มีบางสิ่งที่สำคัญสำหรับธุรกิจการบริการมากกว่าการจัดการบัญชีเจ้าหนี้อย่างเหมาะสม ท้ายที่สุดแล้ว โรงแรมและธุรกิจต่างๆ ทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์จำนวนมากเพื่อมอบประสบการณ์ที่มีคุณภาพให้กับลูกค้าของพวกเขาเอง
การกำกับดูแลค่าใช้จ่ายด้านการต้อนรับที่จำเป็นอย่างเหมาะสมคือกุญแจสำคัญในการรักษากระแสเงินสดในเชิงบวกและความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ขายของคุณ แต่การติดตามบัญชีเจ้าหนี้ด้วยตนเองอาจใช้เวลานานและเต็มไปด้วยความไร้ประสิทธิภาพ ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่รวดเร็วในปัจจุบัน ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น
แม้ว่าแนวคิดของระบบอัตโนมัติอาจรู้สึกเหมือนคุณยอมแพ้ แต่สิ่งที่ตรงกันข้ามก็เป็นความจริง การใช้ระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้จะช่วยให้คุณควบคุมธุรกิจการบริการทางการเงินได้ดียิ่งขึ้นด้วยการมอบสิทธิประโยชน์อันมีค่ามากมาย
1. ขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์
ประโยชน์ที่ชัดเจนที่สุดอย่างหนึ่งของระบบอัตโนมัติทุกประเภทคือการลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ แม้แต่กับทีมที่ผ่านการฝึกอบรมมาอย่างดีและมีประสบการณ์ การประมวลผลด้วยตนเองมักส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาด
คุณอาจคิดว่าเครื่องมือต่างๆ เช่น สเปรดชีต Microsoft Excel ช่วยให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อยลง แต่ถึงแม้จะมีทรัพยากรทางเทคโนโลยีเหล่านี้ ข้อผิดพลาดของมนุษย์ก็ยังพบได้ทั่วไป
อันที่จริง จากการสำรวจพนักงานสำนักงาน 1,000 คนในสหราชอาณาจักรพบว่า 98 เปอร์เซ็นต์ ได้เห็นข้อผิดพลาดใน Microsoft Excel ทำให้บริษัทสูญเสียเงิน งานวิจัยอื่นๆ ระบุว่า 88 เปอร์เซ็นต์ ของสเปรดชีตดังกล่าวมี "ข้อผิดพลาดที่สำคัญ"
ชอบหรือไม่ง่ายเกินไปสำหรับการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเพื่อละทิ้งบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ การพิมพ์ผิดธรรมดาสามารถคัดลอกและวางได้จนแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะค้นหาว่าสิ่งใดผิดพลาดไป
ด้วยระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้ ใบแจ้งหนี้จะถูกแปลงเป็นดิจิทัล คุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ใส่ลงในระบบของคุณนั้นถูกต้องและสะท้อนถึงใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับอย่างแท้จริง ข้อมูลใบแจ้งหนี้แบบละเอียดยังช่วยให้คุณสร้างรายงานการวิเคราะห์ตามรายละเอียดใบแจ้งหนี้เพื่อช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับคำสั่งซื้อของผู้จัดจำหน่ายในอนาคต
2. ความโปร่งใสมากขึ้น
เหตุผลสำคัญประการหนึ่งที่ทำให้บัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติช่วยขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์ก็คือ ทำให้เกิดความโปร่งใสมากขึ้นตลอดทั้งกระบวนการ เนื่องจากทุกอย่างได้รับการจัดการแบบดิจิทัล ข้อมูลจึงสามารถเข้าถึงได้โดยทุกคนที่อาจจำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูลการชำระเงินและใบแจ้งหนี้ แทนที่จะใช้เวลาป้อนข้อมูล สมาชิกในทีมการเงินสามารถทุ่มเทพลังงานให้กับการตรวจสอบได้
