มีมากกว่า โรงแรมและโมเต็ล 91,000 แห่ง เฉพาะในสหรัฐอเมริกา ณ ปี 2019 โดยมากกว่าครึ่งหนึ่งเป็นโรงแรม ทั่วโลกมีห้องให้จองมากกว่า 4 ล้านห้อง การบริการเป็นอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ที่มีหลายอุตสาหกรรมย่อย
เมื่อเราพูดถึง อุตสาหกรรมการบริการเราไม่เพียงแค่พูดถึงห้องพักในโรงแรมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงอุตสาหกรรมอาหารและเครื่องดื่ม นันทนาการ การท่องเที่ยว การท่องเที่ยว และการประชุมและกิจกรรมต่างๆ ทั้งหมดนี้รวมกันเป็นคอมเพล็กซ์การต้อนรับขนาดมหึมา ทุก ๆ ปี มันเคลื่อนไปหลายแสนล้านดอลลาร์
ด้วยเงินจำนวนมากที่เกี่ยวข้องและสถานที่ ธุรกิจ พนักงาน และชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวจำนวนมาก กระบวนการจัดซื้อภายในอุตสาหกรรมการบริการจึงซับซ้อน พูดได้น้อยที่สุด
ด้วยบริษัทการบริการหลายแห่งที่มีที่ตั้งหลายแห่งและแบ็คออฟฟิศ การใช้จ่ายที่หลอกลวง และระบบการจัดซื้อและการยื่นแบบแปลกๆ ในบทความนี้ เราจะหารือเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างและ eProcurement ภายในอุตสาหกรรม ซึ่งจะมอบทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อธุรกิจที่มีประสิทธิภาพและคล่องตัว
การจัดซื้อกับการจัดซื้อ
ก่อนอื่น "การจัดซื้อ" นี้คืออะไร? มันเป็นคำแฟนซีสำหรับการซื้อหรือไม่?
ปรากฎว่ามันไม่ใช่แค่คำพ้องความหมาย การจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการเฉพาะในสภาพแวดล้อมการผลิต ในขณะที่การจัดซื้อมีเฉพาะในสภาพแวดล้อมแบบค้าส่ง การจัดซื้อเกี่ยวข้องกับกระบวนการทั้งหมดในการระบุความต้องการ การแบ่งปันข้อมูล การจัดหา การประมูล การประมูล และการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์
การจัดซื้อจะระบุและตอบสนองความต้องการในเชิงรุก ในขณะที่การจัดซื้อเป็นการตอบสนองความต้องการภายในที่เป็นปฏิกิริยาตอบสนอง ประการสุดท้าย การจัดซื้อมุ่งเน้นไปที่ความสัมพันธ์ระยะยาวกับผู้ขาย ซึ่งบริษัทจะซื้อในปริมาณมากและบ่อยครั้ง ในขณะที่การจัดซื้อโดยทั่วไปเป็นเพียงการทำธุรกรรมครั้งเดียวแล้วเสร็จ
เจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างเจรจาสัญญากับซัพพลายเออร์เพื่อแลกเปลี่ยนสินค้าและบริการเพื่อชำระเงินอย่างต่อเนื่อง โรงแรมจะต้องมีสัญญาซื้อขายสบู่และแชมพู กระดาษชำระและผ้าขนหนู รวมถึงเครื่องซักผ้า เครื่องดูดฝุ่น น้ำยาทำความสะอาดเอนกประสงค์ และมินต์
ธุรกิจจะไม่ผ่านการวิจัยและกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดทุกครั้งที่พวกเขาต้องการ Lysol มากขึ้น แต่จะพึ่งพาสัญญาและความสัมพันธ์ที่พวกเขาได้สร้างขึ้นกับผู้ขาย Lysol
B2B กับ B2C
การจัดซื้อเกี่ยวข้องกับธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) เช่นเดียวกับธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับลูกค้า (B2C) ธุรกรรม B2C คือสิ่งที่คุณเกี่ยวข้องเมื่อคุณจองเที่ยวบิน ห้องพักในโรงแรม หรือบริการนวด
