İlk bakışta, otel envanter yönetiminin yalnızca oteller tarafından sunulan ana "envanter" türüne odaklandığı varsayılabilir: müsait odalar. Sonuçta, bir konuğun otel deneyimi, bir odanın müsait olması gerçeğinden çok daha fazlasına bağlıdır.
Misafirler tarafından rezerve edilen odalar otelin birincil envanteri olsa da, başarılı konaklama operasyonları büyük ölçüde otelin ikincil envanteri olarak kabul edilenlere bağlıdır. Buna, oda malzemeleri, tesis bünyesindeki hediyelik eşya dükkanında veya markette satılan ürünler veya otelin restoranında veya barında satılan yiyecek ve içecekler gibi konuklar tarafından kullanılacak tüm ek ürünler ve hammaddeler dahildir.
Bu ikincil envanter, otelden otele önemli ölçüde değişebilir. Yiyecek olanakları açısından, bazı oteller bir otomattan biraz daha fazlasını sunarken, diğerleri tesis bünyesinde birden fazla restoran sunar.
Bir otelin sunduğu olanakların kapsamı ne olursa olsun, güçlü ve güvenilir otel envanter yönetimi, kârlılığı iyileştirmek ve olumlu (ve tutarlı) bir misafir deneyimi sunmak için çok önemlidir. Aslında, Cornell'den araştırma bulundu “Otelin genel derecelendirmesinde operasyonel tutarlılık çok önemlidir; operasyonel karışıklıklardan kaçınmak, ara sıra 'vay' faktörünü aramaktan daha önemlidir.”
Diğer bir deyişle, ister ucuz bir motelde ister lüks bir tesiste kalıyor olsunlar, misafirler için otel deneyiminin en önemli yönlerinden biri tutarlı bir deneyim sağlamaktır. Ve otel envanter yönetimi bunu gerçekleştirebilir.
Otel Envanter Yönetiminde Hangi Ürün Kategorilerini Dikkate Almalısınız?
Bir otelin ikincil envanteri söz konusu olduğunda, odak noktasının çoğu, yeniden kullanılamayan malzemeler üzerinde olma eğilimindedir. Örneğin, otel restoranı, tariflerinde kullanılan malzemelerin önemli ölçüde yönetimini gerektirecektir. Otel odalarının her ziyaretten sonra taze sabun ve şampuanla doldurulması gerekir.
Bununla birlikte, otel envanter yönetimi, sonunda değiştirilmesi gerekmeden önce tekrar tekrar kullanılacak malzemeleri de hesaba katmalıdır. Bu havlular, çarşaflar ve battaniyeleri içerebilir. Ayrıca televizyon veya yatak gibi mobilyalar da içerecektir.
Bu tür öğelerin birkaç yıllık kullanımı olsa da, sonunda değiştirilmeleri gerekecektir. Bu tür eşyaların yaşını ve durumunu takip etmenin bir yolu yoksa, konuklar sonunda rahatsız edici yataklar veya güncel olmayan TV'lerden şikayet etmeye başlayabilir.
Tabii ki, konukların doğrudan etkileşime girmediği, ancak kaliteli bir otel konaklaması sağlamada hala önemli bir rol oynayan malzemeler var. Konuk çıkış yaptıktan sonra odaları sterilize etmek için temizlik malzemeleri gereklidir. gelince çamaşır yıkama işlemleri, bir otel, su giderlerini azaltmak için çoğu çamaşırhaneyi dışarıdan temin edebilir veya kendi bünyesinde ticari çamaşırhane tesisine sahip olabilir (bu, bol miktarda deterjan, çamaşır suyu vb. gerektirir).
Söylemeye gerek yok, bu ürün kategorilerinin her biri çok farklı yenileme gereksinimlerine sahip olacak. Otel restoranı için taze malzemeler yalnızca birkaç günlük bir raf ömrüne sahip olabilirken, diğer envanter türleri birkaç yıllık bir ömre sahip olacaktır.
Sipariş yönetimi, fazla sipariş vermekten veya ürünlerin stoklarının tükenmesine veya kullanım ömürlerinin ötesine geçmesine izin vermemenize yardımcı olur. Hatta bazı sistemler, bir öğenin stoğu belirli bir seviyeye ulaştığında yenileme siparişlerinin verilmesi için otomatik tedarik bile sunar.
