На первый взгляд можно предположить, что управление гостиничным инвентарем сосредоточено исключительно на основном типе «инвентаря», предлагаемого отелями: свободных номерах. В конце концов, впечатление от отеля для гостя зависит не только от наличия свободного номера.
В то время как номера, забронированные гостями, могут быть основным инвентарем отеля, успешная деятельность в сфере гостеприимства в значительной степени зависит от того, что считается второстепенным инвентарем отеля. Это включает в себя все дополнительные продукты и сырье, которые будут использоваться гостями, такие как товары для номера, предметы, продаваемые в сувенирном магазине или магазине товаров повседневного спроса, или продукты питания и напитки, продаваемые в ресторане или баре отеля.
Этот вторичный инвентарь может значительно варьироваться от отеля к отелю. Что касается продуктов питания, некоторые отели могут предложить немного больше, чем торговый автомат, в то время как другие предлагают несколько ресторанов на территории.
Тем не менее, независимо от масштабов гостиничных услуг, эффективное и надежное управление гостиничным инвентарем имеет важное значение для повышения итоговой прибыли и обеспечения положительного (и последовательного) впечатления гостей. На самом деле, исследование из Корнелла узнал, что «операционная стабильность имеет решающее значение для общего рейтинга отеля; избегать операционных перегибов важнее, чем искать случайный «вау-фактор».
Другими словами, обеспечение неизменного опыта является одним из наиболее важных аспектов пребывания в отеле для гостей, независимо от того, останавливаются ли они в дешевом мотеле или на роскошном курорте. И управление запасами отеля может сделать это возможным.
Какие категории продуктов необходимо учитывать при управлении запасами в отеле?
Когда дело доходит до вторичного инвентаря отеля, основное внимание, как правило, уделяется расходным материалам, которые нельзя использовать повторно. Например, ресторану отеля потребуется серьезное управление ингредиентами, которые используются в его рецептах. Гостиничные номера должны пополняться свежим мылом и шампунем после каждого посещения.
Тем не менее, управление запасами в отеле должно также учитывать расходные материалы, которые будут многократно использоваться повторно, прежде чем в конечном итоге потребуется их замена. Это могут быть полотенца, простыни и одеяла. Это также будет включать мебель, такую как телевизор или кровать.
Несмотря на то, что такие элементы могут использоваться несколько лет, со временем их необходимо будет заменить. Если у вас нет возможности отследить возраст и состояние таких предметов, со временем гости могут начать жаловаться на неудобные кровати или устаревшие телевизоры.
Затем, конечно, есть товары, с которыми гости никогда не взаимодействуют напрямую, но которые по-прежнему играют важную роль в обеспечении качественного пребывания в отеле. Чистящие средства необходимы для дезинфекции номеров после выезда гостя. Когда дело доходит до прачечная, гостиница может отдать большую часть прачечной на аутсорсинг, чтобы сократить расходы на воду, или у нее может быть собственная коммерческая прачечная (для которой потребуется большое количество моющих средств, отбеливателя и т. д.).
Излишне говорить, что каждая из этих категорий продуктов будет иметь совершенно разные требования к пополнению запасов. Свежие ингредиенты для ресторана отеля могут храниться всего несколько дней, в то время как другие виды инвентаря могут храниться несколько лет.
Управление заказами поможет вам избежать чрезмерных заказов или отсутствия товаров на складе или истечения срока их полезного использования. Некоторые системы даже предлагают автоматическую закупку, так что заказы на пополнение размещаются, когда запас товара достигает установленного уровня.
Надежная система управления запасами отеля обеспечивает единое всеобъемлющее место, где вы можете отслеживать все запасы, которые имеют отношение к вашей прибыли. Полная прозрачность уровней запасов и требований к пополнению позволяет вашей команде отправлять запросы поставщикам, как только они потребуются, что значительно упрощает обеспечение того, чтобы все незабронированные номера были готовы и доступны для использования гостями.
Понимание того, чего на самом деле хотят ваши гости
Надежная система управления гостиничным инвентарем может дать вам прямое представление о том, какие из ваших удобств на самом деле используются вашими гостями, а какие помогают или вредят вашей прибыли. Исследование Gallup показывает некоторые примечательные тенденции которые могут оказать прямое влияние на ваш выбор управления запасами:
«На вопрос, от каких гостиничных продуктов клиенты отказались бы в пользу более низких цен, более половины гостей полностью согласились, что они могли бы обойтись без бара в номере [и] халатов […] Около половины гостей в целом полностью согласны с тем, что они были бы готовы платить больше за значительно улучшенный телевизор в номере, мыло для ванной и бесплатный доступ в Интернет. Покупатели предметов роскоши полностью согласны с тем, что они готовы платить больше за улучшение мыла для ванных комнат; высшие высококлассные и высококлассные клиенты улучшат бесплатный Интернет; а потребители из верхней части среднего, среднего и эконом-класса хотели бы иметь телевизор получше — и были бы готовы платить за него».
