Há mais 91.000 hotéis e motéis apenas nos EUA a partir de 2019, com mais da metade sendo hotéis. Em todo o mundo, existem mais de 4 milhões de quartos disponíveis para reserva. A hospitalidade é uma indústria enorme feita de várias subindústrias.
Quando falamos sobre o indústria hoteleira, não estamos falando apenas de quartos de hotel, mas também de alimentos e bebidas, recreação, viagens, turismo e indústrias de reuniões e eventos. Tudo isso se soma a um colossal complexo de hospitalidade. Todos os anos, movimenta centenas de bilhões de dólares.
Com tanto dinheiro envolvido e tantos locais, empresas, funcionários e peças móveis, o processo de aquisição no setor de hospitalidade é complicado, para dizer o mínimo.
Com muitas empresas de hospitalidade tendo vários locais e escritórios de apoio, os gastos desonestos e sistemas estranhos de aquisição e arquivamento são abundantes. Neste artigo, discutiremos aquisições e eProcurement no setor, fornecendo tudo o que você precisa saber para um negócio simplificado e eficiente.
Aquisição vs. Compras
Em primeiro lugar, o que é essa “aquisição”? É uma palavra chique para comprar?
Acontece que não é apenas um sinônimo. A aquisição é um processo exclusivo para ambientes de produção, enquanto a compra é exclusiva para ambientes de atacado. A aquisição envolve todo o processo de identificação de necessidades, compartilhamento de informações, fornecimento, licitação, leilão e pedido de produtos.
A aquisição identifica e atende de forma proativa as necessidades, enquanto a compra é uma satisfação de necessidade interna reacionária. Por fim, a aquisição se concentra em relacionamentos de longo prazo com fornecedores, de quem a empresa comprará grandes volumes e com frequência, enquanto a compra geralmente é apenas uma transação única.
O pessoal de compras negocia contratos com fornecedores para trocas contínuas de bens e serviços para pagamento. Um hotel precisará de contratos para sabonete e xampu, papel higiênico e toalhas, bem como máquinas de lavar, aspiradores, limpador multiuso e balas.
A empresa não passará por todo o processo de pesquisa e compra toda vez que precisar de mais Lysol, mas dependerá de contratos e relacionamentos que estabeleceram com um fornecedor de Lysol.
B2B x B2C
A aquisição envolve transações business-to-business (B2B), bem como business-to-customer (B2C). As transações B2C são o que você está envolvido quando reserva um voo, um quarto de hotel ou uma massagem.
Como cliente, você está fazendo uma compra apenas para você ou sua família, talvez com base em sua própria pesquisa, mas também em anúncios, influenciadores e recomendações de familiares ou amigos. Você está mais preocupado com o produto ou serviço que está adquirindo, e não com o relacionamento que tem com o negócio do qual está comprando.
Nas transações B2B, as relações entre o negócio de compra e o negócio do fornecedor são fundamentais. As transações B2B são geralmente grandes compras com altos valores em dólares e ciclos de vendas mais longos e complicados.
Embora uma compra B2C possa ser espontânea ou compulsiva, as transações B2B são decisões calculadas com base em muitos fatores, como metas de longo prazo e estratégias de negócios.
As etapas da aquisição
Aquisição é todo o processo de obtenção de bens e serviços para uma empresa. Tem várias etapas, cada uma das quais precisa de cuidados e atenção especiais.
- Reconhecimento de Necessidades. Este é o primeiro passo da aquisição, onde a empresa inicia sua pesquisa. O que um hotel ou cassino precisa para funcionar? Estamos falando de luzes, cadeiras, roupas de cama, cortinas de chuveiro, geladeiras, fichas de pôquer. Quantos? Quão rápido? Quão bom de um preço você pode obter?
- Requisição e Revisão de Compra. A requisição de compra é um documento formal, escrito, para solicitar permissão para realizar a despesa. Inclui o produto que você deseja comprar, a quantidade e o preço, o departamento para o qual se destina e quaisquer outros dados importantes. Os gerentes e chefes de departamento revisarão a requisição e verificarão se ela está dentro do orçamento estabelecido. Depois de aprovados, a requisição se torna um pedido de compra (PO).
- Processo de Solicitação. Uma vez que o PO está em mãos, é hora de um plano de aquisição e processo de solicitação. Simplificando, a solicitação é o processo de solicitação de ofertas de fornecedores em potencial. Você está procurando os melhores suprimentos com o melhor preço e confiabilidade.
- Avaliação e Negociação de Contratos. Em seguida, o processo de solicitação é encerrado à medida que a equipe de compras avalia o melhor preço e adequação com base no desempenho do fornecedor, referências e cotações. Quando o fornecedor é escolhido e reconhece e aceita o pedido, um contrato legalmente vinculativo é ativado.
- Gerenciamento de pedidos e correspondência de pedidos. Os bens ou serviços serão então entregues dentro do prazo acordado. O comprador irá comparar o que foi recebido com o PO, recibo e fatura. Em seguida, a fatura é enviada para aprovação.
- Manutenção de Registros. Se não houver disputas sobre a fatura, a empresa contabiliza a transação. Os registros são mantidos para referência futura e quaisquer auditorias potenciais pelo IRS.
O que é e-Procurement?
Sabemos o que é aquisição, então o que é tudo isso sobre eProcurement? e-Procurement é o processo de requisição, pedido e compra de bens e serviços online.
