2010 yılında kurulan Northwood Hospitality, tümü Northwood Investors tarafından satın alınan, seçkin hizmetlerden bağımsız yaşam tarzı otellerine kadar genişleyen birinci sınıf otel varlıkları portföyünü yönetiyor ve işletiyor.
Mücadeleler
Northwood Hospitality ekibi, BirchStreet Pay'i benimsemeden önce ödemelerinin 95%'si için ağırlıklı olarak kağıt çeklere güveniyordu. Süreç genellikle çek basımı ve zarf damgalama gibi görevleri manuel olarak yerine getiren vasıflı alacak hesapları personelini içeriyordu.
Bu ortak zorluklarla karşı karşıya kaldıklarında, tüm satın alma iş akışını kolaylaştırmak, manuel hataları en aza indirmek ve farklı departmanlar ile tedarikçiler arasında verimli iletişim kurmak istiyorlardı.
İstek listesi
- Genel verimliliği artırın ve personeli emek yoğun, manuel görevlerden kurtarın
- Pahalı kağıt çeklere olan bağımlılığı azaltarak tedarikçilerin sanal kartları kabul etmesine geçiş yapın
- Dolandırıcılık veya fazla ödemelere karşı koruma
- Nakit geri ödeme ve indirimlerden yararlanarak ödenecek hesapları bir maliyet merkezinden gelir oluşturucuya dönüştürün
- Görünürlüğü ve uyumluluğu artırın ve harcama kontrolünü iyileştirin
Çözüm
Tedarik harcamaları üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmaya kararlı olan Northwood ekibi, satın alma sürecini otomatikleştirmenin otellerin harcama limitlerini uygulama, harcamaları gerçek zamanlı olarak takip etme ve maliyet tasarrufu fırsatları için harcama analizlerinden yararlanma konusunda güçlendirebileceğini fark etti.
Kapsamlı mülk portföyleri için ideal çözümün peşinde, tedarikten ödemeye (P2P) otomasyon için tercih edilen seçenek olarak ortaya çıkan BirchStreet Pay ile kapsamlı bir değerlendirme gerçekleştirdiler.
BirchStreet Pay çözümü, Northwood Hospitality'nin manuel veri girişi, kağıt bazlı faturalar, çekler ve ödeme hatalarına bağlı maliyetleri azaltmasına yardımcı olmakla kalmıyor, aynı zamanda satıcılar ve tedarikçilerle daha iyi koşulları teşvik ediyor, nakit akışını optimize ediyor ve potansiyel tasarruf fırsatlarını belirliyor.
Bu Ödeme çözümü, şirketin mevcut sistemleriyle sorunsuz bir şekilde bütünleşerek sorunsuz bir veri akışı ve gerçek zamanlı görünürlük sağlar. Dolandırıcılık ve veri ihlali riskini azaltmak için güvenli ödeme işlemleri sunarak veri gizliliği düzenlemelerine uygundur. Ayrıca çözüm, ayrıntılı denetim izlerini koruyarak hem iç hem de dış mali düzenlemelere uyumu kolaylaştırır.
Sonuçlar
Northwood, satıcılar ve tedarikçiler için verimli ödeme dosyaları oluştururken faturalandırma, ödeme ayrıntılarının yakalanması ve saklanması süreçlerini başarılı bir şekilde kolaylaştırdı. Onlar ayrıca:
- 95% manuel kontrolden 60% dijital ödemelere geçiş yapıldı
- vCard'dan yıllık $300K'dan fazla nakit geri ödeme alındı
- 2.000'den fazla arka ofis saatinden tasarruf edildi
Ödemelerin tek bir platformda merkezileştirilmesiyle otel personeli, hızlı bir şekilde satın alma siparişleri oluşturabilir, malları alabilir ve faturaları dijital olarak eşleştirebilir, böylece manuel veri girişi ve mutabakat ihtiyacını büyük ölçüde azaltabilir. Bu kolaylaştırılmış süreç, personelin katma değerli faaliyetlere daha fazla zaman ayırmasını sağlayarak genel verimliliği artırır.
BirchStreet Pay, güçlü raporlama ve analiz yetenekleri sunarak bunun da ötesine geçerek Northwood müşterilerimizin ödeme eğilimleri hakkında bilgi edinmelerine ve finansal operasyonlarını optimize etmelerine olanak tanır. Çözüm, hassas ödeme bilgilerini korumak ve uyumluluğu artırmak için sektör lideri güvenlik önlemleri sağlar. Bu çeşitli faydalar toplu olarak gelişmiş finansal yönetime, güçlendirilmiş tedarikçi ilişkilerine ve kolaylaştırılmış operasyonlara katkıda bulunur.