Poucas coisas são mais importantes para uma empresa de hospitalidade do que o gerenciamento adequado de suas contas a pagar. Afinal, hotéis e empresas trabalham com um grande número de fornecedores para entregar uma experiência de qualidade aos seus próprios clientes.
Uma boa supervisão das despesas de hospitalidade necessárias é fundamental para manter um fluxo de caixa positivo e um bom relacionamento com seus fornecedores. Mas o rastreamento manual de contas a pagar pode ser demorado e cheio de ineficiências. No ambiente de negócios acelerado de hoje, a automação de contas a pagar é fundamental para manter tudo funcionando sem problemas.
Embora o conceito de automação possa parecer que você está abrindo mão do controle, o oposto é verdadeiro. O uso da automação de contas a pagar lhe dará maior controle financeiro sobre seus negócios de hospitalidade, fornecendo vários benefícios valiosos.
1. Elimine o erro humano
Um dos benefícios mais óbvios de qualquer tipo de sistema de automação é que ele reduz o risco de erro humano. Mesmo com uma equipe altamente treinada e experiente, o processamento manual muitas vezes resultará em erros.
Você pode pensar que ferramentas como planilhas do Microsoft Excel já estão ajudando sua equipe a ser mais eficiente e menos propensa a erros. Mas mesmo com esses recursos tecnológicos, o erro humano ainda é bastante comum.
De fato, uma pesquisa com 1.000 trabalhadores de escritório no Reino Unido descobriu que 98 por cento tinha visto um erro no Microsoft Excel fazendo com que sua empresa perdesse dinheiro. Outros estudos determinaram que 88 por cento dessas planilhas continham “erros significativos”.
Goste ou não, é muito fácil que a entrada incorreta de dados acabe com suas contas a pagar. Um simples erro de digitação pode ser copiado e colado até que se torne quase impossível encontrar onde as coisas deram errado.
Com a automação de contas a pagar, as faturas são digitalizadas. Você não precisa confiar na entrada manual de dados, o que garante que as informações inseridas em seu sistema sejam precisas e reflitam verdadeiramente a fatura recebida. Dados granulares de faturas podem até ajudar você a criar relatórios analíticos com base em detalhes de faturas para ajudar na tomada de decisões sobre futuros pedidos de fornecedores.
2. Maior transparência
Uma das principais razões pelas quais a automação de contas a pagar ajuda a eliminar o erro humano é que ela apresenta maior transparência em todo o processo. Como tudo é gerenciado digitalmente, os dados estão prontamente acessíveis a todos que precisem revisar os dados de pagamento e fatura. Em vez de gastar tempo inserindo dados, os membros da equipe financeira podem concentrar sua energia em revisá-los.
Com mais de sua equipe capaz de analisar os dados de faturas e pagamentos, eles estarão mais bem equipados para verificar as informações e identificar possíveis erros ou anomalias que precisem ser corrigidos.
A automação de contas a pagar oferece uma visão clara de todas as etapas do processo. Você ganha visibilidade completa do status do pagamento. Você pode verificar quando um pagamento foi enviado e quanto dinheiro foi enviado. Você pode ver para onde seu dinheiro está indo e potencialmente identificar oportunidades de redução de custos. Sistemas automatizados podem enviar alertas e verificações quando os pagamentos são concluídos ou quando uma assinatura digital precisa ser preenchida.
A automação de contas a pagar pode até aumentar a transparência para seus fornecedores. Ao simplesmente fornecer uma opção para que eles visualizem o status de suas faturas, os fornecedores podem ter certeza de que sua fatura foi processada e que o pagamento está a caminho. Esse nível de transparência pode aumentar a confiança e garantir que os fornecedores não precisem perseguir sua equipe para atualizações de status de pagamento.
3. Aumente a Produtividade
A automação de contas a pagar pode aumentar drasticamente a eficiência e a produtividade de toda a sua equipe. Quando sua equipe financeira não precisa gastar tempo na entrada manual de dados, ela pode se concentrar em tarefas de nível superior. Um trabalho lento, repetitivo e propenso a erros agora é resolvido em um instante pelo seu software de contas a pagar.
Isso também pode aumentar a produtividade de outras equipes da sua empresa que precisam de ajuda para preencher pedidos de compra. A automação simplifica esses processos para aqueles com menos experiência em finanças, para que o departamento financeiro não precise gastar tanto tempo orientando outras pessoas pelo básico.