เนื่องจากพนักงานของคุณสามารถดูใบแจ้งหนี้และข้อมูลการชำระเงินได้มากขึ้น พวกเขาจึงพร้อมในการตรวจสอบข้อมูลและระบุข้อผิดพลาดหรือความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นซึ่งจำเป็นต้องแก้ไข
ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติช่วยให้คุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนในทุกขั้นตอนของกระบวนการ คุณสามารถมองเห็นสถานะการชำระเงินได้อย่างสมบูรณ์ คุณสามารถตรวจสอบอีกครั้งเมื่อมีการส่งการชำระเงินและจำนวนเงินที่ส่งไป คุณสามารถดูได้ว่าเงินของคุณไปอยู่ที่ใด และอาจระบุโอกาสในการลดต้นทุนได้ ระบบอัตโนมัติสามารถส่งการแจ้งเตือนและการตรวจสอบเมื่อการชำระเงินเสร็จสิ้นหรือเมื่อจำเป็นต้องกรอกลายเซ็นดิจิทัล
ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติสามารถเพิ่มความโปร่งใสให้กับซัพพลายเออร์ของคุณได้ เพียงแค่ให้ตัวเลือกสำหรับพวกเขาในการดูสถานะของใบแจ้งหนี้ ซัพพลายเออร์สามารถมั่นใจได้ว่าใบแจ้งหนี้ของตนได้รับการประมวลผลแล้วและการชำระเงินอยู่ในระหว่างดำเนินการ ความโปร่งใสระดับนี้สามารถเพิ่มความเชื่อถือและมั่นใจได้ว่าซัพพลายเออร์จะไม่ต้องติดตามทีมของคุณเพื่ออัปเดตสถานะการชำระเงิน
3. เพิ่มผลผลิต
ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของทั้งทีมได้อย่างมาก เมื่อทีมการเงินของคุณไม่ต้องเสียเวลากับการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่งานระดับสูงได้ ซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้ของคุณดูแลงานที่ช้า ซ้ำซาก และมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้ในทันที
นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับทีมอื่นๆ ในธุรกิจของคุณที่ต้องการความช่วยเหลือในการยื่นใบสั่งซื้อ ระบบอัตโนมัติช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการเหล่านี้สำหรับผู้ที่มีประสบการณ์ด้านการเงินน้อย ดังนั้นแผนกการเงินจึงไม่ต้องเสียเวลามากในการแนะนำผู้อื่นผ่านพื้นฐาน
ผลผลิตที่เพิ่มขึ้นสำหรับทีมแบ็คออฟฟิศของคุณจะช่วยให้พวกเขาทำงานได้มากขึ้นซึ่งส่งผลโดยตรงต่อผลกำไรของคุณ ส่วนหนึ่งโดยการช่วยให้คุณประหยัดเงิน แม้แต่ข้อเท็จจริงง่ายๆ ที่ระบบอัตโนมัติจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าใบแจ้งหนี้ของผู้จัดหาจะได้รับการชำระเงินตรงเวลาก็สามารถนำไปสู่การประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก
พิจารณาข้อมูลเหล่านี้จาก Institute of Finance & Management's ประสิทธิภาพของ AP ระดับโลกปี 2021 รายงาน: ในบรรดาธุรกิจที่ดำเนินการชำระเงินด้วยตนเองน้อยกว่า 20,000 รายการต่อปี มีเพียง 24% เท่านั้นที่ชำระใบแจ้งหนี้ใบสั่งซื้อทั้งหมดตรงเวลา สำหรับการชำระเงินที่ไม่อิงตามคำสั่งซื้อ ตัวเลขไม่ได้ดีไปกว่านี้: เพียง 26 เปอร์เซ็นต์จ่ายตรงเวลา
