Jest ponad 91 000 hoteli i moteli tylko w Stanach Zjednoczonych od 2019 r., z czego ponad połowa to hotele. Na całym świecie można zarezerwować ponad 4 miliony pokoi. Hotelarstwo to ogromna branża składająca się z kilku podbranż.
Kiedy mówimy o branża hotelarska, mówimy nie tylko o pokojach hotelowych, ale także o branży spożywczej, rekreacyjnej, turystycznej, turystycznej oraz spotkań i eventów. To wszystko składa się na kolosalny kompleks gościnności. Co roku przenosi setki miliardów dolarów.
Przy tak dużej ilości zaangażowanych pieniędzy i tak wielu lokalizacjach, firmach, pracownikach i ruchomych częściach proces zamówień w branży hotelarskiej jest co najmniej skomplikowany.
Ponieważ wiele firm hotelarskich ma wiele lokalizacji i zaplecza, obfite są nieuczciwe wydatki i dziwne systemy zaopatrzenia i składania dokumentów. W tym artykule omówimy zakupy i eProcurement w branży, zapewniając wszystko, co musisz wiedzieć, aby usprawnić i wydajnie prowadzić biznes.
Zaopatrzenie a zakupy
Przede wszystkim, czym jest to „zamówienie”? Czy to wymyślne słowo na zakup?
Okazuje się, że to nie tylko synonim. Zaopatrzenie to proces wyłącznie w środowiskach produkcyjnych, podczas gdy zakup dotyczy wyłącznie środowisk hurtowych. Zaopatrzenie obejmuje cały proces identyfikacji potrzeb, dzielenie się informacjami, pozyskiwanie, przetargi, licytacje i zamawianie produktów.
Zakupy proaktywnie identyfikują i zaspokajają potrzeby, podczas gdy zakupy są reakcyjnym zaspokajaniem potrzeb wewnętrznych. Wreszcie, zakupy skupiają się na długoterminowych relacjach z dostawcami, od których firma będzie kupować duże ilości i często, podczas gdy zakup jest zazwyczaj transakcją jednorazową.
Personel ds. zakupów negocjuje umowy z dostawcami na bieżącą wymianę towarów i usług za opłatą. Hotel będzie potrzebował umów na mydło i szampon, papier toaletowy i ręczniki, a także pralki, odkurzacze, uniwersalny środek czyszczący i miętówki.
Firma nie przejdzie przez cały proces badań i zakupów za każdym razem, gdy będzie potrzebować więcej Lizolu, ale będzie polegać na umowach i relacjach, które nawiązały z dostawcą Lizolu.
B2B kontra B2C
Zaopatrzenie obejmuje transakcje typu business-to-business (B2B) oraz business-to-costumer (B2C). Transakcje B2C są tym, w co angażujesz się, rezerwując lot, pokój hotelowy lub masaż.
Jako klient dokonujesz zakupu tylko dla siebie lub swojego gospodarstwa domowego, być może na podstawie własnych badań, ale także reklam, influencerów i rekomendacji od rodziny lub znajomych. Bardziej przejmujesz się produktem lub usługą, które otrzymujesz, a nie relacjami, jakie masz z firmą, od której kupujesz.
W transakcjach B2B kluczowe są relacje między biznesem kupującym a biznesem dostawcy. Transakcje B2B to zazwyczaj duże zakupy o wysokich kwotach i dłuższych, bardziej skomplikowanych cyklach sprzedaży.
Podczas gdy zakup B2C może być spontaniczny lub kompulsywny, transakcje B2B są obliczane na podstawie wielu czynników, takich jak długoterminowe cele i strategie biznesowe.
Etapy zaopatrzenia
Zakupy to cały proces pozyskiwania towarów i usług dla firmy. Ma kilka kroków, z których każdy wymaga szczególnej troski i uwagi.
- Rozpoznawanie potrzeb. To pierwszy etap zakupów, w którym firma rozpoczyna badania. Czego potrzebuje hotel lub kasyno, aby móc działać? Mówimy o światłach, krzesłach, pościeli, zasłonach prysznicowych, lodówkach, żetonach do pokera. Ile? Jak szybko? Jak dobrą cenę możesz uzyskać?
