Konaklama sektörünün hangi alanında faaliyet gösteriyor olursanız olun, birkaç görev fatura yönetiminden daha önemlidir. Uygun faturalandırma, otelinizin (veya diğer kuruluşların) işletmenizi yürütmekle ilgili birçok tekrar eden maliyeti karşılamak için yeterli nakit rezervine sahip olmasını sağlar. Personel, yiyecek ve içecek temini, tesis bakımı ve diğer ihtiyaç duyulan ürün ve hizmetleri elde etme gibi harcamalar hızla artabilir.
Sağlam fatura yönetimi uygulamaları olmadan, şirketiniz kısa sürede nakit akışını yönetmede önemli sorunlar yaşayabilir. Bu, genellikle daha büyük işletmelerle aynı büyük nakit rezervine sahip olmayan küçük konaklama işletmeleri için özellikle zahmetli olabilir.
BirchStreet Pay ile otelinizin finansal istikrarını daha iyi sağlamak için kanıtlanmış fatura yönetimi uygulamalarını uygulayabilirsiniz. Belirli bir hafta, ay veya yılda kaç misafire hizmet verdiğiniz önemli değil, faturaları işleme şeklinizi geliştirmek, tesisiniz için önemli temettüler sağlayacaktır.
1. Mümkün Olduğunda Otomatikleştirin
Birçok konaklama işletmesi, aylık veya hatta haftalık olarak işlenebilecek çeşitli yinelenen giderlere sahiptir. Her gün gelen çok sayıda faturayla, fatura yönetimi tamamen manuel işlemeye bırakıldığında önemli bir insan hatası riski vardır.
Bir fatura ne kadar karmaşıksa, ciddi hatalar olması o kadar olasıdır. Medikal fatura endüstrisinin konukseverlikten kesinlikle adil bir payı olmasına rağmen, bu endüstrideki faturaların analizleri, herhangi bir yerden herhangi bir yerde olduğunu tahmin ediyor. yüzde 40 ila 80 faturalarda hatalar var.
Konaklama endüstrisinde faturalandırma neyse ki o kadar karmaşık olmasa da, bu istatistik, özellikle manuel işleme söz konusu olduğunda, fatura hatalarının faturalara dönüşmesinin ne kadar kolay olduğunu gösteriyor. Mükerrer faturalar ve eksik ödemeler gibi hatalar, bir konaklama organizasyonunun nakit akışını yönetmek için özellikle zahmetli olabilir.
Tek bir faturada (dijital olarak teslim edilen ve işlenen bir faturada bile) ne kadar fazla "dokunma" gerekiyorsa, hata olasılığı o kadar artar. Veri girişi hataları, fazla veya eksik ödemelerin yanı sıra yanlış vergi hesaplamalarına ve hatta faturanın kaybolmasına neden olabilir. Bu tür sorunlar, daha sonra tedarikçiler geç ödeme ücretleri veya diğer cezalarla uğraştığında büyük sorunlar yaratabilir.
2. Çeşitli Belge Türleri için Destek Sağlayın
Konaklama işletmeleri, alınan mallar veya hizmetler için bir fatura almadan önce genellikle bir satın alma siparişi vermek zorundadır. Satın alma siparişleri (PO'lar), konaklama işletmelerinin satıcılarından net beklentiler oluşturmasını sağlar. Satın alınan ürün veya hizmetleri, bunların miktarını, birim başına fiyatını ve hatta teslimat tarihi ve yeri (varsa) gibi bilgileri tanımlarlar.
Bir satınalma siparişi, özellikle büyük miktarda siparişiniz varsa, dahili ekibiniz için çok değerlidir. Satınalma siparişleri, esas olarak, maliyet aşımlarını ve yinelenen talepleri önleyebilmeniz için fiyatlandırma anlaşmalarını netleştiren bir kağıt izi oluşturur. Bu belgeler, yiyecek veya çamaşır malzemeleri gibi envanteri daha etkin bir şekilde yönetmenize yardımcı olmak için envanter görünürlüğü de sağlar.
Kaliteli bir envanter yönetim sistemi ayrıca, düzenlenmiş bir satın alma ve onay süreci gerektirmeyen daha küçük işletme giderleri için PO faturalarının yanı sıra PO olmayan faturalar ve alacak dekontları oluşturmanıza ve izlemenize olanak tanır.