Хотя эти направления исследований могут послужить хорошей отправной точкой при принятии решения о том, что следует расставить по приоритетам в управлении запасами вашего отеля, возможность получить более глубокое понимание того, что ваши реальные клиенты используют и хотят, может быть еще более ценной.
Например, отслеживая потребление инвентаря в ресторане отеля, вы можете избежать прогнозирование спроса, которое приводит к избыточным запасам скоропортящихся ингредиентов, которые редко используются и часто выбрасываются, потому что они используются для менее популярных рецептов. Такая информация может даже помочь вашему ресторану оптимизировать работу, исключив из меню убыточные и непопулярные блюда.
Конечно, отели также должны регулярно собирать отзывы гостей, чтобы определить, не хватает ли какой-либо мебели или удобств. В то время как управление запасами в отеле может помочь вам отслеживать, когда такие вещи, как постельное белье или полотенца, должны быть заменены, вы никогда не должны игнорировать жалобы клиентов на то, что что-то не соответствует ожиданиям гостей.
Отели, которые обеспечивают то, что хотят их гости, значительно улучшат лояльность клиентов и удержание гостей. Удовлетворенные гости с большей вероятностью станут постоянными клиентами, оставят положительные отзывы или расскажут о своем опыте другим людям — все это может помочь вашей прибыли.
Улучшение отношений с поставщиками
Еще один ключевой аспект надежной системы управления запасами отеля заключается в том, что она поможет вам лучше ориентироваться в отношениях с поставщиками. Отели работают с широким кругом поставщиков, и довольно часто выбор правильного поставщика может иметь решающее значение для обеспечения качественного обслуживания гостей и поддержания прибыльности.
Как управление отелем отчеты, «Повседневное управление поставщиком должно быть тщательным и непрерывным, чтобы обеспечить точное ценообразование, высокое качество продукции и постоянный уровень обслуживания. В идеале владельцы отелей должны иметь возможность привлекать поставщиков к ответственности и иметь процесс для успешного и быстрого решения любых проблем, которые могут возникнуть. В дополнение к стоимости, качеству и обслуживанию крайне важно, чтобы отель тщательно управлял и контролировал всю цепочку поставок, измеряя производительность каждого поставщика с помощью последовательных проверок и стандартов, в соответствии с которыми эти поставщики должны работать».
Надежная система управления гостиничным инвентарем значительно облегчает менеджерам отелей контроль и оценку своих отношений с поставщиками. Это может быть особенно важно во время инфляции, когда рост цен поставщика может потребовать перехода к новому поставщику. В качестве альтернативы проблемы с цепочкой поставок могут потребовать работы с альтернативным поставщиком, когда основной поставщик не может выполнить заказ.
Управление запасами отеля позволяет вам отслеживать производительность поставщиков в таких ключевых областях, как скорость выполнения заказов, стоимость товара, точность и качество доставки. Такие системы помогают привлечь поставщиков к ответственности за их работу. Если поставщик значительно повышает цены или испытывает частые проблемы с точностью и качеством заказа, вы можете использовать количественную информацию, чтобы определить, что пришло время для изменений.
Повышение ответственности побуждает поставщиков сосредоточиться на создании взаимовыгодного делового партнерства с вашим отелем, а не на попытках просто сократить собственные операционные расходы. Оцифрованные счета и заявки, автоматизированные заказы и другие аспекты надежной системы управления отелем также могут облегчить жизнь поставщикам, обеспечивая стабильные и надежные повседневные отношения.
Благодаря лучшему взаимодействию между вами и вашими поставщиками вы сможете избежать распространенных ошибок, таких как пропущенные поставки или некачественные поставки, которые не только наносят ущерб этим деловым отношениям, но и в конечном итоге ухудшают качество обслуживания гостей.
Создайте лучший опыт гостеприимства с BirchStreet Systems
Хотя процессы закупок в гостиничном бизнесе могут быть сложными, это не означает, что надежная система управления гостиничным инвентарем недоступна. Облачная система BirchStreet Система автоматизации Procure-to-Pay идеально подходит для отелей и индустрии гостеприимства.
Благодаря таким инструментам, как расширенные утверждения рабочих процессов и оцифрованные процессы закупок, менеджеры отелей могут достичь соответствия требованиям более чем на 80 процентов. Прогнозирование товаров, немедленное ценообразование и eRFQ помогают сократить затраты на покупку и время цикла, упрощая покупку идеального количества товаров, которые вам нужно пополнить, по наилучшей возможной цене.
Если вы управляете несколькими объектами недвижимости, такие функции, как мгновенная инвентаризация и управление рецептами для развертывания рецептов на объектах, могут еще больше упростить ваши операции. Точная аналитика и отчеты позволяют вам наладить правильные отношения с поставщиками, чтобы вы могли контролировать расходы и не беспокоиться о сбоях в цепочке поставок, которые могут нанести ущерб впечатлению гостей.
С помощью автоматизации Procure-to-Pay вы можете поднять управление запасами отеля на новый уровень, получив более глубокое представление о своих операционных расходах, чтобы вы могли принимать более обоснованные решения, которые увеличивают доход.