Na pierwszy rzut oka można przypuszczać, że zarządzanie inwentarzem hotelowym koncentruje się wyłącznie na głównym typie „inwentarza” oferowanego przez hotele: dostępnych pokojach. W końcu doświadczenie gościa w hotelu zależy od czegoś znacznie więcej niż samego faktu dostępności pokoju.
Podczas gdy pokoje zarezerwowane przez gości mogą być głównym zasobem hotelu, udane operacje hotelarskie są w dużej mierze zależne od tego, co jest uważane za drugorzędny ekwipunek hotelu. Obejmuje to wszystkie dodatkowe produkty i surowce, które będą używane przez gości — takie jak wyposażenie pokoju, przedmioty sprzedawane w sklepie z pamiątkami na miejscu lub w sklepie spożywczym lub żywność i napoje sprzedawane w hotelowej restauracji lub barze.
Te drugorzędne zapasy mogą się znacznie różnić w zależności od hotelu. Jeśli chodzi o udogodnienia gastronomiczne, niektóre hotele mogą oferować niewiele więcej niż automat, podczas gdy inne oferują wiele restauracji na miejscu.
Niezależnie od zakresu udogodnień hotelu, silne i niezawodne zarządzanie zapasami hotelowymi ma zasadnicze znaczenie dla poprawy wyników i zapewnienia pozytywnego (i spójnego) doświadczenia gości. W rzeczywistości badania Cornell znalazłem to „spójność operacyjna ma kluczowe znaczenie dla ogólnej oceny hotelu; unikanie załamań operacyjnych jest ważniejsze niż szukanie od czasu do czasu czynnika „wow”.
Innymi słowy, zapewnienie spójnych wrażeń jest jednym z najważniejszych aspektów hotelowego doświadczenia dla gości, niezależnie od tego, czy przebywają w tanim motelu, czy w luksusowym kurorcie. A zarządzanie inwentarzem hoteli może to umożliwić.
Jakie kategorie produktów należy wziąć pod uwagę w zarządzaniu zapasami hoteli?
Jeśli chodzi o zapasy wtórne hotelu, większość uwagi skupia się na materiałach eksploatacyjnych, których nie można ponownie wykorzystać. Na przykład restauracja hotelowa będzie wymagała znacznego zarządzania składnikami, które są używane w jej przepisach. Po każdej wizycie pokoje hotelowe należy uzupełnić świeżym mydłem i szamponem.
Jednak zarządzanie inwentarzem hotelu powinno również uwzględniać materiały eksploatacyjne, które będą wielokrotnie używane, zanim będą musiały zostać wymienione. Może to obejmować ręczniki, prześcieradła i koce. Obejmuje to również meble, takie jak telewizor lub łóżko.
Nawet jeśli takie elementy mogą być używane przez kilka lat, w końcu trzeba je będzie wymienić. Jeśli nie masz możliwości śledzenia wieku i stanu takich przedmiotów, goście mogą w końcu zacząć narzekać na niewygodne łóżka lub przestarzałe telewizory.
Oczywiście są też materiały, z którymi goście nigdy nie wchodzą w bezpośrednią interakcję, ale które nadal odgrywają ważną rolę w zapewnianiu wysokiej jakości pobytu w hotelu. Środki czystości są niezbędne do odkażenia pokoi po wymeldowaniu gościa. Jeśli chodzi o operacje pralnicze, hotel może zlecić większość prania, aby zmniejszyć wydatki na wodę, lub może mieć własną komercyjną pralnię na miejscu (która wymagałaby dużej ilości detergentu, wybielacza itp.).
Nie trzeba dodawać, że każda z tych kategorii produktów będzie miała bardzo różne wymagania dotyczące uzupełniania. Świeże składniki do hotelowej restauracji mogą mieć tylko kilka dni przydatności do spożycia, podczas gdy inne rodzaje zapasów będą miały trwałość kilku lat.
