เมื่อมองแวบแรก เราอาจสรุปได้ว่าการจัดการสินค้าคงคลังของโรงแรมมุ่งเน้นไปที่ "สินค้าคงคลัง" ประเภทหลักที่นำเสนอโดยโรงแรมเท่านั้น นั่นคือ ห้องว่าง ท้ายที่สุดแล้ว ประสบการณ์การเข้าพักในโรงแรมของแขกขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงมากกว่าการมีห้องว่าง
แม้ว่าห้องพักที่จองโดยแขกอาจเป็นสินค้าคงคลังหลักของโรงแรม การดำเนินงานด้านการบริการที่ประสบความสำเร็จนั้นขึ้นอยู่กับสิ่งที่ถือเป็นสินค้าคงคลังสำรองของโรงแรมเป็นอย่างมาก ซึ่งรวมถึงผลิตภัณฑ์และวัตถุดิบเพิ่มเติมทั้งหมดที่ผู้เข้าพักจะใช้ เช่น อุปกรณ์ในห้อง รายการที่จำหน่ายในร้านขายของกระจุกกระจิกในสถานที่หรือร้านสะดวกซื้อ หรืออาหารและเครื่องดื่มที่จำหน่ายที่ร้านอาหารหรือบาร์ของโรงแรม
สินค้าคงคลังรองนี้อาจแตกต่างกันไปในแต่ละโรงแรม ในแง่ของสิ่งอำนวยความสะดวกด้านอาหาร โรงแรมบางแห่งอาจมีมากกว่าตู้ขายของอัตโนมัติ ในขณะที่บางแห่งมีร้านอาหารในสถานที่หลายแห่ง
โดยไม่คำนึงถึงขอบเขตของสิ่งอำนวยความสะดวกในโรงแรม อย่างไรก็ตาม การจัดการสินค้าคงคลังโรงแรมที่แข็งแกร่งและเชื่อถือได้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปรับปรุงผลกำไรและมอบประสบการณ์ที่ดีแก่แขก (และสม่ำเสมอ) อันที่จริงการวิจัยจาก Cornell พบว่า “ความสม่ำเสมอในการปฏิบัติงานเป็นสิ่งสำคัญในการจัดอันดับโดยรวมของโรงแรม การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานมีความสำคัญมากกว่าการมองหาปัจจัย 'ว้าว' เป็นครั้งคราว”
กล่าวอีกนัยหนึ่ง การให้ประสบการณ์ที่สอดคล้องกันเป็นหนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดของประสบการณ์โรงแรมสำหรับแขก ไม่ว่าพวกเขาจะพักในโรงแรมราคาประหยัดหรือรีสอร์ทหรูก็ตาม และการจัดการสินค้าคงคลังของโรงแรมก็สามารถทำให้เกิดขึ้นได้
หมวดหมู่สินค้าใดที่คุณต้องพิจารณาในการจัดการสินค้าคงคลังในโรงแรม?
เมื่อพูดถึงสินค้าคงคลังสำรองของโรงแรม ส่วนใหญ่มักเน้นไปที่วัสดุสิ้นเปลืองที่ไม่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ ตัวอย่างเช่น ร้านอาหารของโรงแรมจะต้องมีการจัดการส่วนผสมที่ใช้ในสูตรต่างๆ อย่างมีนัยสำคัญ ห้องพักของโรงแรมต้องเติมสบู่และแชมพูใหม่ทุกครั้งหลังเข้าเยี่ยมชม
อย่างไรก็ตาม การจัดการสินค้าคงคลังของโรงแรมควรคำนึงถึงวัสดุสิ้นเปลืองที่จะนำกลับมาใช้ใหม่ซ้ำๆ ก่อนที่จะต้องเปลี่ยนในที่สุด ซึ่งอาจรวมถึงผ้าเช็ดตัว ผ้าปูที่นอน และผ้าห่ม นอกจากนี้ยังรวมถึงการตกแต่งเช่นโทรทัศน์หรือเตียง
แม้ว่าสิ่งของดังกล่าวอาจมีอายุการใช้งานหลายปี แต่ในที่สุดแล้วก็ต้องเปลี่ยน หากคุณไม่มีวิธีติดตามอายุและสภาพของสิ่งของดังกล่าว แขกอาจเริ่มบ่นเกี่ยวกับเตียงที่ไม่สะดวกหรือทีวีที่ล้าสมัยในที่สุด
