Jednym z najważniejszych aspektów działalności opartej na przedmiotach jest ich inwentaryzacja. Ponieważ zapasy są zasadniczo ich głównym źródłem przychodów, firmy te muszą upewnić się, że mają wydajne procesy, aby śledzić, ile mają zapasów, ile muszą przechowywać i ile należy uzupełnić.
Może to jednak stanowić wyzwanie dla niektórych organizacji, powodując, że wiele z nich utrzymuje nadmiar zapasów. Niezależnie od tego, czy jest to przypadkowe, czy celowe, zdezorganizowane procesy magazynowe, słabe łańcuchy dostaw i błąd ludzki zazwyczaj prowadzą do nadmiernych zapasów.
Chociaż może się to wydawać nieszkodliwą taktyką zapasów bezpieczeństwa, posiadanie zbyt dużych zapasów może ograniczyć przepływ środków pieniężnych firmy, marnować cenne koszty i mieć poważny negatywny wpływ na całą operację.
Na szczęście wdrożenie oprogramowania do zarządzania zapasami pomaga firmom uniknąć nadmiernych zapasów i dokładnie śledzić poziom zapasów, zamówienia, sprzedaż i dostawy.
Co to jest nadmiar zapasów?
Nieuchronnie produkt może nie sprzedawać się tak szybko, jak oczekiwano. Niektóre przedmioty pozostają na półkach zbyt długo, na ogół ze względu na brak zainteresowania ze strony konsumentów. Produkty te w końcu stają się przestarzałymi zapasami, które nie mają już żadnej wartości rynkowej. A ponieważ biznes musi w jakiś sposób generować przychody, firmy są zmuszone do usuwania przestarzałych towarów z półek.
Zasadniczo jest to nieformalna definicja nadmiaru zapasów.
Z formalnej definicji nadwyżka zapasów ma miejsce, gdy produkt przekracza przewidywany popyt konsumentów, pozostawiając wiele pozostałych przedmiotów niesprzedanych. Może to często prowadzić do wysokich kosztów operacyjnych i konsekwencji finansowych, narażając firmy na ryzyko niespłaconych długów, a ostatecznie do bankructwa.
Być może najnowszy i powszechny przykład nadmiernych zapasów zaobserwowano na początku COVID-19, w którym wiele sklepów zostało zmuszonych do tymczasowego zamknięcia, fabryki zostały zmuszone do zamknięcia, a firmy i konsumenci doświadczyli długich opóźnień w wysyłce.
Spowodowało to problemy z nadmiarem zapasów dla wielu firm; a ponieważ nie były w stanie wygenerować wystarczających przychodów, aby się utrzymać, marki te zostały zmuszone do zamknięcia swoich drzwi na stałe. Podczas gdy czasami nadwyżka zapasów może być wykorzystana jako bufor przeciwko wyczerpaniu zapasów, wiele firm robi wszystko, co w ich mocy, aby uniknąć nadmiaru zapasów w swoich magazynach.
Jak powstaje nadmiar zapasów?
Mogą istnieć serval przyczyny nadmiaru zapasów, ale główną przyczyną jest złe prognozowanie popytu. W naszej obecnej wysoce konkurencyjnej gospodarce niedokładne prognozowanie popytu jest praktycznie gwarancją ewentualnej porażki firmy. I chociaż wiele firm robi wszystko, aby zapewnić sobie dokładne prognozowanie popytu, problem ten wciąż nęka organizacje.
Niedokładne obliczenia mogą często prowadzić do posiadania zbyt małej lub – w przypadku nadmiernych zapasów – zbyt dużej ilości zapasów. Przeprowadzając te obliczenia, firmy muszą wziąć pod uwagę wszystkie obecne i potencjalne czynniki, które mogą wpłynąć na popyt. Za czynnik wewnętrzny uważa się te, które bezpośrednio wpływają na zainteresowanie konsumentów produktem, np. zmieniające się trendy sezonowe.
Czynniki zewnętrzne są trudniejsze do przewidzenia, ponieważ wpływają na zainteresowanie konsumentów produktem pośrednio. Wracając do pandemii, byłby to doskonały przykład nieprzewidywalnego czynnika zewnętrznego.
