คุณเคยได้ยินเกี่ยวกับการเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้และอยากรู้ว่าเกี่ยวข้องกับอะไร เจ้าหนี้การค้าและการทำบัญชีอื่น ๆ มีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ แต่ก็ใช้เวลานานเช่นกัน
สิ่งต่าง ๆ จะง่ายขึ้นมากถ้างานเหล่านี้ถูกย้ายออกจากจานของคุณ แต่มันทำงานอย่างไร สามารถเชื่อถือได้หรือไม่? จะแพงไหม? เนื่องจากบัญชีเจ้าหนี้เป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ ข่าวลือและตำนานจึงตามมา เราจะพูดถึงตำนานเหล่านี้และจัดการกับข้อเท็จจริงเพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าสิ่งใดดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ
บัญชีเจ้าหนี้คืออะไร?
มานิยามสิ่งที่เรากำลังพูดถึงกัน บัญชีเจ้าหนี้เป็นคำที่ใช้อธิบายผลลัพธ์จากการซื้อสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์ด้วยเครดิต เจ้าหนี้การค้าบางครั้งเรียกว่าเจ้าหนี้การค้า แสดงเป็นหนี้สินในงบดุลของบริษัท
แผนกบัญชีเจ้าหนี้ตรวจสอบธุรกรรมระหว่างบริษัทและซัพพลายเออร์เพื่อให้แน่ใจว่าได้รับการอนุมัติ ดำเนินการ และชำระเงิน การประมวลผลรวมถึงการป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องเข้าสู่ระบบการทำบัญชีของบริษัท
การเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้คืออะไร?
การเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้เป็นกระบวนการจ้างบุคคลที่สามเพื่อจัดทำบัญชีทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน และบัญชีเจ้าหนี้ระหว่างธุรกิจของคุณกับผู้ขายและซัพพลายเออร์
แทนที่จะมีนักบัญชีประจำบริษัทซึ่งคุณต้องให้ชั่วโมงและผลประโยชน์เต็มเวลา คุณสามารถจ้างคนภายนอกมาทำกระบวนการทางการเงินและเก็บบันทึกให้คุณ มีความเชื่อผิด ๆ มากมายเกี่ยวกับการเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้ แต่อ่านต่อไปและคุณจะพบว่าผลประโยชน์นั้นมีมากกว่าความเสี่ยง
ความเชื่อผิดๆ #1: การเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้ไม่ปลอดภัย
การเอาต์ซอร์ซแผนกการเงินของคุณหมายถึงการมอบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้กับบุคคลที่สาม คุณจะต้องจ้างบัญชีเจ้าหนี้ เงินเดือน การจัดเก็บภาษีและการจัดการ รายงานทางการเงิน ใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย และการชำระเงิน ข้อมูลการชำระเงินและข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนอื่นๆ มาพร้อมกับข้อมูลดังกล่าว
โดยธรรมชาติแล้ว มีข่าวลือมากมายว่านี่เป็นสถานการณ์สมมติที่สุกงอมสำหรับการฉ้อโกงและการหลอกลวง บางทีบุคคลที่สามอาจสร้างใบแจ้งหนี้ปลอมที่เชื่อมโยงกับบัญชีของพวกเขาในทางใดทางหนึ่งและเรียกเก็บเงินจากคุณโดยที่คุณไม่รู้ บางทีพวกเขาจะขายข้อมูลของคุณ มีเรื่องให้กังวลมากมาย
