ไม่ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจในอุตสาหกรรมการบริการด้านใด งานบางอย่างมีความสำคัญมากกว่าการจัดการใบแจ้งหนี้ การออกใบแจ้งหนี้อย่างเหมาะสมช่วยให้แน่ใจว่าโรงแรมของคุณ (หรือสถานประกอบการอื่นๆ) มีเงินสดสำรองเพียงพอในมือเพื่อจัดการกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซ้ำๆ มากมายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของคุณ ค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น การจัดหาพนักงาน การจัดหาอาหารและเครื่องดื่ม การบำรุงรักษาสิ่งอำนวยความสะดวก และการจัดหาผลิตภัณฑ์และบริการที่จำเป็นอื่นๆ สามารถเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว
หากปราศจากแนวทางการจัดการใบแจ้งหนี้ที่ดี บริษัทของคุณอาจพบว่าตัวเองมีปัญหาสำคัญในการจัดการกระแสเงินสด สิ่งนี้อาจสร้างปัญหาให้กับธุรกิจการบริการขนาดเล็กซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะไม่มีเงินสดสำรองจำนวนมากเท่ากับองค์กรขนาดใหญ่
ด้วย BirchStreet Pay คุณสามารถใช้แนวทางการจัดการใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว เพื่อให้แน่ใจว่าโรงแรมของคุณมีเสถียรภาพทางการเงินได้ดียิ่งขึ้น ไม่ว่าคุณจะให้บริการแขกกี่คนในสัปดาห์ เดือน หรือปีใดก็ตาม การปรับปรุงวิธีดำเนินการใบแจ้งหนี้ของคุณจะทำให้คุณได้รับเงินปันผลจำนวนมากสำหรับสถานที่ของคุณ
1. อัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้
ธุรกิจการบริการหลายแห่งมีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซ้ำหลายครั้งซึ่งสามารถดำเนินการเป็นรายเดือนหรือรายสัปดาห์ได้ ด้วยใบแจ้งหนี้จำนวนมากที่มาถึงในแต่ละวัน จึงมีความเสี่ยงที่สำคัญสำหรับข้อผิดพลาดของมนุษย์เมื่อการจัดการใบแจ้งหนี้เหลือเพียงการประมวลผลด้วยตนเอง
ยิ่งใบแจ้งหนี้มีความซับซ้อนมากเท่าใด โอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดร้ายแรงก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น แม้ว่าอุตสาหกรรมการเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาลจะมีความแตกต่างจากการต้อนรับอย่างแน่นอน แต่การวิเคราะห์ใบเรียกเก็บเงินในอุตสาหกรรมนั้นประมาณการว่าจากที่ใดก็ได้ 40 ถึง 80 เปอร์เซ็นต์ ของใบแจ้งหนี้มีข้อผิดพลาด
แม้ว่าการออกใบแจ้งหนี้ในอุตสาหกรรมการบริการจะโชคดีที่ไม่ซับซ้อนเท่าที่ควร แต่สถิตินี้แสดงให้เห็นว่าข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินทำงานได้ง่ายเพียงใดในใบแจ้งหนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกี่ยวข้องกับการประมวลผลด้วยตนเอง ข้อผิดพลาด เช่น ใบเรียกเก็บเงินที่ซ้ำกันและการชำระเงินที่ขาดหายไป อาจเป็นปัญหาโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการกระแสเงินสดขององค์กรการบริการ
ยิ่งต้องมี “การสัมผัส” มากขึ้นในใบแจ้งหนี้ใบเดียว แม้แต่ใบที่จัดส่งและประมวลผลแบบดิจิทัล ก็มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดมากขึ้น ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลอาจส่งผลให้เกิดการชำระเงินเกินหรือน้อยเกินไป ตลอดจนการคำนวณภาษีที่ไม่ถูกต้อง หรือแม้แต่ใบกำกับสินค้าที่สูญหาย ปัญหาดังกล่าวอาจสร้างปัญหาใหญ่ในภายหลังเมื่อซัพพลายเออร์เรียกเก็บค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้าหรือค่าปรับอื่นๆ