Bir satıcı satın alma siparişini kabul ettikten sonra, bu siparişi üzerinde anlaşılan şartlara uygun olarak yerine getirmekle yükümlüdür. İşletmeniz satıcıdan faturayı aldığında, her şeyin eşleştiğinden emin olmak için orijinal satın alma siparişiyle dikkatlice karşılaştırılmalıdır.
Şirketinizin bu verileri izlemesine yardımcı olan bir envanter yönetim sistemi, işletmenizin giderlerini bütçelemesini ve iyi nakit akışını sürdürmesini çok daha kolay hale getirecektir.
3. Fatura Verilerinden Yararlanmak için Dijital Araçları Kullanın
Sağlam fatura yönetimi, konaklama işletmenizin parasını nasıl kullandığına ve bunu nasıl daha etkin bir şekilde yapabileceğine ilişkin temel bilgiler sağlayabilir (ve sağlamalıdır).
Yakın tarihli BirchStreet Systems semineri başlıklı 2022'de Hospitality'nin Dijital Faturalamaya Geçişi dijital fatura yönetiminin otellere ve konaklama endüstrisindeki diğerlerine ne kadar yardımcı olabileceğini vurguladı. Ortalama 250 odalı bir otel, kabaca yüzde 80 kağıt ve yüzde 20 elektronik olan bir sistemden yüzde 20 kağıt ve yüzde 80 elektronik olan bir sistemden geçerek, $81.250'den $6500'e fatura yönetimi için yıllık giderlerini azaltabilir.
Bunların çoğu, dijital fatura yönetim sisteminin akıcı yapısından gelir. BirchStreet Pay gibi araçlarla dijitalleşmek, fatura işleme süresini önemli ölçüde azaltabilir, bu da işletmenizin tedarikçi ödeme koşullarını iyileştirmesine ve satıcılarınızdan erken ödeme indirimlerine daha fazla erişim elde etmesine yardımcı olabilir. Bu, daha az kaynakla bile daha fazla işlemin tamamlanmasını sağlayarak işçilik ve işlem maliyetlerini büyük ölçüde azaltır.
Belki daha da önemlisi, bir dijital faturalandırma sistemi aracılığıyla doğru, gerçek zamanlı verilerle paydaşlar, harcama faaliyetleriyle ilgili departman başkanlarına güvenilir bilgiler sağlayabilir.
Bu, bir otelin bireysel satıcılarla ilişkileri hakkında bilinçli karar verme ve daha derin bilgiler sağlar. Otelin çok fazla harcama yaptığı veya bütçenin uygun şekilde ayrılmadığı alanları kolayca ortaya çıkarabilir. Gerçek zamanlı bilgi, liderliğin nakit akışını iyileştirmek için bu tür finansal endişeleri gidermek için hızlı hareket etmesini sağlar.
4. Fatura Zamanlamasını Nakit Akışı İhtiyaçlarıyla Eşleştirin
İşletmenizin ihtiyaç duyduğu son şey, nakit akışının zaten sıkışık olduğu bir zamanda bir tedarikçiden gelen ağır bir faturadır - özellikle de bu faturanın hemen ödenmesi gerekiyorsa. Ağırlama liderleri, tedarikçilerle, şirketlerinin nakit akışı ihtiyaçlarına faydalı olacak fatura zamanlamasını belirlemek için çalışmalıdır.
Devam eden siparişler için bu, iki haftada bir veya ay sonunda olduğu gibi düzenli faturalandırma aralıkları ayarlamayı gerektirebilir. Büyük projelerde (otel lobisinin renovasyonu gibi), işin bitiminde ödemenin tamamının mı yoksa projenin belirli aşamaları tamamlandığında kısmi ödemelerin mi nakit akışınız için daha iyi olacağını belirleyin.
Bu fatura ödemelerinin ne zaman planlanacağı, kendi nakit akışı ihtiyaçlarınıza göre belirlenmelidir. Bazı oteller, faturaları ay boyunca tutarlı bir oranda ödemeyi en kolay bulabilir. Diğerleri, tüm ödemeleri kendi faturalarının doldurulduğu ayın sonuna doğru yapmayı daha iyi bulabilir.