ความจริง: บัญชีเจ้าหนี้เอาท์ซอร์สสามารถช่วยลดการฉ้อโกงได้จริง นักบัญชีที่รับบริการภายนอกจำนวนมากได้รับการฝึกอบรมเพื่อตรวจหาการฉ้อโกงและสถานการณ์ที่อาจเป็นอันตราย นักบัญชีที่ดีรู้วิธีตรวจจับว่ามีสิ่งปลอมปนหรือปลอมแปลงอย่างไร แทนที่จะทำหน้าที่เป็นผู้หลอกลวง นักบัญชีสามารถเป็นแนวป้องกันแรกของคุณในการตรวจจับและหลีกเลี่ยงผู้ที่ต้องการโกงคุณจากเงินที่หามาอย่างยากลำบาก
ยิ่งไปกว่านั้น นักบัญชีที่รับบริการภายนอกเหล่านี้ยังมีการฝึกอบรมเพื่อช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎข้อบังคับทั่วโลก เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าจะปฏิบัติงานได้อย่างถูกกฎหมาย แต่ไม่มีการฝึกอบรมที่ใช้เวลานานและมีราคาแพงเพื่อเรียนรู้กฎระเบียบเหล่านั้น
ความเชื่อที่ #2: การเอาท์ซอร์สมีราคาแพง
โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางและสตาร์ทอัพ ไม่มีช่องว่างทางการเงินมากนัก ธุรกิจของคุณสามารถจ้างคนอื่นมาทำบางอย่าง เช่น ดูแลบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีเงินเดือนของคุณได้หรือไม่? แน่นอนว่านักบัญชีที่ผ่านการฝึกอบรมมาอย่างดีเหล่านี้มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง เป็นการสมควรทางการเงินมากกว่าที่จะทำทุกอย่างด้วยตัวเอง
ความจริง: การจ้างหน่วยงานภายนอกเกี่ยวกับบัญชีเจ้าหนี้สามารถช่วยให้คุณประหยัดเงินได้มาก ในขณะที่การจ้างคนในบ้านเพื่อทำการเงินของคุณนั้นรวมถึงค่าล่วงเวลา ค่าประกัน และภาษีเงินเดือนที่ต้องจ่าย การจ้างบุคคลที่สามข้ามค่าใช้จ่ายเหล่านั้นทั้งหมด
กับบุคคลที่สาม คุณสามารถจ่ายเป็นรายชั่วโมงและเฉพาะเมื่อคุณต้องการทำงานให้เสร็จเท่านั้น คุณไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานประจำ คุณสามารถจ้างงานการเงินภายนอกได้ในอัตรารายชั่วโมง ด้วยวิธีนี้ หากไม่มีงานต้องทำมากหรืองานเสร็จเร็ว คุณไม่จำเป็นต้องเสียเงินจ้างใครซักคนเป็นเวลา 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
ความเชื่อที่ #3: การเอาท์ซอร์สมีไว้สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่เท่านั้น
เมื่อคุณได้ยินคำว่า "การเอาท์ซอร์ส" คุณอาจนึกถึงบริษัทเทคโนโลยีขนาดใหญ่ที่จ้างพนักงานสนับสนุนด้านเทคนิคในต่างประเทศ สร้างอาคารขนาดใหญ่เพื่อใช้เป็นสำนักงานของพวกเขา และเพิ่มบุคคลหลายร้อยคนในบัญชีเงินเดือนของบริษัท
หรือคุณอาจนึกถึงกลุ่มบริษัทผู้ผลิตชิ้นส่วนสำหรับการขนส่งและผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปทั่วโลก เฉพาะบริษัทขนาดใหญ่เท่านั้นที่มีทุนเริ่มต้นในการทำสัญญากับบุคคลที่สาม คุณอาจอ่านพาดหัวข่าวเช่น “ลูกค้าของเราบันทึก $14,000,000 เอาท์ซอร์สไปยังอินเดีย!” และคุณคงสงสัยว่าจริงๆ แล้วพวกเขาใช้เงินเท่าไหร่ …
ธุรกิจของฉันยังไม่ถึงขนาดนั้น ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น!