Inną częstą przyczyną nadmiernych zapasów są złe procesy zarządzania zapasami. Każda firma odnosząca sukcesy musi mieć wdrożony proces skutecznego zarządzania zapasami. Zarządzanie zapasami oznacza odpowiedzialność za różne zadania związane ze sprzedażą, takie jak dokonywanie transakcji, zamawianie i zakupy.
Jednak w przypadku braku koordynacji i organizacji w zespole zarządzającym zapasami, prawdopodobnie wystąpi nadmiar zapasów. Słabe łańcuchy dostaw to również kolejny powód, dla którego dochodzi do nadmiernych zapasów — i jest to problem, który nasza gospodarka ostatnio poznała aż za dobrze.
W latach 2020 i 2021 setki firm zostało zmuszonych do ponownej oceny swoich systemów zarządzania łańcuchem dostaw w czasie kryzysu. Od zdezorganizowanych procesów po niską odporność na ograniczenia dostawców, firmy musiały stawić czoła dziesiątkom wad ukrytych w ich łańcuchu dostaw.
I chociaż wiele organizacji zostało zmuszonych do szybkiego znalezienia rozwiązań problemów, te ukryte wady już spowodowały, że wiele firm znalazło się w sytuacji nadmiernych zapasów — problem, który jest trudny do odwrócenia.
Ryzyko nadmiernej inwentaryzacji
Nadmiar zapasów jest problemem występującym we wszystkich branżach i choć dla niektórych może być uważany za zaletę, poziom ryzyka jest znacznie większy. W latach 90. nadwyżka zapasów była znaczący czynnik w wyprowadzaniu z rynku jednych z największych firm w kraju. Dziś świat ma większą świadomość problemu nadwyżek zapasów, ale nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, jakie to ryzyko.
Po pierwsze, nadmierne zapasy mogą mieć ogromny negatywny wpływ na rentowność firmy. Ponieważ celem zapasów jest kupowanie i odsprzedaż w celu osiągnięcia zysku, posiadanie nadwyżki może skutkować amortyzacją towarów i utratą dochodów.
Ponadto nadmiar zapasów ma wpływ fizyczny — i to niezbyt dobry. Wraz z rosnącą globalną świadomością zrównoważonego rozwoju detaliści poszukują bardziej etycznych standardów w opracowywaniu produktów, zakupach, pakowaniu i wysyłce. Jednak posiadanie nadmiaru towarów prowadzi do znacznych odpadów środowiskowych, które tylko odpędzić klientów i inwestorów.
W przemyśle spożywczym nadmierne zapasy łatwo psującej się żywności przyczyniły się do marnotrawstwa zarówno finansowego, jak i środowiskowego. Według Zatrzymaj marnowanie żywności już dziś, ponad 30% całej wyprodukowanej żywności i 45% roślin okopowych, owoców i warzyw jest marnowanych każdego roku. Pod względem finansowym Stany Zjednoczone wydają ponad $160 miliardów na zmarnowanej żywności, przy czym przeciętna amerykańska czteroosobowa rodzina marnuje rocznie $1500 żywności.
Podobnie, ta plaga nadmiernych zapasów jest dostrzegana w całej branży kosmetycznej i modowej, z których każdy ma tendencję do wzrostu poziomu niesprzedanych zapasów i zmarnowanych produktów.
Niestety, to tylko wierzchołek góry lodowej, jeśli chodzi o ryzyko nadmiernych zapasów. Marnotrawstwo finansowe i materiałowe to główne wady, ale firmy powinny również zdawać sobie sprawę z problemów związanych z przechowywaniem, spadku elastyczności firmy, ograniczeń w niezbędnym kapitale obrotowym, wzrostu kosztów prowadzenia i innych zagrożeń, które zagrażają przetrwaniu każdej firmy.
Oprogramowanie do zarządzania zapasami: jak to działa?
Istnieją środki, które firmy mogą podjąć, aby nie zmniejszać szans na nadmierne zapasy — i zaczyna się od stworzenia oprogramowania do zarządzania zapasami. Oprogramowanie do zarządzania zapasami to narzędzie do automatyzacji, które wstępnie programuje aspekty śledzenia zapasów i zarządzania magazynem.
