Borç hesaplarının dış kaynak kullanımını duydunuz ve bunun ne anlama geldiğini merak ediyorsunuz; ödenecek hesaplar ve diğer defter tutma işiniz için hayati öneme sahiptir, ancak aynı zamanda zaman alıcıdır.
Bu görevler üstünüzden kaldırılsaydı işler çok daha kolay olurdu, ama nasıl oluyor? Güvenilebilir mi? pahalı mı olacak? Ödenecek hesaplar herhangi bir işin çok önemli bir parçası olduğundan, söylentiler ve efsaneler takip eder. Burada, işiniz için en iyisinin ne olduğuna karar verebilmeniz için bu efsaneleri ele alacağız ve gerçeklerle birlikte sıralayacağız.
Ödenecek Hesaplar Nedir?
Ne hakkında konuştuğumuzu tanımlayalım, ödenecek hesaplar, tedarikçilerden kredili mal veya hizmet satın almanın sonuçlarını tanımlamak için kullanılan terimdir. Ödenecek hesaplar bazen ticari borçlar olarak da bilinir. Bir şirketin bilançosunda bir yükümlülük olarak gösterilir.
Borç hesapları departmanı, onaylandığından, işlendiğinden ve ödendiğinden emin olmak için şirket ile tedarikçileri arasındaki işlemleri inceler. İşleme, ilgili bilgilerin şirketin defter tutma sistemine girilmesini içerir.
Borç Hesapları Dış Kaynak Kullanımı Nedir?
Borç hesapları dış kaynak kullanımı, işletmeniz ile satıcıları ve tedarikçileri arasındaki faturaları, ödemeleri ve ödenecek hesapları elektronik olarak muhasebeleştirmek ve işlemek için üçüncü bir kişiyi işe alma sürecidir.
Tam saat ve fayda sağlamak zorunda olduğunuz bir iç muhasebeciye sahip olmak yerine, finansal işlemlerinizi ve kayıtlarınızı sizin yerinize yapması için dışarıdan birini işe alabilirsiniz. Dış kaynak kullanımıyla ödenecek hesaplar hakkında dolaşan birçok efsane var, ancak okumaya devam edin ve faydaların risklerden çok daha ağır bastığını göreceksiniz.
Efsane #1: Borç Hesapları Dış Kaynak Kullanımı Güvenli Değil
Finans departmanınızı dışarıdan temin etmek, hassas verileri üçüncü bir tarafa devretmek anlamına gelir. Borç hesapları, bordro, vergi beyannamesi ve yönetimi, mali raporlar, satıcı faturaları ve ödemeler için dış kaynak kullanacaksınız. Bununla birlikte ödeme bilgileriniz ve diğer hassas finansal verileriniz gelir.
Doğal olarak, bunun dolandırıcılık ve dolandırıcılık için olgunlaşmış bir senaryo olduğuna dair söylentiler var. Belki üçüncü taraf, bir şekilde kendi hesaplarına bağlanan ve sizin haberiniz olmadan sizden ücret alan sahte faturalar oluşturacaktır. Belki bilgilerinizi satarlar. Sinirlenecek çok şey var.
Gerçek: Ödenecek hesapları dışarıdan temin etmek aslında dolandırıcılığı azaltmaya yardımcı olabilir. Birçok dış kaynaklı muhasebeci, dolandırıcılığı ve potansiyel olarak tehlikeli durumları tespit etmek için eğitilmiştir. İyi bir muhasebeci, bir şeyin tahrif edilip edilmediğini veya sahte olup olmadığını nasıl tespit edeceğini bilir. Muhasebeciler, dolandırıcıların kendileri gibi davranmak yerine, sizi zor kazanılmış parayla dolandırmak isteyenleri tespit etmek ve bunlardan kaçınmak için ilk savunma hattınız olabilir.
Dahası, bu dış kaynaklı muhasebeciler, yasal olarak faaliyet gösterdiğinizden emin olabilmeniz için küresel düzenleyici kurallara uymanıza yardımcı olacak eğitime sahiptir, ancak bu düzenlemeleri öğrenmek için gereken zaman alıcı ve pahalı eğitimler gerekmez.
Efsane #2: Dış Kaynak Kullanımı Pahalıdır
Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler ve yeni kurulan şirketler için çok fazla finansal hareket alanı yoktur. İşletmeniz, ödenecek hesaplarınızla ve bordrolarınızla ilgilenmek gibi bir şey yapmak için başka birini işe almaya gerçekten gücü yetebilir mi? Elbette bu yüksek eğitimli muhasebeciler oldukça pahalıya mal oluyor. Hepsini kendin yapmak finansal olarak daha uygun olacaktır.