ความจริง: การเอาท์ซอร์สมีไว้สำหรับธุรกิจ ขนาดใหญ่ ขนาดเล็ก หรือเพิ่งเริ่มต้น หากบริษัทขนาดใหญ่สามารถประหยัดเงินโดยการจ้างบุคคลที่สามได้ คุณก็เช่นกัน โมเดลทางการเงินพื้นฐานยังคงมีอยู่
จะจ่ายให้พนักงานเต็มเวลาทำไม ในเมื่อคุณสามารถจ่ายเงินให้ผู้เชี่ยวชาญภายนอกเป็นรายชั่วโมงได้ ดังนั้นคุณจะจ่ายก็ต่อเมื่อคุณต้องการงานให้เสร็จเท่านั้น และหมดกังวลเรื่องสวัสดิการ สวัสดิการ ประกัน และค่าล่วงเวลาของพนักงาน คุณไม่จำเป็นต้องย้ายเงินหลายล้านดอลลาร์เพื่อประหยัดเงินจำนวนมากโดยการเอาท์ซอร์ส
ความเชื่อที่ #4: การเอาท์ซอร์สจะใช้เวลามากกว่า
คุณเป็นผู้ประกอบธุรกิจที่มีงานยุ่ง คุณมีผู้ขายที่ต้องรักษาความสัมพันธ์กับ ลูกค้าที่พึงพอใจ พนักงานที่ต้องดูแล งานประจำวันที่ต้องทำให้เสร็จ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมการบริการ วัฏจักรธุรกิจของคุณต้องอยู่ได้ไม่นาน
ลูกค้าต้องการห้องพักในโรงแรมคืนนี้ กำลังมองหาที่กินอยู่ตอนนี้ เข้าแถวที่คาสิโนหรือสวนสนุกอย่างที่เราพูดกัน คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบการจัดซื้อและระบบการเงินทั้งหมดของคุณสะอาด มีประสิทธิภาพ และตรงเวลา
การทำเช่นนี้อาจทำให้คุณต้องพิจารณาการรักษาบัญชีเจ้าหนี้และการเงินอื่นๆ ไว้ภายในองค์กร เพื่อให้คุณสามารถจับตาดูกระบวนการได้อย่างใกล้ชิด ใครจะรู้ว่าบุคคลที่สามจะใช้เวลานานแค่ไหน และใครเป็นคนดูแลพวกเขา แน่นอนว่าคุณไม่มีเวลาส่งงานไปที่สำนักงานอื่น ทำที่นั่น และส่งกลับอย่างมีประสิทธิภาพ นั่นคือสิ่งที่คุณอาจเข้าใจผิด
ความจริง: การเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้ งานการเงินและแผนกอื่นๆ จะไม่ทำให้คุณเสียเวลา อันที่จริงสามารถรับประกันได้ว่างานจะเสร็จทันเวลา การบัญชีภายในเป็นเรื่องที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน
เป็นเรื่องยุ่งยากอย่างยิ่งหากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือไม่มีแผนกบัญชีหรือพนักงานที่ได้รับมอบหมาย คุณจะรับประกันได้อย่างไรว่าบัญชีเจ้าหนี้และงานอื่น ๆ เข้ากับตารางงานที่ยุ่งของคุณ? นี่คือเหตุผลที่บุคคลที่สามเป็นความคิดที่ดี
งานทั้งหมดของบุคคลที่สามคือการดูแลบัญชีเจ้าหนี้และงานทางการเงินอื่นๆ พวกเขาไม่ยุ่งกับการสร้างทีม การจัดการแบบวันต่อวัน แผนธุรกิจและการอัปเดต การจัดกำหนดการ และข้อตกลงที่โดดเด่นกับซัพพลายเออร์และผู้ขาย งานทั้งหมดของพวกเขาคือทำงานที่คุณจ้างให้เสร็จสมบูรณ์
ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มีประสิทธิภาพและมีโอกาสผิดพลาดน้อยกว่าพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมสำหรับงานและความรับผิดชอบที่หลากหลาย มีข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎหมายและคุ้นเคยกับกฎเกณฑ์ด้านการเงินเป็นอย่างดี
ไฟล์สามารถแชร์กับพวกเขาได้ทันทีผ่านไฟล์ออนไลน์ที่แชร์ได้หรืออีเมล พวกเขาสามารถทำงานให้กับคุณได้ในขณะที่คุณทำงานในแง่มุมที่สำคัญอื่นๆ ในการดำเนินธุรกิจของคุณ
