotowania dania, a także dokładną ilość każdego składnika, który może być potrzebny. Wszyscy, którzy są zaangażowani w przygotowywanie żywności, powinni zostać przeszkoleni, aby zrozumieli, jak ważne jest dokładne przestrzeganie tych wytycznych.
Menadżerowie restauracji powinni również dopilnować, aby klienci serwowali odpowiednie porcje. Jeśli dane danie często pozostaje niedokończone, a resztki są wyrzucane lub przygotowywane, dostosowanie wielkości porcji zmniejszy marnowanie żywności w restauracji i obniży wydatki na zapasy.
Podczas gdy pewne straty w kuchni są nieuniknione (na przykład, gdy młodszy szef kuchni upuszcza kawałek mięsa na podłogę), starannie uporządkowany system ułatwi utrzymanie zapasów na oczekiwanym poziomie.
7. Problemy ze śledzeniem transferów między lokalizacjami
Zarządzanie zapasami jest już wyzwaniem, gdy masz jeden obiekt, ale przy wielu magazynach i lokalizacjach skierowanych do klientów może to być jeszcze trudniejsze. Firmy wielooddziałowe często ułatwiają realizację zamówień wewnętrznych, aby w razie potrzeby przenosić zapasy z jednej lokalizacji do drugiej. Chociaż może to pomóc zaoszczędzić pieniądze, zmniejszając zapotrzebowanie na nowe żądania zapotrzebowania, może również wprowadzić nowe nieefektywności i problemy ze śledzeniem.
Twój zespół musi nie tylko śledzić swoje potrzeby związane z centralnymi zamówieniami, ale także monitorować, w jaki sposób każda lokalizacja wykorzystuje swoje zapasy. Sprawny system zarządzania zapasami pozwala Twojemu zespołowi szybko i dokładnie rejestrować transfery i zamówienia wewnętrzne, dzięki czemu masz wgląd w czasie rzeczywistym, ile zapasów jest dostępnych w każdej lokalizacji.
Śledzenie zamówień wewnętrznych może również dostarczyć kluczowych danych, które pozwalają na wprowadzanie zmian specyficznych dla lokalizacji w odniesieniu do wartości uzupełniania towarów. Zapewniając, że menedżerowie rejestrują w systemie każdy transfer w momencie jego wystąpienia, nie musisz się martwić o nieporozumienia powodujące nieprawidłowe poziomy zapasów dla lokalizacji zaangażowanych w transfer.
Popraw swoje procesy zarządzania zapasami dzięki BirchStreet
Podczas gdy zarządzanie zapasami w branży hotelarskiej jest pełne potencjalnych pułapek i nieefektywności, nie musi tak być w przypadku, gdy masz po swojej stronie silnego partnera w zarządzaniu zapasami. Brzozowej ulicy Zarządzanie zapasami z AccuBar oferuje szeroki zakres możliwości, które pomogą Ci zarządzać kosztami zapasów, liczeniem i wydatkami.
Dzięki połączeniu z systemami punktów sprzedaży (POS) możesz uzyskać dostęp do cennych raportów o zapasach, a nawet automatycznie uzupełniać towary lub otrzymywać alerty o niskim poziomie zapasów. Skanowanie ręczne, ciągłe śledzenie zapasów w nieograniczonych lokalizacjach i wiele metod kalkulacji kosztów zapewniają, że to rozwiązanie może być skalowane zgodnie z potrzebami Twojej firmy.
Poświęcając zarządzaniu zapasami uwagę, na jaką zasługuje, możesz zatrzymać marnotrawstwo i zapewnić wyższe zyski swojej działalności hotelarskiej.