Есть более 91 000 отелей и мотелей только в США по состоянию на 2019 год, причем более половины из них приходится на отели. Во всем мире для бронирования доступно более 4 миллионов номеров. Гостиничный бизнес — это огромная индустрия, состоящая из нескольких подотраслей.
Когда мы говорим о индустрия гостеприимства, мы говорим не только об гостиничных номерах, но и о продуктах питания и напитках, отдыхе, путешествиях, туризме, а также о проведении встреч и мероприятий. Все это составляет колоссальный гостиничный комплекс. Каждый год он перемещает сотни миллиардов долларов.
С таким большим количеством денег и таким количеством мест, предприятий, сотрудников и движущихся частей процесс закупок в индустрии гостеприимства, мягко говоря, сложен.
Поскольку многие гостиничные компании имеют несколько офисов и бэк-офисов, существует множество мошеннических расходов и странных систем закупок и регистрации. В этой статье мы обсудим закупки и электронные закупки в отрасли и предоставим вам все, что вам нужно знать для упорядоченного и эффективного бизнеса.
Закупки против закупок
Прежде всего, что это за «закупка»? Это модное слово для покупки?
Оказывается, это не просто синоним. Закупки — это процесс, предназначенный исключительно для производственных сред, а закупки — для оптовых сред. Закупки включают в себя весь процесс выявления потребностей, обмена информацией, поиска поставщиков, проведения торгов, аукционов и заказа продукции.
Закупки активно выявляют и удовлетворяют потребности, в то время как закупки являются реакционным удовлетворением внутренних потребностей. Наконец, закупки ориентированы на долгосрочные отношения с поставщиками, у которых компания будет закупать большие объемы и часто, в то время как покупка, как правило, является разовой сделкой.
Персонал по закупкам заключает контракты с поставщиками на постоянный обмен товарами и услугами за плату. Отелю потребуются контракты на мыло и шампунь, туалетную бумагу и полотенца, а также стиральные машины, пылесосы, универсальные чистящие средства и мятные конфеты.
Предприятие не будет проводить весь процесс исследований и закупок каждый раз, когда им понадобится больше лизола, а будет полагаться на контракты и отношения, которые они установили с поставщиком лизола.
B2B против B2C
Закупки включают сделки между предприятиями (B2B), а также между предприятиями и клиентами (B2C). Транзакции B2C — это то, в чем вы участвуете, когда бронируете рейс, номер в отеле или массаж.
Как клиент, вы совершаете покупку только для себя или своей семьи, возможно, на основе ваших собственных исследований, а также на основе рекламы, влиятельных лиц и рекомендаций от семьи или друзей. Вас больше заботит продукт или услуга, которую вы получаете, а не ваши отношения с компанией, у которой вы покупаете.
В транзакциях B2B отношения между бизнесом-покупателем и бизнесом-поставщиком являются ключевыми. Операции B2B, как правило, представляют собой крупные покупки с большими суммами в долларах и более длительными и сложными циклами продаж.
В то время как покупка B2C может быть спонтанной или навязчивой, транзакции B2B представляют собой расчетные решения, основанные на многих факторах, таких как долгосрочные цели и бизнес-стратегии.
Этапы закупки
Закупки — это весь процесс приобретения товаров и услуг для бизнеса. Он состоит из нескольких этапов, каждый из которых требует особого ухода и внимания.
- Признание потребностей. Это первый этап закупок, когда бизнес начинает свои исследования. Что нужно отелю или казино, чтобы начать работу? Мы говорим о свете, стульях, постельном белье, занавесках для душа, холодильниках, фишках для покера. Как много? Как быстро? Насколько хорошую цену вы можете получить?
- Заявка на покупку и обзор. Заявка на покупку — это официальный письменный документ, в котором запрашивается разрешение на осуществление расходов. Он включает в себя продукт, который вы хотите приобрести, количество и цену, отдел, для которого он предназначен, и любые другие ключевые данные. Затем менеджеры и руководители отделов рассмотрят заявку и проверят, соответствует ли она установленному бюджету. После утверждения заявка становится заказом на поставку (PO).
- Процесс запроса. Как только заказ на поставку получен, пришло время для плана закупок и процесса подачи заявок. Проще говоря, запрос предложений — это процесс запроса предложений от потенциальных поставщиков. Вы ищете лучшие поставки по лучшей цене и надежности.
- Оценка и заключение контракта. Затем процесс подачи заявок закрывается, поскольку группа закупок оценивает наилучшую цену и соответствие на основе результатов работы поставщика, рекомендаций и котировок. Когда поставщик выбран, подтверждает и принимает заказ на поставку, активируется юридически обязывающий контракт.
- Управление заказами и согласование заказов. Товары или услуги будут доставлены в оговоренные сроки. Покупатель сравнит полученное с заказом на покупку, квитанцией и счетом-фактурой. Затем счет отправляется на согласование.
- Бухучет, ведение учета, делопроизводство. Если по счету-фактуре нет споров, компания несет ответственность за транзакцию. Записи хранятся для дальнейшего использования и любых возможных проверок со стороны IRS.
Что такое электронные закупки?
Мы знаем, что такое закупки, так что же это за электронные закупки? электронные закупки это процесс запроса, заказа и покупки товаров и услуг в Интернете.
В отличие от электронной коммерции, которая является транзакцией B2C, электронные закупки — это процесс B2B. Это облегчает такие взаимодействия, как оценка и выбор поставщиков, управление контрактами и управление счетами. И для этого используется веб-интерфейс.