Zarządzanie zamówieniami pomoże Ci uniknąć nadmiernego zamawiania lub wyczerpania zapasów lub przekroczenia okresu użytkowania. Niektóre systemy oferują nawet automatyczne zaopatrzenie, dzięki czemu zamówienia uzupełnienia są składane, gdy zapas towaru osiągnie ustalony poziom.
Silny system zarządzania zapasami hotelowymi zapewnia jedno, kompleksowe miejsce, w którym możesz śledzić wszystkie zapasy, które są istotne dla Twojego wyniku finansowego. Pełny wgląd w poziomy zapasów i wymagania dotyczące uzupełniania umożliwia zespołowi przesyłanie żądań dostawców, gdy tylko są potrzebne, co znacznie ułatwia zapewnienie, że wszystkie niezarezerwowane sale będą gotowe i dostępne dla gości.
Zrozumienie, czego tak naprawdę chcą Twoi goście
Niezawodny system zarządzania inwentarzem hotelowym może dać Ci bezpośredni wgląd w to, które z Twoich udogodnień są faktycznie używane przez Twoich gości – a które pomagają lub szkodzą Twoim wynikom. Badania Gallupa ujawniają kilka godnych uwagi trendów które mogą mieć bezpośredni wpływ na Twoje wybory dotyczące zarządzania zapasami:
„Na pytanie, które produkty hotelowe klienci zrezygnowaliby z niższych kosztów, ponad połowa gości zdecydowanie zgadza się, że mogliby obejść się bez baru w pokoju [i] szat […] Około połowa gości ogólnie zgadza się, że byłaby skłonna zapłać więcej za znacznie ulepszoną telewizję w pokoju, mydło łazienkowe i bezpłatny Internet. Klienci z segmentu luksusowego zdecydowanie zgadzają się, że zapłaciliby więcej za ulepszanie mydeł łazienkowych; wyższa ekskluzywna i ekskluzywna klientela poprawiłaby bezpłatny Internet; a klienci z segmentu średniej, średniej i ekonomicznej chcieliby mieć ładniejszy telewizor — i byliby skłonni za niego zapłacić”.
Chociaż te trendy badawcze mogą służyć jako dobry punkt wyjścia przy podejmowaniu decyzji o priorytetach dla własnych potrzeb związanych z zarządzaniem zapasami hotelowymi, możliwość uzyskania dogłębnego zrozumienia tego, czego używają i czego chcą Twoi klienci, może być jeszcze bardziej wartościowa.
Na przykład, śledząc zużycie zapasów w hotelowej restauracji, możesz uniknąć złego prognozowanie popytu prowadzące do nadmiernych zapasów łatwo psujących się składników, które są rzadko używane i często się marnują, ponieważ są używane do mniej popularnych przepisów. Takie informacje mogą nawet pomóc Twojej restauracji usprawnić działalność poprzez wyeliminowanie z menu nierentownych i niepopularnych dań.
Oczywiście hotele powinny również regularnie zbierać opinie gości, aby ocenić, czy brakuje jakichś mebli lub udogodnień. Chociaż zarządzanie inwentarzem hotelu może pomóc w śledzeniu, kiedy należy wymienić pościel lub ręczniki, nigdy nie należy ignorować skarg klientów, że coś nie spełnia oczekiwań gości.
Hotele, które zapewniają to, czego chcą ich goście, znacznie poprawią lojalność klientów i utrzymanie gości. Zadowoleni goście częściej stają się stałymi klientami, zostawiają pozytywne recenzje lub używają pozytywnych wiadomości ustnych, aby dzielić się swoimi doświadczeniami z innymi – wszystko to może pomóc w osiągnięciu zysków.
Poprawa relacji z dostawcami
Innym kluczowym aspektem silnego systemu zarządzania zapasami hotelowymi jest to, że pomoże Ci lepiej nawigować w relacjach z dostawcami. Hotele współpracują z szeroką gamą dostawców — i dość często wybór odpowiedniego dostawcy może mieć decydujące znaczenie dla zapewnienia wysokiej jakości obsługi gości i utrzymania rentowności.
