Başarılı bir işletmenin ayakta kalabilmesi için nakit akışını ve ödemelerini, paradan yapılan ödemeleri yakından takip etmesi gerekir. Ve COVID sonrası bir durgunluk ile ve yükselen enflasyon oranları, herkes giderleri en aza indirmek ve karı en üst düzeye çıkarmak (veya en azından kaybı en aza indirmek) için elinden gelenin en iyisini yapıyor.
İşletmeler çalışma şeklini değiştirmek, yeni teknolojileri benimsemekten mevcut iş modellerini tamamen yeniden düzenlemeye kadar. Sermayenin korunması gerekiyor. Boşluklar kapatılmalıdır. Süreçlerin sıkılaştırılması gerekiyor.
Kabul etseler de etmeseler de, pek çok işletme beş kuruşlarını ve on sentlerini daha önce hiç olmadığı kadar saymak zorunda kalıyor. Belki kahve makinesinin değiştirilmediğini veya sağlık sigortası geri ödemelerinin azaldığını fark etmişsinizdir. Belki de şirket için bu tasarruflu kararları vermek zorunda kalan sizsiniz. Tüm bu para endişesiyle, işinizin düşmanca bir ortamda gelişmesine yardımcı olmak için odaklanılabilecek ve geliştirilebilecek bir alan var: borç hesapları süreci.
Borç Hesapları: Süreç
Ödenebilir hesaplar (AP), bir işletmenin satıcılarına, tedarikçilerine ve alacaklılarına borçlu olduğu paradır. Bunlar, genellikle tek bir ödeme döngüsünde çözülen kısa vadeli borçlardır. AP, bu kısa vadeli borçları çözmekten sorumlu departman veya çalışanlara da başvurabilir.
Borç hesapları sürecinin, her biri bir işletmenin yaşam döngüsü için hayati önem taşıyan birkaç adımı vardır. İlk olarak, mallar için bir talep var. Diyelim ki bir otel zinciri için çalışıyorsunuz. Sürecin ilk adımı, kat hizmetleri departmanının yıpranmış veya hasar görmüş eşyaları değiştirmek için yeni bir parti havlu talep etmesi olabilir.
Bu onaylandığında bir sonraki adım olan satın alma işlemine geçilir. Satın alma departmanı, birkaç çarşaf tedarikçisinden fiyat teklifi isteyecek ve en iyi fiyata en iyi kaliteyi belirleyecektir. Bir tedarikçi seçildikten sonra bir satınalma siparişi (PO) düzenlenir.
Daha sonra örneğimize devam etmek için otel havluları ve tedarikçinin faturasını alacaktı. Alınan mallar daha sonra bir teslim alma raporu oluşturularak muhasebeleştirilir.
Bundan sonra, ödenecek hesaplar “borç” olarak kaydedilecektir. Bu, şirketinizin hala borçlu olduğu parayı tebeşirler. Borç hesaplarını kaydeden çalışan, bunu yapmak için satınalma siparişini ve alma raporunu kullanacaktır.
Son olarak, şirketiniz ödemeyi çarşaf tedarikçisine yapacak ve ödenecek hesapları kapatacaktır. Ödeme birçok şekilde yapılabilir, ancak en iyi yol, aşağıdaki gibi güvenilir bir araçla anında ve elektronik olarak ödeme yapmaktır. BirchStreet Pay bu da size değerli paradan ve zamandan tasarruf sağlayarak nakit para iadesi sağlar. BirchStreet Pay, ödemenin daha akıllı bir yoludur.
Borç Hesapları: Sorunlar
Artık neyle uğraştığınızı bildiğinize göre, AP sürecinin şirketin finansmanıyla ilgili sorunlara nasıl dahil olabileceği nispeten açıktır. Kötü kayıt tutma, satıcılara yapılan ödemelerin kaçırılmasına veya geç ödenmesine neden olabilir. Bu, satıcıyla olan durumunuza zarar verebilir ve hatta işinizi sürdürmek için gereken malları elde etmede sorunlara yol açabilir.