ผู้ขายและซัพพลายเออร์หลายรายมักเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้าและค่าใช้จ่ายอื่นๆ เมื่อใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับการชำระเงินตรงเวลา การศึกษาพบว่าต้นทุนต่อใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินที่ดำเนินการด้วยตนเองคือ $15.97 ในขณะที่บริษัทที่ใช้ระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้ลดจำนวนนั้นเป็น $12.98 การประหยัด $2.99 ต่อใบแจ้งหนี้ส่งผลให้ประหยัดได้เกือบ $30,000 สำหรับทุกๆ 10,000 ใบแจ้งหนี้ในกระบวนการทางธุรกิจ
4. จัดการข้อยกเว้นได้ดีขึ้น
สถานการณ์การชำระเงินที่ผิดปกติอาจไม่เกิดขึ้นตลอดเวลาในบัญชีเจ้าหนี้ แต่เกิดขึ้นบ่อยครั้งมากพอที่จะเป็นสาเหตุให้เกิดการสูญเสียทางการเงิน ตัวอย่างเช่น ตัวอย่างทั่วไปของข้อยกเว้นคือการชำระเงินซ้ำ เมื่อซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้ใบที่สองเนื่องจากใบแจ้งหนี้ใบแรกไม่ได้รับการชำระเงินตรงเวลา ง่ายเกินไปสำหรับใบแจ้งหนี้ทั้งสองใบที่จะได้รับเงินจากซัพพลายเออร์ ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องจ่ายสองเท่าสำหรับคำสั่งซื้อเดียว
ข้อยกเว้นอื่นๆ ได้แก่ การชำระเงินก่อนกำหนด เมื่อจะต้องชำระเงินก่อนส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ สุดท้าย ข้อยกเว้นของใบแจ้งหนี้อาจเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับใบสั่งซื้อหรือเอกสารประกอบอื่นๆ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับจำนวนสินค้าที่สั่งซื้อไม่ตรงกัน หรือราคาที่เสนอก่อนหน้านี้ไม่ตรงกัน
ข้อยกเว้นเหล่านี้ต้องการการดูแลเพิ่มเติมนอกเหนือจากการประมวลผลทั่วไปสำหรับใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม ด้วยใบแจ้งหนี้จำนวนมากที่ต้องจ่าย ทำให้ปัญหาดังกล่าวหลุดลอดผ่านช่องโหว่ได้ง่ายๆ เมื่อดำเนินการบัญชีเจ้าหนี้ด้วยตนเอง แม้ว่าการเบี่ยงเบนบางอย่างอาจอยู่ใน "ขีดจำกัดที่ยอมรับได้" ที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ การปล่อยให้ข้อยกเว้นขนาดใหญ่หลุดผ่านรอยแตกอาจกลายเป็นแหล่งสำคัญของการสูญเสียได้
ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติช่วยให้ทีมของคุณพร้อมที่จะระบุข้อยกเว้นเหล่านี้และข้อยกเว้นอื่นๆ ด้วยกฎการจับคู่แบบกำหนดเองที่เปรียบเทียบใบเสร็จและเอกสารอื่นๆ ซึ่งช่วยให้สามารถตั้งค่าสถานะข้อยกเว้นที่อยู่นอกขอบเขตที่ยอมรับได้ที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ทีมของคุณสามารถประเมินความคลาดเคลื่อนและแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว เพื่อไม่ให้ธุรกิจของคุณจ่ายเงินมากเกินไป
5. การตรวจสอบและยอดคงเหลือ
การตรวจสอบและยอดคงเหลือมีความสำคัญต่อการป้องกันการฉ้อโกงและความสูญเสียอื่นๆ ในบัญชีเจ้าหนี้ ด้วยโซลูชันระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้ การเพิ่มความปลอดภัยในการชำระเงินของคุณและป้องกันการสูญเสียทางการเงินจะง่ายขึ้นมาก
