Ze statystykami pokazującymi tylko to 29.1% faktur są opłacane na czas w postpandemicznych Stanach Zjednoczonych, a i tak już napięty świat faktur stał się jeszcze bardziej bałaganiarski.
Jednak bez względu na to, jak bardzo jest bałagan, faktury są podstawową częścią procesu od zakupu do zapłaty (P2P). W pierwszej kolejności kadra kierownicza, a zaraz za nią odpowiedni pracownicy, muszą wiedzieć, jak identyfikować i korygować problemy z zarządzaniem fakturami w celu usprawnienia procesu P2P.
Dlaczego zarządzanie fakturami?
Jako dyrektor ds. gościnności w C-Suite masz dużo na głowie. Musisz zarządzać całymi firmami; umowy do wynegocjowania, zaopatrzenie, marka, którą należy zarządzać, kultura pracy, którą należy pielęgnować, klienci do zachwycenia i oceny, które należy podnieść lub utrzymać na wysokim poziomie. Skąd nagłe zamieszanie związane z zarządzaniem fakturami, czymś, co istnieje od zawsze i na pewno ma już wdrożony proces?
Po pierwsze, e-fakturowanie. E-fakturowanie rozwija się w ogromnym tempie, z przewidywany wzrost na poziomie 80% do 2027 r. Jeśli nie korzystasz jeszcze z metod elektronicznych w procesie zarządzania fakturami, to musi się zmienić i to szybko. E-fakturowanie jest szybsze, tańsze i mniej podatne na błędy. W dalszej części artykułu przejdziemy do szczegółów, jak i dlaczego należy go wdrożyć.
Po drugie, wszechobecne widmo: podatki. Zarządzanie fakturami w zorganizowany i dokładny sposób nie tylko ułatwi płacenie podatków, ale także uchroni Cię przed audytem. A jeśli kiedykolwiek zostaniesz poddany audytowi, dobrze przemyślany system sprawi, że proces będzie znacznie mniej bolesny, ponieważ z łatwością lokalizujesz ważne dokumenty.
Po trzecie, unikaj problemów związanych z opóźnieniami w płatnościach za faktury. Może to obejmować wstrzymanie usług, walkę z windykacją (i ich nieuchronnymi opłatami), utratę zdolności kredytowej, a może nawet podjęcie działań prawnych przeciwko tobie. Nawet jeśli opóźnienia w płatnościach wydają się być normą w świecie ogarniętym pandemią, konsekwencje nie zniknęły.
Wydanie 1: Strach
Faktury są fizycznymi przejawami sprzedaży między dwiema stronami. Wyszczególniają produkty lub usługi świadczone przez sprzedającego oraz ceny naliczane kupującemu. Pomagają w umieszczeniu, przetwarzaniu, dostawie i końcowej płatności w transakcji biznesowej. Ale pomijając to wszystko, nie możemy zignorować tego, co tak naprawdę sprowadza się do otrzymanej faktury.
Jeśli kiedykolwiek przekopałeś stos poczty, dobrze znasz proces sortowania: wiadomości-śmieci, ważne informacje lub przypomnienia, poczta osobista i rzeczy, które chcesz zachować, oraz rachunki. Zbyt często rachunki są odkładane na bok, aby „załatwić je później”.
Nie możesz mieć takiej mentalności w odnoszącej sukcesy firmie. Faktury mają kluczowe znaczenie dla kondycji Twojej firmy i muszą być uporządkowane i szybko się nimi zająć. Nie pozwól, aby strach przed rachunkami przeniknął do twojego miejsca pracy.
Zagadnienie 2: Słaba kategoryzacja faktur
Niestety, lub na szczęście, w zależności od tego, jak na to spojrzysz, istnieje kilka rodzajów faktur. Niektóre wymagają natychmiastowej zapłaty, inne nie, ale wszystkie wymagają szczególnej uwagi. Oto kilka podstawowych rodzajów faktur, które możesz otrzymać:
- Faktura ofertowa. Daje to sugestię, ile ostatecznie będzie kosztował projekt lub produkt.
- Faktura okresowa. Są one często wysyłane podczas długich projektów jako przypomnienie o aktualnych opłatach.
- Faktura cykliczna. Są one często używane dla stałych lub stałych klientów.
- Zaległa faktura. Tak sugeruje nazwa, chociaż mogą również wystąpić dodatkowe opłaty, które powstały w wyniku nieterminowej zapłaty.
- Faktura końcowa. Jest on wysyłany na koniec projektu, być może po fakturze propozycji i wielu fakturach pośrednich.
Twój system zarządzania fakturami powinien umożliwiać kategoryzowanie ich oddzielnie od siebie. Podczas czytania zauważysz, że niektóre wymagają natychmiastowej zapłaty, a inne nie. Otrzymane faktury powinny przynajmniej być skategoryzowane według tej metryki.
Istnieje kilka sposobów na ich zorganizowanie. Możesz mieć plik dla każdego rodzaju faktury i podziałów w ramach osobnych projektów, chociaż może być łatwiejsze segregowanie według projektów i utrzymywanie faktur w kolejności, w jakiej je otrzymałeś, a te wymagające natychmiastowej płatności są oznaczone i załatwione w odpowiednim czasie.
Warto również mieć pod ręką fakturę za ofertę pakietową, gdy otrzymujesz faktury okresowe i końcowe, aby móc śledzić, w jakim stopniu rzeczywiste koszty odzwierciedlają te przewidywane i uzgodnione, dzięki czemu możesz w razie potrzeby zadawać pytania i zgłaszać problemy.