Bu, tedarikçilerle belirli bir düzeyde pazarlık yapılmasını gerektirebilir. Faturaların ne sıklıkta teslim edileceği ve ödeme koşullarının nasıl görüneceği gibi ayrıntılar da dahil olmak üzere, bir iş ilişkisinin başlangıcında tüm ödeme koşulları üzerinde anlaşmaya varılmalıdır. Bazı tedarikçiler, erken ödemeler veya esnek vade tarihleri için teşvikler sunmaya isteklidir - ancak bu tür ayrıntılar çok önceden planlanmalıdır.
5. Elektronik Ödemeleri Etkinleştir
Sanal elektronik ödemeler, kağıt çekler yazmaktan çok daha verimlidir. Bu tür işlemler hızlı ve güvenli bir şekilde tamamlanarak tedarikçilerin ödemeleri zamanında alması sağlanır.
Özellikle, birçok elektronik ödeme çözümü artık 7/24 iletilebilen gerçek zamanlı ödemeleri mümkün kılıyor. A anket ABA Banking Journal'da yayınlanan bir araştırma, iş dünyasının liderlerinin yüzde 81'inin “anında kullanılabilirlik” dijital ödemelerinin artan yaygınlığının iş yapma biçimlerini önemli ölçüde değiştirmesini beklediğini ortaya koydu.
Ankette, yüzde 52'si gerçek zamanlı ödemeleri nakit akışı yönetimini iyileştirmek için değerli bir çözüm olarak belirtirken, yüzde 46'sı genel borç hesaplarının faaliyetlerini iyileştirmeye yardımcı olacağını söyledi. Ankete katılanların üçte ikisi, gerçek zamanlı ödemelerin kullanılabilirliği ile nakit ve kağıt çek ödemeleri yapmayı ve kabul etmeyi bırakacaklarını düşündüklerini söyledi.
Bu son istatistik, fatura yönetim sistemlerini güncellemek istemeyenler için son derece önemlidir. Kuruluşunuzun şu anda tamamen elektronik bir ödeme çözümüne geçiş konusunda nasıl hissettiğinden bağımsız olarak, tedarikçilerinizin geçiş yapmaya hazır olma olasılığı yüksektir.
Konaklama markanızın sorunsuz çalışmasına yardımcı olan tercih edilen tedarikçilerle güçlü ilişkiler sürdürmek, dahili ekibinizin tercihlerinden bağımsız olarak büyük olasılıkla bu geçişi yapmanızı gerektirecektir.
BirchStreet Pay'in Fatura Yönetiminizde Devrim Yaratmasına İzin Verin
Konaklama işletmeleri her hafta sayısız fatura ve satın alma siparişi gönderir ve alır. Sağlam bir fatura yönetim sistemi, ekibinizin faturaları daha etkin bir şekilde oluşturmasını, izlemesini ve dosyalamasını sağlarken, aynı zamanda işletme için güçlü nakit akışı sağlar.
İle birlikte BirchStreet Pay, kağıt çekler yazmak veya konaklama işletmenizin kredi kartı dolandırıcılığına maruz kalması konusunda endişelenmenize gerek yok. Bu yenilikçi sistem, her alışverişte nakit para kazandıran sanal kartların kullanımıyla ödemelerinizi yönetmek için tek bir çözüm sunar.
BirchStreet Pay, modern güvenlik önlemleriyle korunan ve konsiyerj düzeyinde destekle desteklenen tüm işlemlerle, bir düğmeye basarak ödeme yapmanızı sağlayan kullanımı kolay bir arayüz sağlar.
Esnek iş akışları ve ayrıntılı raporlama, muhasebe/ERP sistemlerinizle kolaylaştırılmış entegrasyon sağlarken, ödemelerinize tam görünürlük sağlar. Bir tedarikçi işe alım ekibi, tedarikçileri sanal kart ödemelerini kabul etmeye kaydırmanıza bile yardımcı olabilir.
BirchStreet Pay ile nakit para kazanırken kağıt çekleri, uyumluluk maliyetlerini ve diğer masrafları azaltabilirsiniz. Maliyet tasarrufundan satın alma şeffaflığına kadar, kuruluşunuz giderlerini ve fatura yönetimi ihtiyaçlarını daha iyi anlayarak gelecekte daha da iyi finansal uygulamalara yol açabilir.