- Zapotrzebowanie na zakup i przegląd. Zapotrzebowanie na zakup to formalny, pisemny dokument z prośbą o zgodę na dokonanie wydatków. Zawiera produkt, który chcesz kupić, ilość i cenę, dział, dla którego jest przeznaczony, oraz wszelkie inne kluczowe dane. Menedżerowie i szefowie działów przeanalizują zapotrzebowanie i upewnią się, że mieści się ono w ustalonym budżecie. Po zatwierdzeniu zapotrzebowanie staje się zamówieniem zakupu (PO).
- Proces pozyskiwania. Gdy zamówienie jest gotowe, nadszedł czas na plan zaopatrzenia i proces pozyskiwania. Mówiąc najprościej, nagabywanie to proces żądania ofert od potencjalnych dostawców. Szukasz najlepszych materiałów eksploatacyjnych w najlepszej cenie i niezawodności.
- Ocena i negocjacje umów. Następnie proces pozyskiwania zamówień jest zamykany, ponieważ zespół zaopatrzenia ocenia najlepszą cenę i dopasowanie na podstawie wydajności dostawcy, skierowań i ofert. Kiedy dostawca zostanie wybrany, potwierdzi i zaakceptuje zamówienie, aktywowana jest prawnie wiążąca umowa.
- Zarządzanie zamówieniami i dopasowywanie zamówień. Towary lub usługi zostaną wówczas dostarczone w uzgodnionym terminie. Kupujący porówna to, co otrzymał z PO, paragonem i fakturą. Następnie faktura jest wysyłana do akceptacji.
- Ewidencjonowanie. Jeśli nie ma sporów dotyczących faktury, firma rozlicza transakcję. Zapisy są przechowywane do wykorzystania w przyszłości i ewentualnych audytów przez IRS.
Czym są e-zamówienia?
Wiemy, czym są zamówienia, więc o co chodzi z e-zamówieniami? e-zamówienia to proces zamawiania, zamawiania i kupowania towarów i usług online.
W przeciwieństwie do handlu elektronicznego, który jest transakcją B2C, eProcurement jest procesem B2B. Ułatwia interakcje, takie jak ocena i wybór dostawców, zarządzanie umowami i zarządzanie fakturami. I używa do tego interfejsu internetowego
Celem eProcurement, podobnie jak jego przestarzałego, starszego brata Procurement, jest nabywanie towarów i usług w najlepszej cenie iw najlepszym harmonogramie.
Ale zamiast wymagać siły roboczej – ciężkich badań, zadań i czasu, wykorzystuje do tego Internet i oprogramowanie. eProcurement zajmuje się żmudnymi zadaniami, takimi jak wymiana umów z dostawcami i wypełnianie kwestionariuszy onboardingowych, które w innym przypadku musiałby wypełnić zapracowany pracownik.
Rozwiązania w zakresie e-zamówień
Ręczne zakupy to wolniejszy, droższy i bardziej pracochłonny sposób prowadzenia działalności. Jeśli nadal korzystasz z ręcznego, papierowego systemu, prawdopodobnie masz do czynienia z wyższymi kosztami przetwarzania, długimi cyklami zaopatrzenia i brakiem widoczności. Z oprogramowaniem eProcurement, takim jak w Brzozowe systemy uliczne, możesz w pełni zautomatyzować proces zakupów.
Oprogramowanie eProcurement może usprawnić i zaostrzyć wszystkie etapy zamówień. Połączy Cię ze wszystkimi Twoimi dostawcami, dużymi i małymi, za pomocą jednego interfejsu. Mając wszystkich dostawców w jednym miejscu, łatwo będzie rozpocząć badania w celu określenia Twoich potrzeb.
Zapotrzebowanie na zakup i przegląd zostaną wykonane cyfrowo, oszczędzając papier i czas dostawy do innych biur lub działów. Zatwierdzone zamówienie zakupu będzie wtedy gotowe do realizacji przez licytujących dostawców. Wszystko to będzie zdigitalizowane i łatwiejsze do śledzenia, porównywania i określania. Wybór najlepszego dostawcy w najlepszej cenie nigdy nie był łatwiejszy.
Podobnie negocjowanie i aktywacja umowy będzie odbywać się online i będzie łatwo otrzymać potrzebne podpisy. Umowy, takie jak zapotrzebowania na zakup i zamówienia zakupu, będą bezpiecznie przechowywane w chmurze. Tam będą uporządkowane i intuicyjnie zorganizowane, łatwo dostępne i zabezpieczone przed powodziami, pożarami i awariami komputerów.