ในฐานะลูกค้า คุณกำลังทำการซื้อเฉพาะสำหรับคุณหรือครัวเรือนของคุณ โดยอาศัยการค้นคว้าของคุณเอง แต่อาจรวมถึงโฆษณา ผู้มีอิทธิพล และคำแนะนำจากครอบครัวหรือเพื่อนด้วย คุณมีความกังวลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณได้รับมากกว่า และไม่เกี่ยวกับความสัมพันธ์ที่คุณมีกับธุรกิจที่คุณกำลังซื้อ
ในการทำธุรกรรม B2B ความสัมพันธ์ระหว่างธุรกิจการซื้อและธุรกิจผู้ขายเป็นกุญแจสำคัญ ธุรกรรม B2B โดยทั่วไปเป็นการซื้อจำนวนมากด้วยจำนวนเงินที่สูงและรอบการขายที่ยาวกว่าและซับซ้อนกว่า
แม้ว่าการซื้อแบบ B2C อาจเป็นแบบเร่งด่วนหรือแบบบังคับ แต่ธุรกรรมแบบ B2B จะคำนวณการตัดสินใจตามปัจจัยหลายประการ เช่น เป้าหมายระยะยาวและกลยุทธ์ทางธุรกิจ
ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง
การจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการทั้งหมดในการได้มาซึ่งสินค้าและบริการสำหรับธุรกิจ มีหลายขั้นตอน ซึ่งแต่ละขั้นตอนต้องการการดูแลและเอาใจใส่เป็นพิเศษ
- การรับรู้ถึงความต้องการ. นี่เป็นขั้นตอนแรกของการจัดซื้อ ซึ่งธุรกิจจะเริ่มทำการวิจัย โรงแรมหรือคาสิโนจำเป็นต้องมีอะไรบ้างจึงจะสามารถดำเนินการได้? เรากำลังพูดถึงไฟ เก้าอี้ ผ้าปูที่นอน ม่านอาบน้ำ ตู้เย็น ชิปโป๊กเกอร์ เท่าไหร่? เร็วแค่ไหน? ได้ราคาเท่าไรดี?
- ใบขอเสนอซื้อและการตรวจสอบ. ใบขอเสนอซื้อเป็นเอกสารที่เป็นทางการและเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อขออนุญาตทำค่าใช้จ่าย รวมถึงผลิตภัณฑ์ที่คุณต้องการซื้อ ปริมาณและราคา แผนกที่ต้องการ และข้อมูลสำคัญอื่นๆ ผู้จัดการและหัวหน้าแผนกจะตรวจสอบใบขอเสนอซื้อและตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าอยู่ภายในงบประมาณที่กำหนดไว้ เมื่อพวกเขาอนุมัติ ใบขอซื้อจะกลายเป็นใบสั่งซื้อ (PO)
- กระบวนการชักชวน. เมื่อใบสั่งซื้ออยู่ในมือแล้ว ก็ถึงเวลาสำหรับแผนการจัดซื้อจัดจ้างและกระบวนการชักชวน พูดง่ายๆ คือ การชักชวนเป็นกระบวนการขอเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพ คุณกำลังมองหาอุปกรณ์ที่ดีที่สุดในราคาและความน่าเชื่อถือที่ดีที่สุด
- การประเมินและการเจรจาสัญญา. ถัดไป กระบวนการชักชวนจะปิดลงเมื่อทีมจัดซื้อประเมินราคาและเหมาะสมที่สุดโดยพิจารณาจากประสิทธิภาพของผู้ขาย การอ้างอิงและใบเสนอราคา เมื่อผู้ขายได้รับเลือกและรับทราบและยอมรับใบสั่งซื้อ สัญญาที่มีผลผูกพันตามกฎหมายจะเปิดใช้งาน
- การจัดการคำสั่งซื้อและการจับคู่ PO. สินค้าหรือบริการจะถูกจัดส่งภายในระยะเวลาที่ตกลงกันไว้ ผู้ซื้อจะเปรียบเทียบสิ่งที่ได้รับกับใบสั่งซื้อ ใบเสร็จ และใบกำกับสินค้า จากนั้นใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปเพื่อขออนุมัติ
- บันทึกการรักษา. หากไม่มีข้อพิพาทเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ บริษัทจะบัญชีสำหรับการทำธุรกรรม บันทึกจะถูกเก็บไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตและการตรวจสอบใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นโดย IRS
eProcurement คืออะไร?
