Se você está fazendo negócios, está gerenciando faturas. O gerenciamento de faturas é fundamental para manter um livro-razão financeiro organizado, manter o dinheiro entrando em seus negócios e estar preparado para a temporada de impostos.
Com apenas alguns clientes, o gerenciamento de faturas é relativamente simples, mas quando você começa a expandir seus negócios, pode se tornar rapidamente complicado. Sem estratégias adequadas, as faturas podem ser perdidas, arquivadas incorretamente ou pagas tarde demais…
Mesmo que você faça tudo à mão meticulosamente, os tempos de resposta aumentarão até que não sejam satisfatórios para seus parceiros de negócios. Isso pode afetar a reputação geral da sua empresa. Sistemas BirchStreet conhece os perigos do gerenciamento manual de faturas e é capaz de solucionar o problema. A resposta: automação.
O que é o processamento automatizado de faturas?
informações de fatura e pagamento, e a coleta de dinheiro. Ele permite que as empresas tenham maior controle e como as informações em sistemas automatizados são armazenadas na nuvem, evita a perda de arquivos importantes por meio de desastres naturais como enchentes ou incêndios (ou até mesmo erro humano).
Automatizar seu gerenciamento de faturas ajudará você a melhorar o tempo de resposta, evitar erros, organizar seu sistema de arquivamento e melhorar as relações com parceiros de negócios. Vai poupar tempo e mão de obra.
Primeiro, falaremos sobre o processo de envio de faturas para pessoas que precisam pagar a você.
1. Como você cria faturas?
Quando você cria faturas, você sempre o faz à mão ou tem um modelo? Se você ainda não usa um modelo, considere alternar, pois os modelos são mais rápidos, mais precisos e garantem que você não perca nenhuma informação importante.
Existem muitos softwares por aí que podem ajudá-lo a escolher um modelo ou até mesmo criar o seu próprio. As informações necessárias para preencher esses modelos incluem:
- número da fatura
- Tabela de informações do cliente (nome, endereço, informações de contato, etc…)
- Recibo detalhado incluindo quantidades
- Quaisquer observações
Certifique-se de especificar as condições de aprovação ao criar uma fatura, incluindo os termos e condições. Além disso, leia instruções passo a passo para quaisquer outras ações que possam precisar ser realizadas.
2. Como você está enviando suas faturas?
Nem todos os sistemas de envio de faturas são criados iguais. Se você estiver enviando faturas impressas pelo correio, há muito espaço para melhorias. Esta é a maneira mais lenta de fazer isso. Também o abre para o risco de perda no sistema postal.
Uma maneira mais rápida seria por e-mail. Dessa forma, há um rastro eletrônico da fatura que pode ser facilmente salvo em um sistema de arquivamento eletrônico. A fatura chegará instantaneamente na caixa de entrada do destinatário. Certifique-se de converter a fatura em PDF para maior segurança.
Uma forma ainda melhor de enviar uma fatura é através do software de faturação. O software de faturamento pode ajudá-lo a criar a fatura, identificá-la e enviá-la em questão de minutos. Quando um cliente vê uma fatura enviada através de um software de faturação, verá simultaneamente um link para onde pode pagar. Isso é mais rápido e conveniente para o destinatário da fatura e pode fazer com que você seja pago mais rapidamente.
Agora para processar as faturas que você recebe.
3. Como é o seu processo de contas a pagar?
O processo de contas a pagar (AP) não é simplesmente pagar faturas. Há muita coisa envolvida em um processo de AP completo e seguro porque é um lugar vulnerável a perder muito dinheiro.
Por exemplo, Google e Facebook perdeu $23 milhões e $100 milhões respectivamente para um golpista cibernético que criou uma empresa falsa através da qual ele estava enviando faturas fraudulentas para as empresas. Embora tenha sido recuperado (uma raridade na maioria dos casos de fraude de faturas), as empresas perderam muito dinheiro pagando as faturas de uma “empresa” sem verificar a legitimidade delas.
Para acompanhar suas finanças e evitar possíveis fraudes, siga um processo completo de AP.
Primeiro, combine a fatura com uma ordem de compra (PO). Uma PO é emitida para o comprador após o fechamento do negócio, especificando o que foi pedido, quanto, por quem, de quem e a data de entrega. Também possui um número de PO único, sem o qual não está completo. Você precisará resolver quaisquer irregularidades, como pedidos ausentes ou números de pedidos incompatíveis antes de prosseguir para a próxima etapa.
Depois que o PO for localizado e combinado com a fatura, envie-o para um gerente ou membro sênior da equipe para aprovação. Felizmente, eles terão uma boa ideia de com quem a empresa faz negócios regularmente e poderão sinalizar qualquer coisa suspeita que possa ter passado despercebida. Em seguida, atualize o sistema ERP (enterprise resource planning) para refletir o recebimento e o pagamento iminente da fatura.