แน่นอนว่ายังมีอุปกรณ์ที่แขกไม่เคยโต้ตอบด้วยโดยตรง แต่ก็ยังมีบทบาทสำคัญในการมอบการเข้าพักในโรงแรมที่มีคุณภาพ อุปกรณ์ทำความสะอาดเป็นสิ่งจำเป็นในการฆ่าเชื้อในห้องหลังจากที่ผู้เข้าพักเช็คเอาท์ เมื่อมันมาถึง กิจการซักรีดโรงแรมอาจจ้างบริษัทซักรีดส่วนใหญ่เพื่อลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับน้ำ หรืออาจมีร้านซักรีดเชิงพาณิชย์ในสถานที่ (ซึ่งต้องใช้ผงซักฟอก สารฟอกขาวปริมาณมาก)
จำเป็นต้องพูด ผลิตภัณฑ์แต่ละประเภทเหล่านี้จะมีข้อกำหนดในการเติมสินค้าที่แตกต่างกันอย่างมาก วัตถุดิบที่สดใหม่สำหรับร้านอาหารของโรงแรมอาจมีอายุเพียงไม่กี่วัน ในขณะที่สินค้าคงคลังประเภทอื่นๆ จะมีอายุหลายปี
การจัดการคำสั่งซื้อจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการสั่งซื้อเกินหรือปล่อยให้สินค้าหมดสต็อกหรือหมดอายุการใช้งาน บางระบบยังเสนอการจัดซื้ออัตโนมัติเพื่อให้มีการสั่งซื้อเติมสินค้าเมื่อสต็อกของสินค้าถึงระดับที่ตั้งไว้
ระบบการจัดการสินค้าคงคลังของโรงแรมที่แข็งแกร่งมีที่เดียวที่ครอบคลุมซึ่งคุณสามารถติดตามสินค้าคงคลังทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผลกำไรของคุณได้ การมองเห็นระดับสินค้าคงคลังอย่างสมบูรณ์และข้อกำหนดในการเติมสินค้าช่วยให้ทีมของคุณสามารถส่งคำขอของผู้จัดจำหน่ายได้ทันทีที่จำเป็น ซึ่งทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบให้แน่ใจว่าห้องที่ยังไม่ได้จองทั้งหมดจะพร้อมสำหรับแขกที่เข้าพัก
ทำความเข้าใจว่าแขกของคุณต้องการอะไรจริงๆ
ระบบการจัดการสินค้าคงคลังของโรงแรมที่เชื่อถือได้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกโดยตรงแก่คุณว่าสิ่งอำนวยความสะดวกใดที่แขกของคุณใช้งานจริงและสิ่งอำนวยความสะดวกใดที่ช่วยหรือส่งผลเสียต่อกำไรของคุณ งานวิจัยจาก Gallup เผย แนวโน้มที่น่าสังเกตบางอย่าง ที่อาจส่งผลโดยตรงต่อตัวเลือกการจัดการสินค้าคงคลังของคุณ:
“เมื่อถามผลิตภัณฑ์โรงแรมที่ลูกค้าจะยอมลดค่าใช้จ่ายลง แขกมากกว่าครึ่งเห็นด้วยอย่างยิ่งว่าสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้บาร์ในห้อง [และ] เสื้อคลุม […] แขกประมาณครึ่งหนึ่งเห็นด้วยอย่างยิ่งว่าเต็มใจ จ่ายมากขึ้นสำหรับโทรทัศน์ในห้องพักที่ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด สบู่ในห้องน้ำ และอินเทอร์เน็ตฟรี ลูกค้าระดับหรูเห็นด้วยอย่างยิ่งว่าจะจ่ายเงินเพิ่มเพื่อปรับปรุงผลิตภัณฑ์สบู่ในห้องน้ำ ลูกค้าระดับบนและระดับสูงจะปรับปรุงอินเทอร์เน็ตฟรี และลูกค้าระดับกลางตอนบน ระดับกลาง และระดับเศรษฐกิจต้องการทีวีที่ดีกว่านี้ และยินดีจ่ายสำหรับหนึ่งเครื่อง”
ในขณะที่แนวโน้มการวิจัยเหล่านี้สามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการตัดสินใจว่าจะจัดลำดับความสำคัญอะไรสำหรับความต้องการในการจัดการสินค้าคงคลังในโรงแรมของคุณเอง ความสามารถในการทำความเข้าใจในเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่ลูกค้าจริงของคุณใช้และต้องการนั้นมีค่ามากกว่าเดิม
