Независимо от того, в какой области индустрии гостеприимства вы работаете, несколько задач важнее, чем управление счетами. Надлежащее выставление счетов-фактур гарантирует, что в вашем отеле (или других заведениях) будет достаточно наличных резервов, чтобы покрыть многочисленные повторяющиеся расходы, связанные с ведением вашего бизнеса. Такие расходы, как персонал, закупка продуктов питания и напитков, техническое обслуживание помещений и получение других необходимых продуктов и услуг, могут быстро возрасти.
Без надежных методов управления счетами у вашей компании вскоре могут возникнуть серьезные проблемы с управлением денежными потоками. Это может быть особенно проблематично для небольших предприятий гостиничного бизнеса, которые обычно не имеют такого же большого резерва наличности, как крупные предприятия.
С помощью BirchStreet Pay вы можете внедрить проверенные методы управления счетами, чтобы лучше обеспечить финансовую стабильность вашего отеля. Независимо от того, сколько гостей вы обслуживаете за неделю, месяц или год, улучшение способа обработки счетов принесет значительные дивиденды вашему заведению.
1. Автоматизируйте, когда это возможно
Многие предприятия гостиничного бизнеса имеют множество повторяющихся расходов, которые могут обрабатываться ежемесячно или даже еженедельно. С таким большим количеством счетов, поступающих изо дня в день, существует значительный риск человеческой ошибки, когда управление счетами полностью оставлено на ручную обработку.
Чем сложнее счет-фактура, тем выше вероятность серьезных ошибок. Хотя индустрия медицинских счетов, безусловно, имеет немало отличий от индустрии гостеприимства, анализ счетов в этой отрасли показывает, что где-то от от 40 до 80 процентов счетов-фактур содержат ошибки.
Хотя выставление счетов в индустрии гостеприимства, к счастью, не так сложно, эта статистика показывает, насколько легко ошибки в выставлении счетов попадают в счета, особенно при ручной обработке. Ошибки, такие как дублирование счетов и пропущенные платежи, могут быть особенно неприятными для управления денежными потоками организации гостеприимства.
Чем больше «прикосновений» требуется в одном счете — даже если он доставляется и обрабатывается в цифровом виде — тем больше вероятность ошибки. Ошибки при вводе данных могут привести к переплате или недоплате, а также к неточным расчетам налогов или даже к возможности потери счета-фактуры. Такие проблемы могут создать серьезные проблемы позже, когда поставщики введут штрафы за просрочку платежа или другие штрафы.
2. Обеспечьте поддержку различных типов документов
Прежде чем получить счет за полученные товары или услуги, гостиничные предприятия часто должны разместить заказ на покупку. Заказы на покупку (PO) позволяют предприятиям гостиничного бизнеса устанавливать четкие ожидания со своими поставщиками. Они описывают приобретаемые продукты или услуги, их количество, цену за единицу и даже такую информацию, как дата и место доставки (если применимо).
Заказ на поставку имеет неоценимое значение для вашей внутренней команды, особенно если у вас большой объем заказов. Заказы на покупку, по сути, создают бумажный след, который разъясняет соглашения о ценах, чтобы вы могли избежать перерасхода средств и дублирования запросов. Эти документы также обеспечивают видимость запасов, чтобы помочь вам более эффективно управлять запасами — будь то продукты питания или товары для стирки.
Качественная система управления запасами также позволит вам создавать и отслеживать счета-фактуры на покупку, а также счета-фактуры, не являющиеся заказами на покупку, и кредит-ноты для небольших коммерческих расходов, которые не требуют регулируемого процесса закупок и утверждения.
После того, как поставщик принимает заказ на поставку, он обязан выполнить этот заказ в соответствии с согласованными условиями. Когда ваш бизнес получает счет от поставщика, его следует тщательно сравнить с первоначальным заказом на покупку, чтобы убедиться, что все совпадает.
Система управления запасами, которая помогает вашей компании отслеживать эти данные, значительно облегчит вашему бизнесу планирование своих расходов и поддержание хорошего денежного потока.
3. Используйте цифровые инструменты для использования данных счетов
Надлежащее управление счетами может (и должно) дать ключевое представление о том, как ваш гостиничный бизнес использует свои деньги и как он может сделать это более эффективно.
Недавний семинар BirchStreet Systems под названием Гостиничный бизнес переходит на цифровое выставление счетов в 2022 году подчеркнули, насколько цифровое управление счетами может помочь отелям и другим предприятиям индустрии гостеприимства. Путем перехода от системы, состоящей примерно на 80 % из бумажных и 20 % электронных документов, к системе, состоящей примерно на 20 % из бумажных и на 80 % электронных, средняя гостиница на 250 номеров может сократить свои ежегодные расходы на управление счетами с $81 250 до $6500.
Во многом это связано с оптимизированным характером системы управления цифровыми счетами. Переход на цифровые технологии с помощью таких инструментов, как BirchStreet Pay, может значительно сократить время обработки счетов, что может помочь вашему бизнесу улучшить условия оплаты поставщикам и получить более широкий доступ к скидкам за досрочную оплату от ваших поставщиков. Это позволяет выполнять больше транзакций даже с меньшими ресурсами, что значительно снижает трудозатраты и затраты на обработку.