O aumento da produtividade de sua equipe de back-office permitirá que eles realizem mais trabalho que contribui diretamente para seus resultados – em parte, ajudando você a economizar dinheiro. Mesmo o simples fato de que a automação garantirá que as faturas dos fornecedores sejam pagas no prazo pode levar a grandes economias de custos.
Considere estes pontos de dados do Institute of Finance & Management's Desempenho de AP de classe mundial 2021 relatório: entre as empresas que processam manualmente menos de 20.000 pagamentos por ano, apenas 24% pagam todas as faturas de pedidos de compra em dia. Para pagamentos baseados em pedidos sem compra, os números não são muito melhores: apenas 26% pagam em dia.
Muitos vendedores e fornecedores cobram taxas atrasadas e outras cobranças quando uma fatura não é paga em dia. O estudo descobriu que o custo por fatura para pagamentos processados manualmente foi de $15,97, enquanto as empresas que usaram automação de contas a pagar reduziram esse valor para $12,98. A economia de $2,99 por fatura resulta em uma economia de quase $30.000 para cada 10.000 faturas em processos de negócios.
4. Gerenciar melhor as exceções
Situações de pagamento incomuns podem não ocorrer o tempo todo em contas a pagar, mas ocorrem com frequência suficiente para ser uma causa potencial de perda financeira. Por exemplo, um exemplo comum de exceção é um pagamento duplicado, quando um fornecedor envia uma segunda fatura porque a primeira fatura não foi paga no prazo. É muito fácil para ambas as faturas serem pagas ao fornecedor – o que significa que você basicamente paga o dobro por um único pedido.
Outras exceções incluem pagamentos antecipados, quando um pagamento será feito antes da entrega de um produto ou serviço. Por fim, exceções de fatura podem ocorrer quando as informações da fatura não correspondem ao pedido de compra ou outros documentos de suporte. Isso pode envolver uma incompatibilidade no número de itens pedidos ou uma discrepância no preço cotado anteriormente.
Essas exceções exigem atenção adicional além do processamento típico da maioria das faturas. No entanto, com tantas faturas que precisam ser pagas, pode ser fácil que esses problemas passem despercebidos quando as contas a pagar são executadas manualmente. Embora alguns desvios possam cair dentro de “limites aceitáveis” previamente determinados, deixar grandes exceções escaparem pode se tornar uma grande fonte de perda.
A automação de contas a pagar deixa sua equipe mais bem equipada para identificar essas e outras exceções com regras de correspondência personalizadas que comparam recibos e outras documentações. Isso permite a sinalização rápida e precisa de exceções que estão fora dos limites aceitáveis previamente estabelecidos. Sua equipe pode avaliar rapidamente a discrepância e fazer correções para que sua empresa não pague demais.
5. Cheques e Contrapesos
Cheques e saldos são vitais para evitar fraudes e outras perdas em contas a pagar. Com uma solução de automação de contas a pagar, fica muito mais fácil aumentar a segurança de seus pagamentos e evitar perdas financeiras.
Isso começa com o básico: verificar se realmente existe a obrigação de pagar. A automação de contas a pagar ajuda você a estabelecer um maior controle sobre as solicitações de pagamento (incluindo a garantia de que as aprovações apropriadas sejam concedidas) antes que um pagamento seja enviado. A segregação de funções responsabiliza todo o departamento, garantindo que a obrigação de aprovar pagamentos não recaia sobre apenas uma pessoa.
Quando as ações de contas a pagar devem ser visualizadas por várias pessoas (inclusive obtendo assinaturas digitais), isso reduz bastante o risco de ocorrência de fraude. Isso também cria uma “trilha” digital para cada pagamento que agilizará o processo investigativo se um pagamento for questionado após o fato.
Com relatórios em tempo real, você obtém uma visão melhor de outros problemas menos nefastos. Este sistema permite identificar quem é o responsável pelas várias etapas do processo de aprovação, ajudando a identificar atrasos no processamento de pagamentos.
Resolver esses problemas pode ajudar a garantir que mais faturas sejam pagas no prazo. Você pode até melhorar seus processos a ponto de poder fazer pagamentos antes da data de vencimento, oferecendo a capacidade de negociar descontos por pagamento antecipado. Isso é muito mais eficiente do que exigir que os funcionários vasculhem pilhas de papel para confirmar e verificar as atividades de pagamento.
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