Вы слышали об аутсорсинге кредиторской задолженности и вам любопытно, что это влечет за собой; кредиторская задолженность и другая бухгалтерия жизненно важны для вашего бизнеса, но они также отнимают много времени.
Все было бы намного проще, если бы эти задачи были сняты с вашей тарелки, но как это работает? Можно ли доверять? Будет ли это дорого? Поскольку кредиторская задолженность является такой важной частью любого бизнеса, ходят слухи и мифы. Здесь мы рассмотрим эти мифы и разберем их с фактами, чтобы вы могли решить, что лучше для вашего бизнеса.
Что такое кредиторская задолженность?
Давайте определимся, о чем мы говорим. Кредиторская задолженность — это термин, используемый для описания результатов покупки товаров или услуг у поставщиков в кредит. Кредиторская задолженность также иногда известна как торговая кредиторская задолженность. Он отображается как обязательство на балансе компании.
Отдел кредиторской задолженности проверяет транзакции между компанией и ее поставщиками, чтобы убедиться, что они одобрены, обработаны и оплачены. Обработка включает в себя внесение соответствующей информации в систему бухгалтерского учета компании.
Что такое аутсорсинг кредиторской задолженности?
Аутсорсинг кредиторской задолженности — это процесс найма третьей стороны для электронного учета и обработки счетов, платежей и кредиторской задолженности между вашим бизнесом и его поставщиками и поставщиками.
Вместо того, чтобы иметь штатного бухгалтера, которому вы должны предоставить полный рабочий день и льготы, вы можете нанять кого-то со стороны, чтобы он выполнял ваши финансовые процессы и вел учет для вас. Вокруг аутсорсинга кредиторской задолженности ходит множество мифов, но читайте дальше, и вы обнаружите, что преимущества намного перевешивают риски.
Миф #1: Аутсорсинг кредиторской задолженности небезопасен
Аутсорсинг вашего финансового отдела означает передачу конфиденциальных данных третьей стороне. Вы будете отдавать на аутсорсинг кредиторскую задолженность, начисление заработной платы, налоговую регистрацию и управление, финансовые отчеты, счета-фактуры поставщиков и платежи. Наряду с этим приходит ваша платежная информация и другие конфиденциальные финансовые данные.
Естественно, ходят слухи, что это сценарий, созревший для мошенничества и мошенничества. Возможно, третья сторона будет создавать поддельные счета, которые каким-то образом связаны с их собственными учетными записями, и взимать с вас плату без вашего ведома. Возможно, они продадут вашу информацию. Есть из-за чего нервничать.
Правда: Аутсорсинг кредиторской задолженности действительно может помочь уменьшить мошенничество. Многие аутсорсинговые бухгалтеры обучены обнаруживать мошенничество и потенциально опасные ситуации. Хороший бухгалтер знает, как определить, было ли что-то подделано или подделано. Вместо того, чтобы действовать как мошенники, бухгалтеры могут быть вашей первой линией защиты в обнаружении и избегании тех, кто хочет выманить у вас с трудом заработанные деньги.
Более того, эти аутсорсинговые бухгалтеры прошли обучение, чтобы помочь вам соблюдать глобальные нормативные правила, чтобы вы могли быть уверены, что работаете на законных основаниях, но без трудоемкого и дорогостоящего обучения, необходимого для изучения этих правил.
Миф #2: аутсорсинг — это дорого
Особенно для малого и среднего бизнеса и стартапов не так много места для финансового маневра. Может ли ваш бизнес позволить себе нанять кого-то еще, чтобы он позаботился о вашей кредиторской задолженности и платежной ведомости? Конечно, эти высококвалифицированные бухгалтеры дорого обходятся. Финансово целесообразнее было бы сделать все самому.
Правда: аутсорсинг вашего отдела кредиторской задолженности на самом деле может сэкономить вам много денег, тогда как наем кого-то внутри компании для управления вашими финансами включает в себя дорогостоящий оплачиваемый отпуск, страховку и налоги с заработной платы. Наем третьей стороны пропускает все эти расходы.
С третьей стороной вы можете платить почасово и только тогда, когда вам нужно выполнить работу. Вам не нужно нанимать штатного сотрудника, вы можете просто передать финансовую работу на аутсорсинг с почасовой оплатой. Таким образом, если работы не так много или работа выполняется быстро, вам не нужно тратить деньги на оплату кому-то 40 часов в неделю.
Миф #3: аутсорсинг подходит только для крупного бизнеса
Когда вы слышите термин «аутсорсинг», вы можете подумать о крупных технологических компаниях, нанимающих бригады сотрудников технической поддержки за границей, строящих большие здания для размещения своих офисов и потенциально добавляющих сотни сотрудников в штат компании.
Или вы можете подумать о производственных конгломератах, поставляющих компоненты и готовую продукцию по всему миру. Только крупные компании имеют стартовый капитал для заключения контрактов с третьими лицами. Вы можете прочитать такие заголовки, как «Наш клиент сэкономил $14 000 000 аутсорсинга в Индии!» и вам остается только гадать, сколько денег они на самом деле переводят…
Мой бизнес пока не в таких масштабах — так быть не должно!
Правда: аутсорсинг подходит для любого бизнеса, большого, малого или только начинающего. Если крупная компания может сэкономить деньги, отдав ее на аутсорсинг третьей стороне, сможете и вы. Базовая финансовая модель все еще существует.