สิ่งนี้เริ่มต้นด้วยพื้นฐาน: การตรวจสอบว่ามีภาระผูกพันที่จะต้องชำระจริง ๆ ระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้ช่วยให้คุณควบคุมคำขอการชำระเงินได้ดีขึ้น (รวมถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอนุมัติที่เหมาะสม) ก่อนการชำระเงินจะถูกส่งออกไป การแบ่งแยกหน้าที่ทำให้ทั้งแผนกต้องรับผิดชอบ เพื่อให้มั่นใจว่าภาระหน้าที่ในการอนุมัติการชำระเงินไม่ได้อยู่ภายใต้บุคคลเพียงคนเดียว
เมื่อบุคคลหลายคนต้องดูการกระทำของบัญชีเจ้าหนี้ (รวมถึงการได้รับลายเซ็นดิจิทัล) จะช่วยลดความเสี่ยงของการฉ้อโกงได้อย่างมาก นอกจากนี้ยังสร้าง “เส้นทาง” ดิจิทัลสำหรับการชำระเงินแต่ละครั้ง ซึ่งจะทำให้กระบวนการสอบสวนคล่องตัวขึ้น หากการชำระเงินเกิดขึ้นหลังจากข้อเท็จจริง
ด้วยการรายงานตามเวลาจริง คุณจะได้รับมุมมองที่ดีขึ้นในประเด็นอื่นๆ ที่เลวร้ายน้อยกว่า ระบบนี้ช่วยให้คุณระบุได้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการอนุมัติ ช่วยให้คุณมองเห็นความล่าช้าในการประมวลผลการชำระเงิน
การจัดการกับปัญหาเหล่านี้สามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะมีการชำระใบแจ้งหนี้มากขึ้นตรงเวลา คุณยังสามารถปรับปรุงกระบวนการของคุณจนถึงจุดที่คุณสามารถชำระเงินได้ก่อนถึงวันครบกำหนด ทำให้คุณสามารถต่อรองส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าได้ ซึ่งมีประสิทธิภาพมากกว่าการที่พนักงานต้องกรองกองกระดาษเพื่อยืนยันและตรวจสอบกิจกรรมการชำระเงิน
ควบคุมด้วยระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติของ BirchStreet
ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติสามารถปรับปรุงวิธีการควบคุมการเงินของธุรกิจการบริการของคุณได้อย่างมาก ด้วยการมองเห็นที่มากขึ้นในการซื้อและการแปลงใบเสร็จเป็นดิจิทัล คุณสามารถขจัดข้อผิดพลาดและความเสี่ยงอื่นๆ ที่อาจทำให้คุณสูญเสียเงินได้
BirchStreet's AP 3-Way Auto-Match เหมาะสมอย่างยิ่งที่จะช่วยให้คุณดำเนินการตามใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติเพื่อลดต้นทุนและปรับปรุงความถูกต้อง การจับคู่ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จที่กำหนดเอง ช่วยให้คุณสามารถกำหนดกฎการจับคู่แบบกำหนดเองเพื่อเปรียบเทียบใบเสร็จโดยอัตโนมัติ ทำให้พนักงานของคุณจัดการกับข้อยกเว้นได้ง่ายขึ้น
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นดิจิทัล และการรวมโดยตรงกับระบบ ERP/การบัญชีที่มีอยู่ของคุณ ช่วยให้มองเห็นสถานะการชำระเงินได้อย่างสมบูรณ์ ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติของเรายังเปิดใช้งานเครื่องคำนวณภาษีเพื่อช่วยให้คุณรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดระหว่างประเทศ
ผู้ใช้ AP 3-Way Auto-Match พบว่ากระบวนการแบบแมนนวลลดลง 90 เปอร์เซ็นต์ ในขณะที่ลดต้นทุนค่าแรงของเจ้าหนี้ลงครึ่งหนึ่ง ทั้งหมดนี้ในขณะที่ประมวลผลการชำระเงินของซัพพลายเออร์ได้สำเร็จ 100 เปอร์เซ็นต์
ด้วยการมองเห็นและการควบคุมบัญชีเจ้าหนี้ของคุณอย่างสมบูรณ์ คุณจะสามารถควบคุมการเงินของคุณได้อย่างแท้จริง และอยู่ในตำแหน่งที่ดีขึ้นในการเพิ่มอัตรากำไรของคุณ