Você já ouviu falar de terceirização de contas a pagar e está curioso para saber o que isso implica; contas a pagar e outras escriturações são vitais para o seu negócio, mas também consomem muito tempo.
As coisas seriam muito mais fáceis se essas tarefas fossem removidas do seu prato, mas como isso funciona? Pode ser confiável? Será caro? Como as contas a pagar são uma parte tão importante de qualquer negócio, surgem rumores e mitos. Aqui vamos abordar esses mitos e separá-los com os fatos para que você possa decidir o que é melhor para o seu negócio.
O que é contas a pagar?
Vamos definir do que estamos falando, contas a pagar é o termo usado para descrever o que resulta da compra de bens ou serviços de fornecedores a crédito. As contas a pagar também são conhecidas como contas a pagar comerciais. É mostrado como um passivo no balanço patrimonial de uma empresa.
Um departamento de contas a pagar analisa as transações entre a empresa e seus fornecedores para garantir que sejam aprovadas, processadas e pagas. O processamento inclui a inserção de informações relevantes no sistema de contabilidade da empresa.
O que é terceirização de contas a pagar?
A terceirização de contas a pagar é o processo de contratação de terceiros para contabilizar e processar eletronicamente faturas, pagamentos e contas a pagar entre sua empresa e seus fornecedores e fornecedores.
Em vez de ter um contador interno para quem você tem que fornecer horas e benefícios completos, você pode contratar alguém de fora para fazer seus processos financeiros e manutenção de registros para você. Existem muitos mitos circulando em torno da terceirização de contas a pagar, mas continue lendo e você descobrirá que os benefícios superam em muito os riscos.
Mito #1: Terceirização de contas a pagar não é segura
Terceirizar seu departamento financeiro significa entregar dados confidenciais a terceiros. Você estaria terceirizando contas a pagar, folha de pagamento, arquivamento e gerenciamento de impostos, relatórios financeiros, faturas de fornecedores e pagamentos. Junto com isso, vêm suas informações de pagamento e outros dados financeiros confidenciais.
Naturalmente, abundam os rumores de que este é um cenário propício para fraudes e golpes. Talvez o terceiro crie faturas falsas que se vinculam de alguma forma às suas próprias contas e cobram de você sem o seu conhecimento. Talvez eles vendam suas informações. Há muito para ficar nervoso.
A verdade: a terceirização de contas a pagar pode realmente ajudar a reduzir a fraude. Muitos contadores terceirizados são treinados para detectar fraudes e situações potencialmente perigosas. Um bom contador sabe detectar se algo foi adulterado ou falsificado. Em vez de agir como os próprios golpistas, os contadores podem ser sua primeira linha de defesa para detectar e evitar aqueles que desejam enganá-lo com dinheiro suado.
Além disso, esses contadores terceirizados têm o treinamento para ajudá-lo a cumprir as regras regulatórias globais para que você possa ter certeza de estar operando legalmente, mas sem o treinamento demorado e caro necessário para aprender essas regulamentações.
Mito #2: A terceirização é cara
Especialmente para pequenas e médias empresas e start-ups, não há muita margem de manobra financeira. Sua empresa pode realmente se dar ao luxo de contratar outra pessoa para fazer algo como cuidar de suas contas a pagar e folha de pagamento? Certamente esses contadores altamente treinados têm um custo bastante alto. Seria mais conveniente financeiramente fazer tudo sozinho.
A verdade: a terceirização do departamento de contas a pagar pode economizar muito dinheiro, enquanto contratar alguém interno para cuidar das finanças inclui folgas caras, seguro e impostos sobre a folha de pagamento. Contratar um terceiro pula todas essas despesas.
Com um terceiro, você pode pagar por hora e somente quando precisar que o trabalho seja feito. Você não precisa contratar um funcionário em tempo integral, você pode simplesmente terceirizar o trabalho financeiro por hora. Dessa forma, se não houver muito trabalho a fazer, ou o trabalho for feito rapidamente, você não precisa gastar dinheiro pagando alguém por 40 horas semanais.
Mito #3: A terceirização é apenas para grandes empresas
Quando você ouve o termo “terceirização”, pode pensar em grandes empresas de tecnologia contratando brigadas de trabalhadores de suporte técnico no exterior, construindo grandes edifícios para abrigar seus escritórios e adicionando potencialmente centenas de indivíduos à folha de pagamento da empresa.
Ou você pode pensar em fabricar conglomerados de envio de componentes e produtos acabados em todo o mundo. Apenas as grandes empresas têm capital inicial para firmar contratos com terceiros. Você pode ler manchetes como “Nosso cliente salvou $14.000.000 de terceirização para a Índia!” e você fica imaginando quanto dinheiro eles estão realmente movendo…
Meu negócio ainda não está nessa escala - isso não precisa ser o caso!
A verdade: a terceirização é para qualquer negócio, grande, pequeno ou recém-iniciado. Se uma grande empresa pode economizar dinheiro terceirizando para terceiros, você também pode. O modelo financeiro básico ainda está lá.