2. รองรับเอกสารประเภทต่างๆ
ก่อนที่จะได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้รับ ธุรกิจการบริการมักจะต้องสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อ (PO) ช่วยให้ธุรกิจการบริการสามารถกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนกับผู้ขายได้ พวกเขาอธิบายผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ซื้อ ปริมาณ ราคาต่อหน่วย และแม้กระทั่งข้อมูลเช่นวันที่จัดส่งและสถานที่ (ถ้ามี)
ใบสั่งซื้อเป็นสิ่งล้ำค่าสำหรับทีมงานภายในของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีคำสั่งซื้อจำนวนมาก ใบสั่งซื้อโดยพื้นฐานแล้วจะสร้างเส้นทางกระดาษที่อธิบายข้อตกลงการกำหนดราคาเพื่อให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่เกินและคำขอที่ซ้ำกัน เอกสารเหล่านี้ยังช่วยให้มองเห็นสินค้าคงคลังเพื่อช่วยให้คุณจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นอาหารหรืออุปกรณ์ซักรีด
ระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่มีคุณภาพยังช่วยให้คุณสามารถผลิตและติดตามใบกำกับสินค้า เช่นเดียวกับใบกำกับสินค้าที่ไม่ใช่ใบสั่งซื้อและใบลดหนี้สำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่มีขนาดเล็กลงซึ่งไม่ต้องการกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างและการอนุมัติที่มีการควบคุม
หลังจากที่ผู้ขายยอมรับใบสั่งซื้อแล้ว พวกเขามีหน้าที่ปฏิบัติตามคำสั่งซื้อนั้นตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ เมื่อธุรกิจของคุณได้รับใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย ควรเปรียบเทียบอย่างรอบคอบกับใบสั่งซื้อเดิมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างตรงกัน
ระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่ช่วยให้บริษัทของคุณติดตามข้อมูลนี้จะทำให้ธุรกิจของคุณง่ายขึ้นมากในการจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายและรักษากระแสเงินสดที่ดี
3. ใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อใช้ประโยชน์จากข้อมูลใบแจ้งหนี้
การจัดการใบแจ้งหนี้ที่ดี (และควร) ให้ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญเกี่ยวกับวิธีที่ธุรกิจการบริการของคุณใช้เงิน — และวิธีที่สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
งานสัมมนาล่าสุดของ BirchStreet Systems ในหัวข้อ Hospitality เปลี่ยนไปใช้การออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลในปี 2022 เน้นว่าการจัดการใบแจ้งหนี้ดิจิทัลสามารถช่วยโรงแรมและผู้อื่นในอุตสาหกรรมการบริการได้มากเพียงใด ด้วยการเปลี่ยนจากระบบที่เป็นกระดาษประมาณ 80 เปอร์เซ็นต์ และอิเล็กทรอนิกส์ 20 เปอร์เซ็นต์เป็นกระดาษ 20 เปอร์เซ็นต์ และอิเล็กทรอนิกส์ 80 เปอร์เซ็นต์ โรงแรม 250 ห้องโดยเฉลี่ยสามารถลดค่าใช้จ่ายประจำปีสำหรับการจัดการใบแจ้งหนี้จาก $81,250 เป็น $6,500 ได้
สิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่มาจากลักษณะที่คล่องตัวของระบบการจัดการใบแจ้งหนี้ดิจิทัล การเข้าสู่ดิจิทัลด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น BirchStreet Pay สามารถลดเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้อย่างมาก ซึ่งช่วยให้ธุรกิจของคุณปรับปรุงเงื่อนไขการชำระเงินของซัพพลายเออร์ และเข้าถึงส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าจากผู้ขายของคุณได้มากขึ้น ซึ่งช่วยให้ทำธุรกรรมให้เสร็จสิ้นได้มากขึ้น แม้จะมีทรัพยากรน้อยลง ซึ่งช่วยลดต้นทุนแรงงานและการประมวลผลได้อย่างมาก
