Fundada em 2010, a Northwood Hospitality supervisiona e opera um portfólio crescente de ativos hoteleiros de primeira linha, que vão desde hotéis com serviços selecionados até hotéis de estilo de vida independentes, todos adquiridos pela Northwood Investors.
Os desafios
Antes de adotar o BirchStreet Pay, a equipe da Northwood Hospitality dependia muito de cheques em papel para 95% de seus pagamentos. O processo muitas vezes envolvia pessoal qualificado de contas a pagar que lidava manualmente com tarefas como impressão de cheques e carimbo de envelopes.
Confrontados com estes desafios comuns, queriam agilizar todo o fluxo de trabalho de compras, minimizar erros manuais e estabelecer uma comunicação eficiente entre diferentes departamentos e fornecedores.
Lista de Desejos
- Melhore a eficiência geral e libere a equipe de tarefas manuais e trabalhosas
- Transição de fornecedores para aceitarem cartões virtuais, reduzindo a dependência de cheques em papel caros
- Proteção contra fraudes ou pagamentos indevidos
- Transforme contas a pagar de um centro de custo em um gerador de receitas, aproveitando cash back e descontos
- Aumente a visibilidade e a conformidade e melhore o controle de gastos
A solução
Determinada a obter mais controle sobre seus gastos com compras, a equipe da Northwood reconheceu que a automatização do processo de compra poderia capacitar os hotéis a impor limites de gastos, rastrear despesas em tempo real e aproveitar a análise de gastos para oportunidades de redução de custos.
Na busca pela solução ideal para seu extenso portfólio de propriedades, eles realizaram uma avaliação minuciosa, com o BirchStreet Pay emergindo como a escolha preferida para automação da aquisição ao pagamento (P2P).
A solução BirchStreet Pay não apenas ajuda a Northwood Hospitality a reduzir custos vinculados à entrada manual de dados, faturas em papel, cheques e erros de pagamento, mas também promove melhores condições com vendedores e fornecedores, otimiza o fluxo de caixa e identifica potenciais oportunidades de economia.
Esta solução Pay integra-se perfeitamente aos sistemas existentes da empresa, garantindo um fluxo de dados tranquilo e visibilidade em tempo real. Está em conformidade com os regulamentos de privacidade de dados, oferecendo processamento de pagamentos seguro para mitigar o risco de fraude e violação de dados. Além disso, a solução mantém trilhas de auditoria detalhadas, facilitando a conformidade com regulamentações financeiras internas e externas.
Resultados
A Northwood simplificou com sucesso seu faturamento, capturando e armazenando detalhes de pagamento e gerando arquivos de pagamento eficientes para vendedores e fornecedores. Eles também:
- Passou de cheque manual 95% para pagamentos digitais 60%
- Recebeu mais de $300K em dinheiro de volta anual do vCard
- Economizei mais de 2.000 horas de back office
Com os pagamentos centralizados em uma única plataforma, a equipe do hotel pode criar rapidamente pedidos de compra, receber mercadorias e combinar faturas digitalmente, reduzindo drasticamente a necessidade de entrada manual de dados e reconciliação. Este processo simplificado permite que a equipe dedique mais tempo a atividades de valor agregado, elevando a produtividade geral.
O BirchStreet Pay vai além, fornecendo recursos robustos de relatórios e análises, permitindo que nossos clientes de Northwood obtenham insights sobre tendências de pagamento e otimizem suas operações financeiras. A solução garante medidas de segurança líderes do setor para proteger informações confidenciais de pagamento e melhorar a conformidade. Esses diversos benefícios contribuem coletivamente para uma melhor gestão financeira, relacionamentos fortalecidos com fornecedores e operações simplificadas.