Nas últimas décadas, vimos avanços constantes na tecnologia de automação, principalmente quando se trata do processo de aquisição de hospitalidade. Procedimentos como fornecimento, licitação, leilão e pedido de produtos foram todos adotados em sistemas automatizados. E embora esses avanços tenham criado níveis inigualáveis de consistência, eficiência e conveniência, há uma área em particular que geralmente fica de fora dessa automação: pagamentos.
Durante anos, as organizações confiaram em processos de pagamento herdados, como cheques em papel e rastreamento manual de compras, conciliação de faturas e gerenciamento de estoque. Embora muitos argumentem que esses métodos de pagamento tradicionais são mais convenientes devido à sua longevidade, os sistemas de pagamento manual tornaram-se cada vez mais caros, muito menos seguros e mais suscetíveis a ataques de cibercriminosos.
Enquanto entramos em uma nova era de automação, é crucial não apenas reconhecer o uso dessa tecnologia em vários processos de compras, mas principalmente no pagamento. Como a proverbial última milha de todo o processo de aquisição, uma etapa errada no pagamento pode resultar na falha de todo o sistema de aquisição.
Pagamentos automatizados reduzem as dores de cabeça no back-office
O processo de mudança de sistemas manuais para automatizados tem sido, sem dúvida, um desafio para muitos na indústria hoteleira. Há muitas áreas importantes a serem consideradas, como gerenciamento de aquisições, seleção e compra dos produtos certos e gerenciamento de faturas. Como as empresas trabalharam para construir e implementar um sistema automatizado altamente especializado para essas áreas, muitas negligenciaram a etapa final crucial de pagamento.
Kris Herrin,Gerente Geral de Pagamentosda BirchStreet Systems, explicou esse fenômeno em relação ao e-pay, chamando-o de “a última milha” em umaentrevista recente. “Você acaba de construir toda essa grande automação e, no final, volta a um processo de pagamento herdado... Essa é a última milha... Quando essa última milha falha, causa muitas dores de cabeça para as propriedades e o back-office .”
Mas Herrin continua dizendo que isso dá às empresas a oportunidade de levar a automação um passo adiante. “Os pagamentos são a última etapa desse processo. Você fez todo esse excelente trabalho de automação e alcançou a última milha em que precisa pagar seu vendedor e fornecedor, garantir que eles recebam o dinheiro e aplicá-lo em sua conta.
Com umsistema de pagamento eletrônico automatizado, seu back office pode se beneficiar de ciclos de processamento de faturas mais rápidos e contínuos. Você não precisa mais se preocupar com fornecedores ou fornecedores recebendo pagamentos em dia. Este sistema permite que você saiba exatamente quando os pagamentos são processados, permitindo que você monitore todo o processo da transação – o que ajudará a manter o fluxo de caixa e permitirá que você planeje com antecedência.
Maior prevenção contra fraudes e menos propenso a erros
Uma das maiores desvantagens dos sistemas de cobrança manual é o aumento do risco de fraude e erro.
A fraude financeira está se tornando cada vez mais comum na indústria hoteleira. O número de ataques que induzem vítimas desavisadas a fornecer dados de contas bancárias, números de previdência social e informações de cartão de crédito está se multiplicando, por isso é crucial obter um sistema de pagamento seguro para sua organização, seus clientes e seus fornecedores.
Com um sistema automático como o software e-pay, você pode obter um nível mais alto de segurança de pagamento que criptografa dados financeiros confidenciais, tornando-o uma opção de pagamento segura e protegida. Além disso, a maioria dos sistemas de pagamento eletrônico irá alertá-lo sobre qualquer atividade suspeita, como um golpe em potencial, permitindo que você proteja seus pagamentos contra ataques ao primeiro sinal de risco.
Da mesma forma, os processos de pagamento manual criam espaço para erros humanos, que podem custar milhares de dólares — e horas — para a empresa corrigir.
Um sistema de pagamento eletrônico minimiza esse risco eliminando a necessidade de inserir dados manualmente, pagar um grande número de faturas de fornecedores manualmente ou transferir documentos físicos envolvendo detalhes de pagamento. Em vez disso, você pode digitalizar todo o processo de pagamento do começo ao fim, não apenas liberando o precioso tempo dos funcionários, mas também reduzindo as chances de erros humanos dispendiosos.
Pagamentos eletrônicos contínuos criam melhores relacionamentos com fornecedores
Como a última milha da aquisição, seu processo de pagamento é mais crucial do que você imagina. Tudo no processo de aquisição pesa na execução do seu método de pagamento. Assim como Herrin apontou anteriormente, um passo em falso neste processo final pode resultar em um colapso colossal em todo o sistema de aquisição.
Este não é apenas um aspecto importante do fluxo de trabalho interno da sua empresa, mas também é crucial para manter fortes relacionamentos com fornecedores.
Um sistema de pagamento eletrônico bem oleado deve permitir que seus fornecedores fiquem tranqüilos sabendo que estão recebendo pagamentos no prazo e da maneira correta. Mas se o seu sistema de pagamento manual for propenso a cheques fraudulentos, pagamentos atrasados ou incorretos ou outras interrupções, os fornecedores não sentirão que podem confiar em você como um parceiro de negócios confiável e é mais provável que procurem seus serviços em outro lugar.
Com o e-pay, você pode dar aos seus fornecedores visibilidade total de seus pagamentos e detalhes de transações, dando-lhes maior confiança de que estão sendo pagos de forma consistente e pontual. Quando os fornecedores sentem que podem confiar em você, um relacionamento estratégico está para tomar forma, e um vínculo tão formidável pode fazer toda a diferença quando ocorrem interrupções ou crises inesperadas.
Explore o sistema de pagamento automatizado da BirchStreet
Na BirchStreet Systems, somos apaixonados pelo avanço dos processos de aquisição, como pagamento para o futuro da automação.
Ao implementar oPagamento BirchStreetsolução de pagamento eletrônico, você pode simplificar e agilizar o processo de transação do começo ao fim, reduzindo as margens de erro e dores de cabeça de back-office. Com várias opções de pagamento seguro para escolher - ACH, cheque e vCard - sua empresa pode aproveitar o poder da tecnologia de pagamento inteligente para simplificar a aquisição em vários departamentos e locais.
Além disso, esta solução oferece uma visão completa dos processos de conformidade e gastos, permitindo que você garanta que todos os detalhes da transação sejam precisos e que os fornecedores sejam pagos com rapidez e segurança.