Güçlü bir otel envanter yönetim sistemi, kârlılığınızla ilgili tüm envanteri takip edebileceğiniz tek ve kapsamlı bir yer sağlar. Envanter düzeylerine ve yenileme gereksinimlerine ilişkin tam görünürlük, ekibinizin ihtiyaç duyulduğu anda satıcı isteklerini göndermesine olanak tanır - bu da, rezerve edilmemiş tüm odaların konukların kullanımına hazır ve kullanılabilir olmasını sağlamayı çok daha kolaylaştırır.
Misafirlerinizin Gerçekte Ne İstediğini Anlamak
Güvenilir bir otel envanter yönetim sistemi, hangi olanaklarınızın misafirleriniz tarafından gerçekten kullanıldığı ve hangilerinin kârlılığınıza yardımcı olduğu veya zarar verdiği konusunda size doğrudan fikir verebilir. Gallup'tan yapılan araştırma ortaya koyuyor bazı dikkate değer eğilimler envanter yönetimi seçimleriniz üzerinde doğrudan etkisi olabilecek:
“Müşterilerin daha düşük maliyet için hangi otel ürünlerinden vazgeçecekleri sorulduğunda, konukların yarısından fazlası oda içi bar [ve] bornozlar olmadan da yapabileceklerini kesinlikle kabul ediyor […] önemli ölçüde geliştirilmiş oda içi televizyon, banyo sabunu ve ücretsiz İnternet için daha fazla ödeyin. Lüks müşteriler, banyo sabunu ürünlerini geliştirmek için daha fazla para ödeyeceklerini kesinlikle kabul ediyor; üst sınıf ve üst sınıf müşteriler ücretsiz interneti geliştirecek; ve üst orta ölçekli, orta ölçekli ve ekonomik müşteriler daha iyi bir televizyon ister ve bir tane için para ödemeye razı olur.”
Bu araştırma eğilimleri, kendi otel envanter yönetimi ihtiyaçlarınız için neye öncelik vereceğinize karar verirken iyi bir başlangıç noktası olarak hizmet ederken, gerçek müşterilerinizin ne kullandığını ve ne istediğini derinlemesine anlama yeteneği daha da değerli olabilir.
Örneğin, otel restoranında stok tüketimini takip ederek, kötü gidişatı önleyebilirsiniz. fazla envantere yol açan talep tahmini Nadiren kullanılan ve daha az popüler tarifler için kullanıldığından sıklıkla boşa giden kolay bozulan malzemeler. Bu tür bilgiler, menüden kârsız ve popüler olmayan yemekleri keserek restoranınızın operasyonlarını kolaylaştırmasına bile yardımcı olabilir.
Elbette oteller, herhangi bir mobilya veya aktivitenin eksik olup olmadığını ölçmek için düzenli olarak misafirlerden geri bildirim toplamalıdır. Otel envanter yönetimi, yatak takımları veya havlular gibi öğelerin ne zaman değiştirilmesi gerektiğini izlemenize yardımcı olsa da, bir şeyin konuk beklentilerini karşılamadığına dair müşteri şikayetlerini asla göz ardı etmemelisiniz.
Misafirlerinin istediklerini sunan oteller, müşteri sadakatini ve misafir tutma oranını önemli ölçüde artıracaktır. Memnun konukların tekrar müşteri olma, olumlu yorumlar bırakma veya deneyimlerini başkalarıyla paylaşmak için olumlu ağızdan ağıza iletişim kullanma olasılıkları daha yüksektir - bunların tümü, kârlılığınıza yardımcı olabilir.
Tedarikçi İlişkilerini Geliştirme
Güçlü bir otel envanter yönetim sisteminin bir diğer önemli yönü, tedarikçi ilişkilerinde daha iyi gezinmenize yardımcı olmasıdır. Oteller çok çeşitli tedarikçilerle çalışır ve çoğu zaman doğru tedarikçiyi seçmek, kaliteli bir misafir deneyimi sunmada ve karlılığı korumada tüm farkı yaratabilir.
