Мало что может быть важнее для гостиничного бизнеса, чем надлежащее управление кредиторской задолженностью. В конце концов, отели и предприятия работают с большим количеством поставщиков, чтобы предоставить своим клиентам качественный сервис.
Надлежащий надзор за необходимыми представительскими расходами является ключом к поддержанию положительного денежного потока и хороших отношений с вашими поставщиками. Но ручное отслеживание кредиторской задолженности может занимать много времени и быть неэффективным. В современной быстро меняющейся бизнес-среде автоматизация кредиторской задолженности является ключом к обеспечению бесперебойной работы.
Хотя концепция автоматизации может показаться вам отказом от контроля, на самом деле все наоборот. Использование автоматизации работы с кредиторской задолженностью даст вам больший финансовый контроль над вашим гостиничным бизнесом, предоставив несколько ценных преимуществ.
1. Исключите человеческий фактор
Одним из наиболее очевидных преимуществ любой системы автоматизации является то, что она снижает риск человеческой ошибки. Даже с хорошо обученной и опытной командой ручная обработка часто приводит к ошибкам.
Вы можете подумать, что такие инструменты, как электронные таблицы Microsoft Excel, уже помогают вашей команде быть более эффективной и менее подверженной ошибкам. Но даже с этими технологическими ресурсами человеческие ошибки все еще довольно распространены.
На самом деле, опрос 1000 офисных работников в Великобритании показал, что 98 процентов увидели ошибку в Microsoft Excel, из-за которой их компания потеряла деньги. Другие исследования установили, что 88 процентов таких электронных таблиц содержали «значительные ошибки».
Нравится вам это или нет, но неправильный ввод данных слишком легко может привести к снижению вашей кредиторской задолженности. Простую опечатку можно копировать и вставлять до тех пор, пока не станет почти невозможно найти, где что-то пошло не так.
Благодаря автоматизации расчетов с кредиторами счета-фактуры оцифровываются. Вам не нужно полагаться на ручной ввод данных, что гарантирует, что информация, введенная в вашу систему, является точной и действительно отражает полученный вами счет. Детализированные данные счетов-фактур могут даже помочь вам создавать аналитические отчеты на основе сведений о счетах-фактурах, чтобы помочь в принятии решений относительно будущих заказов поставщиков.
2. Большая прозрачность
Одна из основных причин, по которой автоматизация расчетов с кредиторами помогает устранить человеческий фактор, заключается в том, что она обеспечивает большую прозрачность на протяжении всего процесса. Поскольку все управляется в цифровом виде, данные легко доступны для всех, кому может потребоваться просмотреть данные о платежах и счетах. Вместо того, чтобы тратить время на ввод данных, члены финансовой группы могут сосредоточить свою энергию на их проверке.
Чем больше ваших сотрудников смогут просматривать счета-фактуры и платежные данные, тем лучше они будут подготовлены для проверки информации и выявления любых потенциальных ошибок или аномалий, которые необходимо исправить.
Автоматизация расчетов с кредиторами дает вам четкое представление о каждом этапе процесса. Вы получаете полную видимость статуса платежа. Вы можете дважды проверить, когда был отправлен платеж и сколько денег было отправлено. Вы можете видеть, куда уходят ваши деньги, и потенциально определять возможности сокращения затрат. Автоматизированные системы могут отправлять оповещения и подтверждения, когда платежи завершены или когда необходимо заполнить цифровую подпись.
Автоматизация кредиторской задолженности может даже повысить прозрачность для ваших поставщиков. Просто предоставив им возможность просматривать статус своих счетов-фактур, поставщики могут быть уверены, что их счета-фактуры были обработаны и оплата уже в пути. Этот уровень прозрачности может повысить доверие и гарантировать, что поставщикам не нужно будет преследовать вашу команду для обновления статуса платежа.
3. Повышение производительности
Автоматизация кредиторской задолженности может значительно повысить эффективность и производительность всей вашей команды. Когда вашей финансовой команде не нужно тратить время на ввод данных вручную, они могут сосредоточиться на задачах более высокого уровня. Медленная, повторяющаяся и подверженная ошибкам работа теперь мгновенно обрабатывается вашим программным обеспечением для работы с кредиторской задолженностью.
Это также может повысить производительность других команд в вашем бизнесе, которым нужна помощь в оформлении заказов на покупку. Автоматизация упрощает эти процессы для тех, у кого меньше опыта в финансах, поэтому финансовому отделу не нужно тратить много времени на то, чтобы научить других основам.
Повышение производительности вашей команды бэк-офиса позволит им выполнять больше работы, что напрямую влияет на вашу прибыль — отчасти помогая вам сэкономить деньги. Даже тот простой факт, что автоматизация гарантирует своевременную оплату счетов поставщиков, может привести к значительной экономии средств.
Рассмотрим эти данные из Института финансов и менеджмента. Производительность точки доступа мирового класса в 2021 г. отчет: среди компаний, которые вручную обрабатывают менее 20 000 платежей в год, только 24% оплачивают все счета-фактуры по заказам на покупку вовремя. Что касается платежей, не основанных на заказе на покупку, цифры ненамного лучше: только 26% платят вовремя.