ความเชื่อที่ #5: ฉันทำบัญชีได้ดีขึ้นด้วยตัวฉันเอง
การต้องการจัดการทุกอย่างด้วยตัวเองเป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจมาก ธุรกิจนี้มีความหมายกับคุณอย่างมาก และคุณต้องการให้มันสั้นและดูแลให้มากที่สุด คุณเป็นคนมีความรับผิดชอบและพิถีพิถัน และบางทีคุณอาจมีประสบการณ์ด้านบัญชีด้วยซ้ำ แน่นอนว่าคุณคือคนที่ใช่สำหรับงานนี้
ความจริง: น่าเสียดายที่มันเป็นไปไม่ได้ การดูแลและทำงานให้เสร็จสิ้นในทุกด้านของธุรกิจเป็นเพียงแรงงานและพลังสมองที่มากเกินไปสำหรับคนคนเดียวหรือเป็นคู่หู
ด้วยทุกสิ่งทุกอย่างที่อยู่ในจานของคุณ คุณอาจประสบปัญหาในการปฏิบัติตามกฎหมายการปฏิบัติตามกฎระเบียบและกฎการเงินล่าสุด และเนื่องจากคุณมีหน้าที่รับผิดชอบที่หลากหลาย คุณจึงมีแนวโน้มที่จะทำผิดพลาดกับการทำบัญชีมากขึ้น
ผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกที่ก่อตั้งแล้วสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานที่ทำอยู่และทำเสร็จได้ทันท่วงทีและแม่นยำ พวกเขามักจะมีเวลาสำหรับงานและมีโอกาสน้อยที่จะทำผิดพลาด คุณควรมอบหมายงานเหล่านี้ให้คนอื่นนอกจากตัวคุณเองจะดีกว่า
ความเชื่อที่ #6: การหาพันธมิตรด้านบัญชีเจ้าหนี้เป็นเรื่องยาก
บางทีคุณอาจมั่นใจว่าการเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้ของคุณเป็นการเคลื่อนไหวที่ชาญฉลาดสำหรับธุรกิจของคุณ แต่จะเริ่มต้นในการหาพันธมิตรเพื่อเอาท์ซอร์สไปที่ใด? คุณจะหาพันธมิตรที่คุณไว้วางใจและตอบสนองความต้องการเฉพาะทางของคุณได้อย่างไร?
ความจริง: โชคดีที่มีบริษัทอย่าง ระบบถนนเบิร์ช. BirchStreet Systems เป็นบริษัทที่เชื่อถือได้ซึ่งได้รับความไว้วางใจจากแบรนด์การบริการชั้นนำที่ให้ความช่วยเหลือแบบ end-to-end กับทุกความต้องการในการจัดซื้อของคุณ ซึ่งรวมถึงการทำบัญชี ของพวกเขา ฝ่ายการเงิน รวมถึงบริการเช่น BirchStreet Pay ซึ่งช่วยให้คุณชำระเงินทั้งหมดได้จากอินเทอร์เฟซอัตโนมัติที่ใช้งานง่าย ปลอดภัย
แผนกการเงินของพวกเขายังจัดทำรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับการเงินของธุรกิจของคุณ รวบรวมข้อมูลที่เข้าถึงได้ง่ายซึ่งจะช่วยให้คุณติดตามและปรับเปลี่ยนรูปแบบธุรกิจและการจัดซื้อได้ตามต้องการ รายงานอัตโนมัติเหล่านี้ยังช่วยให้บุคคลในบริษัทของคุณไม่ต้องค้นหา รวบรวม และนำเสนอข้อมูลด้วยตนเอง
ตอนนี้เราได้แยกแยะตำนานทั่วไปเกี่ยวกับการเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้แล้ว เราหวังว่าคุณจะรู้สึกมั่นใจมากขึ้นในการตัดสินใจเลือกที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ
จำไว้ว่าการเอาท์ซอร์สด้านการเงินและการทำบัญชีของคุณสามารถประหยัดเวลา เงิน และทรัพยากรของพนักงาน และมีโอกาสผิดพลาดน้อยกว่าการพยายามทำทุกอย่างภายในองค์กร ให้พันธมิตรเอาท์ซอร์สทำให้งานของคุณง่ายขึ้นมาก