Por que pagar um funcionário em tempo integral quando você pode pagar um especialista terceirizado por hora, então você só paga quando precisa do trabalho feito. E não se preocupe com os benefícios dos funcionários, regalias, seguro e folga remunerada. Você não precisa movimentar milhões de dólares para poder economizar uma quantidade significativa de dinheiro terceirizando.
Mito #4: Terceirização levará mais tempo
Você é um operador de negócios ocupado. Você tem fornecedores para manter relacionamentos, clientes para agradar, funcionários para cuidar, tarefas do dia-a-dia para concluir. Especialmente no setor de hospitalidade, seus ciclos de negócios não podem ser longos.
Os clientes precisam de quartos de hotel esta noite, estão querendo comer agora, estão na fila do cassino ou do parque de diversões enquanto falamos. Você precisa garantir que todos os seus sistemas financeiros e de compras sejam limpos, eficientes e pontuais.
Isso pode levar você a considerar manter suas contas a pagar e outras finanças internas para que você possa acompanhar de perto o processo. Quem sabe quanto tempo um terceiro levaria e quem os supervisiona? Certamente você não tem tempo para enviar o trabalho para outro escritório, fazer lá e enviá-lo de volta de maneira eficiente. É aí que você pode estar enganado.
A verdade: terceirizar contas a pagar e outras tarefas e departamentos financeiros não custa tempo. Na verdade, ele pode realmente garantir que as tarefas sejam concluídas em tempo hábil. A contabilidade interna é tediosa e demorada.
É especialmente um incômodo se você for uma pequena empresa ou não tiver um departamento de contabilidade ou funcionário designado. Como você pode garantir o ajuste de contas a pagar e outras tarefas em sua agenda lotada? É por isso que um terceiro é uma boa ideia.
Todo o trabalho do terceiro é cuidar de suas contas a pagar e outras tarefas financeiras. Eles não estão ocupados trabalhando na formação de equipes, gerenciamento diário, planos e atualizações de negócios, agendamento e fechamento de negócios com fornecedores e vendedores. Todo o trabalho deles é concluir os tipos de tarefas que você está terceirizando.
Esses especialistas são eficientes e menos propensos a erros do que um funcionário treinado para uma ampla variedade de tarefas e responsabilidades. Eles estão atualizados com as leis de conformidade e muito familiarizados com as regras financeiras.
Os arquivos podem ser compartilhados com eles instantaneamente por meio de arquivos compartilháveis on-line ou e-mail. Eles podem concluir as tarefas para você enquanto você trabalha em outros aspectos importantes da administração do seu negócio.
Mito #5: Eu mesmo posso fazer a contabilidade melhor
É muito tentador querer gerenciar tudo sozinho. Este negócio significa muito para você, e você quer mantê-lo em rédea curta e supervisionar o máximo que puder. Você é uma pessoa responsável e meticulosa, e talvez até tenha experiência em contabilidade. Certamente você é o único para o trabalho.
A Verdade: Infelizmente, isso não é possível. Supervisionar e concluir todas as tarefas em todos os aspectos de um negócio é muito trabalho e poder cerebral para uma pessoa ou alguns parceiros.
Com tudo o que está no seu prato, você pode ter dificuldade em acompanhar as leis de conformidade e as regras financeiras mais recentes. E como você está cumprindo tantas responsabilidades diversas, é mais provável que você cometa erros com a contabilidade.
Profissionais terceirizados estabelecidos podem se concentrar no trabalho em questão e concluí-lo de maneira precisa e em tempo hábil. Eles são mais propensos a ter tempo para o trabalho e menos propensos a cometer erros. Você realmente será melhor confiar essas tarefas a alguém além de você.
Mito #6: é difícil encontrar um parceiro de contas a pagar
Talvez você esteja convencido de que terceirizar suas contas a pagar é uma jogada inteligente para o seu negócio. Mas por onde começar a encontrar um parceiro para terceirizar? Como você pode encontrar um parceiro em quem confia e que atenda a todas as suas necessidades especializadas?
A verdade: Felizmente, existem empresas como Sistemas BirchStreet. A BirchStreet Systems é uma empresa confiável com a confiança das principais marcas de hospitalidade que fornece ajuda de ponta a ponta com todas as suas necessidades de compras - isso inclui contabilidade. Seus Departamento financeiro inclui serviços como Pagamento BirchStreet que permite que você faça todos os seus pagamentos a partir de uma interface fácil, segura e automatizada.
Seu departamento financeiro também fornece relatórios detalhados sobre as finanças de sua empresa, compilando informações de fácil acesso que podem ajudá-lo a monitorar e ajustar seus modelos de negócios e compras conforme necessário. Esses relatórios automatizados também evitam que alguém em sua empresa precise encontrar, compilar e apresentar as informações por conta própria.
Agora que eliminamos alguns mitos comuns sobre terceirização de contas a pagar, esperamos que você se sinta mais confiante em fazer a escolha certa para o seu negócio.
Lembre-se, terceirizar suas finanças e contabilidade pode economizar tempo, dinheiro e recursos de funcionários, e é menos propenso a erros do que tentar fazer tudo internamente. Deixe um parceiro de terceirização tornar seu trabalho muito mais fácil.