ตัวอย่างเช่น โดยการติดตามการบริโภคสินค้าคงคลังที่ร้านอาหารของโรงแรม คุณสามารถหลีกเลี่ยงความยากจนได้ การคาดการณ์ความต้องการที่นำไปสู่สินค้าคงคลังส่วนเกิน ของส่วนผสมที่เน่าเสียง่ายที่ไม่ค่อยได้ใช้และมักจะเสียไปเพราะใช้สำหรับสูตรอาหารที่ได้รับความนิยมน้อย ข้อมูลดังกล่าวสามารถช่วยให้ร้านอาหารของคุณปรับปรุงการดำเนินงานโดยการตัดอาหารที่ไม่มีประโยชน์และไม่เป็นที่นิยมออกจากเมนู
แน่นอน โรงแรมควรรวบรวมข้อเสนอแนะจากแขกเป็นประจำเพื่อวัดว่าขาดการตกแต่งหรือสิ่งอำนวยความสะดวกหรือไม่ แม้ว่าการจัดการสินค้าคงคลังในโรงแรมจะช่วยให้คุณติดตามได้ว่าเมื่อใดควรเปลี่ยนสิ่งของ เช่น ผ้าปูที่นอนหรือผ้าเช็ดตัว คุณไม่ควรเพิกเฉยต่อการร้องเรียนของลูกค้าว่ามีบางสิ่งที่ไม่เป็นไปตามความคาดหวังของแขก
โรงแรมที่ส่งมอบสิ่งที่แขกต้องการจะช่วยเพิ่มความภักดีของลูกค้าและการรักษาแขกได้อย่างมาก แขกที่พึงพอใจมักจะกลายเป็นลูกค้าซ้ำ เขียนรีวิวเชิงบวก หรือใช้คำพูดเชิงบวกเพื่อแบ่งปันประสบการณ์ของพวกเขากับผู้อื่น ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถช่วยผลกำไรของคุณได้
การปรับปรุงความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์
อีกแง่มุมที่สำคัญของระบบการจัดการสินค้าคงคลังในโรงแรมที่แข็งแกร่งคือมันจะช่วยให้คุณนำทางความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ได้ดียิ่งขึ้น โรงแรมทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ที่หลากหลาย และบ่อยครั้งที่การเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างในการมอบประสบการณ์แขกที่มีคุณภาพและรักษาความสามารถในการทำกำไรได้
ในฐานะผู้บริหารโรงแรม รายงาน, “การจัดการในแต่ละวันของซัพพลายเออร์ควรเป็นไปอย่างถี่ถ้วนและต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าการกำหนดราคาที่ถูกต้อง ผลิตภัณฑ์คุณภาพสูง และระดับการบริการที่สม่ำเสมอ ตามหลักการแล้ว ผู้ประกอบการโรงแรมจะมีอิทธิพลในการให้ซัพพลายเออร์รับผิดชอบและมีกระบวนการในการดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นให้สำเร็จและรวดเร็ว นอกเหนือจากต้นทุน คุณภาพ และบริการแล้ว โรงแรมจำเป็นต้องจัดการและควบคุมห่วงโซ่อุปทานทั้งหมดอย่างขยันขันแข็ง โดยวัดผลการปฏิบัติงานของซัพพลายเออร์แต่ละรายด้วยการตรวจสอบและมาตรฐานที่สอดคล้องกันซึ่งซัพพลายเออร์เหล่านั้นต้องปฏิบัติ”
ระบบการจัดการสินค้าคงคลังของโรงแรมที่แข็งแกร่งทำให้ผู้จัดการโรงแรมสามารถควบคุมและประเมินความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ได้ง่ายขึ้นมาก สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่เงินเฟ้อ เมื่อราคาของผู้ขายสูงขึ้นอาจทำให้จำเป็นต้องเปลี่ยนไปหาซัพพลายเออร์รายใหม่ ปัญหาห่วงโซ่อุปทานอาจต้องทำงานร่วมกับผู้ขายรายอื่นเมื่อซัพพลายเออร์หลักไม่สามารถดำเนินการตามคำสั่งซื้อได้