Цель eProcurement, как и у его устаревшего старшего брата Procurement, состоит в том, чтобы приобретать товары и услуги по лучшей цене и в наилучшее время.
Но вместо того, чтобы требовать рабочей силы — тяжелых исследований, задач и времени, для этого используются Интернет и программное обеспечение. Служба электронных закупок берет на себя трудоемкие задачи, такие как обмен контрактами с поставщиками и заполнение анкет, которые в противном случае пришлось бы заполнять занятому сотруднику.
Решения для электронных закупок
Закупки вручную — более медленный, дорогой и трудоемкий способ ведения бизнеса. Если вы все еще используете ручную бумажную систему, вы, вероятно, имеете дело с более высокими затратами на обработку, длительными циклами закупок и отсутствием прозрачности. С помощью программного обеспечения для электронных закупок, такого как в BirchStreet Systems, вы можете полностью автоматизировать процесс закупок.
Программное обеспечение для электронных закупок может упростить и упростить все этапы закупок. Он соединит вас со всеми вашими поставщиками, большими и малыми, через один интерфейс. Со всеми вашими поставщиками в одном месте будет легко начать исследование, чтобы точно определить ваши потребности.
Заявка на покупку и проверка будут выполняться в цифровом виде, что экономит бумагу и время доставки в другие офисы или отделы. Утвержденный заказ на поставку будет готов к исполнению поставщиками, участвующими в торгах. Все это будет оцифровано, и его будет легче отслеживать, сравнивать и разграничивать. Выбрать лучшего поставщика по лучшей цене еще никогда не было так просто.
Аналогичным образом, переговоры по контракту и его активация будут осуществляться в режиме онлайн, что позволит легко получить необходимые подписи. Контракты, такие как заявки на покупку и заказы на покупку, будут безопасно храниться в облаке. Там они будут аккуратно и интуитивно организованы, легкодоступны и защищены от наводнений, пожаров и компьютерных сбоев.
С электронными закупками все управление заказами и согласование заказов на поставку будет выполняться программным обеспечением. Это обеспечивает быстрый и точный процесс проверки и сопоставления. Любые несоответствия будут обнаружены и отмечены вашим программным обеспечением.
Управление счетами очень просто с программным обеспечением для электронных закупок. Вы сможете получать, просматривать, оплачивать и выставлять счета в одном интерфейсе. Если вы все еще выписываете чеки, это программное обеспечение станет столь необходимым облегчением.
Чеки стоят дорого, их обработка занимает больше времени, и они более подвержены мошенничеству, чем платежи ACH. Платежи с помощью автоматизированной клиринговой палаты выполняются быстро, дешево и безопасно. Такие услуги, как Березовая улица Pay позволяет вам платить продавцам одним нажатием кнопки и получать денежные вознаграждения, пока вы это делаете.
Преимущества электронных закупок Прозрачность информации
Преимущества перехода на электронные закупки огромны и многочисленны. В современном мире вы либо автоматизированы, либо остаетесь позади. 81% путешествующих людей хотят лучшего цифрового обслуживания клиентов в своих отелях.
Если такие вещи, как запросы на дополнительные полотенца, обрабатываются автоматизированными онлайн-системами, то такие важные вещи, как закупки, не должны оставляться медленным, подверженным ошибкам ручным системам. А плюсы тут ни при чем.
Электронные закупки создают информационную прозрачность. По мере того, как данные передаются от одного предприятия к другому, они становятся более видимыми для обеих сторон с помощью программного обеспечения для электронных закупок. Этот упрощенный способ просмотра ваших данных может помочь распознать покупательское поведение, сократить мошеннические расходы и использовать покупательную способность.
Электронные закупки помогают компаниям получать прибыль
Электронные закупки помогают компаниям экономить деньги. Ручные системы часто приводят к упущенным из виду расходам, что обходится компаниям в большие деньги и часто в течение очень долгого времени. Программное обеспечение для электронных закупок может устранить эти упущения и ошибки, сэкономив деньги компании, которые можно использовать для других методов стимулирования бизнеса, таких как реклама.
Электронные закупки экономят время и энергию сотрудников
Сотрудники чувствуют, что их ценят и удовлетворяют, когда они выполняют работу, которая требует от них творческого подхода и изучения новых вещей. Ввод данных и аналитика не подпадают под это определение. Электронные закупки могут избавить сотрудников от скуки и времени, связанных с этими монотонными задачами.
Электронные закупки сокращают циклы закупок
Ручные процессы требуют времени. Время, которое вы не обязательно хотите отдавать, и время, которое может повредить вашим отношениям с поставщиками. Благодаря автоматизированным процессам вы сможете сократить технологические циклы и повысить производительность, сократить расходы и получить большую прибыль.
Электронные закупки улучшают управление запасами
Компании должны всегда иметь четкое представление о состоянии своих запасов. Автоматизированные системы могут отслеживать в режиме реального времени все, что входит и выходит из ваших офисов и складов. Это улучшенное понимание запасов может помочь вашему бизнесу принимать более обоснованные решения.
Независимо от того, насколько велик или мал ваш гостиничный бизнес, он выиграет от перехода на электронные закупки. Сделайте первые шаги сегодня, изучив, какие услуги и программное обеспечение лучше всего соответствуют потребностям вашей компании, а затем подготовьтесь к повышению точности, сроков, затрат и взаимоотношений с поставщиками.