Gerçek: Borç hesapları departmanınızı dışarıdan temin etmek aslında size çok para kazandırabilir, oysa mali durumunuzu yapması için kurum içinde birini işe almak maliyetli ücretli izin, sigorta ve bordro vergilerini içerir. Üçüncü bir tarafı işe almak, tüm bu masrafları atlar.
Üçüncü bir tarafla, saatlik ve yalnızca işin yapılması gerektiğinde ödeme yapabilirsiniz. Tam zamanlı bir personel kiralamanıza gerek yok, sadece finansal işleri saatlik ücretle dışarıdan temin edebilirsiniz. Bu sayede, yapılacak çok iş yoksa veya iş hızlı bir şekilde yapılırsa, haftada 40 saat birine ödeme yaparak para harcamanıza gerek kalmaz.
Efsane #3: Dış Kaynak Kullanımı Sadece Büyük İşletmeler İçindir
"Dış kaynak kullanımı" terimini duyduğunuzda, denizaşırı teknik destek çalışanları ekiplerini işe alan, ofislerini barındırmak için büyük binalar inşa eden ve şirketin maaş bordrosuna potansiyel olarak yüzlerce kişiyi ekleyen büyük teknoloji şirketlerini düşünebilirsiniz.
Veya, dünyanın her yerinde büyük şirketler nakliye bileşenleri ve bitmiş ürünler üretmeyi düşünebilirsiniz. Yalnızca büyük şirketler, üçüncü taraflarla sözleşmeler yapmak için başlangıç sermayesine sahiptir. “Müşterimiz Hindistan'a $14.000.000 Outsourcing Tasarrufu Sağladı!” gibi başlıkları okuyabilirsiniz. ve aslında ne kadar para taşıdıklarını merak etmeye bırakıldınız…
Benim işim henüz bu ölçekte değil - durum böyle olmak zorunda değil!
Gerçek: Dış kaynak kullanımı, büyük, küçük veya yeni başlayan her işletme içindir. Büyük bir şirket üçüncü bir tarafa dış kaynak sağlayarak tasarruf edebiliyorsa, siz de yapabilirsiniz. Temel finansal model hala orada.
Uzman bir üçüncü tarafa saat başı ödeme yapabilecekken, neden tam zamanlı bir çalışana ödeme yapasınız ki, yalnızca işin yapılması gerektiğinde ödeme yaparsınız. Ve çalışanlara sağlanan faydalar, ikramiyeler, sigorta ve ücretli izin hakkında endişelenmenize gerek yok. Dış kaynak kullanarak önemli miktarda tasarruf edebilmek için milyonlarca dolar taşımanız gerekmez.
Efsane #4: Dış Kaynak Kullanımı Daha Fazla Zaman Alacak
Meşgul bir işletmecisiniz. İlişkileri sürdürmeniz gereken satıcılar, memnun etmeniz gereken müşteriler, ilgilenmeniz gereken çalışanlar, tamamlamanız gereken günlük görevler var. Özellikle konaklama sektöründe, iş döngüleriniz uzun olamaz.
Müşterilerin bu gece otel odalarına ihtiyacı var, şu anda yemek yemek istiyorlar, biz konuşurken kumarhanede veya eğlence parkında sıraya giriyorlar. Tüm satın alma ve finansal sistemlerinizin temiz, verimli ve zamanında olduğundan emin olmanız gerekir.
Bu, süreci yakından takip edebilmeniz için hesaplarınızı borçlu ve diğer finansal bilgileri şirket içinde tutmayı düşünmenize yol açabilir. Üçüncü bir tarafın ne kadar süreceğini kim bilebilir ve onları kim denetler? Elbette başka bir ofise iş göndermek, orada yaptırmak ve verimli bir şekilde geri göndermek için zamanınız yok. İşte bu noktada yanılabilirsiniz.
Gerçek: Borç hesaplarını ve diğer mali görevleri ve departmanları dışarıdan temin etmek size zaman kaybettirmez. Aslında, görevlerin zamanında tamamlanmasını gerçekten garanti edebilir. Şirket içi muhasebe sıkıcı ve zaman alıcıdır.
