Bir konaklama işletmesi için ödenecek hesapların uygun şekilde yönetilmesinden daha önemli çok az şey vardır. Ne de olsa oteller ve işletmeler, kendi müşterilerine kaliteli bir deneyim sunmak için çok sayıda tedarikçiyle birlikte çalışır.
Gerekli ağırlama giderlerinin sağlam bir şekilde denetlenmesi, olumlu nakit akışını ve satıcılarınızla iyi ilişkileri sürdürmenin anahtarıdır. Ancak ödenecek hesapların manuel olarak izlenmesi zaman alabilir ve verimsizliklerle dolu olabilir. Günümüzün hızlı iş ortamında, borç hesapları otomasyonu, her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlamanın anahtarıdır.
Otomasyon kavramı, kontrolü bırakıyormuşsunuz gibi gelse de, bunun tersi doğrudur. Borç hesapları otomasyonunu kullanmak, birkaç değerli avantaj sağlayarak, konaklama işletmeniz üzerinde size daha fazla finansal kontrol sağlayacaktır.
1. İnsan Hatasını Ortadan Kaldırın
Herhangi bir otomasyon sisteminin en belirgin faydalarından biri, insan hatası riskini azaltmasıdır. Çok eğitimli ve deneyimli bir ekiple bile, manuel işleme genellikle hatalara neden olur.
Microsoft Excel elektronik tabloları gibi araçların zaten ekibinizin daha verimli ve daha az hataya açık olmasına yardımcı olduğunu düşünebilirsiniz. Ancak bu teknoloji kaynaklarıyla bile, insan hatası hala oldukça yaygın.
Aslında, Birleşik Krallık'ta 1.000 ofis çalışanıyla yapılan bir anket şunu buldu: yüzde 98 Microsoft Excel'de şirketlerinin para kaybetmesine neden olan bir hata görmüştü. Diğer çalışmalar belirlemiştir ki yüzde 88 "önemli hatalar" içeriyordu.
Beğenin ya da beğenmeyin, yanlış veri girişinin ödenecek hesaplarınızı atması çok kolaydır. Basit bir yazım hatası, işlerin nerede yanlış gittiğini bulmak neredeyse imkansız hale gelene kadar kopyalanıp yapıştırılabilir.
Borç hesapları otomasyonu ile faturalar dijitalleştirilir. Sisteminize girilen bilgilerin doğru olmasını ve aldığınız faturayı tam olarak yansıtmasını sağlayan manuel veri girişine güvenmek zorunda değilsiniz. Ayrıntılı fatura verileri, gelecekteki satıcı siparişleriyle ilgili karar verme sürecini bilgilendirmeye yardımcı olmak için fatura ayrıntılarına dayalı analitik raporlar oluşturmanıza bile yardımcı olabilir.
2. Daha Fazla Şeffaflık
Borç hesapları otomasyonunun insan hatasını ortadan kaldırmaya yardımcı olmasının temel nedenlerinden biri, tüm süreç boyunca daha fazla şeffaflık sağlamasıdır. Her şey dijital olarak yönetildiğinden, verilere ödeme ve fatura verilerini gözden geçirmesi gerekebilecek herkes tarafından kolayca erişilebilir. Finans ekibi üyeleri, verileri girmek için zaman harcamak yerine, enerjilerini verileri gözden geçirmeye odaklayabilirler.
Daha fazla personeliniz fatura ve ödeme verilerine bakabildiği için, bilgileri doğrulamak ve düzeltilmesi gereken olası hataları veya anormallikleri belirlemek için daha donanımlı olacaklardır.
Borç hesapları otomasyonu, sürecin her adımında size net bir fikir verir. Ödeme durumunun tam görünürlüğünü elde edersiniz. Bir ödemenin ne zaman gönderildiğini ve ne kadar para gönderildiğini iki kez kontrol edebilirsiniz. Paranızın nereye gittiğini görebilir ve potansiyel olarak maliyet düşürme fırsatlarını belirleyebilirsiniz. Otomatik sistemler, ödemeler tamamlandığında veya bir dijital imzanın doldurulması gerektiğinde uyarılar ve doğrulamalar gönderebilir.
