有过 91,000 家酒店和汽车旅馆 截至 2019 年仅在美国，其中一半以上是酒店。全球有超过 400 万间客房可供预订。酒店业是一个由多个子行业组成的庞大行业。
当我们谈论 酒店业，我们不只是在谈论酒店客房，还包括餐饮、娱乐、旅游、旅游以及会议和活动行业。这一切都构成了一个巨大的酒店综合体。每年，它移动数千亿美元。
至少可以说，涉及如此多的资金以及如此多的地点、企业、员工和活动部件，酒店业的采购过程是复杂的。
由于许多酒店公司拥有多个地点和后台，流氓支出和奇怪的采购和归档系统比比皆是。在本文中，我们将讨论行业内的采购和电子采购，为您提供简化、高效业务所需的一切知识。
采购与采购
首先，这个“采购”是什么？购买是一个花哨的词吗？
事实证明，它不仅仅是一个同义词。采购是生产环境独有的过程，而采购是批发环境独有的。采购涉及识别需求、信息共享、采购、招标、拍卖和产品订购的整个过程。
采购主动识别和满足需求，而采购是一种反动的内部需求满足。最后，采购侧重于与供应商的长期关系，公司将从这些供应商处进行大量且频繁的采购，而采购通常只是一次性完成的交易。
采购人员与供应商协商合同，以进行持续的商品和服务交换以进行付款。酒店需要购买肥皂和洗发水、卫生纸和毛巾，以及洗衣机、吸尘器、多用途清洁剂和薄荷糖。
企业不会在每次需要更多 Lysol 时都经历整个研究和采购流程，而是依赖于他们与 Lysol 供应商建立的合同和关系。
B2B 与 B2C
采购涉及企业对企业 (B2B) 以及企业对客户 (B2C) 交易。 B2C 交易是您在预订航班、酒店房间或按摩时所涉及的。
作为客户，您可能只是根据您自己的研究、广告、影响者以及家人或朋友的推荐为您或您的家人进行购买。您更关心您获得的产品或服务，而不是您与所购买的企业的关系。
在 B2B 交易中，采购业务和供应商业务之间的关系是关键。 B2B 交易通常是大宗采购，金额高，销售周期更长、更复杂。
虽然 B2C 购买可能是一时冲动或强迫性的，但 B2B 交易是基于许多因素（如长期目标和业务战略）的计算决策。
采购步骤
采购是为企业获取商品和服务的整个过程。它有几个步骤，每个步骤都需要特别小心和注意。
- 识别需求. 这是采购的第一步，企业开始研究。酒店或赌场需要什么才能启动和运营？我们说的是灯、椅子、床单、浴帘、冰箱、扑克筹码。多少？太快了？你能得到多好的价格？
- 采购申请和审查. 采购申请是一份正式的书面文件，用于请求获得费用许可。它包括您要购买的产品、数量和价格、它的部门以及任何其他关键数据。然后，经理和部门负责人将审查申请并检查以确保其在既定预算范围内。一旦他们批准，请购单将成为采购订单 (PO)。
- 征集过程. 一旦 PO 到手，就该制定采购计划和招标流程了。简而言之，招标是向潜在供应商请求投标的过程。您正在以最优惠的价格和最可靠的方式寻找最好的耗材。
- 评估和合同谈判. 接下来，招标过程结束，采购团队根据供应商的表现、推荐和报价评估最佳价格和适合度。当供应商被选中并确认并接受采购订单时，一份具有法律约束力的合同被激活。
- 订单管理和采购订单匹配. 然后将在商定的时间范围内交付商品或服务。买家将收到的内容与采购订单、收据和发票进行比较。然后将发票发送以供审批。
- 保持记录中. 如果发票没有争议，则公司对交易进行核算。保存记录以供 IRS 将来参考和任何潜在的审计。
什么是电子采购？
我们知道采购是什么，那么电子采购是什么？ 电子采购 是在线申请、订购和购买商品和服务的过程。