Küçük bir işletmeyseniz veya bir muhasebe departmanınız veya atanmış bir çalışanınız yoksa, bu özellikle bir güçlüktür. Borç hesaplarını ve diğer görevleri yoğun programınıza sığdırmayı nasıl garanti edebilirsiniz? Bu nedenle üçüncü bir taraf iyi bir fikirdir.
Üçüncü tarafın tüm işi, borç hesaplarınızla ve diğer mali görevlerle ilgilenmektir. Ekip oluşturma, günlük yönetim, iş planları ve güncellemeler, zamanlama ve tedarikçiler ve satıcılarla çarpıcı anlaşmalar üzerinde çalışmakla meşgul değiller. Onların tüm işi, onlara dış kaynak sağladığınız görevleri tamamlamaktır.
Bu uzmanlar verimlidir ve çok çeşitli görev ve sorumluluklar için eğitilmiş bir çalışandan daha az hataya açıktır. Uyum yasaları konusunda günceldirler ve finans kurallarına çok aşinadırlar.
Dosyalar, paylaşılabilir, çevrimiçi dosyalar veya e-posta yoluyla onlarla anında paylaşılabilir. Siz işinizi yürütmenin diğer önemli yönleri üzerinde çalışırken onlar sizin için görevleri tamamlayabilirler.
Efsane #5: Defter Tutmayı Kendim Daha İyi Yapabilirim
Her şeyi kendi başınıza yönetmek istemek çok cezbedici. Bu iş sizin için çok şey ifade ediyor ve kısa bir tasma üzerinde tutmak ve elinizden geldiğince denetlemek istiyorsunuz. Sorumluluk sahibi ve titiz bir insansınız ve belki muhasebe tecrübeniz bile var. Elbette iş için olan sensin.
Gerçek: Ne yazık ki, bu mümkün değil. Bir işin her alanında her görevi denetlemek ve tamamlamak, bir kişi veya birkaç ortak için çok fazla emek ve beyin gücüdür.
Elinizde olan her şeyle, en son uyumluluk yasalarına ve finans kurallarına ayak uydurmakta zorluk çekebilirsiniz. Ve çok çeşitli sorumlulukları yerine getirdiğinizden, defter tutma ile ilgili hata yapma olasılığınız daha yüksektir.
Yerleşik, üçüncü taraf profesyoneller, eldeki işe odaklanabilir ve zamanında, doğru bir şekilde tamamlayabilir. İş için zamana sahip olma olasılıkları daha yüksektir ve hata yapma olasılıkları daha düşüktür. Bu görevleri kendinizden başka birine emanet etmeniz gerçekten daha iyi olacaktır.
Efsane #6: Borçlu Bir Ortak Bulmak Zor
Belki de ödenecek hesaplarınızı dışarıdan temin etmenin işiniz için akıllıca bir hareket olduğuna ikna olmuşsunuzdur. Ancak dış kaynak kullanımı için bir ortak bulmaya nereden başlamalı? Güvendiğiniz ve tüm özel ihtiyaçlarınızı karşılayan bir ortağı nasıl bulabilirsiniz?
Gerçek: Neyse ki, bunun gibi şirketler var BirchSokak Sistemleri. BirchStreet Systems, tüm satın alma ihtiyaçlarınız için uçtan uca yardım sağlayan en iyi konaklama markalarının güvendiği güvenilir bir şirkettir - buna muhasebe de dahildir. Onların Finans departmanı gibi hizmetleri içerir BirchStreet Pay bu, tüm ödemelerinizi tek bir kolay, güvenli, otomatik arayüzden yapmanızı sağlar.
Mali departmanları ayrıca işinizin mali durumu hakkında ayrıntılı raporlar sunarak, işinizi ve satın alma modellerinizi gerektiği gibi izlemenize ve değiştirmenize yardımcı olabilecek, erişimi kolay bilgileri derler. Bu otomatik raporlar aynı zamanda şirketinizdeki bir kişinin bilgileri kendilerinin bulması, derlenmesi ve sunulması zorunluluğundan da kurtarır.
Borç hesapları dış kaynak kullanımıyla ilgili bazı yaygın efsaneleri ayıkladığımıza göre, işiniz için doğru seçimi yapma konusunda kendinize daha fazla güvenmenizi umuyoruz.
Unutmayın, mali durumunuzu ve muhasebenizi dışarıdan temin etmek zamandan, paradan ve çalışan kaynaklarından tasarruf sağlayabilir ve her şeyi şirket içinde yapmaya çalışmaktan daha az hataya açıktır. Bir dış kaynak ortağının işinizi bu kadar kolaylaştırmasına izin verin.