Por fim, e somente após a conclusão das etapas anteriores, emita o pagamento.
4. Como você está realmente pagando seus fornecedores?
Você concluiu o processo de AP até a última etapa. Agora é hora de realmente emitir o pagamento ao seu fornecedor. Como você faz isso? Você ainda está passando cheques?
Se estiver, talvez não saiba do tempo, dinheiro e segurança que esta forma de pagamento está lhe custando. Os cheques, mesmo que sejam impressos em vez de manuscritos, consomem mais tempo do que outros tipos de pagamento. Não só a escrita e enchimento de envelopes, mas as idas aos correios para enviá-los e as idas ao banco para obtê-los custam tempo.
Além disso, os cheques são mais caros do que os métodos de pagamento alternativos. Enquanto os cheques custam cerca de $1,22 por pop, o pagamento médio da ACH (Automated Clearing House) custa apenas $0,29. Se você estiver fazendo grandes volumes de pagamentos, essa diferença de custo pode realmente afetar suas finanças ao longo do tempo.
Pagamento BirchStreet é um software de faturamento que pode ajudá-lo a evitar o dinheiro, o tempo extra e o risco associado à emissão de cheques. Isso não apenas facilitará sua vida, mas também permitirá que você ganhe recompensas em dinheiro por algo tão simples quanto pagar seus fornecedores.
Ele funciona trocando cartões virtuais por cheques e, à medida que esses cartões são usados, você pode acumular recompensas em dinheiro. O BirchStreet Pay pode ajudá-lo a fazer pagamentos seguros e recompensadores rapidamente.
5. Como você está arquivando suas faturas?
Um sistema de arquivamento organizado é crucial para qualquer negócio operacional. Comece por saber a diferença entre os vários tipos de faturas. Isso inclui uma fatura de proposta, uma fatura provisória, uma fatura recorrente, uma fatura vencida e uma fatura final.
Talvez considere a codificação de cores por seus respectivos tipos. Uma maneira fácil de fazer isso é pegar alguns adesivos coloridos em uma loja de material de escritório local e marcar as faturas à medida que são produzidas e recebidas.
Se você estiver mantendo arquivos físicos, dedique um armário, gaveta ou cesta para esse propósito. No entanto, como mencionado anteriormente, isso pode deixá-lo suscetível a inundações, incêndios ou erros humanos. A melhor maneira de arquivar suas faturas é movê-las para a nuvem usando o arquivamento automatizado de faturas.
No passado, as empresas muitas vezes precisavam empregar um contador em tempo integral para gerar, categorizar, pagar e arquivar faturas. Isso é muita mão de obra para uma tarefa bastante repetitiva. Atualmente, existem softwares que podem fazer a mesma coisa que um contador pago. Este software pode fazer tudo, desde gerar modelos de faturas até arquivar corretamente suas faturas e fazer pagamentos em dia.
O software de fatura pode arquivar seus documentos de maneira organizada, intuitiva e completa, para que mesmo uma auditoria não cause estresse. Tudo será armazenado com segurança, organizado e recuperável da nuvem.
6. Você está digitalizando suas faturas?
Para usar o software de faturamento, você precisará digitalizar suas faturas para que possam ser armazenadas na nuvem. Se você tiver um armário cheio de faturas em papel, infelizmente, terá que passar pela tarefa inicial de digitalizar e carregá-las na nuvem. Feito isso, você pode começar a lidar exclusivamente com faturas digitais, o que facilitará muito sua vida.
Uma vez, ou mesmo antes, você tenha toda a documentação física carregada para a nuvem, você pode começar a mover suas faturas atuais do físico para o digital. Use e-mail, ou melhor ainda, software de faturamento como o BirchStreet Pay para emitir faturas e pagar aquelas emitidas para você. Não há mais digitalização, não há mais cortes de papel, apenas gerenciamento de faturas sem problemas através da tecnologia em nuvem.
Mover o seu negócio para o software de faturação online tem enormes e numerosos benefícios.
Tudo é armazenado na nuvem. Isso significa que você não precisa se preocupar em perder cópias físicas ou digitais em caso de pane no computador ou perda de pen drive. O software de faturação também permite personalizar documentos para promover a identidade da sua marca.
Além disso, o software de faturamento permite que você negocie em vários idiomas e moedas, portanto, fazer negócios internacionais é muito fácil. O software de faturamento também oferece serviço mais rápido, economiza custos de tinta e papel e acesso em qualquer lugar e a qualquer hora.
Se você ainda estiver executando o gerenciamento de faturas manualmente, considere este o seu pontapé inicial para ficar online para uma experiência de faturamento mais fácil, segura e precisa.