Зачем платить сотруднику, работающему полный рабочий день, если можно платить стороннему специалисту почасово, чтобы вы платили только тогда, когда вам нужно выполнить работу. И не беспокойтесь о льготах, привилегиях, страховке и оплачиваемом отпуске. Вам не нужно перемещать миллионы долларов, чтобы иметь возможность сэкономить значительную сумму денег за счет аутсорсинга.
Миф #4: аутсорсинг займет больше времени
Вы занятый бизнес-оператор. У вас есть поставщики, с которыми нужно поддерживать отношения, клиенты, которых нужно угождать, сотрудники, о которых нужно заботиться, повседневные задачи, которые нужно выполнять. Бизнес-циклы, особенно в сфере гостеприимства, не могут быть длинными.
Клиентам нужны гостиничные номера сегодня вечером, они хотят поесть прямо сейчас, стоят в очереди в казино или парке развлечений, пока мы говорим. Вы должны убедиться, что все ваши закупочные и финансовые системы работают четко, эффективно и своевременно.
Это может привести к тому, что вы задумаетесь о том, чтобы хранить кредиторскую задолженность и другие финансовые показатели внутри компании, чтобы вы могли внимательно следить за процессом. Кто знает, сколько времени займет третья сторона, и кто за ними наблюдает? Наверняка у вас нет времени отправить работу в другой офис, сделать ее там и отправить обратно эффективным способом. Вот где вы можете ошибаться.
Правда: Аутсорсинг кредиторской задолженности и других финансовых задач и отделов не будет стоить вам времени. На самом деле, это может гарантировать своевременное выполнение задач. Ведение бухгалтерского учета утомительно и занимает много времени.
Это особенно хлопотно, если у вас малый бизнес или у вас нет бухгалтерского отдела или назначенного сотрудника. Как вы можете быть уверены, что сможете вписать кредиторскую задолженность и другие задачи в свой плотный график? Вот почему третья сторона является хорошей идеей.
Вся работа третьей стороны заключается в том, чтобы позаботиться о вашей кредиторской задолженности и других финансовых задачах. Они не заняты созданием команды, повседневным управлением, бизнес-планами и обновлениями, планированием и заключением сделок с поставщиками и поставщиками. Вся их работа заключается в выполнении тех задач, которые вы им отдаете на аутсорсинг.
Эти эксперты эффективны и менее склонны к ошибкам, чем сотрудник, обученный широкому кругу задач и обязанностей. Они в курсе законов о соблюдении требований и очень хорошо знакомы с финансовыми правилами.
Файлами можно мгновенно поделиться с ними через общедоступные онлайн-файлы или по электронной почте. Они могут выполнять задачи за вас, пока вы работаете над другими важными аспектами ведения вашего бизнеса.
Миф #5: я лучше сам веду бухгалтерию
Очень заманчиво хотеть управлять всем самостоятельно. Этот бизнес много значит для вас, и вы хотите держать его на коротком поводке и контролировать как можно больше. Вы ответственный и дотошный человек и, возможно, даже имеете опыт бухгалтерского учета. Наверняка вы тот, кто подходит для этой работы.
Правда: К сожалению, это просто невозможно. Контроль и выполнение каждой задачи в каждом аспекте бизнеса — это слишком много труда и умственных способностей для одного человека или пары партнеров.
Со всем, что у вас на тарелке, у вас могут возникнуть трудности с соблюдением последних законов о соответствии и финансовых правил. И поскольку вы выполняете так много разнообразных обязанностей, вы, скорее всего, сделаете ошибки в бухгалтерии.
Зарекомендовавшие себя сторонние специалисты могут сосредоточиться на текущей работе и выполнить ее своевременно и точно. У них больше шансов найти время для работы и меньше шансов совершить ошибку. Вам действительно будет лучше доверить эти задачи кому-то, кроме себя.
Миф #6: сложно найти партнера по работе с кредиторской задолженностью
Возможно, вы убеждены, что передача вашей кредиторской задолженности на аутсорсинг — это разумный шаг для вашего бизнеса. Но с чего начать поиск партнера для аутсорсинга? Как найти партнера, которому вы доверяете и который удовлетворит все ваши особые потребности?
Правда: К счастью, есть такие компании, как BirchStreet Systems. BirchStreet Systems — это надежная компания, которой доверяют ведущие бренды гостиничного бизнеса, и которая предоставляет комплексную помощь в решении всех ваших задач по закупкам, включая бухгалтерию. Их финансовый отдел включает такие услуги, как Березовая улица Pay который позволяет вам совершать все платежи из одного простого, безопасного, автоматизированного интерфейса.
Их финансовый отдел также предоставляет подробные отчеты о финансах вашего бизнеса, собирая легкодоступную информацию, которая может помочь вам контролировать и корректировать ваш бизнес и модели закупок по мере необходимости. Эти автоматические отчеты также избавляют кого-то в вашей компании от необходимости самостоятельно находить, компилировать и представлять информацию.
Теперь, когда мы развеяли некоторые распространенные мифы об аутсорсинге кредиторской задолженности, мы надеемся, что вы почувствуете себя более уверенно, сделав правильный выбор для своего бизнеса.
Помните, что аутсорсинг ваших финансов и бухгалтерского учета может сэкономить время, деньги и ресурсы сотрудников и менее подвержен ошибкам, чем попытка сделать все своими силами. Позвольте партнеру по аутсорсингу сделать вашу работу намного проще.