การจัดการสินค้าคงคลังในโรงแรมช่วยให้คุณติดตามประสิทธิภาพของผู้ขายในด้านสำคัญ เช่น ความเร็วในการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ ต้นทุนสินค้า ความถูกต้องและคุณภาพในการจัดส่ง ระบบดังกล่าวช่วยให้ซัพพลายเออร์รับผิดชอบต่องานของตน หากผู้ขายขึ้นราคาอย่างมีนัยสำคัญหรือประสบปัญหาบ่อยครั้งเกี่ยวกับความถูกต้องและคุณภาพของคำสั่งซื้อ คุณสามารถใช้ข้อมูลเชิงปริมาณเพื่อระบุว่าถึงเวลาสำหรับการเปลี่ยนแปลง
ความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นช่วยกระตุ้นให้ผู้ค้ามุ่งสร้างพันธมิตรทางธุรกิจแบบ win-win กับโรงแรมของคุณ แทนที่จะพยายามลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของตนเอง การออกใบแจ้งหนี้และใบขอซื้อแบบดิจิทัล คำสั่งซื้ออัตโนมัติ และแง่มุมอื่นๆ ของระบบการจัดการโรงแรมที่แข็งแกร่ง ยังช่วยให้ซัพพลายเออร์ใช้ชีวิตได้ง่ายขึ้นด้วยการสร้างความสัมพันธ์แบบวันต่อวันที่สม่ำเสมอและเชื่อถือได้
เมื่อคุณและซัพพลายเออร์ของคุณมีความสอดคล้องกันมากขึ้น คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป เช่น การส่งมอบที่ไม่ได้รับหรือการจัดส่งคุณภาพต่ำที่ไม่เพียงแต่กระทบต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจเหล่านี้ แต่ยังส่งผลเสียต่อประสบการณ์ของแขกด้วยเช่นกัน
สร้างประสบการณ์การต้อนรับที่ดียิ่งขึ้นด้วยระบบ BirchStreet
แม้ว่ากระบวนการจัดซื้อจัดจ้างอาจมีความซับซ้อน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าระบบการจัดการสินค้าคงคลังของโรงแรมที่เชื่อถือได้จะไม่สามารถเข้าถึงได้ ระบบคลาวด์ของ BirchStreet ระบบจัดซื้อจัดจ้างอัตโนมัติ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับโรงแรมและอุตสาหกรรมการบริการ
ด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น การอนุมัติเวิร์กโฟลว์ขั้นสูงและกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบดิจิทัล ผู้จัดการโรงแรมสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดได้มากกว่า 80 เปอร์เซ็นต์ การคาดการณ์รายการ การกำหนดราคาทันที และ eRFQ ช่วยลดต้นทุนการจัดซื้อและรอบเวลา ทำให้ง่ายต่อการซื้อสินค้าในปริมาณที่เหมาะสมที่สุดที่คุณต้องการเติมในราคาที่ดีที่สุด
หากคุณจัดการคุณสมบัติหลายรายการ คุณสมบัติต่างๆ เช่น การนับสินค้าคงคลังแบบทันทีและการจัดการสูตรเพื่อปรับใช้สูตรในคุณสมบัติต่างๆ จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินการของคุณ ข้อมูลเชิงลึกและการรายงานที่แม่นยำช่วยให้คุณสามารถส่งเสริมความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม เพื่อให้คุณสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายและไม่ต้องกังวลกับการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทานที่เป็นอันตรายต่อประสบการณ์ของผู้เข้าพัก
ด้วยระบบอัตโนมัติแบบ Procure-to-Pay คุณสามารถยกระดับการจัดการสินค้าคงคลังในโรงแรมของคุณไปอีกระดับโดยรับข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของคุณ เพื่อให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลดีขึ้นซึ่งจะช่วยปรับปรุงรายได้