Когда большинство людей слышат термин «управление запасами», они, вероятно, думают о складах, которые доставляют продукцию потребителям, или о производственных предприятиях, которым необходимо отслеживать различные детали и оборудование, используемые в их работе. Но управление запасами так же применимо и в индустрии гостеприимства.
Особенно это касается отелей, ресторанов, баров, казино и других заведений, предлагающих своим посетителям еду и напитки. Управление запасами уже может быть проблемой при работе с униформой и другими принадлежностями; это может стать настоящей головной болью при работе со скоропортящимися продуктами.
Сотрудничая с партнером по управлению качественными запасами, вы можете быть более уверены в своей способности управлять этими необходимыми предметами таким образом, чтобы сократить количество отходов и сделать ваших клиентов счастливыми.
1. Отсутствие видимости цен
Продовольствие было одной из основных областей, затронутых инфляцией, при этом недавние отчеты показали 8,8 процента рост цен в годовом исчислении с 2021 по 2022 год. Проблемы с цепочкой поставок, рост затрат на рабочую силу, перебои с урожаем и другие факторы увеличивают стоимость различных основных продуктов питания и напитков, используемых для домашней кухни и в гостиничном бизнесе.
Методы управления запасами, которые сосредоточены только на количестве необходимых товаров, могут неадекватно учитывать рост цен на мясо, молоко, свежие фрукты и овощи и другие основные продукты питания. Не зная, как ваши поставщики повышают цены, вы можете легко заметить значительное снижение прибыли.
Отслеживание цен требует определения того, меняют ли поставщики цену, которую они взимают за различные товары, и оценки ваших вариантов. Вы ищете другого поставщика или увеличиваете цену, которую берете со своих клиентов? Оценивая тенденции ценообразования в вашей системе управления запасами, вы можете заранее учитывать это общее увеличение расходов.
2. Инвентаризация отходов
Потери запасов — одна из самых больших головных болей, с которой приходится сталкиваться любому гостиничному бизнесу. Например, считается, что от четырех до 10 процентов продуктов, купленных в ресторанах, пропадают до того, как они попадут к покупателю, и это даже не учитывает еду, которую клиент не ест после того, как ее ему подали.
Одна из наиболее распространенных причин, по которой эти продукты выбрасываются, заключается в том, что они не используются до истечения срока годности. Плохое планирование запасов может привести к тому, что скоропортящиеся продукты не будут использоваться в течение нескольких дней или даже недель, а к тому времени, когда они понадобятся, их уже нельзя будет подавать.
Хотя некоторые потери неизбежны из-за непредсказуемых клиентов или ошибок поваров, партнер по управлению запасами качества может помочь сократить отходы за счет оптимизации пополнения запасов. Учет срока годности товаров и оформление заявок только по мере необходимости позволяет значительно сократить количество отходов.
3. Неиспользованный инвентарь
Порча продуктов — не единственный способ пропажи запасов. Слишком часто гостиничные предприятия тратят деньги на предметы, которые они на самом деле не используют. Меню со временем меняется — и, как следствие, ингредиенты, необходимые вашему заведению для приготовления блюд.
Без регулярной оценки заявок ресторан может легко продолжать заказывать товары, которые больше не используются, потому что блюда, для которых они изначально были нужны, сняты с производства. Эти ненужные элементы не просто увеличивают общую стоимость каждой заявки. Они также занимают ценное место в вашей кладовой.
Качественная система управления запасами позволит вам отслеживать уровни запасов с течением времени с помощью исторических подсчетов. Ингредиенты, которые часто переносятся, должны быть дополнительно оценены, чтобы определить, почему они все еще заказываются и используются ли они вообще. Предметы, которые больше не используются в рецептах, должны быть полностью исключены из заявок. Сокращение количества заказов и тщательный контроль за использованием редко используемых предметов могут еще больше сократить количество отходов.
Автоматизированные заявки также могут гарантировать, что вы не будете постоянно заказывать инвентарь, который редко используется. Когда предметы пополняются только тогда, когда они достигают установленного уровня, новые заказы будут отправляться только по мере использования запасов.
4. Недостаток понимания моделей поведения клиентов
Когда вы понимаете покупательское поведение, вы можете соответствующим образом распределить запасы. Например, во время турнира NCAA March Madness некоторые рестораны могут заметить всплеск спроса на такие позиции меню, как крылышки или начос. Спрос на другие товары может варьироваться в зависимости от сезона или региональных событий.
Сезонные изменения могут даже повлиять на количество гостей, посещающих ваше заведение каждый день — еще один важный фактор при планировании инвентаризации. Вы не хотите, чтобы популярный товар закончился из-за того, что вы заказали недостаточно товаров, и вы не хотите, чтобы избыточные запасы пропадали впустую из-за того, что вы неправильно рассчитали спрос.