เรารู้ว่าการจัดซื้อคืออะไร แล้วทั้งหมดนี้เกี่ยวกับ eProcurement คืออะไร? eProcurement เป็นกระบวนการในการขอ การสั่งซื้อ และการซื้อสินค้าและบริการออนไลน์
ไม่เหมือนกับอีคอมเมิร์ซซึ่งเป็นธุรกรรม B2C eProcurement เป็นกระบวนการ B2B อำนวยความสะดวกในการโต้ตอบ เช่น การประเมินและคัดเลือกซัพพลายเออร์ การจัดการสัญญา และการจัดการใบแจ้งหนี้ และใช้เว็บอินเตอร์เฟสในการทำ
เป้าหมายของ eProcurement นั้นเหมือนกับ Procurement ซึ่งเป็นพี่ชายที่ค่อนข้างล้าสมัย คือการซื้อสินค้าและบริการในราคาที่ดีที่สุดและในตารางเวลาที่ดีที่สุด
แต่แทนที่จะต้องใช้กำลังคน - การวิจัย งาน และเวลาอย่างหนัก มันใช้อินเทอร์เน็ตและซอฟต์แวร์เพื่อทำเช่นนั้น eProcurement จะดูแลงานที่หนักหน่วง เช่น การแลกเปลี่ยนสัญญาของซัพพลายเออร์และการกรอกแบบสอบถามการเริ่มต้นใช้งานที่พนักงานที่ยุ่งวุ่นวายจะต้องกรอกให้เสร็จ
โซลูชั่น eProcurement
การจัดซื้อด้วยตนเองเป็นวิธีที่ช้ากว่า มีราคาแพงกว่า และต้องใช้กำลังคนในการทำธุรกิจ หากคุณยังคงใช้ระบบแบบใช้กระดาษด้วยตนเอง คุณอาจต้องเผชิญกับต้นทุนการดำเนินการที่สูงขึ้น รอบการจัดซื้อที่ยาวนาน และขาดการมองเห็น ด้วยซอฟต์แวร์ eProcurement เช่นนั้นที่ ระบบถนนเบิร์ชคุณสามารถทำให้กระบวนการจัดซื้อของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างเต็มที่
ซอฟต์แวร์ eProcurement สามารถปรับปรุงและกระชับทุกขั้นตอนของการจัดซื้อ มันจะเชื่อมต่อคุณกับซัพพลายเออร์ทั้งหมดของคุณทั้งรายใหญ่และรายเล็กในอินเทอร์เฟซเดียว ด้วยซัพพลายเออร์ทั้งหมดของคุณในที่เดียว จะเป็นเรื่องง่ายที่จะเริ่มต้นการวิจัยเพื่อระบุความต้องการของคุณ
ใบขอซื้อและการตรวจสอบทั้งหมดจะทำแบบดิจิทัล ช่วยประหยัดเวลากระดาษและการจัดส่งไปยังสำนักงานหรือแผนกอื่นๆ จากนั้น PO ที่ได้รับอนุมัติจะพร้อมที่จะปฏิบัติตามโดยซัพพลายเออร์ที่เสนอราคา ทั้งหมดนี้จะถูกแปลงเป็นดิจิทัลและง่ายต่อการติดตาม เปรียบเทียบ และอธิบาย การเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดในราคาที่ดีที่สุดไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อน
ในทำนองเดียวกัน การเจรจาสัญญาและการเปิดใช้งานจะออนไลน์และง่ายต่อการรับลายเซ็นที่จำเป็น สัญญา เช่น ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ จะถูกจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยในระบบคลาวด์ พวกเขาจะถูกจัดระเบียบอย่างเรียบร้อยและใช้งานง่าย เข้าถึงได้ง่าย และปลอดภัยจากน้ำท่วม ไฟไหม้ และคอมพิวเตอร์ล่ม
ด้วย eProcurement ซอฟต์แวร์จะจัดการคำสั่งซื้อและการจับคู่ PO ทั้งหมด สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงกระบวนการตรวจสอบและจับคู่ที่รวดเร็วและแม่นยำ ความคลาดเคลื่อนใด ๆ จะถูกหยิบขึ้นมาและตั้งค่าสถานะโดยซอฟต์แวร์ของคุณ
การจัดการใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่ายด้วยซอฟต์แวร์ eProcurement คุณจะสามารถรับ ตรวจสอบ ชำระเงิน และยื่นใบแจ้งหนี้ได้ในอินเทอร์เฟซเดียว หากคุณยังเขียนเช็คอยู่ ซอฟต์แวร์นี้จะช่วยคุณได้มากเท่าที่จำเป็น