Zamiast zarządzać wszystkimi zadaniami ręcznie, oprogramowanie do zarządzania usprawnia zadania i zapewnia lepszy wgląd w to, co dzieje się z Twoimi zapasami — w tym szanse na nadmierne zapasy.
Ponieważ większość systemów zarządzania zapasami jest oparta na chmurze, firmy nie muszą utrzymywać serwerów ani personelu IT, co czyni je bardziej opłacalnym rozwiązaniem do śledzenia zapasów, aktualizowania danych księgowych i zarządzania ponownym zamawianiem. Dzięki temu firma może otrzymywać aktualizacje w czasie rzeczywistym i podejmować lepsze, dokładniejsze decyzje zarządcze.
Niektóre większe firmy decydują się na dodanie skanerów kodów kreskowych lub urządzeń śledzących do swojego oprogramowania do zarządzania zapasami, co ułatwia proces śledzenia dużych ilości zapasów.
Korzyści z używania oprogramowania do zarządzania zapasami
Korzystanie z systemu zarządzania zapasami zapewnia firmie kilka korzyści, ale dokładne korzyści będą zależeć od wielkości i rodzaju prowadzonej firmy. Na przykład, większe firmy działające w przemyśle spożywczym prawdopodobnie mają większą ilość łatwo psujących się produktów, które mogą mieć wpływ finansowy i środowiskowy. Na szczęście korzystanie z oprogramowania do zarządzania zapasami zmniejsza koszty i zmniejsza potencjał zmarnowanych towarów.
Jeśli chodzi o nadmierne zapasy, oprogramowanie do zarządzania zapasami może pomóc firmom obniżyć koszty wynikające z nadmiernych zapasów, oferując dokładniejsze przewidywanie, ile każdego produktu potrzebujesz. Wiadomo, że operacje ręczne spowalniają i powodują problemy w zarządzaniu zapasami, ale korzystanie z oprogramowania do automatyzacji pozwala uniknąć błędów ludzkich i zapewnia precyzyjne prognozowanie popytu, dzięki czemu nie trzeba się martwić o zbyt duże zapasy.
Ponadto korzystanie z oprogramowania do zarządzania zapasami umożliwia zespołom planowanie. Usprawnienie procesu zarządzania zapasami polega na uzyskaniu pełnej widoczności w systemie łańcucha dostaw. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania do przeprowadzania analizy zapasów w czasie rzeczywistym może pomóc Twojej firmie w podejmowaniu lepszych decyzji w przyszłości.
Mówiąc o planowaniu, możesz obniżyć koszty przechowywania, ale uzyskać dokładne dane i prognozy dotyczące zapasów. Nadmiar zapasów zwiększa koszty magazynowania i personelu. Jednak korzystając z oprogramowania do zarządzania zapasami, firmy mogą utrzymywać optymalną ilość zapasów bez marnowania powierzchni magazynowej.
Ta redukcja kosztów oznacza, że te pieniądze można wykorzystać na inne ważne aspekty działalności, czy to zatrudnianie nowych pracowników, czy ulepszanie rozwoju produktu.
Usprawnij procesy zarządzania zapasami dzięki BirchStreet
Nadmiar zapasów to problem, z którym boryka się wiele firm, ale istnieją rozwiązania, dzięki którym można go uniknąć. Skuteczne zarządzanie nadmiernymi zapasami zależy od posiadania responsywnego i niezawodnego oprogramowania do zarządzania zapasami. Przyjęcie tego oprogramowania może pomóc w otrzymywaniu prognoz popytu w czasie rzeczywistym i prognozach zapasów, a także obniżyć koszty i negatywny wpływ na środowisko.
Zarządzanie zapasami BirchStreet z AccuBar Oprogramowanie oferuje dokładne inwentaryzacje w dowolnej lokalizacji magazynu, dzięki czemu można śledzić ciągłe zapasy. Korzystając z zaawansowanych technologicznie danych i analiz, firmy mogą osiągnąć większą wydajność, usprawnione przepływy pracy i rentowność w dłuższej perspektywie.