bitti 91.000 otel ve motel sadece ABD'de 2019 itibariyle, yarısından fazlası otel. Dünya çapında, rezervasyon için 4 milyonun üzerinde oda bulunmaktadır. Konaklama, birkaç alt sektörden oluşan devasa bir endüstridir.
hakkında konuştuğumuzda ağırlama endüstrisi, sadece otel odalarından değil aynı zamanda yeme-içme, dinlenme, seyahat, turizm, toplantı ve etkinlik sektörlerinden de bahsediyoruz. Bütün bunlar devasa bir konukseverlik kompleksine katkıda bulunur. Her yıl yüz milyarlarca dolar hareket ediyor.
Çok fazla para ve çok fazla yer, işletme, çalışan ve hareketli parça ile konaklama endüstrisindeki satın alma süreci en hafif tabirle karmaşıktır.
Birden fazla lokasyona ve arka ofise sahip birçok konaklama şirketi ile, sahte harcamalar ve garip tedarik ve dosyalama sistemleri boldur. Bu makalede, sektördeki tedarik ve e-Tedarik'i tartışacağız ve size modern ve verimli bir iş için bilmeniz gereken her şeyi vereceğiz.
Tedarik ve Satın Alma
Öncelikle bu “tedarik” nedir? Satın almak için süslü bir kelime mi?
Görünüşe göre, bu sadece bir eş anlamlı değil. Tedarik üretim ortamlarına özel bir süreçtir, satın alma ise toptan satış ortamlarına özeldir. Tedarik, ihtiyaçların belirlenmesi, bilgi paylaşımı, kaynak bulma, ihale, açık artırma ve ürün siparişi süreçlerinin tamamını içerir.
Tedarik proaktif olarak ihtiyaçları belirler ve karşılar, satın alma ise gerici bir iç ihtiyaçların karşılanmasıdır. Son olarak, satın alma, şirketin yüksek hacimli ve sık sık satın alacağı satıcılarla uzun vadeli ilişkilere odaklanırken, satın alma genellikle bir kerelik bir işlemdir.
Tedarik personeli, ödeme için devam eden mal ve hizmet alışverişi için tedarikçilerle sözleşmeler müzakere eder. Bir otel, sabun ve şampuan, tuvalet kağıdı ve havluların yanı sıra çamaşır makineleri, elektrikli süpürgeler, çok amaçlı temizleyiciler ve darphane için sözleşmelere ihtiyaç duyacaktır.
İşletme, daha fazla Lysol'e ihtiyaç duyduğu her seferinde tüm araştırma ve satın alma sürecinden geçmeyecek, ancak bir Lysol satıcısıyla kurdukları sözleşmelere ve ilişkilere güvenecektir.
B2B ve B2C
Tedarik, işletmeden işletmeye (B2B) ve işletmeden müşteriye (B2C) işlemleri içerir. B2C işlemleri, bir uçuş, otel odası veya masaj rezervasyonu yaptığınızda dahil olduğunuz şeydir.
Müşteri olarak, belki kendi araştırmanıza, ayrıca reklamlara, etkileyicilere ve ailenizden veya arkadaşlarınızdan gelen tavsiyelere dayanarak yalnızca kendiniz veya ev halkınız için bir satın alma işlemi gerçekleştiriyorsunuz. Satın aldığınız işletmeyle olan ilişkinize değil, aldığınız ürün veya hizmete daha çok önem veriyorsunuz.
B2B işlemlerde, satın alma işi ile satıcı işi arasındaki ilişkiler çok önemlidir. B2B işlemleri genellikle yüksek dolar tutarları ve daha uzun, daha karmaşık satış döngüleri olan büyük satın almalardır.
Bir B2C satın alma anlık veya zorlayıcı olsa da, B2B işlemleri uzun vadeli hedefler ve iş stratejileri gibi birçok faktöre dayalı olarak hesaplanan kararlar.
Satın Alma Adımları
Tedarik, bir işletme için mal ve hizmet elde etme sürecinin tamamıdır. Her biri özel özen ve dikkat gerektiren birkaç adımı vardır.
- İhtiyaçların Tanınması. Bu, işletmenin araştırmaya başladığı satın almanın ilk adımıdır. Bir otel veya kumarhanenin çalışır durumda olması için neye ihtiyacı vardır? Işıklardan, sandalyelerden, yatak örtülerinden, duş perdelerinden, buzdolaplarından, poker fişlerinden bahsediyoruz. Kaç tane? Ne kadar hızlı? Ne kadar iyi bir fiyat alabilirsin?
