За последние несколько десятилетий мы наблюдаем постоянный прогресс в технологиях автоматизации, особенно когда речь идет о процессе закупок в сфере гостеприимства. Такие процедуры, как поиск поставщиков, тендеры, аукционы и заказ продукции, были внедрены в автоматизированные системы. И хотя эти достижения создали непревзойденный уровень согласованности, эффективности и удобства, есть одна область, которая часто остается за рамками этой автоматизации: платежи.
В течение многих лет организации полагались на устаревшие процессы оплаты, такие как бумажные чеки и ручное отслеживание покупок, сопоставление счетов и управление запасами. Хотя многие утверждают, что эти устаревшие методы оплаты более удобны из-за их долговечности, системы ручных платежей становятся все более дорогими, гораздо менее безопасными и более уязвимыми для атак со стороны кибер-воров.
В то время как мы вступаем в новую эру автоматизации, крайне важно не только признать использование этой технологии в различных процессах закупок, но прежде всего в платежах. Как известно, последняя миля всего процесса закупок — один неверный шаг в оплате может привести к сбою всей системы закупок.
Автоматизированные платежи уменьшают головную боль бэк-офиса
Процесс перехода от ручных систем к автоматизированным, несомненно, был сложным для многих в индустрии гостеприимства. Необходимо учитывать множество ключевых областей, таких как управление закупками, выбор и покупка правильных продуктов и управление счетами. Поскольку компании работали над созданием и внедрением узкоспециализированных автоматизированных систем для этих областей, многие упустили из виду последний решающий этап оплаты.
Крис Херрин,Генеральный менеджер по платежамв BirchStreet Systems объяснил это явление в отношении электронных платежей, назвав его «последней милей» внедавнее интервью. «Вы только что построили всю эту великолепную автоматизацию и в самом конце возвращаетесь к устаревшему процессу оплаты… Это последняя миля… Когда эта последняя миля выходит из строя, это вызывает много головной боли у владельцев недвижимости и бэк-офиса. ».
Но Херрин продолжает, что это дает компаниям возможность продвинуть автоматизацию на шаг вперед. «Выплаты — последний шаг в этом процессе. Вы проделали всю эту огромную работу по автоматизации, и вы достигли последней мили, когда вам нужно заплатить своему поставщику и поставщику, убедиться, что они получат свои деньги, и убедиться, что они применили их к вашей учетной записи ».
Савтоматизированная система электронных платежей, ваш бэк-офис может извлечь выгоду из более быстрых и гладких циклов обработки счетов. Вам больше не нужно беспокоиться о поставщиках или поставщиках, получающих платежи вовремя. Эта система позволяет вам точно знать, когда обрабатываются платежи, позволяя вам контролировать весь процесс транзакции, что поможет сохранить денежные потоки и позволит вам планировать заранее.
Лучшее предотвращение мошенничества и меньшая подверженность ошибкам
Одним из самых больших недостатков ручных систем выставления счетов является повышенный риск мошенничества и ошибок.
Финансовое мошенничество становится все более распространенным явлением в индустрии гостеприимства. Количество атак, которые заманивают ничего не подозревающих жертв в передачу данных банковских счетов, номеров социального страхования и информации о кредитных картах, увеличивается, поэтому крайне важно получить безопасную платежную систему для вашей организации, ваших клиентов и ваших поставщиков.
С помощью автоматической системы, такой как программное обеспечение для электронных платежей, вы можете получить более высокий уровень безопасности платежей, который шифрует конфиденциальные финансовые данные, что делает его безопасным и надежным способом оплаты. Кроме того, большинство систем электронных платежей предупредят вас о любых подозрительных действиях, таких как потенциальное мошенничество, что позволит вам защитить свои платежи от атак при первых признаках риска.
Точно так же ручные процессы оплаты создают место для человеческой ошибки, исправление которой может стоить компании тысячи долларов и часов.
Электронная платежная система минимизирует этот риск, устраняя необходимость вручную вводить данные, оплачивать вручную большое количество счетов поставщиков или передавать физические документы, содержащие платежные реквизиты. Вместо этого вы можете оцифровать весь процесс оплаты от начала до конца, не только высвобождая драгоценное время сотрудников, но и снижая вероятность дорогостоящих человеческих ошибок.
Бесшовные электронные платежи улучшают отношения с поставщиками
Как последняя миля в закупках, ваш процесс оплаты важнее, чем вы думаете. Все в процессе закупок зависит от того, насколько хорошо реализован ваш способ оплаты. Как указывал Херрин ранее, один неверный шаг в этом заключительном процессе может привести к колоссальному сбою во всей системе закупок.
Это не только важный аспект внутреннего рабочего процесса вашей компании, но и крайне важный для поддержания прочных отношений с поставщиками.
Хорошо отлаженная система электронных платежей должна позволять вашим поставщикам и продавцам быть спокойными, зная, что они получают платежи вовремя и надлежащим образом. Но если ваша система ручной оплаты подвержена мошенническим чекам, просроченным или неправильным платежам или другим сбоям, поставщики не будут считать, что они могут доверять вам как надежному деловому партнеру, и с большей вероятностью будут искать ваши услуги в другом месте.
С помощью электронной оплаты вы можете предоставить своим поставщикам полную информацию об их платежах и деталях транзакций, давая им большую уверенность в том, что им платят последовательно и вовремя. Когда поставщики чувствуют, что могут доверять вам, формируются стратегические отношения, и такая прочная связь может иметь решающее значение, когда происходят сбои или возникают неожиданные кризисы.
Изучите автоматизированную платежную систему BirchStreet
В BirchStreet Systems мы увлечены продвижением процессов закупок, таких как оплата для будущего автоматизации.
ОсуществляяБерезовая улица Payрешения для электронных платежей, вы можете упростить и ускорить процесс транзакции от начала до конца, уменьшив вероятность ошибок и головную боль бэк-офиса. Благодаря нескольким вариантам безопасных платежей на выбор — ACH, чек и vCard — ваша компания может использовать возможности технологии интеллектуальных платежей для упрощения закупок в различных отделах и местах.
Кроме того, это решение дает вам полное представление о процессах расходов и соблюдения требований, позволяя вам убедиться, что все детали транзакций точны, а поставщики получают оплату быстро и безопасно.