Satıcılarınıza ödeme yapmak için kağıt çeklerin kullanılması, kolayca gecikmelere, ekstra masraflara yol açabilir ve şirketinizi dolandırıcılığa açık hale getirebilir.
Bu sorunların nispeten basit düzeltmeleri vardır: ödenecek hesaplarınızı takip etmek için yazılım kullanın ve ACH ödemelerini kullanın veya sanal kartlar satıcılara ödeme yapmak. Ancak bugün üstesinden geleceğimiz sorun, birkaç adım daha atacak bir şey: mükerrer ödemelerden kaçınmak.
Kopyalar Acıtıyor: İki Kez Söylememize Gerek Var mı?
Günümüzün zorlu pazarında giderek daha yaygın hale gelen tüm dikkatli maliyet düşürme ve kuruş tasarrufunda, kopyalar iki kat daha acı vericidir. Burada, AP sürecinde satıcılara yapılan mükerrer ödemelerden bahsediyoruz.
Şirketlere malları veya hizmetleri için yüzlerce veya binlerce dolar öderken bozuk, $65 kahve makinesini değiştirmemenin ne anlamı var? iki defa? Alacağınız tek şey yorgun, huysuz çalışanlar ve tasarruf edilen sıfır net dolar.
Bu size saçma gelebilir. Şirketim neden bir satıcıya iki kez ödeme yapsın? Bunu kesinlikle olmadan önce yakalardık. Oluyor. Ve sık sık. En iyi performans gösteren şirketler için, kopyalar (veya diğer hatalı ödeme biçimleri) telafisi 0,8% ödeme. Bu küçük bir yüzde gibi görünebilir, ancak ödemelerde yüz binlerce dolardan bahsediyorsanız, yeni bir kahve makinesi için kaybedilen $65, kovada bir damla bile değil.
Her şirketin mükerrer ödemeleri ortadan kaldırmak için bir oyun planına ihtiyacı vardır. Burada mükerrer ödemelerden kaçınmanın ve şirketinizin binlerce dolar veya zor kazanılmış dolardan tasarruf etmesinin 6 adımını tartışacağız.
İpucu #1: VMF'nizi Konsolide Edin
Satıcı ana dosyanız (VMF), şirketinizin iş yaptığı tüm satıcıları takip ettiğiniz yerdir. Tüm şirketlerin teorik olarak bir VMF'si olması gerekse de, bu onun güzel olduğu anlamına gelmez.
Pek çok şirket, her şeyin üstünde olduklarını düşünerek dosyaya satıcılar ekler, oysa gerçekte aşırı büyük, Frankenstein-esque bir dosyaya daha fazla bilgi ıvır zıvırı eklerler.
VMF'niz son bir yılda herhangi bir "bakım" yapmadıysa (ve bunun genellikle bundan çok daha uzun bir süre olduğunu biliyoruz), şimdi tam zamanı. İş yaptığınız her satıcının muhasebeleştirildiğinden, ancak yalnızca bir kez muhasebeleştirildiğinden emin olun.
“Terrific Towels Inc” gibi aynı satıcıların kopyalarına dikkat edin. ve “Müthiş Havlular.” İyi niyetli bir çalışan, havlu satıcısına bu ay ödeme yapmadığımızı görebilir ve gerçekte zaten ödenmiş ancak başka bir adla muhasebeleştirilmişken başka bir ödeme gönderebilir. Ve aynen böyle, iki kez $1,500 ödediniz.
İpucu #2: VMF Girişlerini Standartlaştırın
Yinelenen satıcıları ortadan kaldırmak, VMF bakımınızın sonu değildir. Çoğu zaman, VMF (genellikle bir elektronik tablo) standart bir şekilde doldurulmaz. Bu çok fazla kafa karışıklığına neden olabilir ve bunu söylememize gerek var mı? çift ödemeler.