Otel Yönetimi olarak raporlar, "Doğru fiyatlandırma, yüksek kaliteli ürünler ve tutarlı hizmet seviyeleri sağlamak için tedarikçinin günlük yönetimi eksiksiz ve sürekli olmalıdır. İdeal olarak otelciler, tedarikçileri sorumlu tutma gücüne sahip olacak ve ortaya çıkabilecek sorunları başarılı ve hızlı bir şekilde çözmek için bir sürece sahip olacaktır. Maliyet, kalite ve hizmete ek olarak, otelin tüm tedarik zincirini özenle yönetmesi ve kontrol etmesi, her bir tedarikçinin performansını, bu tedarikçilerin gerçekleştirmesi gereken tutarlı denetimler ve standartlarla ölçmesi zorunludur.”
Güçlü bir otel envanter yönetim sistemi, otel yöneticilerinin tedarikçi ilişkilerini kontrol etmelerini ve değerlendirmelerini çok daha kolay hale getirir. Bu, bir satıcının fiyat artışlarının yeni bir tedarikçiye geçmeyi gerektirebileceği enflasyon zamanlarında özellikle önemli olabilir. Alternatif olarak, tedarik zinciri sorunları, birincil tedarikçi bir siparişi yerine getiremediğinde alternatif bir satıcıyla çalışmayı gerektirebilir.
Otel envanter yönetimi, sipariş karşılama hızı, ürün maliyeti ve teslimat doğruluğu ve kalitesi gibi önemli alanlarda satıcı performansını izlemenize olanak tanır. Bu tür sistemler, tedarikçileri işlerinden sorumlu tutmaya yardımcı olur. Bir satıcı fiyatları önemli ölçüde yükseltiyorsa veya sipariş doğruluğu ve kalitesiyle ilgili sık sık sorunlar yaşıyorsa, değişiklik zamanının geldiğini belirlemek için nicel bilgileri kullanabilirsiniz.
Artan hesap verebilirlik, satıcıları kendi işletme giderlerini kısmaya çalışmak yerine otelinizle kazan-kazan iş ortaklığı oluşturmaya odaklanmaya teşvik eder. Dijitalleştirilmiş faturalandırma ve talepler, otomatik siparişler ve güçlü bir otel yönetim sisteminin diğer yönleri, tutarlı ve güvenilir bir günlük ilişki sağlayarak tedarikçilerin hayatını kolaylaştırabilir.
Siz ve tedarikçileriniz daha uyumlu hale geldiğinde, yalnızca bu iş ilişkilerine zarar vermeyen, aynı zamanda misafir deneyimine de zarar veren, kaçırılan teslimatlar veya düşük kaliteli gönderiler gibi yaygın tuzaklardan kaçınabilirsiniz.
BirchStreet Systems ile Daha İyi Bir Konaklama Deneyimi Yaratın
Konaklama tedarik süreçleri karmaşık olabilse de bu, güvenilir bir otel envanter yönetim sisteminin erişilemeyeceği anlamına gelmez. BirchStreet'in bulut tabanlı Procure-to-Pay otomasyon sistemi oteller ve konaklama endüstrisi için benzersiz bir şekilde uygundur.
Gelişmiş iş akışı onayları ve dijitalleştirilmiş tedarik süreçleri gibi araçlarla otel yöneticileri yüzde 80'in üzerinde uyumluluğa ulaşabilir. Ürün tahmini, anında fiyatlandırma ve eRFQ'lar, satın alma maliyetlerini ve döngü sürelerini düşürmeye yardımcı olarak, yenilemeniz gereken öğelerin ideal miktarını mümkün olan en iyi fiyata satın almayı kolaylaştırır.
Birden fazla mülkü yönetiyorsanız, mülkler arasında tarifleri dağıtmak için anlık envanter sayımları ve reçete yönetimi gibi özellikler operasyonlarınızı daha da kolaylaştırabilir. Doğru içgörüler ve raporlama, maliyetleri kontrol edebilmeniz ve konuk deneyimine zarar veren tedarik zinciri kesintileri konusunda endişelenmenize gerek kalmaması için doğru tedarikçi ilişkilerini geliştirmenize olanak tanır.
Procure-to-Pay otomasyonu ile işletme giderlerinize ilişkin daha derin öngörüler edinerek otel envanter yönetiminizi bir sonraki düzeye taşıyabilir ve böylece geliri artıran daha bilinçli kararlar verebilirsiniz.