«Лучшие в своем классе предприятия сосредотачиваются на основных процессах и используют решения ePayables с очень высокой скоростью, что приводит к снижению затрат на обработку счетов на 80%», — говорится в отчете Ardent Partners AP Metrics за 2021 год.
В нашем предыдущем блоге, мы обсудили, как технология электронных закупок является важным строительным блоком эффективного управления цепочкой поставок. Сегодня мы сосредоточимся на следующем этапе процесса P2P — обработке счетов.
Обработка счетов
Отраслевые опросы показывают, что финансовые и операционные руководители знают, что оцифровка счетов-фактур может значительно повысить эффективность. Чтобы проиллюстрировать итоговую экономию средств, связанную с автоматизацией обработки счетов, давайте возьмем в качестве примера отель с полным спектром услуг на 250 номеров, который обрабатывает 6500 входящих счетов в год.
Предполагая, что средняя стоимость счета составляет $12,50, общие затраты на обработку счетов для отеля в нашем примере составляют $81 250 в год. Если это имущество является частью управляющей компании с 20 отелями аналогичного размера, итоговые затраты составят невероятные $1 625 000. Применяя лучшие в своем классе инструменты и приспосабливаясь к передовым методам обработки счетов, это число можно сократить на 80% и более. Используя наш пример выше, это означает $68 250 в виде экономии на недвижимость и $1 365 000 в портфеле управляющей компании.
Как это возможно? Благодаря оцифровке всего процесса P2P многие трудоемкие и трудоемкие задачи автоматизируются, а лучшая видимость и контроль также устраняют утечку из-за переплаты по счетам. Лучшее в своем классе программное обеспечение для P2P, в сочетании с сильным корпоративным лидерством, может увеличить скорость прямой обработки счетов до 80%+. Это означает, что четыре из пяти счетов-фактур не требуют какого-либо ручного вмешательства со стороны сотрудника, потому что заказ на покупку, счет-фактура и запись о приеме совпадают в пределах предварительно установленных допусков по количеству, цене и другим деталям на уровне заголовка. Недавно компания Northwood Hospitality, чье портфолио включает 10 отелей и курортов с полным спектром услуг, сэкономила более 2000 рабочих часов за счет оцифровки процесса P2P.
Кроме того, используя решение для управления счетами который выполняет работу по оцифровке счетов за вас, больше нет необходимости в собственности или корпоративных ресурсах для ручного ввода информации и обработки большого количества бумаги. В этой оцифрованной и автоматизированной среде персоналу нужно только просматривать исключения. С помощью таких инструментов, как автоматизированный отчет об отклонениях счетов, группы AP могут быстро определить, почему документы не совпадают, будь то из-за несоответствия цен, получения товаров с избытком или недостатком или замен. При наличии всех этих инструментов время, затрачиваемое на обработку счетов, может быть сокращено с дней до часов, а затраты на обработку счетов могут быть снижены до $2 на счет. В конечном счете, автоматизация бэк-офиса снижает затраты, позволяет командам делать больше с меньшими затратами и позволяет ресурсам сосредоточиться на взаимодействии с гостями, а не на ненужной бумажной работе по обработке AP.
В поле зрения: Средняя гостиница на 250 номеров может сэкономить $68 250 чистых затрат за счет внедрения лучших в своем классе процессов и технологий автоматизации выставления счетов.