Без надежной системы управления запасами такие вариации часто остаются догадками. С другой стороны, правильная система позволит вам собирать подробные данные, чтобы вы могли определить конкретные тенденции среди вашей клиентской базы.
Спрос на определенные товары может даже варьироваться в зависимости от дня недели. Анализ этих закономерностей позволит вам прогнозировать спрос, чтобы вы могли соответствующим образом распределять запасы. Таким образом, у вас всегда будет нужное количество каждого предмета, необходимого вашему учреждению.
5. Потеря времени из-за ручной инвентаризации
Управление запасами имеет важное значение для понимания уровня снабжения вашего предприятия. К сожалению, многие в индустрии гостеприимства продолжают полагаться на трудоемкие инвентарные ведомости, которые необходимо заполнять вручную. Это не только требует огромных затрат времени, но и может быть тревожно неточным.
В конце концов, средний сотрудник не захочет тратить лишний час или два на подсчет запасов после закрытия и уборки. Исследование Ассоциации психологических наук показывает что люди принимают менее точные решения позже в тот же день. Желание просто покончить с рутинными задачами может привести к тому, что сотрудник просто воспользуется номерами заявок на прошлой неделе, а не займется трудоемким процессом инвентаризации.
Такие инструменты, как сканирование штрих-кодов, мобильные приложения и автоматическое отслеживание запасов, могут значительно снизить нагрузку на ваших сотрудников. Это обеспечивает более точные уровни запасов за счет снижения риска человеческой ошибки и облегчает жизнь вам и вашим сотрудникам.
6. Несоблюдение правил порционирования
В ресторанной индустрии рекомендации по порционированию имеют решающее значение для управления запасами. Даже незначительные изменения в рецепте (например, дополнительный ломтик сыра) или слишком большое наполнение стаканов для напитков могут испортить ваши расчеты затрат и уровень запасов. То, что кажется незначительной ошибкой младшего шеф-повара, может в конечном итоге стать постоянной проблемой затрат, если ее не исправить.
Чтобы смягчить это, гостиничные предприятия должны установить стандартные рецепты, в которых четко описывается процедура приготовления блюда, а также точное количество каждого ингредиента, который может понадобиться. Все, кто участвует в приготовлении пищи, должны быть обучены, чтобы они понимали важность точного следования этим рекомендациям.
Менеджеры ресторанов также должны следить за тем, чтобы клиентам подавались соответствующие порции. Если какое-то конкретное блюдо часто остается недоеденным, а остатки либо выбрасываются, либо уносятся с собой, корректировка размера порции сократит пищевые отходы ресторана и снизит затраты на инвентарь.
Хотя некоторые кухонные потери неизбежны (например, когда младший повар роняет кусок мяса на пол), тщательно регламентированная система облегчит поддержание запасов на ожидаемом уровне.
7. Проблемы с отслеживанием переводов между местоположениями
Управление запасами уже является сложной задачей, когда у вас есть один объект, но с несколькими складскими помещениями и местами, ориентированными на клиентов, это может стать еще сложнее. Компании с несколькими подразделениями часто выполняют внутренние заказы на перемещение запасов из одного места в другое по мере необходимости. Хотя это может помочь сэкономить деньги за счет уменьшения потребности в новых запросах на заявки, это также может привести к новым неэффективным действиям и проблемам с отслеживанием.
Ваша команда должна не только отслеживать свои потребности в централизованном размещении заказов, но и следить за тем, как каждое место использует свой инвентарь. Надежная система управления запасами позволяет вашей команде быстро и точно регистрировать перемещения и внутренние заказы, чтобы вы в режиме реального времени имели представление о том, сколько запасов доступно в каждом месте.
Отслеживание внутренних заказов также может предоставить важные данные, которые позволят вам вносить изменения в зависимости от местоположения в отношении стоимости пополнения запасов. Убедившись, что менеджеры регистрируют каждую передачу в системе, когда она происходит, вам не придется беспокоиться о недопонимании, из-за которого уровни запасов будут неправильными для местоположений, участвующих в передаче.
Улучшите процессы управления запасами с BirchStreet
В то время как управление запасами в индустрии гостеприимства изобилует потенциальными ловушками и неэффективностью, этого не должно быть, если у вас есть сильный партнер по управлению запасами. Березовая улица Управление запасами с AccuBar предлагает широкий спектр возможностей, которые помогут вам управлять стоимостью запасов, подсчетами и расходами.
Взаимодействуя с системами точек продаж (POS), вы можете получить доступ к ценным отчетам о запасах и даже автоматически пополнять запасы или получать оповещения о товарах с низким уровнем запасов. Ручное сканирование, постоянное отслеживание запасов в неограниченном количестве мест и несколько методов расчета стоимости гарантируют, что это решение может масштабироваться в соответствии с потребностями вашего бизнеса.
Уделяя управлению запасами то внимание, которого оно заслуживает, вы можете сократить потери и обеспечить более высокую прибыль для своего гостиничного бизнеса.