- Satın Alma Talebi ve İnceleme. Satın alma talebi, masrafı yapmak için izin istemek için resmi, yazılı bir belgedir. Satın almak istediğiniz ürünü, miktarını ve fiyatını, hangi departmana ait olduğunu ve diğer önemli verileri içerir. Yöneticiler ve bölüm başkanları daha sonra talebi gözden geçirecek ve belirlenen bütçe dahilinde olduğundan emin olmak için kontrol edecektir. Onayladıkları zaman, talep bir satınalma siparişi (PO) haline gelir.
- Talep Süreci. PO elinize geçtiğinde, bir tedarik planı ve talep süreci zamanı gelir. Basitçe söylemek gerekirse, talep, potansiyel tedarikçilerden teklif talep etme sürecidir. En iyi malzemeleri en iyi fiyat ve güvenilirlikle arıyorsunuz.
- Değerlendirme ve Sözleşme Müzakere. Ardından, tedarik ekibi satıcı performansına, yönlendirmelere ve tekliflere dayalı olarak en iyi fiyatı ve uygunluğu değerlendirirken talep süreci kapatılır. Satıcı seçildiğinde ve PO'yu onaylayıp kabul ettiğinde, yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme etkinleştirilir.
- Sipariş Yönetimi ve PO-Eşleştirme. Mallar veya hizmetler daha sonra üzerinde anlaşılan zaman dilimi içinde teslim edilecektir. Alıcı, alınanları PO, makbuz ve fatura ile karşılaştıracaktır. Ardından fatura onay için gönderilir.
- Kayıt tutma. Fatura ile ilgili herhangi bir ihtilaf olmaması durumunda, işlemin muhasebesi şirket tarafından yapılır. Kayıtlar, gelecekte başvurmak ve IRS tarafından yapılacak olası denetimler için saklanır.
eTedarik Nedir?
Tedarikin ne olduğunu biliyoruz, peki e-Tedarik ile ilgili tüm bunlar nedir? eTedarik mal ve hizmetleri çevrimiçi olarak talep etme, sipariş etme ve satın alma sürecidir.
Bir B2C işlemi olan e-ticaretin aksine, eTedarik bir B2B sürecidir. Tedarikçi değerlendirme ve seçimi, sözleşme yönetimi ve fatura yönetimi gibi etkileşimleri kolaylaştırır. Ve bunu yapmak için bir web arayüzü kullanır
eProcurement'ın amacı, oldukça eski, ağabeyi Procurement'a çok benzer şekilde, mal ve hizmetleri en iyi fiyat ve en iyi zaman çizelgesinde elde etmektir.
Ancak insan gücü - yoğun araştırma, görevler ve zaman gerektirmek yerine, bunu yapmak için interneti ve yazılımı kullanır. eTedarik, tedarikçi sözleşmelerinin değiş tokuş edilmesi ve aksi takdirde meşgul bir çalışan tarafından doldurulması gereken işe alım anketlerini doldurmak gibi zahmetli görevlerin üstesinden gelir.
eTedarik Çözümleri
Manuel tedarik, iş yapmanın daha yavaş, daha pahalı ve insan gücü tüketen yoludur. Hala manuel, kağıt tabanlı bir sistem kullanıyorsanız, muhtemelen daha yüksek işlem maliyetleri, uzun tedarik döngüleri ve görünürlük eksikliği ile uğraşıyorsunuzdur. eProcurement yazılımı ile BirchSokak Sistemleri, tedarik sürecinizi tamamen otomatik hale getirebilirsiniz.
eTedarik yazılımı, satın almanın tüm adımlarını kolaylaştırabilir ve sıkılaştırabilir. Sizi büyük ve küçük tüm tedarikçilerinize tek bir arayüzde bağlayacaktır. Tüm tedarikçileriniz tek bir yerdeyken, ihtiyaçlarınızı tam olarak belirlemek için araştırmaya başlamak kolay olacaktır.
Satın alma talebi ve incelemenin tümü dijital olarak yapılacak, kağıttan ve diğer ofislere veya departmanlara teslimat süresinden tasarruf edilecektir. Onaylanan PO daha sonra teklif veren tedarikçiler tarafından yerine getirilmeye hazır olacaktır. Tüm bunlar sayısallaştırılacak ve takip edilmesi, karşılaştırılması ve tanımlanması daha kolay olacaktır. En iyi fiyata en iyi tedarikçiyi seçmek hiç bu kadar kolay olmamıştı.