Ao contrário do comércio eletrônico, que é uma transação B2C, o eProcurement é um processo B2B. Ele facilita interações como avaliação e seleção de fornecedores, gerenciamento de contratos e gerenciamento de faturas. E usa uma interface web para fazer isso
O objetivo da eProcurement, muito parecido com o de seu irmão mais velho e bastante desatualizado, Procurement, é adquirir bens e serviços ao melhor preço e no melhor prazo.
Mas, em vez de exigir mão de obra – pesquisas pesadas, tarefas e tempo, ele usa a internet e o software para fazer isso. O eProcurement cuida de tarefas trabalhosas, como trocar contratos de fornecedores e preencher questionários de integração que, de outra forma, precisariam ser preenchidos por um funcionário ocupado.
Soluções de e-Procurement
A aquisição manual é a maneira mais lenta, mais cara e que consome mão de obra de fazer negócios. Se você ainda estiver usando um sistema manual baseado em papel, provavelmente está lidando com custos de processamento mais altos, longos ciclos de aquisição e falta de visibilidade. Com software de eProcurement, como aquele em Sistemas BirchStreet, você pode automatizar totalmente seu processo de aquisição.
O software de eProcurement pode simplificar e apertar todas as etapas da aquisição. Ele conectará você a todos os seus fornecedores, grandes e pequenos, em uma interface. Com todos os seus fornecedores em um só lugar, será fácil iniciar a pesquisa para identificar suas necessidades.
A requisição de compra e revisão serão feitas digitalmente, economizando papel e tempo de entrega para outros escritórios ou departamentos. A PO aprovada estará então pronta para ser cumprida pelos fornecedores licitantes. Tudo isso será digitalizado e mais fácil de acompanhar, comparar e delinear. Escolher o melhor fornecedor ao melhor preço nunca foi tão fácil.
Da mesma forma, a negociação e ativação do contrato será online e fácil de receber as assinaturas necessárias. Contratos, como requisições de compra e POs, serão armazenados com segurança na nuvem. Lá eles estarão organizados de forma clara e intuitiva, fáceis de acessar e protegidos contra inundações, incêndios e falhas de computador.
Com o eProcurement, todo o gerenciamento de pedidos e correspondência de pedidos será feito pelo software. Isso garante um processo de revisão e correspondência rápido e preciso. Quaisquer discrepâncias serão detectadas e sinalizadas pelo seu software.
O gerenciamento de faturas é muito fácil com o software de eProcurement. Você poderá receber, revisar, pagar e arquivar faturas em uma única interface. Se você ainda estiver escrevendo cheques, este software será o alívio necessário.
Os cheques são caros, demoram mais para serem processados e são mais suscetíveis a fraudes do que os pagamentos ACH. Os pagamentos automatizados da Câmara de Compensação são rápidos, baratos e seguros. Serviços como Pagamento BirchStreet permitem que você pague fornecedores com o clique de um botão e ganhe recompensas em dinheiro enquanto estiver nisso.
eProcurement Benefícios Transparência da Informação
Os benefícios de mudar para o eProcurement são grandes e numerosos. No mundo de hoje, ou você é automatizado ou fica para trás. 81% de pessoas viajando desejam maior atendimento digital ao cliente de seus hotéis.
Se coisas como solicitações de mais toalhas estão sendo tratadas por sistemas online automatizados, algo tão essencial quanto a aquisição não deve ser deixado para sistemas manuais lentos e propensos a erros. E os benefícios não são nada desprezíveis.
O eProcurement cria transparência nas informações. À medida que são transferidos de uma empresa para outra, os dados tornam-se mais visíveis para ambas as partes através do software de eProcurement. Essa maneira facilitada de visualizar seus dados pode ajudar a reconhecer comportamentos de compra, reduzir gastos não autorizados e alavancar o poder de compra.
eProcurement ajuda os resultados das empresas
O eProcurement ajuda as empresas a economizar dinheiro. Os sistemas manuais geralmente resultam em despesas negligenciadas, custando muito dinheiro às empresas e, muitas vezes, por muito tempo. O software de eProcurement pode eliminar esses descuidos e erros, economizando dinheiro da empresa, que pode ser usado para outras práticas de aumento de negócios, como publicidade.
eProcurement economiza tempo e energia dos funcionários
Os funcionários se sentem valorizados e realizados quando estão fazendo um trabalho que exige que sejam criativos e aprendam coisas novas. A entrada de dados e a análise não se enquadram nesse guarda-chuva. O eProcurement pode poupar aos funcionários o tempo e o tédio associados a essas tarefas monótonas.
eProcurement reduz os ciclos de aquisição
Processos manuais levam tempo. O tempo que você não quer necessariamente doar e o tempo que pode prejudicar o relacionamento com o fornecedor. Com processos automatizados, você poderá encurtar os ciclos de processo e aumentar a produtividade, economizar custos e gerar um lucro maior.
eProcurement melhora o gerenciamento de estoque
As empresas precisam ter uma compreensão clara do status de seu estoque o tempo todo. Os sistemas automatizados podem acompanhar, em tempo real, o que está entrando e saindo de seus locais e armazéns. Ter essa compreensão aprimorada do estoque pode ajudar sua empresa a tomar decisões mais bem informadas.
Não importa quão grande ou pequeno seja o seu negócio de hospitalidade, ele se beneficiará com a mudança para o eProcurement. Dê os primeiros passos hoje pesquisando qual serviço e software melhor atendem às necessidades de sua empresa e, em seguida, prepare-se para melhorar a precisão, prazos, custos e relacionamentos com fornecedores.