Jako Zarząd Hotelu raporty, „Codzienne zarządzanie dostawcą powinno być dokładne i ciągłe, aby zapewnić dokładne ceny, produkty wysokiej jakości i stały poziom usług. Idealnie byłoby, gdyby hotelarze mieli wpływ na rozliczanie dostawców i dysponowali procesem skutecznego i szybkiego rozwiązywania wszelkich problemów, które mogą się pojawić. Oprócz kosztów, jakości i obsługi konieczne jest, aby hotel sumiennie zarządzał całym łańcuchem dostaw i kontrolował go, mierząc wyniki każdego dostawcy za pomocą spójnych audytów i standardów, zgodnie z którymi dostawcy muszą działać”.
Silny system zarządzania zapasami hoteli znacznie ułatwia kierownikom hoteli kontrolę i ocenę relacji z dostawcami. Może to być szczególnie ważne w czasach inflacji, kiedy wzrost cen dostawcy może spowodować konieczność zmiany dostawcy. Alternatywnie problemy z łańcuchem dostaw mogą wymagać współpracy z alternatywnym dostawcą, gdy główny dostawca nie jest w stanie zrealizować zamówienia.
Zarządzanie zapasami w hotelu umożliwia śledzenie wydajności dostawców w kluczowych obszarach, takich jak szybkość realizacji zamówień, koszt pozycji oraz dokładność i jakość dostaw. Takie systemy pomagają pociągnąć dostawców do odpowiedzialności za ich pracę. Jeśli dostawca znacząco podnosi ceny lub ma częste problemy z dokładnością i jakością zamówień, możesz użyć informacji ilościowych, aby określić, że nadszedł czas na zmianę.
Większa odpowiedzialność zachęca dostawców do skupienia się na tworzeniu partnerstwa biznesowego typu win-win z Twoim hotelem, zamiast ograniczania własnych kosztów operacyjnych. Cyfrowe fakturowanie i zamówienia, zautomatyzowane zamówienia i inne aspekty silnego systemu zarządzania hotelem mogą również ułatwić życie dostawcom, zapewniając spójne i niezawodne relacje na co dzień.
Dzięki lepszemu dopasowaniu Ciebie i Twoich dostawców możesz uniknąć typowych pułapek, takich jak nieodebrane dostawy lub przesyłki o niskiej jakości, które nie tylko szkodzą tym relacjom biznesowym, ale ostatecznie szkodzą również wrażeniom gości.
Stwórz lepsze doświadczenie w hotelarstwie dzięki systemom BirchStreet
Chociaż procesy zaopatrzenia w hotelarstwo mogą być złożone, nie oznacza to, że niezawodny system zarządzania zapasami hotelowymi jest poza zasięgiem. Oparta na chmurze BirchStreet System automatyzacji Procure-to-Pay jest wyjątkowo odpowiedni dla hoteli i branży hotelarskiej.
Dzięki takim narzędziom, jak zaawansowane zatwierdzanie przepływów pracy i cyfrowe procesy zaopatrzenia, menedżerowie hoteli mogą osiągnąć ponad 80-procentową zgodność. Prognozy towarów, natychmiastowe wyceny i eRFQ pomagają obniżyć koszty zakupu i czasy cyklu, ułatwiając zakup idealnej ilości towarów, które należy uzupełnić, po najlepszej możliwej cenie.
Jeśli zarządzasz wieloma właściwościami, funkcje, takie jak natychmiastowa inwentaryzacja i zarządzanie recepturami w celu wdrażania receptur we wszystkich właściwościach, mogą jeszcze bardziej usprawnić Twoje operacje. Dokładne wglądy i raportowanie umożliwiają pielęgnowanie właściwych relacji z dostawcami, dzięki czemu można kontrolować koszty i nie martwić się o zakłócenia w łańcuchu dostaw, które negatywnie wpływają na wrażenia gości.
Dzięki automatyzacji Procure-to-Pay możesz przenieść zarządzanie zapasami hotelowymi na wyższy poziom, uzyskując głębszy wgląd w koszty operacyjne, dzięki czemu możesz podejmować bardziej świadome decyzje, które poprawiają przychody.