Многие продавцы и поставщики взимают плату за просрочку платежа и другие сборы, когда счет не оплачивается вовремя. Исследование показало, что стоимость одного счета для платежей, обработанных вручную, составляла $15,97, в то время как компании, которые использовали автоматизацию кредиторской задолженности, сократили эту сумму до $12,98. Экономия $2,99 на счете приводит к экономии почти $30 000 на каждые 10 000 счетов в бизнес-процессах.
4. Лучше управляйте исключениями
Необычные платежные ситуации могут не происходить все время в кредиторской задолженности, но они случаются достаточно часто, чтобы стать потенциальной причиной финансовых потерь. Например, одним из распространенных примеров исключения является повторный платеж, когда поставщик отправляет второй счет, потому что первый счет не был оплачен вовремя. Оба счета слишком легко могут быть оплачены поставщику — это означает, что вы, по сути, платите вдвое за один заказ.
Другие исключения включают преждевременные платежи, когда платеж должен быть произведен до того, как продукт или услуга будут доставлены. Наконец, исключения из счета-фактуры могут возникать, когда информация в счете-фактуре не соответствует заказу на поставку или другим подтверждающим документам. Это может быть связано с несоответствием количества заказанных товаров или несоответствием ранее указанной цены.
Эти исключения требуют дополнительного внимания, помимо обычной обработки большинства счетов-фактур. Тем не менее, с таким количеством счетов, которые необходимо оплатить, такие проблемы могут легко ускользнуть, когда кредиторская задолженность выполняется вручную. Хотя некоторые отклонения могут укладываться в ранее установленные «приемлемые пределы», упущение крупных исключений может стать основным источником потерь.
Автоматизация расчетов с кредиторами дает вашей команде больше возможностей для выявления этих и других исключений с помощью настраиваемых правил сопоставления, которые сравнивают квитанции и другую документацию. Это позволяет быстро и точно помечать исключения, выходящие за ранее установленные допустимые пределы. Ваша команда может быстро оценить несоответствие и внести исправления, чтобы ваш бизнес не переплачивал.
5. Сдержки и противовесы
Сдержки и противовесы имеют жизненно важное значение для предотвращения мошенничества и других потерь в отношении кредиторской задолженности. С решением для автоматизации расчетов с кредиторами становится намного проще повысить безопасность ваших платежей и предотвратить финансовые потери.
Это начинается с основ: проверка того, что обязательство по оплате действительно существует. Автоматизация расчетов с поставщиками помогает вам установить больший контроль над платежными запросами (включая обеспечение соответствующих утверждений) до отправки платежа. Разделение обязанностей возлагает ответственность на весь отдел, гарантируя, что обязанность по утверждению платежей не возлагается только на одного человека.
Когда действия с кредиторской задолженностью должны просматриваться несколькими людьми (в том числе путем получения цифровых подписей), это значительно снижает риск мошенничества. Это также создает цифровой «след» для каждого платежа, который упростит процесс расследования, если платеж будет поставлен под сомнение постфактум.
Благодаря отчетам в режиме реального времени вы получаете лучшее представление о других, менее гнусных проблемах. Эта система позволяет вам определить, кто отвечает за различные этапы процесса утверждения, помогая вам выявлять задержки в обработке платежей.
Решение этих проблем может помочь обеспечить своевременную оплату большего количества счетов. Вы даже можете улучшить свои процессы до такой степени, что вы сможете совершать платежи до установленного срока, что даст вам возможность договориться о скидках за досрочную оплату. Это намного эффективнее, чем требовать от сотрудников просеивать стопки бумаг для подтверждения и проверки платежных операций.
Возьмите под свой контроль автоматизированную систему учета кредиторской задолженности BirchStreet
Автоматизация кредиторской задолженности может значительно улучшить управление финансами вашего гостиничного бизнеса. Благодаря большей прозрачности покупок и оцифровке квитанций вы можете исключить ошибки и другие риски, которые могут привести к потере денег.
Березовая улица AP 3-стороннее автоматическое сопоставление уникально подходит, чтобы помочь вам автоматизировать обработку счетов, чтобы сократить расходы и повысить точность. Индивидуальное сопоставление заказов на поставку, счетов и квитанций позволяет вам устанавливать настраиваемые правила сопоставления для автоматического сравнения квитанций, облегчая вашим сотрудникам устранение исключений.
Электронные счета, цифровые подписи и прямая интеграция с вашими существующими ERP/системами бухгалтерского учета обеспечивают полную прозрачность статуса платежа. Наша автоматизация кредиторской задолженности даже позволяет использовать налоговый калькулятор, чтобы помочь вам соблюдать международные стандарты.
Пользователи AP 3-Way Auto-Match добились 90-процентного сокращения ручных процессов при одновременном сокращении затрат на оплату труда наполовину — и все это при успешной обработке 100-процентных платежей поставщикам.
Обладая полной прозрачностью и контролем над своей кредиторской задолженностью, вы будете иметь реальный контроль над своими финансами и сможете лучше увеличить свою прибыль.