บางทีที่สำคัญกว่านั้น ด้วยข้อมูลที่ถูกต้องและเรียลไทม์ผ่านระบบการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัล ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถให้ข้อมูลที่เชื่อถือได้แก่หัวหน้าแผนกเกี่ยวกับกิจกรรมการใช้จ่าย
ข้อมูลนี้ช่วยให้มีข้อมูลประกอบการตัดสินใจและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของโรงแรมกับผู้ขายแต่ละราย สามารถเปิดเผยพื้นที่ที่โรงแรมใช้จ่ายมากเกินไปหรืองบประมาณที่ไม่ได้รับการจัดสรรอย่างเหมาะสมได้อย่างง่ายดาย ข้อมูลตามเวลาจริงช่วยให้ผู้นำดำเนินการได้อย่างรวดเร็วเพื่อจัดการกับข้อกังวลทางการเงินดังกล่าว เพื่อปรับปรุงกระแสเงินสด
4. จับคู่ระยะเวลาในใบแจ้งหนี้กับความต้องการกระแสเงินสด
สิ่งสุดท้ายที่ธุรกิจของคุณต้องการคือใบแจ้งหนี้จำนวนมากจากซัพพลายเออร์ที่จะมาถึงในช่วงเวลาของเดือนที่กระแสเงินสดแน่นหนาอยู่แล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากใบแจ้งหนี้นั้นต้องชำระเงินทันที ผู้นำด้านการบริการควรทำงานเพื่อกำหนดเวลาใบแจ้งหนี้กับซัพพลายเออร์ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อความต้องการด้านกระแสเงินสดของบริษัท
สำหรับการสั่งซื้อต่อเนื่อง อาจมีการตั้งค่าช่วงเวลาปกติสำหรับการเรียกเก็บเงิน เช่น ทุกสัปดาห์เว้นสัปดาห์หรือตอนสิ้นเดือน สำหรับโครงการขนาดใหญ่ (เช่น การปรับปรุงล็อบบี้ของโรงแรม) ให้พิจารณาว่าจะดีกว่าสำหรับจุดประสงค์ด้านกระแสเงินสดของคุณที่จะชำระเงินเต็มจำนวนเมื่อทำงานเสร็จ หรือชำระเงินบางส่วนเมื่อเสร็จสิ้นบางขั้นตอนของโครงการ
กำหนดเวลาที่จะกำหนดเวลาการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้เหล่านี้ควรกำหนดตามความต้องการกระแสเงินสดของคุณเอง โรงแรมบางแห่งอาจพบว่าการชำระใบแจ้งหนี้ในอัตราคงที่ตลอดทั้งเดือนเป็นเรื่องง่ายที่สุด คนอื่นๆ อาจพบว่าเป็นการดีกว่าที่จะชำระเงินทั้งหมดในช่วงสิ้นเดือนเมื่อมีการกรอกใบแจ้งหนี้ของตนเอง
ซึ่งอาจต้องมีการเจรจากับซัพพลายเออร์ในระดับหนึ่ง เงื่อนไขการชำระเงินทั้งหมดควรได้รับการตกลงกันเมื่อเริ่มต้นความสัมพันธ์ทางธุรกิจ รวมถึงรายละเอียดต่างๆ เช่น ความถี่ในการส่งใบแจ้งหนี้และเงื่อนไขการชำระเงินจะมีลักษณะอย่างไร ซัพพลายเออร์บางรายยินดีที่จะเสนอสิ่งจูงใจสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนดหรือวันครบกำหนดที่ยืดหยุ่น แต่รายละเอียดดังกล่าวจะต้องดำเนินการล่วงหน้าให้ดี
5. เปิดใช้งานการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์
การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์เสมือนมีประสิทธิภาพมากกว่าการเขียนเช็คที่เป็นกระดาษ การทำธุรกรรมดังกล่าวสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย เพื่อให้มั่นใจว่าซัพพลายเออร์จะได้รับการชำระเงินในเวลาที่เหมาะสม