Dzięki eProcurement, całe zarządzanie zamówieniami i dopasowywanie zamówień będzie wykonywane przez oprogramowanie. Zapewnia to szybki i dokładny proces przeglądu i dopasowywania. Wszelkie rozbieżności zostaną wykryte i oznaczone przez oprogramowanie.
Zarządzanie fakturami to pestka dzięki oprogramowaniu eProcurement. Będziesz mógł odbierać, przeglądać, opłacać i archiwizować faktury w jednym interfejsie. Jeśli nadal piszesz czeki, to oprogramowanie przyniesie Ci tak bardzo potrzebną ulgę.
Czeki są drogie, ich przetworzenie zajmuje więcej czasu i jest bardziej podatne na oszustwa niż płatności ACH. Płatności zautomatyzowanej Izby Rozliczeniowej są szybkie, tanie i bezpieczne. Usługi takie jak Birch Street Pay pozwalasz płacić sprzedawcom jednym kliknięciem i zdobywać nagrody pieniężne, gdy jesteś na tym.
eProcurement Korzyści Przejrzystość informacji
Korzyści z przejścia na e-zamówienia są ogromne i liczne. W dzisiejszym świecie albo jesteś zautomatyzowany, albo zostajesz w tyle. 81% osób podróżujących chcą lepszej cyfrowej obsługi klienta w swoich hotelach.
Jeśli sprawy takie jak prośby o więcej ręczników są obsługiwane przez zautomatyzowane systemy online, to coś tak istotnego jak zaopatrzenie nie powinno być pozostawiane powolnym, podatnym na błędy systemom ręcznym. A korzyści są nie do pogardzenia.
eProcurement zapewnia przejrzystość informacji. Ponieważ dane są przesyłane z jednej firmy do drugiej, dane stają się bardziej widoczne dla obu stron za pomocą oprogramowania eProcurement. Ten uproszczony sposób przeglądania danych może pomóc w rozpoznaniu zachowań zakupowych, ograniczeniu nieuczciwych wydatków i wykorzystaniu siły nabywczej.
E-zamówienia pomagają firmom osiągać wyniki
eProcurement pomaga firmom zaoszczędzić pieniądze. Systemy ręczne często skutkują przeoczonymi wydatkami, które kosztują firmy dużo pieniędzy i często trwają bardzo długo. Oprogramowanie eProcurement może wyeliminować te niedopatrzenia i błędy, oszczędzając pieniądze firmy, które można wykorzystać na inne praktyki biznesowe, takie jak reklama.
Elektroniczne zamówienia oszczędzają czas i energię pracowników
Pracownicy czują się docenieni i spełnieni, gdy wykonują pracę, która wymaga od nich kreatywności i uczenia się nowych rzeczy. Wprowadzanie danych i analityka nie są objęte tym parasolem. eProcurement może oszczędzić pracownikom czasu i nudy związanych z tymi monotonnymi zadaniami.
Elektroniczne zamówienia skracają cykle zamówień
Procesy ręczne wymagają czasu. Czas, który niekoniecznie chcesz poświęcić, i czas, który może spowodować, że relacje z dostawcami ucierpią. Dzięki zautomatyzowanym procesom będziesz w stanie skrócić cykle procesowe i zwiększyć produktywność, zaoszczędzić na kosztach i wygenerować większy zysk.
eProcurement usprawnia zarządzanie zapasami
Firmy muszą przez cały czas mieć krystalicznie czystą wiedzę na temat stanu swoich zapasów. Zautomatyzowane systemy mogą śledzić w czasie rzeczywistym, co wchodzi i wychodzi z Twoich lokalizacji i magazynów. Lepsze zrozumienie zasobów reklamowych może pomóc Twojej firmie w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji.
Bez względu na to, jak duża lub mała jest Twoja firma hotelarska, skorzysta na przejściu na eProcurement. Już dziś zrób pierwsze kroki, sprawdzając, które usługi i oprogramowanie najlepiej odpowiadają potrzebom Twojej firmy, a następnie przygotuj się na poprawę dokładności, harmonogramów, kosztów i relacji z dostawcami.