Satıcı adlarından önce “the” kullanıp kullanmayacağınızı belirleyin. Bir şeyin tamamlandığını belirtmek için Y'leri, X'leri veya onay işaretlerini kullanıp kullanmayacağınızı belirleyin. Karar ver ne zaman süreçte bir şey "tamamlanmış" sayılır ve VMF'yi dolduranların bu zaman çizelgesi standartlarına uyması.
İpucu #3: Her Satıcıdan Bir W-9 Aldığınızdan Emin Olun
İş yaptığınız her satıcıdan bir W-9 almanız zorunludur. Göz ardı edilmediğinden emin olmak için bunu VMF formunuzun bir parçası yapmayı düşünün.
W-9'lar, muhatap olduğunuz işletmenin ve bireyin adını, işle olan ilişkisini, adresini, sosyal güvenlik numarası veya çalışan kimlik numarası olan vergi mükellefi kimlik numarasını (TIN) ve imzayı gerektirir. Bu şekilde kiminle uğraştığınızı bileceksiniz ve ihtiyaç duyduğunuzda onların bilgilerine sahip olacaksınız.
Her W-9, VMF'de yalnızca bir kez olmalıdır. Bir girişte bir VMF bağlantısı yoksa bu, girişin bir kopyası olduğuna dair bir ipucu olabilir.
İpucu #4: Vergi Bilgilerini Toplayın ve Doğrulayın
W-9'lara sahip olduğunuzda, vergi mükellefi kimlik numaralarını IRS'nin web sitesindeki TIN eşleştirme aracıyla doğrulayın. Bu şekilde, ödeme yaparken veya şirketle genel olarak iş yaparken hata yapmazsınız. Ayrıca, işletmeniz için vergi beyannamesi verme zamanı geldiğinde ihtiyaç duyacağınız tüm (doğru) bilgilere zaten sahip olacaksınız.
TIN'in IRS web sitesiyle eşleştirildiğini belirtmek için VMF'nizde başka bir bölüme sahip olmayı düşünün. Bu, dosyalarınızdaki kopyaları azaltmaya da yardımcı olabilir.
İpucu #5: Hataları ve Dolandırıcılığı Azaltmak İçin Ayrı Görevler
Tüm AP sürecinizle ilgilenmek için tek bir çalışana güvenmeyin. Hatalar insana mahsustur. Ödemeler kolayca gözden kaçabilir, çoğaltılabilir veya kabul etmekten nefret etsek de dolandırıcılık faaliyetlerinde kullanılabilir. AP sürecinin her adımında üzerinde çalışan en az iki kişi olmalıdır. Hiç kimse bir satıcı ilişkisi kurmamalı ve hiç kimse VMF'den sorumlu olmamalıdır.
Bu "arkadaş" veya "ekip sistemi", yukarıda tartışıldığı gibi süreç standartlaştırıldığı sürece hataların ve karışıklığın azaltılmasına yardımcı olacaktır. Dahası, her adımda iki çift göz, dürüst olmayan bir çalışanın şirketinizi parasız bırakmaya çalışma isteğini azaltmak için uzun bir yol kat eder.
İpucu #6: Uyanık Kalın
Bir pantolon dikmek için talimatlar gibi, bu tek seferlik adımları düşünmeyin. VMF'nizi konsolide edemez, girişlerini standartlaştıramaz ve bir kez bir kalıp satın alır, giysinizi keser ve diker ve sonra sonsuza kadar yaparmış gibi görevleri ayıramazsınız.
VMF'nizin yılda en az bir kez gözden geçirilmesi, yeniden birleştirilmesi ve standardizasyon açısından kontrol edilmesi gerekecektir. Şirketinizin, görevlerin ayrı kaldığından ve hiçbir çalışanın AP sürecinin önemli bir adımında "uzmanlaşmaya" ve diğer gözleri dışarıda bırakmadığından emin olması gerekir.
Bu 6 ipucunu kullanarak şirketiniz mükerrer ödemeleri azaltabilecek ve genellikle para bulmanın zor olduğu bir zamanda paradan tasarruf edebilecektir.