Возможно, что еще более важно, с точными данными в режиме реального времени через цифровую систему выставления счетов заинтересованные стороны могут предоставлять руководителям отделов достоверную информацию о расходах.
Это позволяет принимать обоснованные решения и получать более глубокое представление об отношениях отеля с отдельными поставщиками. Это может легко выявить области, на которые отель тратит слишком много денег или где бюджет не распределяется должным образом. Информация в режиме реального времени позволяет руководству действовать быстро, чтобы решить такие финансовые проблемы, чтобы улучшить денежный поток.
4. Сопоставьте время выставления счетов с потребностями в денежных потоках
Последнее, что нужно вашему бизнесу, — это крупный счет от поставщика, который должен прибыть в то время месяца, когда денежный поток уже ограничен, особенно если этот счет требует немедленной оплаты. Руководители гостиничного бизнеса должны работать над тем, чтобы установить сроки выставления счетов поставщикам, которые будут выгодны для потребностей их компании в денежных потоках.
Для текущих заказов это может повлечь за собой настройку регулярных интервалов для выставления счетов, например, раз в две недели или в конце месяца. Для крупных проектов (таких как ремонт вестибюля отеля) определите, будет ли лучше для ваших денежных потоков производить полную оплату по завершении работы или частичную оплату по завершении определенных этапов проекта.
Сроки планирования этих платежей по счетам должны определяться в соответствии с вашими собственными потребностями в денежных потоках. Некоторым отелям может быть проще оплачивать счета по постоянной ставке в течение месяца. Другим может быть удобнее произвести все платежи ближе к концу месяца, когда их собственные счета-фактуры будут заполнены.
Это может потребовать определенного уровня переговоров с поставщиками. Все условия оплаты должны быть согласованы в начале деловых отношений, включая такие детали, как частота доставки счетов и то, как будут выглядеть условия оплаты. Некоторые поставщики готовы предлагать поощрения за досрочную оплату или гибкие сроки оплаты, но такие детали должны быть проработаны заранее.
5. Включите электронные платежи
Виртуальные электронные платежи намного эффективнее, чем выписывание бумажных чеков. Такие транзакции могут быть выполнены быстро и безопасно, гарантируя своевременное получение поставщиками платежей.
Примечательно, что многие электронные платежные решения теперь позволяют осуществлять платежи в режиме реального времени, которые могут передаваться круглосуточно и без выходных. А опрос опубликованные в журнале ABA Banking Journal, обнаружили, что 81% руководителей бизнеса ожидают, что растущее распространение цифровых платежей с «мгновенной доступностью» коренным образом изменит их методы ведения бизнеса.
В ходе опроса 52% назвали платежи в режиме реального времени ценным решением для улучшения управления денежными потоками, а 46% заявили, что это поможет улучшить общую работу с кредиторской задолженностью. Две трети опрошенных заявили, что они ожидают, что с доступностью платежей в режиме реального времени они перестанут совершать и принимать платежи наличными и бумажными чеками.
Эта окончательная статистика чрезвычайно важна для тех, кто не хочет обновлять свои системы управления счетами. Независимо от того, как ваша организация в настоящее время относится к переходу на полностью электронные платежные решения, высока вероятность того, что ваши поставщики готовы это сделать.
Поддержание прочных отношений с предпочтительными поставщиками, которые помогают вашему бренду гостеприимства работать бесперебойно, вероятно, потребует этого перехода, независимо от предпочтений вашей внутренней команды.
Позвольте BirchStreet Pay революционизировать управление счетами
Каждую неделю предприятия гостиничного бизнеса отправляют и получают бесчисленные счета и заказы на покупку. Надежная система управления счетами позволяет вашей команде более эффективно создавать, отслеживать и хранить счета, обеспечивая при этом устойчивый денежный поток для бизнеса.
С Березовая улица Pay, вам не нужно беспокоиться о выписывании бумажных чеков или о том, что ваш гостиничный бизнес может стать объектом мошенничества с кредитными картами. Эта инновационная система предоставляет единое решение для управления вашими платежами с использованием виртуальных карт, которые зарабатывают кэшбэк с каждой покупки.
BirchStreet Pay предоставляет простой в использовании интерфейс, позволяющий совершать платежи одним нажатием кнопки, при этом все транзакции защищены современными мерами безопасности и поддерживаются поддержкой на уровне консьержа.
Гибкие рабочие процессы и подробные отчеты обеспечивают упрощенную интеграцию с вашими системами бухгалтерского учета/ERP, а также дают вам полную информацию о ваших платежах. Команда адаптации поставщиков может даже помочь вам перевести поставщиков на прием платежей с помощью виртуальных карт.
С BirchStreet Pay вы можете сократить бумажные чеки, затраты на соблюдение требований и другие расходы, получая при этом кэшбэк. От экономии затрат до прозрачности покупок ваша организация может лучше понять свои расходы и потребности в управлении счетами, что приведет к еще более эффективным финансовым методам в будущем.