เช็คมีราคาแพง ใช้เวลาดำเนินการนานกว่า และเสี่ยงต่อการฉ้อโกงมากกว่าการชำระเงิน ACH การชำระเงินของสำนักหักบัญชีอัตโนมัตินั้นรวดเร็ว ราคาถูก และปลอดภัย บริการเช่น BirchStreet Pay ให้คุณจ่ายผู้ขายด้วยการคลิกปุ่มเพียงปุ่มเดียวและรับรางวัลเงินสดในขณะที่คุณทำอยู่
ความโปร่งใสของข้อมูลผลประโยชน์ eProcurement
ประโยชน์ของการเปลี่ยนมาใช้ eProcurement นั้นมีมากมายและมีมากมาย ในโลกปัจจุบัน คุณเป็นอัตโนมัติหรือถูกทิ้งไว้ข้างหลัง 81% ของผู้เดินทาง ต้องการบริการลูกค้าดิจิทัลมากขึ้นจากโรงแรมของพวกเขา
หากระบบออนไลน์อัตโนมัติจัดการสิ่งต่างๆ เช่น การขอผ้าเช็ดตัวเพิ่ม สิ่งที่สำคัญพอๆ กับการจัดซื้อก็ไม่ควรปล่อยให้ระบบทำงานด้วยตนเองที่ช้าและมีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาด และประโยชน์ที่ได้รับก็ไม่มีอะไรต้องจาม
eProcurement สร้างความโปร่งใสของข้อมูล เนื่องจากมีการถ่ายโอนจากธุรกิจหนึ่งไปยังอีกธุรกิจหนึ่ง ข้อมูลจึงปรากฏแก่ทั้งสองฝ่ายผ่านซอฟต์แวร์ eProcurement วิธีการที่อำนวยความสะดวกในการดูข้อมูลของคุณช่วยให้ทราบพฤติกรรมการซื้อ ลดการใช้จ่ายที่หลอกลวง และใช้ประโยชน์จากกำลังซื้อ
eProcurement ช่วยให้บริษัทต่างๆ ได้กำไร
eProcurement ช่วยให้บริษัทประหยัดเงิน ระบบแบบแมนนวลมักส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ถูกมองข้าม ทำให้บริษัทต้องเสียเงินเป็นจำนวนมาก และมักจะใช้เวลานานมาก ซอฟต์แวร์ eProcurement สามารถขจัดการกำกับดูแลและข้อผิดพลาดเหล่านี้ ประหยัดเงินของบริษัท ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการส่งเสริมธุรกิจอื่นๆ เช่น การโฆษณา
eProcurement ช่วยประหยัดเวลาและพลังงานของพนักงาน
พนักงานรู้สึกมีคุณค่าและเติมเต็มเมื่อทำงานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์และเรียนรู้สิ่งใหม่ การป้อนข้อมูลและการวิเคราะห์ไม่อยู่ภายใต้ร่มนี้ eProcurement สามารถประหยัดเวลาและความเบื่อหน่ายให้กับพนักงานที่เกี่ยวข้องกับงานซ้ำซากจำเจเหล่านี้
eProcurement ทำให้รอบการจัดซื้อสั้นลง
กระบวนการแบบแมนนวลต้องใช้เวลา เวลาที่คุณไม่จำเป็นต้องให้ และเวลาที่อาจทำให้ความสัมพันธ์กับผู้ขายของคุณประสบปัญหา ด้วยกระบวนการอัตโนมัติ คุณจะสามารถย่นรอบกระบวนการให้สั้นลง และเพิ่มผลผลิต ประหยัดต้นทุน และสร้างผลกำไรที่มากขึ้น
eProcurement ปรับปรุงการจัดการสินค้าคงคลัง
บริษัทจำเป็นต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับสถานะสินค้าคงคลังตลอดเวลา ระบบอัตโนมัติสามารถติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นในและนอกสถานที่และคลังสินค้าของคุณได้แบบเรียลไทม์ การมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสินค้าคงคลังสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น
ไม่ว่าธุรกิจการบริการของคุณจะเล็กหรือใหญ่ คุณก็จะได้ประโยชน์จากการเปลี่ยนไปใช้ eProcurement เริ่มขั้นตอนแรกในวันนี้โดยค้นหาบริการและซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับความต้องการของบริษัทของคุณมากที่สุด จากนั้นเตรียมปรับปรุงความถูกต้อง ตารางเวลา ค่าใช้จ่าย และความสัมพันธ์กับผู้ขาย