Quando a maioria das pessoas ouve o termo “gestão de inventário”, eles provavelmente pensarão em armazéns que enviam produtos para consumidores ou fábricas que precisam acompanhar as diferentes peças e equipamentos usados em seu trabalho. Mas o gerenciamento de estoque também é aplicável no setor de hospitalidade.
Isso é especialmente verdadeiro para hotéis, restaurantes, bares, cassinos e outras instalações que oferecem comida e bebida ao cliente. A gestão de estoque já pode ser um desafio quando se trata de uniformes e outros suprimentos; pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça ao lidar com alimentos perecíveis.
Ao fazer parceria com um parceiro de gerenciamento de estoque de qualidade, você pode ter mais confiança em sua capacidade de gerenciar esses itens necessários de uma maneira que reduzirá o desperdício e manterá seus clientes satisfeitos.
1. Falta de visibilidade do preço
A alimentação tem sido uma das principais áreas afetadas pela inflação, com relatórios recentes revelando uma 8,8 por cento aumento ano a ano nos preços de 2021 a 2022. Problemas na cadeia de suprimentos, despesas trabalhistas crescentes, interrupções na colheita e outros fatores estão aumentando os custos de uma variedade de alimentos e bebidas básicos usados para cozinhar em casa e em empresas de hospitalidade.
As práticas de gestão de estoque que se concentram apenas na quantidade de itens necessários podem não levar em conta adequadamente os aumentos de preços de carne, leite, frutas e vegetais frescos e outros alimentos básicos. Sem o conhecimento de como seus fornecedores estão aumentando os preços, você pode facilmente começar a ver uma redução significativa nos lucros.
A visibilidade do preço exige identificar se os fornecedores alteram quanto cobram por vários itens e avaliar suas opções. Você encontra outro fornecedor ou aumenta o quanto cobra de seus próprios clientes? Ao avaliar as tendências de preços em seu sistema de gerenciamento de estoque, você pode contabilizar proativamente esse aumento comum de despesas.
2. Resíduos de Inventário
O desperdício de estoque é uma das maiores dores de cabeça que qualquer empresa de hospitalidade tem que lidar. Por exemplo, estima-se que entre quatro e 10 por cento das compras de alimentos em restaurantes são desperdiçadas antes de chegarem ao cliente – e isso nem mesmo leva em conta a comida que um cliente não come depois de ser servida a ele.
Uma das razões mais comuns pelas quais esse alimento vai para o lixo é que ele não é usado antes da data de validade. Um planejamento de estoque inadequado pode fazer com que alimentos perecíveis fiquem sem uso por dias ou até semanas – e, quando forem necessários, não poderão mais ser servidos.
Embora alguns desperdícios sejam inevitáveis devido a clientes imprevisíveis ou erros dos preparadores de alimentos, um parceiro de gerenciamento de estoque de qualidade pode ajudar a reduzir o desperdício otimizando o reabastecimento de estoque. Ao contabilizar a vida útil dos itens e apenas fazer requisições conforme necessário, o desperdício pode ser significativamente reduzido.
3. Inventário não utilizado
A deterioração dos alimentos não é a única maneira que o estoque pode ser desperdiçado. Com muita frequência, as empresas de hospitalidade gastam dinheiro em itens que na verdade não usam. Os menus mudam com o tempo – e, como resultado, os ingredientes que sua instalação precisa para preparar os pratos também mudam.
Sem avaliações regulares dos pedidos de requisição, um restaurante poderia facilmente continuar encomendando itens que não são mais usados, porque os pratos para os quais eram originalmente necessários foram descontinuados. Esses itens desnecessários não apenas aumentam o custo total de cada requisição. Eles também ocupam um espaço valioso em seu depósito.
Um sistema de gerenciamento de estoque de qualidade permitirá que você acompanhe os níveis de estoque ao longo do tempo com contagens históricas. Os ingredientes que são transportados com frequência devem ser avaliados mais detalhadamente para determinar por que ainda estão sendo pedidos e se ainda estão sendo usados. Os itens que não são mais usados para receitas devem ser totalmente eliminados dos pedidos de requisição. Reduzir as quantidades de pedidos e monitorar de perto o uso de itens raramente usados pode reduzir ainda mais o desperdício.
As requisições automatizadas também podem garantir que você não continue solicitando estoques que não são usados com frequência. Quando os itens são reabastecidos apenas quando atingem um nível definido, novos pedidos só serão enviados à medida que o estoque for usado.
4. Falta de conhecimento dos padrões do cliente
Quando você entende os seus convidados comportamentos de compra, você pode alocar o estoque adequadamente. Por exemplo, durante o torneio NCAA March Madness, alguns restaurantes podem notar um aumento na demanda por itens do menu, como asas ou nachos. A demanda por outros itens pode variar de acordo com a temporada ou eventos regionais.
As mudanças sazonais podem afetar até mesmo o número de hóspedes que frequentam suas instalações todos os dias – outra consideração crucial ao tentar planejar o inventário. Você não quer ficar sem um item popular porque não pediu estoque suficiente, nem quer que o excesso de estoque seja desperdiçado porque você calculou mal a demanda.