与电子商务是 B2C 交易不同，电子采购是 B2B 流程。它促进了供应商评估和选择、合同管理和发票管理等交互。它使用网络界面来做到这一点
eProcurement 的目标与其相当过时的老大哥 Procurement 的目标非常相似，都是以最优惠的价格和最佳的时间表获得商品和服务。
但它不需要人力——繁重的研究、任务和时间，而是使用互联网和软件来做到这一点。电子采购处理繁重的任务，例如交换供应商合同和填写入职调查问卷，否则这些任务需要由忙碌的员工完成。
电子采购解决方案
人工采购是一种更慢、更昂贵、更耗费人力的经营方式。如果您仍在使用基于纸张的手动系统，您可能会面临更高的处理成本、较长的采购周期和缺乏可见性。使用电子采购软件，就像在 桦木街系统，您可以完全自动化您的采购流程。
电子采购软件可以简化和收紧采购的所有步骤。它将在一个界面上将您与所有大小供应商连接起来。将所有供应商集中在一个地方，很容易开始研究以确定您的需求。
采购申请和审查将全部以数字方式完成，节省纸张和交付到其他办公室或部门的时间。然后，批准的采购订单将准备好由投标供应商履行。所有这些都将被数字化，并且更容易跟踪、比较和描绘。以最优惠的价格选择最好的供应商从未如此简单。
同样，合同谈判和激活将是在线的，并且很容易收到所需的签名。合同，如采购申请和采购订单，将安全地存储在云中。在那里，它们将整齐、直观地组织起来，易于访问，并且可以免受洪水、火灾和计算机崩溃的影响。
使用电子采购，所有订单管理和采购订单匹配都将由软件完成。这确保了快速、准确的审查和匹配过程。您的软件将拾取并标记任何差异。
电子采购软件让发票管理变得轻而易举。您将能够在一个界面中接收、查看、支付和归档发票。如果您仍在写支票，该软件将成为急需的解脱。
与 ACH 付款相比，支票价格昂贵，处理时间更长，并且更容易受到欺诈。自动票据交换所付款快速、便宜且安全。服务如 BirchStreet 支付 让您只需单击一个按钮即可向供应商付款，并在您使用它时获得现金奖励。
电子采购的好处信息透明度
切换到电子采购的好处是巨大的和众多的。在当今世界，您要么被自动化，要么被抛在后面。 81% 人出行 希望他们的酒店提供更好的数字客户服务。
如果像更多毛巾的请求是由自动化的在线系统处理的，那么像采购这样重要的事情不应该留给缓慢、容易出错的手动系统。好处是不容小觑的。
电子采购创造了信息透明度。当数据从一个企业转移到另一个企业时，通过电子采购软件，双方都可以更清楚地看到数据。这种查看数据的便捷方式有助于识别购买行为、减少恶意支出并利用购买力。
电子采购有助于公司的底线
电子采购帮助公司节省资金。手动系统通常会导致被忽视的费用，使公司花费大量资金，而且往往需要很长时间。电子采购软件可以消除这些疏忽和错误，为公司节省资金，这些资金可用于广告等其他促进业务的实践。
电子采购节省员工时间和精力
员工在从事需要创造性和学习新事物的工作时会感到被重视和满足。数据输入和分析不属于这一范畴。电子采购可以为员工节省与这些单调任务相关的时间和无聊。
电子采购缩短采购周期
手动过程需要时间。您不一定愿意付出的时间，以及可能导致您的供应商关系受损的时间。借助自动化流程，您将能够缩短流程周期并提高生产力、节省成本并产生更大的利润。
电子采购改善了库存管理
公司需要始终对其库存状况有一个清晰的了解。自动化系统可以实时跟踪进出您的位置和仓库的情况。更好地了解库存可以帮助您的企业做出更明智的决策。
无论您的酒店业务有多大或多小，都将从改用电子采购中受益。立即采取第一步，研究哪些服务和软件最适合您公司的需求，然后准备提高准确性、时间表、成本和供应商关系。