Aynı şekilde, sözleşme görüşmesi ve aktivasyonu çevrimiçi olacak ve gerekli imzaların alınması kolay olacaktır. Satın alma talepleri ve PO'lar gibi sözleşmeler bulutta güvenli bir şekilde saklanacaktır. Orada düzgün ve sezgisel bir şekilde organize edilmiş, erişimi kolay ve sel, yangın ve bilgisayar çökmelerine karşı güvenli olacaklardır.
eTedarik ile tüm sipariş yönetimi ve PO-eşleştirme yazılım tarafından yapılacaktır. Bu, hızlı, doğru bir inceleme ve eşleştirme süreci sağlar. Herhangi bir tutarsızlık, yazılımınız tarafından alınacak ve işaretlenecektir.
eProcurement yazılımı ile fatura yönetimi çok kolay. Tek bir arayüzde faturaları alabilir, inceleyebilir, ödeyebilir ve dosyalayabilirsiniz. Hala çek yazıyorsanız, bu yazılım çok ihtiyaç duyulan bir rahatlama sağlayacaktır.
Çekler pahalıdır, işlenmesi daha uzun sürer ve sahtekarlığa ACH ödemelerinden daha açıktır. Otomatik Takas Merkezi ödemeleri hızlı, ucuz ve güvenlidir. gibi hizmetler BirchStreet Pay bir düğmeye tıklayarak satıcılara ödeme yapmanıza ve hazır olduğunuzda nakit ödüller kazanmanıza izin verin.
eTedarik Faydaları Bilgi Şeffaflığı
E-Tedarik'e geçmenin faydaları çoktur ve sayısızdır. Günümüz dünyasında ya otomatikleşirsiniz ya da geride kalırsınız. 81% seyahat eden insan otellerinden daha fazla dijital müşteri hizmeti istiyorlar.
Daha fazla havlu talebi gibi şeyler otomatik, çevrimiçi sistemler tarafından işleniyorsa, tedarik kadar önemli bir şey yavaş, hataya açık manuel sistemlere bırakılmamalıdır. Ve faydaları küçümsenecek bir şey değil.
eTedarik bilgi şeffaflığı yaratır. Veriler bir işletmeden diğerine aktarıldığından, eProcurement yazılımı ile her iki tarafça daha görünür hale getirilir. Verilerinizi görüntülemenin bu kolaylaştırılmış yolu, satın alma davranışlarını tanımanıza, sahte harcamaları azaltmanıza ve satın alma gücünden yararlanmanıza yardımcı olabilir.
eTedarik, Şirketlerin Sonuçlarına Yardımcı Olur
eTedarik, şirketlerin tasarruf etmesine yardımcı olur. Manuel sistemler genellikle gözden kaçan harcamalara neden olur, şirketlere çok fazla paraya mal olur ve genellikle çok uzun bir süre boyunca. eTedarik yazılımı, bu gözden kaçırmaları ve hataları ortadan kaldırarak, şirketin reklamcılık gibi diğer işletmeyi güçlendiren uygulamalar için kullanılabilecek paradan tasarruf etmesini sağlayabilir.
eTedarik Çalışanlara Zamandan ve Enerjiden Tasarruf Sağlar
Çalışanlar, yaratıcı olmalarını ve yeni şeyler öğrenmelerini gerektiren işleri yaparken kendilerini değerli ve tatmin olmuş hissederler. Veri girişi ve analitik bu şemsiyenin altına girmez. eTedarik, çalışanları bu monoton görevlerle ilişkili zamandan ve can sıkıntısından kurtarabilir.
eTedarik, Tedarik Döngülerini Kısaltıyor
Manuel işlemler zaman alır. Vermek istemediğiniz zaman ve satıcı ilişkilerinizin zarar görmesine neden olabilecek zaman. Otomatik süreçlerle süreç döngülerini kısaltabilir ve üretkenliği artırabilir, maliyetlerden tasarruf edebilir ve daha büyük bir kâr elde edebilirsiniz.
eTedarik, Envanter Yönetimini İyileştirir
Şirketlerin her zaman envanter durumlarını net bir şekilde anlamaları gerekir. Otomatik sistemler, konumlarınıza ve depolarınıza giren ve çıkanları gerçek zamanlı olarak takip edebilir. Bu gelişmiş envanter anlayışına sahip olmak, işletmenizin daha bilinçli kararlar almasına yardımcı olabilir.
Konaklama işletmeniz ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, e-Tedarik'e geçmek size fayda sağlayacaktır. Şirketinizin ihtiyaçlarına en uygun hizmet ve yazılımı araştırarak ilk adımları bugün atın, ardından doğruluğu, zaman çizelgelerini, maliyetleri ve satıcı ilişkilerini geliştirmeye hazırlanın.