Borç hesapları otomasyonu, tedarikçileriniz için şeffaflığı bile artırabilir. Tedarikçiler, yalnızca faturalarının durumunu görüntülemeleri için bir seçenek sunarak, faturalarının işlendiğinden ve ödemenin yolda olduğundan emin olabilirler. Bu şeffaflık düzeyi güveni artırabilir ve tedarikçilerin ödeme durumu güncellemeleri için ekibinizi takip etmesine gerek kalmamasını sağlayabilir.
3. Verimliliği Artırın
Borç hesapları otomasyonu, tüm ekibinizin verimliliğini ve üretkenliğini önemli ölçüde artırabilir. Finans ekibinizin manuel veri girişi için zaman harcaması gerekmediğinde, daha üst düzey görevlere odaklanabilirler. Yavaş, tekrarlayan ve hataya açık bir iş, artık borç hesapları yazılımınız tarafından anında halledilir.
Bu, işletmenizde satın alma siparişlerini dosyalamak için yardıma ihtiyaç duyan diğer ekipler için üretkenliği de artırabilir. Otomasyon, finans deneyimi daha az olanlar için bu süreçleri basitleştirir, bu nedenle finans departmanının diğerlerine temel bilgiler konusunda rehberlik etmek için çok fazla zaman harcamasına gerek kalmaz.
Arka ofis ekibiniz için artan üretkenlik, kısmen paradan tasarruf etmenize yardımcı olarak, doğrudan kâr hanenize katkıda bulunan daha fazla iş yapmalarını sağlayacaktır. Otomasyonun tedarikçi faturalarının zamanında ödenmesini sağlayacağı basit gerçeği bile büyük maliyet tasarruflarına yol açabilir.
Finans ve Yönetim Enstitüsü'nün bu veri noktalarını göz önünde bulundurun. 2021 Birinci Sınıf AP Performansı rapor: yılda 20.000'den az ödemeyi manuel olarak işleyen işletmeler arasında, yalnızca yüzde 24'ü tüm satınalma siparişi faturalarını zamanında öder. Satın alma emrine dayalı olmayan ödemeler için rakamlar çok daha iyi değil: sadece yüzde 26'sı zamanında ödeme yapıyor.
Birçok satıcı ve tedarikçi, bir fatura zamanında ödenmediğinde gecikme ücretleri ve diğer ücretleri üstlenir. Çalışma, manuel olarak işlenen ödemeler için fatura başına maliyetin $15.97 olduğunu, borç hesapları otomasyonu kullanan şirketlerin ise bu tutarı $12.98'e düşürdüğünü buldu. Fatura başına $2,99 tasarruf, iş süreçlerinde her 10.000 fatura için yaklaşık $30.000 tasarruf sağlar.
4. İstisnaları Daha İyi Yönetin
Olağandışı ödeme durumları, ödenecek hesaplarda her zaman ortaya çıkmayabilir, ancak finansal kayıp için potansiyel bir neden olacak kadar sıklıkla meydana gelir. Örneğin, bir istisnanın yaygın bir örneği, ilk fatura zamanında ödenmediği için bir tedarikçinin ikinci bir fatura göndermesi durumunda mükerrer ödemedir. Her iki faturanın da tedarikçiye ödenmesi çok kolaydır - yani tek bir sipariş için esasen iki katı ödeme yaparsınız.
Diğer istisnalar, bir ürün veya hizmet teslim edilmeden önce bir ödeme yapılacaksa, erken ödemeleri içerir. Son olarak, fatura bilgileri satın alma siparişi veya diğer destekleyici belgelerle eşleşmediğinde fatura istisnaları ortaya çıkabilir. Bu, sipariş edilen ürün sayısında bir uyumsuzluk veya daha önce verilen fiyatta bir tutarsızlık içerebilir.
Bu istisnalar, çoğu fatura için tipik işlemenin ötesinde ek dikkat gerektirir. Ancak, ödenmesi gereken bu kadar çok fatura olduğu için, ödenecek hesaplar manuel olarak yapıldığında bu tür sorunların çatlaklardan geçmesi kolay olabilir. Bazı sapmalar önceden belirlenmiş "kabul edilebilir sınırlar" içinde kalsa da, büyük istisnaların çatlaklardan geçmesine izin vermek büyük bir kayıp kaynağı olabilir.