Jeśli pracujesz z papierem, stwórz dedykowany koszyk, folder lub teczkę z wyraźnie zaznaczonymi osobnymi kategoriami. Chociaż nawet najbardziej zorganizowane systemy papierowe mogą zacząć wydawać się zagracone.
Zalecamy korzystanie z elektronicznego systemu archiwizacji. Możesz skanować i przesyłać dokumenty w formie papierowej po ich otrzymaniu, a także łatwo przenosić pliki elektroniczne w takie miejsce, jak Dokumenty Google, bezpłatny system, do którego wielu pracowników może uzyskać dostęp po otrzymaniu pozwolenia elektronicznego.
Gdy tworzysz tabelę w Dokumentach Google, jest ona automatycznie przesyłana na Dysk Google, więc nie musisz się martwić o awarię komputera w biurze i utratę wszystkich plików elektronicznych (lub powódź, pożar lub inne straty, które mogą spowodować utratę systemu papierowego ).
Zagadnienie 3: Brakujący (lub brakujący) system księgi
Według uczonego z Uniwersytet Montany, „System księgi głównej jest sercem systemu księgowego”. Jako „… zapis salda każdego z kont w firmie”, jest to integralna część codziennej pracy, a także podstawa, jeśli chodzi o sezon podatkowy. Przechowuj przychody, wydatki i wszystkie inne informacje finansowe w swojej księdze.
Dobrym pomysłem jest również posiadanie tej księgi online z wyżej wymienionych powodów.
Kwestia 4: Brak wyznaczonego czasu lub osoby
Aby mieć kontrolę nad swoimi fakturami, powinieneś wyznaczyć osobę, która będzie za nie odpowiedzialna. Jeśli nie masz jednej osoby oddanej wyłącznie temu, czego nie ma wiele firm, upewnij się, kto jest odpowiedzialny i kiedy powinien pracować nad dokumentami.
Zaplanuj określone dni, w których zajmą się opłacaniem rachunków i organizacją faktur. Trzymaj się ściśle harmonogramu. Jeśli obowiązki zostaną raz odrzucone, kto wie, ile razy może się to zdarzyć i jakich terminów możesz w międzyczasie przegapić. Wyznaczona osoba powinna również prowadzić ewidencję stanu otrzymanych i opłaconych rachunków.
Zagadnienie 5: Nadal wypisujesz czeki
Jest rok 2022. Spójrzmy prawdzie w oczy: czasy wypisywania czeków już za nami. Nawet jeśli przeszedłeś z pisanego odręcznie na druk, ewolucja płatności jeszcze się dla Ciebie nie skończyła. Pierwszy powód: czeki są drogie. Płacenie czekiem kosztuje średnio około trzy razy więcej niż płatność ACH. ACH to także bezpieczniej oraz szybciej.
Czeki są podatne na oszustwa w przeciwieństwie do płatności ACH. Ponadto czas realizacji do pięciu dni roboczych spowalnia działalność w szybko zmieniającym się świecie. Jeśli nadal korzystasz z czeków, jest to Twój znak, aby przejść na bezpieczniejszą, szybszą i bardziej opłacalną opcję.
Świetny sposób na obsługę płatności jest przez Birch Street Pay, narzędzie dostępne od BrzozaUlica. BirchStreet Pay pomaga zmienić płatności z czeków na wirtualne karty. Nie tylko oszczędzasz pieniądze, rezygnując z kosztów związanych z czekami, ale możesz również otrzymać zwrot gotówki dzięki nagrodom BirchStreet Pay.
To narzędzie jest łatwe w konfiguracji i obsłudze – prosty interfejs umożliwia dokonywanie płatności za naciśnięciem jednego przycisku. Posiada również funkcje bezpieczeństwa wysokiego poziomu i doskonałą, łatwo dostępną obsługę klienta. Niech umrą dni czeku.
Zagadnienie 6: Otrzymujesz faktury pocztą
Po prostu unikaj faktur otrzymywanych pocztą, gdy tylko jest to możliwe. Otrzymywanie faktur pocztą elektroniczną nie tylko oszczędza czas na sortowanie fizycznej poczty i skanowanie dokumentów do systemu elektronicznego, ale także oszczędza papier i miejsce do przechowywania w biurze.
Po prostu poproś, aby osoba, z którą prowadzisz interesy, przesyłała swoje faktury e-mailem. Nie jest to trudna sprzedaż, ponieważ oszczędza to zasoby po obu stronach transakcji.
Zagadnienie 7: Nie korzystasz z technologii OCR
Chociaż jesteśmy na fali modernizacji, porozmawiajmy o oprogramowaniu do optycznego rozpoznawania znaków (OCR). To oprogramowanie rozpoznaje znaki tekstowe w dokumencie cyfrowym.
W ten sposób informacje z faktury mogą być automatycznie wprowadzane do systemu księgowego, eliminując potrzebę spędzania czasu na robieniu tego samego ręcznie. Oszczędza to średnio około pięciu minut na jedną fakturę, co może w sumie dać liczbę godzin z całego dnia, w zależności od tego, ile faktur zwykle przetwarza Twoja firma.
W zabieganym i odbudowującym się świecie pewnych rzeczy nie można sobie pozwolić na załamanie się. Jednym z nich jest zarządzanie fakturami. Aby Twoja firma prosperowała, upewnij się, że zajmujesz się typowymi problemami w ramach zarządzania fakturami.
- Organizuj, organizuj, organizuj.
- Wyznacz, zarezerwuj czas i zaimplementuj oprogramowanie.
Kiedy aktywnie dbasz o swoją firmę, lepiej będzie się nią zajmować.