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง โซลูชันการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากช่วยให้การชำระเงินแบบเรียลไทม์สามารถส่งผ่านได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด อา สำรวจ ตีพิมพ์ใน ABA Banking Journal พบว่า 81 เปอร์เซ็นต์ของผู้นำธุรกิจคาดว่าการชำระเงินดิจิทัล "พร้อมใช้ทันที" จะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วเพื่อเปลี่ยนแปลงวิธีการทำธุรกิจอย่างมาก
ในการสำรวจ 52% ระบุว่าการชำระเงินแบบเรียลไทม์เป็นโซลูชันที่มีคุณค่าสำหรับการปรับปรุงการจัดการกระแสเงินสด ในขณะที่ 46% กล่าวว่าจะช่วยปรับปรุงกิจกรรมบัญชีเจ้าหนี้ทั่วไป สองในสามของผู้ตอบแบบสำรวจกล่าวว่าพวกเขาคาดหวังว่าเมื่อมีการชำระเงินตามเวลาจริง พวกเขาจะหยุดจ่ายและรับการชำระเงินด้วยเงินสดและเช็คกระดาษ
สถิติสุดท้ายนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่เต็มใจที่จะอัปเดตระบบการจัดการใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าองค์กรของคุณจะรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้โซลูชันการชำระเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด มีโอกาสสูงที่ซัพพลายเออร์ของคุณพร้อมที่จะเปลี่ยน
การรักษาความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับซัพพลายเออร์ที่ต้องการซึ่งช่วยให้แบรนด์การบริการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นอาจจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงนี้ โดยไม่คำนึงถึงความชอบของทีมภายในของคุณ
ให้ BirchStreet Pay ปฏิวัติการจัดการใบแจ้งหนี้ของคุณ
ธุรกิจการบริการส่งและรับใบแจ้งหนี้และคำสั่งซื้อนับไม่ถ้วนทุกสัปดาห์ ระบบการจัดการใบแจ้งหนี้ที่ดีช่วยให้ทีมของคุณสร้าง ติดตาม และยื่นใบแจ้งหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในขณะเดียวกันก็รับประกันกระแสเงินสดที่แข็งแกร่งสำหรับธุรกิจ
กับ BirchStreet Payคุณไม่ต้องกังวลกับการเขียนเช็คหรือให้ธุรกิจการบริการของคุณถูกฉ้อโกงบัตรเครดิต ระบบที่เป็นนวัตกรรมใหม่นี้เป็นโซลูชันเดียวสำหรับจัดการการชำระเงินของคุณด้วยการใช้บัตรเสมือนที่ได้รับเงินคืนจากการซื้อแต่ละครั้ง
BirchStreet Pay มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายซึ่งช่วยให้คุณชำระเงินด้วยการกดปุ่มเพียงปุ่มเดียว โดยธุรกรรมทั้งหมดได้รับการปกป้องด้วยมาตรการรักษาความปลอดภัยที่ทันสมัย และได้รับการสนับสนุนจากเจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกระดับ
เวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่นและการรายงานโดยละเอียดช่วยให้สามารถผสานรวมกับระบบบัญชี/ERP ของคุณได้อย่างคล่องตัว ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้คุณมองเห็นการชำระเงินของคุณได้อย่างเต็มที่ ทีมปฐมนิเทศซัพพลายเออร์สามารถช่วยคุณเปลี่ยนซัพพลายเออร์ให้ยอมรับการชำระเงินด้วยบัตรเสมือนจริง
ด้วย BirchStreet Pay คุณสามารถลดการตรวจสอบกระดาษ ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติตามข้อกำหนด และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ทั้งหมดในขณะที่รับเงินคืน ตั้งแต่การประหยัดต้นทุนไปจนถึงความโปร่งใสในการซื้อ องค์กรของคุณสามารถทำความเข้าใจเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายและความต้องการในการจัดการใบแจ้งหนี้ได้ดีขึ้น ซึ่งนำไปสู่แนวทางปฏิบัติทางการเงินที่ดียิ่งขึ้นในอนาคต