Sem um sistema de gerenciamento de estoque forte, essas variações geralmente são deixadas para adivinhação. Por outro lado, o sistema certo permitirá que você colete dados detalhados para identificar tendências específicas entre sua base de clientes.
A demanda por determinados itens pode até variar de acordo com o dia da semana. A análise desses padrões permitirá prever a demanda para que você possa alocar o estoque de acordo. Dessa forma, você sempre terá a quantidade certa de cada item que sua instalação precisa.
5. Tempo perdido para inventário manual
O gerenciamento de estoque é essencial para entender os níveis de fornecimento de sua instalação. Infelizmente, muitos no setor de hospitalidade continuam a depender de folhas de inventário demoradas que devem ser preenchidas à mão. Isso não apenas exige um enorme compromisso de tempo, mas também pode ser assustadoramente impreciso.
Afinal, o funcionário médio não vai querer gastar uma ou duas horas extras contando o estoque depois de fechar e limpar. Pesquisa da Association For Psychological Science revela que as pessoas tomam decisões menos precisas no final do dia. O desejo de simplesmente terminar com tarefas mundanas pode resultar em um funcionário simplesmente usando os números de requisição da semana passada, em vez de passar por um processo de inventário demorado.
Ferramentas como leitura de código de barras, aplicativos móveis e rastreamento automatizado de estoque podem reduzir bastante a carga de seus funcionários. Isso garante níveis de estoque mais precisos, reduzindo o risco de erro humano — e facilita a vida de você e de sua equipe.
6. Descumprimento das Diretrizes de Porcionamento
No setor de restaurantes, as diretrizes de porcionamento são cruciais para manter o gerenciamento de estoque nos trilhos. Mesmo pequenas alterações na receita (como uma fatia extra de queijo) ou encher muito os copos de bebida podem prejudicar seus cálculos de custo e níveis de estoque. O que parece ser um pequeno erro de um chef júnior pode eventualmente se tornar um problema de custo contínuo se não for corrigido.
Para aliviar isso, as empresas de hospitalidade devem estabelecer receitas padrão que descrevam claramente o procedimento para preparar um prato, bem como a quantidade exata de cada ingrediente que pode ser necessária. Todos os envolvidos na preparação de alimentos devem ser treinados para que entendam a importância de seguir essas orientações com exatidão.
Os gerentes de restaurante também devem garantir que as porções apropriadas sejam servidas aos clientes. Se um prato em particular é muitas vezes deixado inacabado, com sobras jogadas fora ou levadas para fora, ajustar o tamanho da porção reduzirá o desperdício de alimentos do restaurante e diminuirá as despesas de estoque.
Embora alguma perda na cozinha seja inevitável (como quando um chef júnior deixa cair uma fatia de carne no chão), um sistema cuidadosamente organizado tornará mais fácil manter o estoque nos níveis esperados.
7. Problemas de rastreamento de transferências entre locais
O gerenciamento de estoque já é um desafio quando você tem uma única instalação, mas com vários almoxarifados e locais voltados para o cliente, isso pode ficar ainda mais difícil. Empresas com várias unidades geralmente facilitam pedidos internos para transferir estoque de um local para outro, conforme necessário. Embora isso possa ajudar a economizar dinheiro reduzindo a necessidade de novas solicitações de requisição, também pode introduzir novas ineficiências e problemas de rastreamento.
Sua equipe não apenas precisa rastrear suas necessidades de pedidos centrais, mas você também deve monitorar como cada local usa seu estoque. Um sistema de gerenciamento de estoque sólido permite que sua equipe registre com rapidez e precisão as transferências e pedidos internos para que você tenha uma visão em tempo real de quanto estoque está disponível em cada local.
O rastreamento de pedidos internos também pode fornecer dados cruciais que permitem que você faça alterações específicas do local em relação aos valores de reabastecimento de itens. Ao garantir que os gerentes registrem cada transferência no sistema quando elas ocorrerem, você não terá que se preocupar com falhas de comunicação causando níveis de estoque incorretos para os locais envolvidos na transferência.
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Embora o gerenciamento de estoque no setor de hospitalidade esteja repleto de potenciais armadilhas e ineficiências, isso não precisa ser o caso quando você tem um forte parceiro de gerenciamento de estoque ao seu lado. BirchStreet's Gerenciamento de estoque com AccuBar oferece uma ampla gama de recursos para ajudá-lo a gerenciar custos, contagens e gastos de estoque.
Ao fazer interface com seus sistemas de ponto de venda (POS), você pode obter acesso a valiosos relatórios de estoque e até mesmo reabastecer itens automaticamente ou receber alertas de itens com baixos níveis de estoque. Digitalização portátil, rastreamento permanente de estoque em locais ilimitados e vários métodos de custeio garantem que essa solução possa ser dimensionada de acordo com as necessidades de sua empresa.
Ao dar ao gerenciamento de estoque a atenção que ele merece, você pode acabar com o desperdício e garantir maiores lucros para o seu negócio de hospitalidade.