Borç hesapları otomasyonu, makbuzları ve diğer belgeleri karşılaştıran özelleştirilmiş eşleştirme kurallarıyla ekibinizi bu ve diğer istisnaları belirleme konusunda daha donanımlı hale getirir. Bu, önceden belirlenmiş kabul edilebilir sınırların dışında kalan istisnaların hızlı ve doğru bir şekilde işaretlenmesini sağlar. Ekibiniz, tutarsızlığı hızlı bir şekilde değerlendirebilir ve işletmenizin fazla ödeme yapmaması için düzeltmeler yapabilir.
5. Çekler ve Bakiyeler
Çekler ve bakiyeler, ödenecek hesaplardaki dolandırıcılığı ve diğer kayıpları önlemek için hayati öneme sahiptir. Borç hesapları otomasyonu çözümü ile ödemelerinizin güvenliğini artırmak ve finansal kayıpları önlemek çok daha kolay hale geliyor.
Bu, temel bilgilerle başlar: gerçekten bir ödeme yükümlülüğü olduğunu doğrulamak. Borç hesapları otomasyonu, bir ödeme gönderilmeden önce ödeme talepleri üzerinde (uygun onayların verilmesini sağlamak dahil) daha fazla kontrol sağlamanıza yardımcı olur. Görevlerin ayrılığı, tüm departmanı sorumlu tutar ve ödemeleri onaylama yükümlülüğünün yalnızca bir kişiye düşmemesini sağlar.
Ödenecek hesap eylemlerinin birden fazla kişi tarafından (dijital imza alınması dahil) görüntülenmesi gerektiğinde, dolandırıcılık riskini büyük ölçüde azaltır. Bu aynı zamanda her ödeme için, olaydan sonra bir ödeme söz konusu olduğunda soruşturma sürecini kolaylaştıracak dijital bir "iz" oluşturur.
Gerçek zamanlı raporlama ile diğer, daha az zararlı sorunlara ilişkin daha iyi bir görüş elde edersiniz. Bu sistem, onay sürecinin çeşitli aşamalarından kimin sorumlu olduğunu belirlemenize olanak tanıyarak ödeme işlemlerindeki gecikmeleri tespit etmenize yardımcı olur.
Bu sorunları ele almak, daha fazla faturanın zamanında ödenmesini sağlamaya yardımcı olabilir. Hatta süreçlerinizi, vadesinden önce ödeme yapabileceğiniz noktaya kadar iyileştirebilir, bu da size potansiyel olarak erken ödeme indirimleri için pazarlık yapma olanağı verir. Bu, ödeme faaliyetlerini onaylamak ve doğrulamak için çalışanların kağıt yığınlarını gözden geçirmesini istemekten çok daha verimlidir.
BirchStreet'in Borç Hesapları Otomasyonu ile Kontrolü Elinize Alın
Borç hesapları otomasyonu, konaklama işletmenizin finansmanını kontrol etme şeklinizi önemli ölçüde iyileştirebilir. Satın alma işlemlerinde daha fazla görünürlük ve makbuzların dijitalleştirilmesiyle, para kaybetmenize neden olabilecek hataları ve diğer riskleri ortadan kaldırabilirsiniz.
BirchStreet's AP 3-Yollu Otomatik Eşleştirme maliyetleri azaltmak ve doğruluğu artırmak için fatura işlemeyi otomatikleştirmenize yardımcı olmak için benzersiz bir şekilde uygundur. Özelleştirilmiş PO, fatura ve makbuz eşleştirme, makbuzları otomatik olarak karşılaştırmak için özelleştirilmiş eşleştirme kuralları belirlemenize olanak vererek, personelinizin istisnaları ele almasını kolaylaştırır.
Elektronik faturalar, dijital imzalar ve mevcut ERP/muhasebe sistemlerinizle doğrudan entegrasyon, ödeme durumunun tam görünürlüğünü sağlar. Borç hesapları otomasyonumuz, uluslararası uyumluluğu korumanıza yardımcı olacak bir vergi hesaplayıcıyı bile etkinleştirir.
AP 3-Way Auto-Match kullanıcıları, tedarikçi ödemelerinin yüzde 100'ünü başarıyla işlerken, ödenecek işçilik maliyetlerini yarı yarıya düşürürken manuel işlemlerde yüzde 90'lık bir düşüş yaşadı.
Tam görünürlük ve ödenecek hesaplarınız üzerinde kontrol ile, mali durumunuz üzerinde gerçek kontrole sahip olacak ve kar marjlarınızı artırmak için daha iyi konumlanmış olacaksınız.